21 Maneras de Comunicar con Eficacia – Relavate

Cuando sea necesario, sé firme pero con tacto.

Aprende a usar palabras firmes pero diplomáticas incluso cuando corrijas a tus oponentes. Puedes ser sincero sin ser hortera.

Aprovecha las preguntas.

La persona que hace las preguntas suele ser la que tiene el control de la conversación. Sin embargo, el control no es necesariamente el objetivo. Más bien, el uso de buenas preguntas llegará al corazón de la cuestión y ayudará a involucrar a las personas en el proceso de diálogo y comunicación. Pregunte hasta que haya una aclaración utilizando las preguntas «quién-qué-cuándo-dónde-cómo» y, a veces, «por qué».

Busque momentos de enseñanza, aclaración o autodescubrimiento.

Busque el momento de registro silencioso.

Este es el momento en el que una persona parece congelarse y reflexionar sobre lo que se está diciendo. Suele ser el momento en el que la persona o personas se comprometen, algo que has dicho ha tocado una fibra sensible y ha resonado en ella.

Sin embargo, no utilices el silencio para frustrar a la otra persona. Si la conversación se está volviendo más difícil de lo que eres capaz de soportar en ese momento, entonces explica por qué estás dudando en hablar y luego cierra la discusión.

Investiga de antemano de qué trata una conferencia concertada.

Si te piden que te reúnas con alguien y sospechas que no es por mera diversión o por una ocasión social, entonces pídele a la otra persona que tenga la cortesía de decirte por adelantado el propósito de la reunión.

Registra los asuntos importantes.

En algunos contextos, esto es crucial, como cuando te reúnes personalmente con un oponente o antagonista, o durante una reunión de comité o equipo muy importante. Winston Churchill era un gran defensor de esta práctica. Una de sus máximas era: «Soy un firme partidario de tramitar los asuntos oficiales mediante la palabra escrita… Que se entienda claramente que todas las instrucciones que emanan de mí se hacen por escrito, o deben confirmarse inmediatamente por escrito, y que no acepto la responsabilidad de los asuntos relacionados con la defensa nacional, sobre los que se alega que he tomado decisiones, a menos que se registren por escrito». (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; p. 110)

Comunicar regularmente los planes y las decisiones a quienes necesitan saberlo.

Las personas que interrumpen lo hacen por diversas razones, pocas de las cuales aportan valor o mejoran la conversación. Algunos interrumpen porque no están escuchando. Necesitan escuchar o su tiempo y energía se pierden. Algunos interrumpen porque tienen poco respeto por ti o por los demás en la conversación. Cuando son así, es una cuestión de desprecio hacia ti. Difícilmente puede haber un intercambio mutuamente beneficioso cuando hay poco o ningún respeto. Tienen que ser respetuosos. Algunos interrumpen porque son demasiado arrogantes para creer que tienes algo de interés o importancia que compartir. Necesitan una medida de humildad para poder interactuar con los demás de forma útil y significativa.

Si la otra persona sigue interrumpiendo, entonces termina la conversación y aléjate.

No deje que los asuntos no resueltos queden sin respuesta.

Rara vez los asuntos no resueltos simplemente desaparecen. A menudo, estos asuntos vuelven a atormentar su relación más adelante. Si no puedes resolver cualquier problema durante tu conversación, entonces haz una cita para discutirlo más tarde. Por lo general, es mejor hacer de ese mismo asunto la prioridad singular de su charla de seguimiento.

Utilice el parafraseo.

Si un asunto es lo suficientemente importante entonces parafrasee lo que se dijo o haga que su(s) oyente(s) parafrasee(n) lo que usted ha dicho. Esto puede ser una herramienta valiosa para determinar si hay un entendimiento aceptable entre las partes. Puede ser útil asegurarse de que está entendiendo lo que se dice reformulando lo que la otra persona dijo y preguntándole si eso es lo que realmente se dijo o quiso decir.

Resuma las reuniones.

En las reuniones, tómese un tiempo al final para resumir lo que se trató y a quién se le asignan las distintas tareas.

Pida ayuda cuando la comunicación con otra persona sea difícil.

Si constantemente tiene dificultades para comunicarse con otra persona, pida ayuda a una o dos personas para mejorar la comunicación. A menudo esto puede resolver el desafío entre personas regularmente conflictivas. Ten en cuenta que no siempre significa que habrá una resolución.

Da la visión general, pero no abuses de las generalizaciones.

Sigue los conceptos abstractos con ejemplos concretos. Como aconsejan los especialistas en comunicación: pinte un cuadro verbal y conecte los puntos.

Deshágase de las distracciones.

Apártese intencionadamente de las cosas que pueden robarle a su conversación el nivel de valor que merece. Apagar el móvil, cerrar la tableta o el ordenador, quitarse los auriculares de la cabeza son formas de hacerlo. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.