15 Stratégies efficaces de gestion des e-mails que vous devriez utiliser

Beaucoup d’entre nous sont submergés par les e-mails.

Le mot seul évoque des images d’un nombre audacieux à trois chiffres de courriels non lus, chacun d’entre eux exigeant votre attention.

En tant que centre de communication surtout dans nos vies professionnelles, le courriel est inévitable. Même avec les plus grandes tentatives pour se débarrasser de notre boîte de réception, l’email a prouvé qu’il n’allait nulle part.

Les problèmes surviennent en raison du simple volume d’emails que nous recevons. Si elle n’est pas cochée, la seule priorisation native à l’email est la date à laquelle il a été reçu. L’email par conception n’a pas été créé pour gérer notre volume actuel et les nombreuses façons dont nous interagissons avec notre boîte de réception. Heureusement, la technologie et les meilleures pratiques peuvent venir à votre secours.

Une gestion efficace des e-mails exige que vous preniez activement votre boîte de réception en main. Cela nécessitera l’ajout d’un logiciel de messagerie et quelques règles générales sur la façon la plus efficace de gérer les communications par courriel.

15 conseils pour maîtriser la gestion des courriels

Les courriels sont la forme la plus puissante de communication d’entreprise et, avec ces stratégies efficaces, ils peuvent devenir une forme avec laquelle vous aimez réellement travailler. Pour vous lancer dans des stratégies efficaces de gestion des e-mails, suivez ces conseils simples de gestion des e-mails.

Supprimer les messages de vente promotionnels

Avant de vous lancer dans la gestion efficace de votre boîte de réception, il est important de hiérarchiser et de supprimer les messages indésirables. Les messages de vente promotionnels doivent être les premiers à partir et les faire glisser dans l’onglet Promotionnel n’est pas aussi efficace. L’idée est d’avoir une boîte de réception organisée, remplie uniquement de contenu en rapport avec vos objectifs de travail. Dans la plupart des cas, les messages de vente sont distrayants et détournent l’attention de vos priorités.

Se désabonner des newsletters que vous ne lisez jamais

Si vous êtes un abonné en série aux newsletters, voici une autre occasion de rationaliser votre boîte de réception. Vous pouvez être tenté de créer des étiquettes et des filtres qui peuvent les traiter hors du chemin pour vous, mais encore une fois, gardons ces stratégies pour les courriels qui ajoutent de la valeur à votre vie personnelle et professionnelle.

Si vous n’avez pas lu les deux dernières éditions de cette newsletter, il y a de fortes chances que vous n’en retiriez aucune valeur, alors pensez à vous désabonner. Si vous ne supportez pas de vous désabonner, la plupart des newsletters vous permettront de minimiser leur fréquence d’envoi.

Demander le retrait des messages de groupe qui ne vous concernent pas

Similairement aux newsletters, vous avez peut-être rejoint divers groupes qui vous concernaient à l’époque. Jetez un second regard sur la valeur qu’ils apportent et si oui ou non ils sont pertinents pour vos objectifs et intérêts actuels.

Les messages de groupe peuvent inclure des courriels de contacts personnels avec des sujets aléatoires ou simplement se retirer de ces fils de discussion affreusement longs « répondre à tous ». Un peu de diplomatie sera très utile ici, car vous ne pouvez pas simplement  » vous désabonner  » ou  » bloquer  » vos amis et collègues. Gmail propose bien un bouton  » muet « , mais pour tous les autres, vous devrez faire connaître vos intentions.

Un court message leur faisant savoir que vous n’êtes plus pertinent dans la conversation vous permettra de faire une sortie en douceur et de faire un pas de plus vers une stratégie de gestion efficace des e-mails.

Créer des étiquettes pour les types d’emails similaires

Maintenant que vous avez supprimé les éléments non essentiels, il est temps d’organiser les emails que vous voulez réellement et les étiquettes sont un excellent moyen de le faire.

Les étiquettes peuvent être utilisées pour créer un système de dossiers personnalisés dans votre boîte de réception. Nommez-les par catégorie, client, projet, ou tout ce que vous désirez. Le fait d’avoir cette organisation granulaire de votre boîte de réception crée un système où vos conversations ont leur place, ce qui les rend faciles à trouver et à traiter.

Ne craignez pas de faire beaucoup de dossiers d’e-mails

Il n’y a pas de limite au nombre de dossiers d’e-mails que vous pouvez créer dans votre boîte de réception. Il n’est pas rare d’avoir 30 étiquettes et dossiers ou plus pour organiser vos conversations à un niveau granulaire.

Les boîtes de réception partagées et les étiquettes partagées vous permettent de pousser plus loin le concept de dossier et de gérer les e-mails de votre boîte de réception en équipe. G2 a une catégorie sur les meilleures boîtes de réception partagées construites pour les équipes, où vous trouverez une liste des meilleures sources pour votre équipe.

L’affectation des e-mails est l’une des composantes des boîtes de réception partagées qui vous permettent de déléguer les e-mails avec clarté.

Avant d’ajouter des outils supplémentaires, vous devriez en envisager un qui fonctionne avec votre client de messagerie actuel. Devoir rebondir dans et hors de votre boîte de réception est contre-productif pour rester concentré et organiser votre boîte de réception en premier lieu.

Définir automatiquement des filtres pour certains expéditeurs

Pourquoi ne pas vous faciliter la vie avec quelques outils d’automatisation des emails ? En créant des filtres d’email, vos emails entrants peuvent être triés, étiquetés ou marqués pour vous selon les critères que vous avez définis.

Les filtres vous rassureront en vous permettant de ne jamais manquer vos factures ou les emails importants d’un destinataire spécifique. Ils peuvent être utilisés pour regrouper automatiquement les courriels par nom de projet ou de client en fonction de mots-clés, de pièces jointes et de lignes d’objet spécifiques. Vous pouvez considérer les filtres comme votre assistant personnel qui fait de la pré-organisation pour vous, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches plus urgentes.

Créer des alias d’expéditeur distincts sous la même adresse email

Une autre façon simple de filtrer les emails entrants, est de créer des alias. Les alias d’email sont une adresse alternative qui dirigera toujours vers votre adresse originale. Essentiellement, vous aurez l’avantage d’avoir une nouvelle adresse e-mail sans créer et gérer un nouveau compte.

Par exemple, vous pouvez vous abonner à des bulletins d’information avec un alias d’e-mail au lieu de votre adresse e-mail principale. Vous pouvez ensuite créer des filtres pour étiqueter ou starifier automatiquement tous les emails arrivant à l’adresse email alias.

Les alias email Gmail vous donnent également la possibilité d’envoyer des emails à partir d’un nom différent. Par exemple, vous pouvez envoyer des courriels liés au travail à partir d’une adresse électronique et des courriels personnels à partir d’un alias, ou vice versa.

Toutefois, si vous avez besoin de créer un nouveau compte, par exemple pour gérer vos ventes ou vos demandes d’assistance, le logiciel d’assistance vous permettra d’intégrer de manière transparente un service d’assistance à l’intérieur de votre boîte de réception personnelle. De cette façon, les courriels de vente et de soutien peuvent être traités dans un style de billetterie et assignés à des agents spécifiques directement à partir de votre boîte de réception personnelle.

Éliminez les transferts d’emails internes

Comprenant que vos collègues reçoivent suffisamment d’emails externes, c’est une bonne pratique d’éviter d’utiliser les emails pour la communication interne et cela inclut les longues chaînes CC, BCC.

La gestion moderne des emails a éliminé le besoin de transférer les emails à votre équipe interne. Le meilleur logiciel de gestion des emails vous permettra de communiquer avec vos coéquipiers par le biais de notes d’email via la messagerie instantanée in-app. Ce double avantage signifie que vous n’avez pas besoin d’utiliser une plateforme de messagerie externe et que vous évitez également d’encombrer la boîte de réception de chacun. Votre équipe vous en remerciera !

Lire et répondre aux emails à une heure fixe tous les jours

La surveillance constante de votre boîte de réception peut se transformer en une habitude inefficace en matière de gestion du temps.

Prévoir un moment stratégique pour gérer vos emails conduit à une gestion efficace des emails et il est préférable d’en faire le même moment tous les jours. Cela vous permet de créer des créneaux dans votre journée et vous libère pour vous concentrer sur d’autres tâches sans le sentiment persistant que vous devriez vérifier vos emails.

Une fois que vous avez géré votre boîte de réception pour la journée, vous devriez mettre de côté le fait de sauter dans et hors de votre boîte de réception, sauf si quelque chose d’extrêmement urgent arrive. Même dans ce cas, vous pouvez mettre en place des systèmes pour marquer les messages auxquels vous ne pouvez pas répondre tout de suite.

Flaguer les messages importants auxquels vous ne pouvez pas répondre tout de suite

Les logiciels de gestion des e-mails incluent la possibilité de snoozer les e-mails ou de les faire revenir en haut de votre boîte de réception à un moment ultérieur. Un bon système de signalement soutenu par des filtres garantira que rien ne sera manqué tout en vous permettant de répondre efficacement à vos destinataires.

Même les courriels importants ne peuvent pas toujours faire l’objet d’une réponse immédiate, mais cela étant dit, il existe des bonnes pratiques en ce qui concerne les délais de réponse attendus.

Répondre aux courriels professionnels dans un délai de 24 à 48 heures

En règle générale, les courriels liés aux affaires doivent faire l’objet d’une réponse le jour même. Des études ont montré qu’un délai de plus de 48 heures pour répondre à un courriel entraîne une perte de clients potentiels et leur insatisfaction.

La société Fast a mené une enquête sur les délais de réponse aux courriels où elle a constaté que plus de 70 % des gens s’attendent à un délai de réponse de moins de quatre heures.

Encore une fois, un logiciel de gestion des courriels peut aider ici. Au minimum, vous pouvez configurer des répondeurs automatiques pour faire savoir à votre destinataire qu’il a votre attention avec une réponse plus détaillée à suivre, qui devrait certainement être dans les 3 à 5 jours ouvrables.

Suivre les courriels importants dans les 3 à 5 jours ouvrables

Nous avons tous affaire à plein de tâches diverses en même temps qu’à un volume élevé de courriels quotidiens, mais il est important de prioriser les courriels qui ne peuvent pas rester sans réponse. Que vous attendiez la réponse d’un recruteur, la confirmation d’une partie prenante externe ou la décision d’un client, 3 à 5 jours ouvrables devraient être votre ligne de base pour envoyer un courriel de suivi.

Il peut y avoir des situations où quelques suivis peuvent être nécessaires. N’oubliez pas d’ajouter un jour ou deux entre chaque courriel de suivi pour ne pas donner l’impression que vous êtes désespéré.

Pour les situations où vous ne pouvez pas faire de suivi rapidement, un répondeur automatique suffit à montrer votre engagement. Dans ce cas, si vous êtes un utilisateur de Gmail, les outils de communication G-Suite peuvent vous aider.

La délégation est la clé d’une gestion réussie des e-mails. Avec les bons outils en main, ou plus précisément dans votre boîte de réception, vous pouvez simplement déposer une note rapide par courriel interne à votre collègue qui partagera automatiquement un courriel avec lui. Vous pouvez même aller plus loin et créer des règles automatisées pour partager automatiquement certains e-mails avec un collègue spécifique. Les notes d’email internes peuvent également être ajoutées automatiquement pour apporter plus de clarté et de contexte à votre message.

Télécharger les applications correspondantes pour répondre aux emails en déplacement

La plupart des clients de service de messagerie populaires ont une application mobile correspondante pour vous aider à gérer les emails lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur portable. Avec un accès facile à votre messagerie dans la paume de votre main, vous pouvez avoir un aperçu rapide en temps réel des e-mails entrants, et programmer votre journée en conséquence.

Ayez une signature définie sur vos e-mails pour ne pas avoir à écrire votre nom à chaque fois

Prendre un peu de temps en amont pour structurer votre stratégie de messagerie peut vous faire gagner beaucoup de temps et améliorer votre efficacité. Étonnamment, les signatures d’email ne sont pas utilisées aussi souvent qu’elles le devraient. En supprimant la devinette de la saisie de votre nom, de votre titre et des informations sur votre entreprise, vous pouvez vous concentrer sur la rédaction et l’envoi d’e-mails efficaces beaucoup plus rapidement.

Votre processus de signature peut être encore simplifié avec l’aide d’un logiciel de signature d’e-mails. Le logiciel de signature d’emails vous fera non seulement gagner du temps mais vous aidera, vous et votre équipe, à rester concis. C’est un moyen simple, mais efficace, d’améliorer votre marque et vos efforts de marketing. Grâce aux signatures d’e-mails, vous pouvez promouvoir votre entreprise, rediriger les destinataires vers les pages de votre site préféré ou vos comptes de médias sociaux, annoncer les événements à venir et plus encore.

Si vous utilisez des alias, vous pouvez même avoir une signature différente pour chaque adresse e-mail. Cela vous aidera à améliorer votre stratégie de communication et à engager les destinataires des courriels de manière ciblée.

Créer et partager des modèles de courriels

Les modèles de courriels sont un autre moyen de gagner du temps et de vous assurer que vous avez un ton cohérent pour la marque de l’entreprise.

La plupart des services de messagerie offrent des moyens natifs d’enregistrer les courriels en tant que modèles. Bien qu’il existe une liste de logiciels de construction de modèles d’emails plus puissants, qui, lorsqu’ils sont intégrés directement dans votre boîte de réception, peuvent simplifier un grand nombre de vos processus répétitifs et supercharger votre boîte de réception avec des modèles d’emails partageables. Avoir la possibilité d’ajouter des variables personnalisées permettra à vos destinataires de recevoir une réponse sur mesure qui donne l’impression d’avoir été créée spécifiquement pour eux.

Conclusion

Gérer efficacement votre boîte de réception peut grandement contribuer à vous rendre globalement plus efficace. Avec l’aide des conseils et des logiciels de gestion des e-mails qui ont été abordés dans cet article, vous êtes sur la bonne voie pour apprivoiser votre boîte de réception et en faire une amie.

Pour plus de conseils sur la prise en main de vos e-mails, en interne et en externe, consultez le hub e-mail de G2 pour obtenir encore plus de conseils !

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