Was ist Auftragsabwicklung? (+6 wichtige Schritte und wie man sie verbessern kann)

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Kunde findet das perfekte Weihnachtsgeschenk in einem Online-Shop, aber die Feiertage sind nur noch eine Woche entfernt.

Diese Person sieht die Option des Versands innerhalb von 2 Tagen, also macht sie den Kauf und ist zuversichtlich, dass es rechtzeitig ankommen wird. Ein paar Tage später steht der Karton vor ihrer Haustür, gut verpackt und in bester Verfassung.

Das ist eine Aufgabe, die diese vielbeschäftigte Kundin von ihrer Einkaufsliste streichen kann. Um ihre Wertschätzung zu zeigen, schreibt sie eine positive Fünf-Sterne-Bewertung.

Jeder, der online einkauft, hat schon einmal die Freude erlebt, ein Paket kurz nach der Bestellung an der Haustür zu erhalten, aber wir denken selten über den Prozess einer Online-Bestellung nach, der einen schnellen Versand möglich macht.

Wenn man sich in die Lage des Kunden versetzt, fühlt es sich fast wie Magie an, aber es gibt eine Menge, was hinter den Kulissen passiert. Die Fähigkeit, eine Bestellung schnell und kostengünstig zu versenden, ist ein gut durchdachter, gestraffter Prozess mit mehreren Schritten, und jeder Schritt ist genauso wichtig wie der nächste.

Ein falscher Schritt kann zu großen Lieferproblemen und einem unzufriedenen Kunden führen. Dieser gesamte Prozess wird als Auftragsabwicklung bezeichnet.

Die Auftragsabwicklung ist der komplette Prozess des Empfangs, der Verpackung und des Versands von Online-Bestellungen an Kunden. Händler haben die Möglichkeit, die Auftragsabwicklung entweder im eigenen Haus zu erledigen oder an einen Drittanbieter von Logistikdienstleistungen (3PL) auszulagern, der Lagerraum, Technologie und Personal für eine effiziente und schnelle Auftragsabwicklung bereitstellt.

Die Phasen der Auftragsabwicklung

Im gesamten Prozess der Auftragsabwicklung gibt es viele bewegliche Teile, und Sie benötigen eine geeignete Strategie, um sicherzustellen, dass er effektiv funktioniert. Dazu gehört alles, vom Wareneingang bis zur Retourenabwicklung. Hier ein Überblick über den Auftragsabwicklungsprozess:

Empfang

Empfang bezieht sich auf die Annahme des eingehenden Bestands vom Hersteller oder Lieferanten. Jeder Händler hat einen etwas anderen Wareneingangsprozess, aber ein paar Schlüsselaufgaben gehören dazu:

Zählen und Prüfen der Artikel, um die Genauigkeit sicherzustellen

Prüfen auf mögliche Schäden

Hinzufügen jeder neuen SKU zu einer Bestands- oder Lagerverwaltungssoftware

Erfassen der Anzahl jeder SKU

Lagerung der Bestände

Nach dem Eingang der Bestände müssen diese ordnungsgemäß gelagert werden, um die Kommissionierung zu erleichtern (siehe Schritt 2). Die Organisation Ihres Bestandes ist entscheidend für eine schnelle und genaue Auftragsabwicklung. Außerdem erhalten Sie so einen vollständigen Überblick darüber, was für den Versand zur Verfügung steht und wo genau es zu finden ist.

Ihr Bestand sollte immer nach SKU in separaten Behältern organisiert sein, damit der richtige Artikel so schnell wie möglich entnommen und verpackt werden kann. Wenn Sie Ihr Inventar nicht richtig organisieren oder damit nicht Schritt halten können, besteht ein höheres Risiko, dass Sie Fehler machen und Zeit mit der Suche nach dem richtigen Artikel verschwenden.

Kommissionierung

In dem Moment, in dem eine Bestellung online aufgegeben wird, beginnt die Bearbeitung. Der erste Schritt bei der Vorbereitung einer Bestellung für den ordnungsgemäßen Versand ist die Kommissionierung. Wenn Sie eine Bestandsverwaltungssoftware verwenden, sollte dies elektronisch erfolgen. Wenn Sie manuell kommissionieren, können Sie eine Kommissionierliste auf Papier verwenden, auf der die einzelnen Artikel und die bestellte Menge vermerkt sind. So können Sie sicherstellen, dass die richtigen Artikel schnell kommissioniert werden.

Verpacken

Beim Verpacken werden alle Artikel eingepackt, um sicherzustellen, dass sie während des Transports geschützt sind, und je nach Art der bestellten Artikel wird das richtige Verpackungsmaterial verwendet. Zu diesen Materialien gehören Kartons, Luftpolsterversandtaschen, Polybeutel, Packband, Luftpolsterfolie und Luftfüllungen.

Bei der Selbstabholung ist es Sache des Händlers, diese Materialien vorrätig zu haben. Wenn Sie sich nicht mit dem richtigen Verpackungsmaterial eindecken, verbringen Sie mehr Zeit auf dem Postamt oder im UPS-Laden.

Versand

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Paket zu versenden, aber natürlich wünschen sich die meisten Kunden einen schnellen, kostenlosen Versand. Informieren Sie sich über die verschiedenen Versanddienstleister und die von ihnen angebotenen Optionen, um die Versandkosten zu vergleichen.

Vor dem Online-Verkauf von Produkten sollten verschiedene Versandoptionen in Betracht gezogen werden. Auf diese Weise können die Kunden die Versandoption wählen, die sie bevorzugen, je nachdem, wie viel sie für den Versand zu zahlen bereit sind und wie lange sie zu warten bereit sind.

Wenn Sie den Versand intern abwickeln, müssen Sie jeden Tag zu Ihrem örtlichen Postamt oder UPS-Lager laufen, um Ihre jüngsten Bestellungen rechtzeitig zu versenden. Wenn Sie den Versand auslagern, holen die Spediteure die Ware im Versandzentrum ab.

Nach dem Versand der Bestellung sollten Sie Ihren Kunden Informationen zur Sendungsverfolgung zukommen lassen, damit sie sich über den Lieferstatus informieren können.

Rückgabebearbeitung

Siebenundsechzig Prozent der Kunden sehen sich die Rückgaberichtlinien Ihres Online-Shops an, bevor sie einen Kauf tätigen. Wenn Sie Rücksendungen anbieten, sind diese auch ein Teil des gesamten Auftragsabwicklungsprozesses. Bevor Rücksendungen eingehen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie diese schnell und effizient abwickeln, damit die Kunden nicht davon abgehalten werden, erneut in Ihrem Geschäft einzukaufen, und Sie den Überblick über Ihren Bestand behalten.

Zu beachtende Faktoren

Viele Händler, die gerade erst anfangen, lassen sich die Produkte direkt nach Hause liefern oder mieten ein Lager und stellen ein paar Leute ein, die ihnen bei der Auftragsabwicklung helfen. Diese Strategie ist in der Anfangsphase eines Unternehmens durchaus praktikabel, kann aber schnell zum Scheitern verurteilt sein, wenn sich die Zahl der Bestellungen verdreifacht.

Wenn Sie alles richtig machen und Ihr Unternehmen weiter wächst, muss sich Ihr Auftragsabwicklungsprozess ändern.

Hier sind drei wichtige Faktoren zu berücksichtigen, die sich auf Ihre Gesamtstrategie für die Auftragsabwicklung auswirken, vor allem, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Auftragsvolumen

Wenn Sie Aufträge mit geringem Volumen versenden, reicht es aus, wenn Sie die Pakete selbst versenden. Sobald Sie jedoch 200 Bestellungen oder mehr pro Monat erreichen, wird der Prozess der Selbstabwicklung weniger effizient und Sie haben keine Zeit mehr, sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens zu konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie ein hohes Volumen abwickeln, müssen Sie viel mehr im Auge behalten: den Lagerbestand, die SKU-Geschwindigkeit, die Auffüllung des Lagerbestands, was gerade versandt wird, wohin die Bestellungen versandt werden und welche Artikel zurückgegeben werden. Dies ist der beste Zeitpunkt, um andere Optionen in Betracht zu ziehen, z. B. die Auslagerung der Auftragsabwicklung.

Technologie

Die Technologie spielt bei der Auftragsabwicklung eine wichtige Rolle. Es geht nicht nur darum, die richtige Anzahl von Mitarbeitern zu haben, um die Arbeit zu erledigen, sondern auch die richtigen Daten und Informationen, um alles zu verwalten.

Indem Sie eine Software zur Auftragsabwicklung mit Ihrem Online-Shop verbinden, können Sie den gesamten Prozess rationalisieren. Einige 3PL-Unternehmen sind technologieorientiert, d. h. sie sind mit einem Technologiepaket ausgestattet, das Bestellungen automatisiert und rationalisiert, um eine schnellere und präzisere Auftragsabwicklung zu ermöglichen.

Technologieorientierte 3PL-Unternehmen können Analysen und Technologien bereitstellen, die Ihnen helfen, die Nachfrage zu prognostizieren und zu verstehen, in welchem ihrer Lager Sie Ihren Bestand lagern sollten, um die Versandkosten zu senken.

Standort

Einundsechzig Prozent der Kunden brechen ihren Einkaufswagen ab, wenn Versandkosten, Steuern und andere Gebühren zu hoch sind.

Wo Ihr Bestand gelagert wird und wo die Bestellungen versandt werden, kann ein strategisches Unterscheidungsmerkmal für Ihr Unternehmen sein. Der Standort spielt eine wichtige Rolle, da er sich auf die Entfernung und die Zeit auswirkt, die Ihre Pakete für den Transport benötigen. Indem Sie den Versand in die höchsten und teuersten Versandzonen (oder die von den Spediteuren für die Berechnung der Versandkosten festgelegten Gebiete) vermeiden, können Sie Ihre Kosten senken und diese Einsparungen an Ihre Kunden weitergeben.

Ein wichtiger Tipp in diesem Zusammenhang ist die Lagerung des Inventars in oder in der Nähe einer Großstadt oder eines zentralen Ortes, damit es ein größeres Kundenvolumen erreichen kann. Wenn Sie mit einem 3PL zusammenarbeiten, der über mehrere Lagerstandorte verfügt, um Ihren Bestand zu lagern, können Sie auch Ihre Reichweite vergrößern und die Versandkosten und -laufzeiten senken.

Beschleunigung der Auftragsabwicklung

Die einfachsten Möglichkeiten, die Auftragsabwicklung zu beschleunigen, sind die Automatisierung von Prozessen, die Nutzung von Daten und die Auslagerung der Auftragsabwicklung.

Automatisierung von Prozessen

Es gibt viele Dinge, die Sie nicht manuell erledigen müssen, wie z. B. die Prüfung auf neue Aufträge. Der Einsatz von Technologie, wie z. B. einer Bestandsverwaltungssoftware, kann helfen, Teile des Prozesses zu automatisieren, z. B. die Festlegung von Nachbestellungspunkten, die Erstellung von Kommissionierlisten und die Verwaltung von Rücksendungen.

Die Auslagerung der Auftragsabwicklung an einen technisch versierten 3PL ist eine weitere Möglichkeit, die Auftragsabwicklung zu automatisieren, so dass dieser automatisch Bestellungen für Sie verpackt und versendet, sobald eine Bestellung aufgegeben wird, und sie seinem Abwicklungszentrum zuweist, das über Ihren Bestand verfügt und Ihrem Endkunden am nächsten ist.

Nutzen Sie Daten

Daten sind Macht. Wenn Sie Daten nutzen, um Ihre Gesamtstrategie für die Auftragsabwicklung zu entwickeln und zu verbessern, können Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Historische Auftragsdaten geben beispielsweise Aufschluss über die künftige Auftragsnachfrage und helfen, potenzielle Lieferengpässe zu vermeiden. Der Einsatz von Technologie hilft dabei, Echtzeitdaten bereitzustellen, damit Sie wissen, wie viel Bestand zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden ist, und sich nicht auf statische Momentaufnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt verlassen müssen.

Auslagerung der Auftragsabwicklung

Wie bereits erwähnt, lässt sich die Auftragsabwicklung am schnellsten dadurch beschleunigen, dass man jemand anderem das Steuer überlässt. Sobald Händler die nächste Wachstumsstufe erreicht haben, gehen sie oft eine Partnerschaft mit einem Fulfillment-Anbieter ein, anstatt die Bestellungen weiterhin selbst zu erfüllen.

Selbstabwicklung mag zwar die kostengünstigste Art der Auftragsabwicklung sein (bei gleichzeitiger Beibehaltung der Kontrolle über den Prozess), kann aber auf lange Sicht die Abwicklungszeit verlangsamen und die Versandkosten erhöhen. Wenn Sie die Auftragsabwicklung auslagern, erhalten Sie Zugang zu Lagerflächen, Technologie und Abwicklungsexperten, die alles für Sie erledigen können.

Wann ist es an der Zeit, die Auftragsabwicklung auszulagern?

Die wichtigste Frage, die sich viele E-Commerce-Unternehmer stellen, ist: Wann ist es an der Zeit, die Auftragsabwicklung auszulagern?

Die beiden Hauptgründe, aus denen sich Händler für das Outsourcing des Fulfillments entscheiden, haben mit Zeit und Geld zu tun: Sie verbringen zu viel Zeit und geben zu viel Geld aus.

Zu viel Zeit für die Auftragsabwicklung aufwenden

Viele Händler verbringen zu viel Zeit mit der Auftragsabwicklung, so dass ihnen die Zeit für andere wichtige Geschäftsaufgaben wie Produktentwicklung und Marketing fehlt. Wenn Sie so viel Zeit mit der Auftragsabwicklung verbringen, dass Sie sich keinen Tag freinehmen oder das Haus ohne Ihren Etikettendrucker verlassen können, ist es vielleicht an der Zeit, einen 3PL in Betracht zu ziehen.

Zu viel Geld für Versandkosten ausgeben

Viele Male haben 3PLs Partnerschaften mit großen Versandunternehmen, um Händlern günstige Versandkosten zu bieten. Sie verfügen auch über optimalere Standorte für die Lagerung und den Versand Ihrer Waren, so dass Sie auf lange Sicht Geld sparen können. Einige 3PLs bieten auch mehrere Fulfillment Center an, in denen Sie Ihren Bestand einfach auf mehrere Standorte aufteilen können, um Ihren Kundenkreis zu erweitern und ihnen einen schnelleren und günstigeren Versand zu bieten.

Fazit

Kunden wollen einen schnellen Versand, und es gibt absolut keine Abkürzungen, um diesen zu liefern. Während einige Händler die Bestellungen erfolgreich selbst abwickeln, haben viele festgestellt, dass die Auslagerung der Auftragsabwicklung die beste Entscheidung ist, die sie je getroffen haben. Die Auslagerung der Auftragsabwicklung an einen externen Logistikpartner ist einfacher als Sie denken. Ermitteln Sie, was Ihre wichtigsten Prioritäten sind. Wenn der Zeitaufwand für die Auftragsabwicklung nicht auf der Liste steht, sollten Sie den Wechsel vornehmen.

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