In meiner Familie ist das Gedächtnis ein Aktivposten.
Es ist nicht so, dass wir senil sind. Es ist nur so, dass unser Verstand zu schnell arbeitet. Wir sind so sehr damit beschäftigt, uns auf das zu konzentrieren, was als nächstes ansteht, dass wir vergessen, was wir eigentlich gemacht haben.
Wenn wir uns also an etwas erinnern wollen, müssen wir es aufschreiben. Wir sind eine To-Do-Listen-Familie.
To-Do-Listen haben eine lange Geschichte. Wie Sie weiter unten sehen werden, gehen sie mindestens auf das Jahr 1700 zurück und sind seitdem Gegenstand von Heiterkeit, Streit und Produktivitätsratschlägen gleichermaßen. Und obwohl sie sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt haben, dienen sie immer noch einem ziemlich ähnlichen Zweck: der Planung dessen, was wir tun müssen.
Wie sah das früher einmal aus? Und wie sieht es für uns heute aus? Wie sich herausstellt, ist die Antwort auf die letztere Frage für jeden anders, und wir haben einige der Möglichkeiten ermittelt, wie Menschen To-Do-Listen für sich nutzen.
Die frühesten To-Do-Listen
Im Jahr 1791 schrieb Benjamin Franklin eine der frühesten bekannten Formen einer To-Do-Liste auf. Aber er wollte mit dieser Liste nicht nur Dinge erledigen, sondern auch sicherstellen, dass er jeden Tag etwas Positives beitrug. Er begann seine Liste mit der Frage: „Was soll ich diesen Tag Gutes tun?“
Quelle: Daily Dot
Ich werde nicht lügen – Franklins To-Do-Liste sieht meiner nicht ganz unähnlich. Zugegeben, ich verwende normalerweise nicht die Worte „Ablenkung“ und „planen“, um zu beschreiben, was ich an einem bestimmten Tag zu tun habe, aber unsere jeweiligen Listen haben dasselbe Ziel. Außerdem plane ich morgens Zeit zum Essen ein und nutze die Mittagspause oft für meine eigene Version von „Konten übersehen“. Sie und ich sind gar nicht so verschieden, Franklin.
Was sich wirklich geändert hat, sind die verschiedenen Optionen, die uns für die Erstellung und Organisation von Aufgabenlisten zur Verfügung stehen. Obwohl nicht annähernd so alt wie Franklins Stil, können sich viele von uns daran erinnern, dass sie einen Tagesplaner aus Papier besaßen – diese gehen sogar auf das Jahr 1924 zurück, als das Wanamaker Diary aufkam.
Quelle: Boston Globe
Das Zeitalter der digitalen To-Do-Liste begann jedoch erst, als Computer-Betriebssysteme Kalenderprogramme in ihre Softwarepakete aufnahmen, wie z. B. primitive Versionen von Outlook Calendar. Darauf folgte 1992 eine Version eines Smartphones namens Simon, die auch Terminplanungsfunktionen enthielt, und dann kamen kalenderfähige PDAs (Personal Digital Assistants) auf. Die erste Generation von Online-Kalendern kam in den frühen 2000er Jahren auf, die sich schließlich zu Programmen wie Google Calendar entwickelten, die mit ihren Smartphone-Pendants synchronisiert werden konnten.
Mit anderen Worten: Es ist lange her, dass wir einen Stift in der Nähe brauchten, um etwas zu notieren – solange wir ein mobiles Gerät in der Nähe haben, können wir uns Erinnerungen per SMS schicken, Ereignisse in das Kalenderprogramm eingeben oder eine Sprachsuchfunktion verwenden, um eine Erinnerung zu setzen.
Aber ich finde es so interessant, dass etwas, das heute wie eine antiquierte Technologie erscheint – der PDA/persönliche digitale Assistent – jetzt wieder mehr Anwendung findet als je zuvor. Wir sehen immer mehr Programme, die ursprünglich als Sprachsuchplattformen gedacht waren, die sich zu virtuellen persönlichen Assistenten entwickeln. Wir werden uns also auf jeden Fall mit diesen befassen und damit, wie sie im modernen Zeitalter der To-Do-Liste ins Spiel kommen.
7 Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu organisieren
Die klassische handgeschriebene Liste
Wir machen hier Witze darüber, was für ein altmodisches Mädchen ich sein kann. Ich gehe früh ins Bett, habe eine Sammlung von Film Noir und schwelge in Erinnerungen an die Zeichentrickfilme der frühen 90er Jahre. Außerdem führe ich eine handschriftliche Aufgabenliste, was – bei all dem Schnickschnack, der uns heutzutage zur Verfügung steht – fast schon archaisch ist.
Ich habe auch ein seltsames System für die Verwendung meiner handschriftlichen Aufgabenliste: Ich verwende sie zusammen mit dem Google-Kalender, zu dem wir später noch kommen werden, und ich nutze sie als Schutz vor Ablenkungen.
Während der Arbeit fällt mir vielleicht zufällig etwas ein, das ich im Internet nachschlagen möchte, oder eine persönliche Nachricht, die ich verschicken möchte, oder eine Besorgung, die ich erledigen muss. Häufiger als mir lieb ist, reagiere ich auf diese Gedanken auf eine von zwei Arten: 1) Ich lasse alles stehen und liegen, um mich damit zu befassen, oder 2) ich sage: „Ich kümmere mich später darum“, und vergesse die Sache.
Aber ein Notizbuch neben mir zu haben, während ich arbeite, gibt mir einen Ort, an dem ich diese Dinge aufbewahren kann, ohne meine Arbeit komplett zu unterbrechen, um mich mit ihnen zu beschäftigen. Einige davon sind wichtiger als andere, aber auf diese Weise habe ich einen Ort, an dem ich alle Ablenkungen „wegstecken“ kann. (Sie werden bemerken, dass ich karikaturhafte Ausrufezeichen verwende, um „lustige“ Aufgaben zu kennzeichnen.) Und bei der rapide schwindenden Aufmerksamkeitsspanne der Menschen ist jeder Hack willkommen, um konzentriert zu bleiben, besonders in einer terminabhängigen Branche.
Bullet Journals
Es scheint, als sei Bullet Journaling die To-Do-Liste du jour. Alle reden darüber, aber nur wenige scheinen es zu verstehen.
Selbst als ich meine Kollegen befragte, die es ausprobiert haben, waren die Bewertungen gemischt – die meisten fielen bei der Verwendung zurück, und die anderen waren sich nicht sicher, ob es ihnen wirklich etwas bringt. Eine von ihnen, meine Kollegin, die Marketing-Bloggerin Sophia Bernazzani, war so freundlich, mir ein Bild von ihrem zu zeigen:
Ein Bullet Journal, so erklärte mir Bernazzani, funktioniert für sie, „weil es mir ermöglicht, meine Prioritäten und täglichen Aufgaben an einem Ort zu sehen.“
Nach der halboffiziellen Bullet-Journal-Website lässt sich diese Strategie am besten als „anpassbares und fehlerverzeihendes Organisationssystem“ beschreiben, das als „To-Do-Liste, Skizzenbuch, Notizbuch und Tagebuch in einem“ funktioniert. Hier ist, was ich aus dem restlichen Inhalt der Website ableiten konnte:
- Es handelt sich um eine Liste von Aufgaben, Ereignissen und verschiedenen Notizen.
- Listen können täglich, monatlich oder jährlich erstellt werden.
- Symbole werden verwendet, um die Kategorie und die Wichtigkeit jedes Punktes zu kennzeichnen.
Was es von anderen To-Do-Listen abhebt, ist sein Zweck, die Leute davon abzuhalten, sich über die Dinge aufzuregen, die sie nicht erledigt haben. Dies entspricht einer Untersuchung der Produktivitäts-App iDoneThis, die ergab, dass 41 % der Aufgaben nie erledigt werden. Mit dem Bullet-Journal-System wird nichts durchgestrichen, sondern nur mit einem neuen Symbol versehen, das anzeigt, dass es auf ein zukünftiges Datum verschoben werden muss.
Das andere Unterscheidungsmerkmal ist der Ratschlag von Bullet Journal, die täglichen Protokolle Tag für Tag zu führen, anstatt die Aufgaben zu weit im Voraus aufzulisten. Außerdem wird empfohlen, diese Listen nicht zu lang zu machen, was sich auch mit Forschungsergebnissen deckt – Studien haben gezeigt, dass wir umso weniger schaffen, je mehr Punkte auf unseren To-Do-Listen stehen.
Die 3-Schritte-To-Do-Liste
Anfang des Jahres sprach meine Kollegin Christine Ianni mit dem mehrfach ausgezeichneten Autor und Journalisten Charles Duhigg darüber, wie die produktivsten Menschen ihre Zeit verwalten. Er enthüllte einen dreistufigen Prozess, der größere, schwierigere Schritte in Mikroschritte unterteilt.
Er sieht in etwa so aus. Beginnen Sie mit einem leeren Blatt und dann:
- Denken Sie an Ihr großes Ziel für den Tag.
- Schreiben Sie Ihr Ziel oben auf die Seite.
- Brechen Sie Ihr Ziel in umsetzbare/messbare Schritte auf.
Grundsätzlich verringert diese Methode den Einschüchterungsfaktor von großen Projekten. Wenn größere Ziele jeweils eine eigene To-Do-Liste haben, werden sie in kleinere Schritte umorganisiert, die zur vollständigen Fertigstellung führen.
Neugierig, mehr darüber zu erfahren, wie das funktioniert? Schauen Sie sich unser Interview mit Duhigg in der HubSpot The Growth Show an.
Online-Kalender
Hier ist meine To-Do-Liste etwas hipper als ein altmodisches, handgeschriebenes Verzeichnis von Ablenkungen. Ich habe schon einmal darüber geschrieben, dass ich dazu neige, meinen Tag bis ins kleinste Detail zu planen – meine Online-Kalender sind dafür hervorragend geeignet.
Beachten Sie, dass ich es pluralisiert habe – „Kalender“. Das liegt daran, dass ich mehrere Online-Kalender habe, sowohl für die Arbeit als auch für private Dinge. Aber dank der Cloud-Technologie und der Fähigkeit von Kalendern, an einem Ort zusammengeführt zu werden – wie iCal oder die Kalendersoftware meines Telefons – kann ich all diese Informationen auf einer einzigen Plattform haben.
Wie einige meiner Kollegen, so fand ich später heraus, verwende ich meine Online-Kalender in Verbindung mit einem anderen Aufgabenlistenformat. Anstatt einfach nur aufzulisten, was ich zu tun habe, schlüsselt der Kalender auf, wie viel Zeit mir im Laufe des Tages zur Verfügung steht, vom Gassigehen mit dem Hund bis zum morgendlichen Schreiben.
Es hilft mir auch, mich daran zu erinnern, im Laufe des Tages Pausen einzulegen. Ich bin nicht immer so gut darin, sie tatsächlich zu machen, aber da die produktivsten Menschen sich daran erinnern, für jede 52 Minuten Arbeit 17 Minuten Pause zu machen, nehme ich das zumindest als Aktionspunkt für mich selbst auf. Und indem ich sie mit meiner handgeschriebenen Aufgabenliste in Einklang bringe – auf der ich Erinnerungen an Dinge notiere, die mich sonst ablenken würden -, kann ich sicherstellen, dass diese 52 Minuten Arbeit nicht ernsthaft unterbrochen werden.
Ein weiterer Vorteil von Google ist die Funktion „Ziele“, mit der Sie längerfristige Aufgaben planen können – zum Beispiel das Erlernen einer neuen Sprache – und festlegen können, wie viel Zeit Sie ihnen pro Tag, Monat oder Jahr widmen möchten. Und Goals hält Sie auf dem Laufenden. Wenn in der Zeit, die Sie ursprünglich für die Arbeit an einem längerfristigen Projekt vorgesehen hatten, eine andere Aufgabe ansteht, wird Google diese automatisch für Sie umplanen. Also keine Ausreden – es ist Zeit, Japanisch zu lernen!
Virtuelle persönliche Assistenten
Letzte Woche wurde Google Allo vorgestellt, eine „intelligente Messaging-App“, die auch mit Google Assistant ausgestattet ist – ein virtueller Concierge, wenn Sie so wollen. Das ist ein Vorgriff auf die gerüchteweise am 4. Oktober stattfindende Markteinführung von Google Home, das Quellen zufolge wahrscheinlich eine ähnliche Technologie nutzen wird.
Warum ist das wichtig? Nun, Google Home ist eine weitere Ergänzung zur wachsenden Liste der eigenständigen virtuellen Assistenten, die kein mobiles Gerät benötigen. Zu den zahlreichen Funktionen dieser virtuellen Assistenten für den Hausgebrauch gehört unter anderem die Erinnerungsfunktion.
Google Home spielt in der gleichen Liga wie Amazons Echo, das seine eigene Sprachsuchtechnologie Alexa verwendet, um bei diesen Anfragen und Abfragen zu helfen. Ich lasse Alec Baldwin – den Sie übrigens auf der INBOUND 2016 sehen können – bei der Erklärung helfen:
Google und Amazon sind mit dieser Technologie nicht allein – vergessen wir nicht Siri, eine der ursprünglichen Sprachsuchplattformen, die so programmiert wurde, dass sie To-Do-Listen erstellt und Erinnerungen setzt.
Digitale persönliche Assistenten neigen dazu, andere Dinge zu tun als die anderen Typen, die wir bisher behandelt haben. Zumindest für mich ist Siri ein großartiges Werkzeug, um eine Aufgabenliste zu erstellen oder zu ergänzen, wenn ich unterwegs bin oder keine Zeit habe, einen neuen Termin in meinen Kalender einzutragen.
Wir gehen davon aus, dass diese Methode der virtuellen Aufgabenliste weiter an Popularität gewinnen wird – sehen Sie sich nur an, wie viele große Namen in diesen Bereich vordringen.
Die „I Did“-Liste
Mein Kollege Mike Renahan kennt sich mit Produktivität aus – hier können Sie einige seiner Artikel lesen. Natürlich habe ich ihn gefragt, wie er seine To-Do-Liste organisiert.
Seine Antwort? Das tut er eigentlich nicht. Stattdessen verwendet er eine so genannte „I Did“-Liste.
„Man schreibt alle Ziele auf, die man an einem bestimmten Tag erreicht hat“, erklärt er, „und diese bestimmen, welche Ziele man sich für morgen setzt.“
Hier ist ein Beispiel dafür, wie das bei ihm aussieht:
Wie man sieht, hält Renahan diese Liste in einer Notiz in seinem Telefon fest, damit er sie jederzeit und überall aktualisieren kann. „Ich aktualisiere diese Liste jeden Tag, wenn ich im Zug sitze“, sagte er mir. „Es hilft mir, darüber nachzudenken, wie produktiv ich an einem bestimmten Tag war. Auf dieser Grundlage kann ich dann realistische Ziele für den nächsten Tag planen.“
Renahans Ansatz zielt darauf ab, die Betonung auf das Unvollständige zu legen, indem er sich auf die guten Dinge konzentriert, die wir an einem bestimmten Tag getan haben. Anstatt immer mehr Dinge zu einer bestehenden Liste hinzuzufügen, sollten wir seiner Theorie nach die guten Dinge nutzen, um zu bestimmen, was wir morgen tun werden.
7. Aufgabenmanagement-Apps
Schließlich kommen wir zu der unvermeidlichen „Dafür gibt es eine App“-Methode, um Aufgabenlisten zu organisieren.
Machen Sie keinen Fehler – diese Apps sind etwas anderes als digitale persönliche Assistenten. Anstatt einer separaten Plattform Erinnerungen und Termine zu diktieren, ermöglichen es viele dieser Apps, die volle Kontrolle über Ihre Aufgaben zu behalten.
Es gibt eine Vielzahl von Aufgabenmanagement-Apps – Wunderlist und das bereits erwähnte iDoneThis sind zwei der bekannteren Namen.
Aber unter meinen Kollegen, wie der Section Editor des Hubspot Sales Blog, Leslie Ye, scheint Todoist am beliebtesten zu sein.
Sie hat schon früher darüber geschrieben und sagt, dass es ein großer Vorteil ist, dass sie die Punkte auf ihrer To-Do-Liste nach ihrer Priorität sortieren kann. Und im Gegensatz zu vielen anderen Aufgabenmanagement-Apps hat Todoist es geschafft, diese Aufgaben spielerisch zu gestalten – je mehr man erfolgreich erledigt, desto mehr „Karmapunkte“ kann man verdienen.
„Und Karmapunkte zu sammeln“, erklärt Ye, „ist eine lustige Art, etwas zu spielen, das normalerweise eine Quelle von Stress ist.“
Fühlst du dich organisiert?
In einer Zeit, in der wir scheinbar mehr zu tun haben als je zuvor – was nicht unbedingt etwas Schlechtes ist, denn es wird gesagt, dass dies unsere Wahrnehmung verbessert – kann es eine Herausforderung sein, organisiert zu bleiben. Aber das ist nur der Fall, wenn man nicht die richtigen Werkzeuge hat, und davon gibt es, wie wir gezeigt haben, eine ganze Menge.
Wie wir bereits festgestellt haben, ist nicht jede Methode für jeden perfekt, und die Methode, die Sie am produktivsten macht, sieht vielleicht nicht konventionell aus. Diese Methoden können miteinander kombiniert und im Tandem verwendet werden – so wie ich es mit handgeschriebenen Listen und Online-Kalendern mache – oder vielleicht gibt es eine einzelne Methode, die für Sie am besten funktioniert.