15 wirksame E-Mail-Management-Strategien, die Sie anwenden sollten

Viele von uns sind von E-Mails überwältigt.

Das Wort allein beschwört Bilder einer fetten dreistelligen Zahl ungelesener E-Mails herauf, von denen jede einzelne Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Als Zentrum der Kommunikation, vor allem in unserem Berufsleben, ist die E-Mail unvermeidlich. Selbst bei den größten Versuchen, unseren Posteingang loszuwerden, hat die E-Mail bewiesen, dass sie nicht verschwindet.

Die Probleme entstehen durch die schiere Menge der E-Mails, die wir erhalten. Wenn man sie nicht abhakt, ist das einzige Kriterium für die Priorisierung von E-Mails das Datum, an dem sie eingegangen sind. Die E-Mail wurde von vornherein nicht für die Bewältigung des derzeitigen E-Mail-Volumens und die vielen Möglichkeiten, wie wir mit unserem Posteingang interagieren, geschaffen. Zum Glück können Technologie und bewährte Praktiken Ihnen helfen.

Ein effektives E-Mail-Management erfordert, dass Sie Ihren Posteingang aktiv selbst in die Hand nehmen. Dies erfordert den Einsatz von E-Mail-Software und einige allgemeine Regeln für den effizientesten Umgang mit der E-Mail-Kommunikation.

15 Tipps für die E-Mail-Verwaltung

Die E-Mail ist die leistungsfähigste Form der geschäftlichen Kommunikation, und mit diesen effektiven Strategien kann sie zu einer Form werden, mit der Sie gerne arbeiten. Befolgen Sie diese einfachen Tipps für eine effektive E-Mail-Verwaltung.

Löschen Sie Werbenachrichten

Bevor Sie sich mit der effektiven Verwaltung Ihres Posteingangs befassen, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und unerwünschte Nachrichten zu entfernen. Werbenachrichten sollten als erstes gelöscht werden, und sie in die Registerkarte „Werbung“ zu verschieben, ist nicht so effektiv. Die Idee ist, einen organisierten Posteingang zu haben, der nur mit Inhalten gefüllt ist, die mit Ihren Arbeitszielen zu tun haben. In den meisten Fällen sind Verkaufsnachrichten störend und lenken von Ihren Prioritäten ab.

Abmelden von Newslettern, die Sie nie lesen

Wenn Sie zu den regelmäßigen Abonnenten von Newslettern gehören, ist dies eine weitere Gelegenheit, Ihren Posteingang zu optimieren. Sie könnten versucht sein, Etiketten und Filter zu erstellen, um sie aus dem Weg zu räumen, aber sparen Sie sich diese Strategien für E-Mails auf, die einen Mehrwert für Ihr privates und berufliches Leben darstellen.

Wenn Sie die letzten beiden Ausgaben dieses Newsletters nicht gelesen haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie keinen Nutzen daraus ziehen, also sollten Sie sich abmelden. Wenn Sie es nicht ertragen können, sich abzumelden, können Sie bei den meisten Newslettern die Versandhäufigkeit minimieren.

Bitte um Löschung von Gruppennachrichten, die Sie nicht betreffen

Ähnlich wie bei Newslettern sind Sie vielleicht verschiedenen Gruppen beigetreten, die Sie zu dem Zeitpunkt betrafen. Schauen Sie sich noch einmal an, welchen Nutzen sie bieten und ob sie für Ihre aktuellen Ziele und Interessen relevant sind.

Gruppenmitteilungen können E-Mails von persönlichen Kontakten mit willkürlichen Themen enthalten oder Sie können sich einfach aus diesen schrecklich langen „Allen antworten“-Threads entfernen. Ein wenig Diplomatie ist hier von Vorteil, da Sie Ihre Freunde und Kollegen nicht einfach „abmelden“ oder „blockieren“ können. Gmail bietet zwar eine Stummschalttaste, aber für alle anderen müssen Sie Ihre Absichten kundtun.

Eine kurze Nachricht, in der Sie mitteilen, dass Sie für die Konversation nicht mehr relevant sind, ermöglicht Ihnen einen reibungslosen Ausstieg und bringt Sie einen Schritt näher an eine effektiv verwaltete E-Mail-Strategie.

Etiketten für ähnliche Arten von E-Mails erstellen

Nachdem Sie nun das Unwichtige entfernt haben, ist es an der Zeit, die E-Mails zu organisieren, die Sie wirklich brauchen, und Etiketten sind eine großartige Möglichkeit, dies zu tun.

Etiketten können verwendet werden, um ein benutzerdefiniertes Ordnersystem in Ihrem Posteingang zu erstellen. Benennen Sie sie nach Kategorie, Kunde, Projekt oder was immer Sie wünschen. Durch diese granulare Organisation Ihres Posteingangs entsteht ein System, in dem Ihre Konversationen ihren richtigen Platz haben, so dass sie leicht zu finden und zu bearbeiten sind.

Schrecken Sie nicht davor zurück, viele E-Mail-Ordner anzulegen

Die Anzahl der E-Mail-Ordner, die Sie in Ihrem Posteingang anlegen können, ist unbegrenzt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie 30 oder mehr Labels und Ordner haben, um Ihre Konversationen auf einer granularen Ebene zu organisieren.

Gemeinsame Postfächer und gemeinsame Labels ermöglichen es Ihnen, das Ordnerkonzept weiterzuentwickeln und die E-Mails in Ihrem Posteingang als Team zu verwalten. G2 hat eine Kategorie über die besten gemeinsamen Posteingänge für Teams eingerichtet, in der Sie eine Liste der besten Quellen für Ihr Team finden.

Die E-Mail-Zuweisung ist eine der Komponenten gemeinsamer Posteingänge, die es Ihnen ermöglichen, E-Mails mit Klarheit zu delegieren.

Bevor Sie zusätzliche Tools hinzufügen, sollten Sie sich überlegen, ob sie mit Ihrem aktuellen E-Mail-Client funktionieren. Das ständige Hin- und Herspringen in Ihrem Posteingang ist kontraproduktiv, wenn es darum geht, sich zu konzentrieren und den Posteingang zu organisieren.

Filter für bestimmte Absender automatisch einrichten

Warum machen Sie sich das Leben nicht mit einigen Tools zur E-Mail-Automatisierung leichter? Durch die Erstellung von E-Mail-Filtern können Sie Ihre eingehenden E-Mails nach den von Ihnen festgelegten Kriterien sortieren, kennzeichnen oder markieren.

Filter sorgen dafür, dass Sie keine Rechnungen oder wichtigen E-Mails von einem bestimmten Empfänger verpassen. Sie können verwendet werden, um E-Mails automatisch nach Projekt- oder Kundennamen zu gruppieren, basierend auf bestimmten Schlüsselwörtern, Anhängen und Betreffzeilen. Betrachten Sie die Filter als Ihren persönlichen Assistenten, der Ihnen die Vorarbeit abnimmt, damit Sie sich auf dringendere Aufgaben konzentrieren können.

Erstellen Sie separate Absender-Aliase unter derselben E-Mail-Adresse

Eine weitere einfache Möglichkeit, eingehende E-Mails zu filtern, ist die Erstellung von Aliasen. E-Mail-Aliase sind alternative E-Mail-Adressen, die immer noch auf Ihre ursprüngliche E-Mail verweisen. So haben Sie den Vorteil, eine neue E-Mail-Adresse zu haben, ohne ein neues Konto anlegen und verwalten zu müssen.

Sie können beispielsweise Newsletter mit einem E-Mail-Alias anstelle Ihrer Haupt-E-Mail-Adresse abonnieren. Sie können dann Filter erstellen, um alle E-Mails, die an die Alias-E-Mail-Adresse gesendet werden, automatisch zu kennzeichnen oder mit einem Sternchen zu versehen.

Gmail E-Mail-Aliase bieten Ihnen auch die Möglichkeit, E-Mails unter einem anderen Namen zu versenden. So können Sie z. B. arbeitsbezogene E-Mails von einer E-Mail-Adresse und private E-Mails von einer Alias-Adresse aus versenden oder umgekehrt.

Wenn Sie jedoch ein neues Konto einrichten müssen, um z. B. Ihre Vertriebs- oder Supportanfragen zu verwalten, können Sie mit Helpdesk-Software einen Helpdesk nahtlos in Ihren persönlichen Posteingang integrieren. Auf diese Weise können Vertriebs- und Support-E-Mails in einem Ticketing-Stil behandelt und bestimmten Agenten direkt von Ihrem persönlichen Posteingang aus zugewiesen werden.

Interne E-Mail-Weiterleitung eliminieren

Da Ihre Kollegen genug externe E-Mails erhalten, ist es eine gute Praxis, E-Mails für die interne Kommunikation zu vermeiden, und dazu gehören auch die langen CC- und BCC-Ketten.

Modernes E-Mail-Management hat die Notwendigkeit beseitigt, E-Mails an Ihr internes Team weiterzuleiten. Die beste E-Mail-Verwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Kollegen über E-Mail-Notizen per In-App-Sofortnachrichten zu kommunizieren. Dieser doppelte Vorteil bedeutet, dass Sie keine externe Messaging-Plattform verwenden müssen und außerdem vermeiden, dass der Posteingang aller Mitarbeiter überlastet wird. Ihr Team wird es Ihnen danken!

Lesen und Beantworten von E-Mails zu einer bestimmten Zeit am Tag

Das ständige Überwachen des Posteingangs kann zu einer uneffektiven Gewohnheit im Zeitmanagement werden.

Die Festlegung eines strategischen Zeitpunkts für die Verwaltung Ihrer E-Mails führt zu einer effizienten E-Mail-Verwaltung, und es ist am besten, wenn Sie dies jeden Tag zur gleichen Zeit tun. Auf diese Weise können Sie Zeitfenster in Ihrem Tag schaffen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren, ohne das ständige Gefühl zu haben, dass Sie Ihre E-Mails überprüfen sollten.

Wenn Sie Ihren Posteingang für den Tag verwaltet haben, sollten Sie es vermeiden, immer wieder in Ihren Posteingang zu springen, es sei denn, es kommt etwas sehr Dringendes herein. Selbst dann können Sie Systeme einrichten, um die E-Mails zu markieren, die Sie nicht sofort beantworten können.

Markieren Sie wichtige Nachrichten, die Sie nicht sofort beantworten können

Eine E-Mail-Verwaltungssoftware bietet die Möglichkeit, E-Mails in den Schlummermodus zu versetzen oder sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder an den Anfang Ihres Posteingangs zu stellen. Ein gutes Markierungssystem, das von Filtern unterstützt wird, stellt sicher, dass nichts übersehen wird, und ermöglicht es Ihnen, Ihren Empfängern effektiv zu antworten.

Selbst wichtige E-Mails können nicht immer sofort beantwortet werden, aber dennoch gibt es bewährte Verfahren, wenn es um die erwarteten Antwortzeiten geht.

Beantworten Sie geschäftliche E-Mails innerhalb eines Zeitrahmens von 24-48 Stunden

Generell sollten geschäftsbezogene E-Mails noch am selben Arbeitstag beantwortet werden. Studien haben gezeigt, dass es mehr als 48 Stunden dauert, bis eine E-Mail beantwortet wird, was zum Verlust potenzieller Kunden und zu deren Unzufriedenheit führt.

Das Unternehmen Fast hat eine Umfrage über E-Mail-Antwortzeiten durchgeführt, bei der festgestellt wurde, dass mehr als 70 % der Menschen eine Antwort innerhalb von vier Stunden erwarten.

Auch hier kann E-Mail-Management-Software helfen. Zumindest können Sie Autoresponder einrichten, um den Empfänger wissen zu lassen, dass er Ihre Aufmerksamkeit hat und eine ausführlichere Antwort folgen wird, die auf jeden Fall innerhalb von 3 bis 5 Werktagen erfolgen sollte.

Folgen auf wichtige E-Mails innerhalb von 3 bis 5 Werktagen

Wir alle haben viele verschiedene Aufgaben zu erledigen, die mit einem hohen Aufkommen an täglichen E-Mails einhergehen, aber es ist wichtig, E-Mails zu priorisieren, die nicht unbeantwortet bleiben können. Ganz gleich, ob Sie auf die Antwort eines Personalverantwortlichen, die Bestätigung eines externen Interessenvertreters oder die Entscheidung eines Kunden warten, sollten Sie 3-5 Werktage einplanen, um eine Follow-up-E-Mail zu versenden.

Es kann Situationen geben, in denen mehrere Follow-ups erforderlich sind. Vergessen Sie nicht, zwischen den einzelnen Nachfass-E-Mails ein oder zwei Tage einzuplanen, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass Sie verzweifelt sind.

Für Situationen, in denen Sie nicht sofort nachfassen können, reicht ein Autoresponder aus, um Ihr Engagement zu zeigen. In diesem Fall, wenn Sie Gmail nutzen, können die G-Suite-Kommunikationstools helfen.

Delegation ist der Schlüssel zum erfolgreichen E-Mail-Management. Mit den richtigen Tools in der Hand, oder genauer gesagt in Ihrem Posteingang, können Sie einfach eine kurze interne E-Mail-Notiz an Ihren Kollegen senden, die automatisch eine E-Mail an ihn weiterleitet. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und automatische Regeln erstellen, um bestimmte E-Mails automatisch mit einem bestimmten Kollegen zu teilen. Interne E-Mail-Notizen können auch automatisch hinzugefügt werden, um Ihrer Nachricht mehr Klarheit und Kontext zu verleihen.

Laden Sie entsprechende Apps herunter, um unterwegs auf E-Mails zu reagieren

Die meisten gängigen E-Mail-Dienste verfügen über eine entsprechende mobile App, die Ihnen bei der Verwaltung von E-Mails hilft, wenn Sie nicht vor Ihrem Laptop sitzen. Mit dem einfachen Zugriff auf Ihre E-Mails in der Hand haben Sie einen schnellen Echtzeit-Überblick über die eingehenden E-Mails und können Ihren Tag entsprechend planen.

Setzen Sie eine feste Signatur für Ihre E-Mails, damit Sie nicht jedes Mal Ihren Namen schreiben müssen

Wenn Sie sich im Vorfeld etwas Zeit nehmen, um Ihre E-Mail-Strategie zu strukturieren, können Sie viel Zeit sparen und Ihre Effizienz verbessern. Überraschenderweise werden E-Mail-Signaturen nicht so oft verwendet, wie sie sollten. Wenn Sie Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Unternehmensdaten nicht mehr eingeben müssen, können Sie sich viel schneller auf das Verfassen und Versenden effektiver E-Mails konzentrieren.

Mit Hilfe von E-Mail-Signatursoftware können Sie Ihren Signaturprozess weiter optimieren. Eine E-Mail-Signatursoftware spart nicht nur Zeit, sondern hilft Ihnen und Ihrem Team auch, sich zurechtzufinden. Es ist eine einfache, aber effiziente Möglichkeit, Ihre Marke und Ihre Marketingbemühungen zu verbessern. Mit E-Mail-Signaturen können Sie für Ihr Unternehmen werben, Empfänger auf Ihre bevorzugten Webseiten oder Konten in sozialen Medien weiterleiten, bevorstehende Veranstaltungen ankündigen und vieles mehr.

Wenn Sie Aliasnamen verwenden, können Sie sogar für jede E-Mail-Adresse eine eigene Signatur erstellen. So können Sie Ihre Kommunikationsstrategie verbessern und E-Mail-Empfänger gezielt ansprechen.

E-Mail-Vorlagen erstellen und weitergeben

E-Mail-Vorlagen sind eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie einen einheitlichen Tonfall für das Branding Ihres Unternehmens verwenden.

Die meisten E-Mail-Dienste bieten native Möglichkeiten zum Speichern von E-Mails als Vorlagen. Es gibt jedoch auch eine Reihe leistungsfähigerer Software zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen, die, wenn sie direkt in Ihren Posteingang integriert wird, viele Ihrer sich wiederholenden Prozesse vereinfachen und Ihren Posteingang mit gemeinsam nutzbaren E-Mail-Vorlagen aufladen kann. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Variablen hinzuzufügen, stellt sicher, dass Ihre Empfänger eine maßgeschneiderte Antwort erhalten, die den Eindruck erweckt, dass sie speziell für sie erstellt wurde.

Abschluss

Eine effektive Verwaltung Ihres Posteingangs kann Ihnen insgesamt zu mehr Effizienz verhelfen. Mit Hilfe der in diesem Artikel besprochenen Tipps und Software für die E-Mail-Verwaltung sind Sie auf dem besten Weg, Ihren Posteingang zu zähmen und sich mit ihm anzufreunden.

Wenn Sie weitere Ratschläge für die Kontrolle Ihres E-Mail-Verkehrs, sowohl intern als auch extern, suchen, finden Sie im E-Mail-Hub von G2 noch mehr Anleitungen!