Su plan de recaudación de fondos es importante para su organización no lucrativa. Los programas de desarrollo sin ánimo de lucro más exitosos -los que superan sus objetivos de recaudación de fondos año tras año- tienen planes de recaudación de fondos por escrito para guiar sus esfuerzos.
En este artículo, voy a guiarle a través de los elementos de un plan fuerte, y luego le daré un ejemplo de plan de recaudación de fondos que puede utilizar como una plantilla para su organización no lucrativa.
Todas las organizaciones no lucrativas, no importa cuán grandes o pequeñas sean, necesitan un plan de recaudación de fondos por escrito para tener éxito. Si se pregunta por qué los planes de recaudación de fondos son tan importantes para su organización, lea nuestro artículo Cómo escribir un plan de recaudación de fondos eficaz para su organización no lucrativa, que detalla por qué necesita un plan de recaudación de fondos y el proceso que puede utilizar para crear uno.
En este artículo, vamos a centrarnos en el plan en sí: diciéndole exactamente lo que debe incluir en sus planes de recaudación de fondos, y dándole un ejemplo de plan de recaudación de fondos que puede descargar y utilizar para guiar sus esfuerzos.
- Los 10 componentes de un plan de recaudación de fondos exitoso
- #1: La portada
- #2: Información de fondo
- #3: Metas y objetivos
- #4: Supuestos
- #5: Infraestructura de recaudación de fondos
- #6: Plan de prospección de donantes
- #7: Comunicaciones y cultivo de donantes
- #8: Tácticas de recaudación de fondos
- #9: Necesidades y Objetivos de Recaudación de Fondos
- #10: Cronograma de pasos de acción
- La Muestra de Plan de Recaudación de Fondos
Los 10 componentes de un plan de recaudación de fondos exitoso
Cada organización, consultor y recaudador de fondos tiene una fórmula y estructura diferente para escribir planes de recaudación de fondos. Yo baso mis planes en torno a 10 secciones clave, que se detallan a continuación. Verás cada uno de estos componentes en el ejemplo de plan de recaudación de fondos que puedes descargar al final de este artículo.
La estructura de tu plan de recaudación de fondos puede diferir de la estructura que yo utilizo… y eso está bien. Lo importante es que te sientes y escribas el plan, y luego sigas perfeccionándolo a medida que lo pongas en marcha. Aquí están los 10 componentes que utilizo en mis planes:
#1: La portada
Esto puede no parecer un componente increíblemente importante para su plan, pero hay una cosa importante que mencionar sobre la portada de su plan: siempre incluya tanto un año del plan como una fecha de revisión en la portada. Por ejemplo, si se trata de su plan de recaudación de fondos para 2020, indíquelo. Del mismo modo, si la última vez que revisaste el plan fue el 1 de mayo de 2019 pon eso en la portada también.
Esto es importante porque con el tiempo, si estás escribiendo y actualizando constantemente tu plan de recaudación de fondos, vas a terminar con planes de varios años diferentes sentados en cada uno de los discos duros de tu personal de recaudación de fondos, así como varias versiones diferentes de cada uno de esos planes. Siempre hay que asegurarse de que se está editando o leyendo el plan más reciente. Se sorprendería de la cantidad de veces que esto ha hecho tropezar a las organizaciones, particularmente a las grandes con grandes equipos de recaudación de fondos.
#2: Información de fondo
A continuación, incluya un fondo que explique brevemente lo que está sucediendo actualmente en su organización sin fines de lucro que influirá en el plan. Esto puede ser un breve (media página o una página) resumen de los últimos dos años y del año actual que pondrá al día a cualquiera que lea el plan con todo lo que necesita saber para interpretar el plan correctamente.
No se preocupe por meter cada pequeña cosa aquí. No es necesario que diga a la gente todos los cambios de personal del año pasado o lo bien que le fue a cada evento. Sólo cuente los hechos relevantes a grandes rasgos que repercutirán en su plan de recaudación de fondos para el próximo año.
Por ejemplo, si la última vez decidió dejar de celebrar su gran evento anual porque se estaba volviendo demasiado caro, ponga eso en el fondo. Del mismo modo, si recientemente ha ampliado su junta directiva para que esté más centrada en la recaudación de fondos, ponga eso también.
#3: Metas y objetivos
Esta es la sección en la que declara lo que su organización espera lograr en la recaudación de fondos durante el período de tiempo cubierto por el plan. Incluya cifras: exponga sus objetivos de recaudación de fondos para este año y para los próximos. ¿Cuánto necesita recaudar? ¿Hay cantidades que deben recaudarse cada mes sólo para mantener las puertas abiertas? ¿Existen objetivos de contingencia en los que podrá hacer un trabajo adicional si llega dinero adicional?
Incluya también sus objetivos relacionados con la recaudación de fondos en esta sección. Por ejemplo,… ¿quiere encontrar 3 nuevos miembros para su comité de desarrollo? ¿Busca aumentar su lista de recaudación de fondos por correo electrónico en un 10% este año? Sean cuales sean sus metas y objetivos para el próximo año, expóngalos en esta sección con la mayor especificidad posible. Utilice el ejemplo de plan de recaudación de fondos al final de este artículo para ver algunos ejemplos de los tipos de metas y objetivos que puede incluir en su propio plan.
#4: Supuestos
Esta sección enumera los supuestos que está haciendo al formular el plan. Todas las organizaciones sin ánimo de lucro hacen suposiciones cuando planifican su recaudación de fondos para el año siguiente. Enumérelos aquí, para que todos estén en la misma página. Algunos ejemplos de posibles suposiciones incluyen:
- Suponiendo que la organización podrá contratar a un nuevo responsable de grandes donaciones este año
- Suponiendo que el Club Rotario local seguirá celebrando su cena-baile anual en su beneficio
- Suponiendo que seguirá recibiendo una importante subvención del gobierno este año
- Recaudación de fondos de donantes individuales
- Correo directo
- Eventos de recaudación de fondos
- Recaudación de fondos en línea
- Subvenciones y apoyo gubernamental
- Programas de donaciones anuales
- Donación planificada Donaciones
- Donaciones
- Campañas de capital
- Grupos de afinidad y redes de recaudación de fondos
Liste todas sus suposiciones por adelantado, y sepa que si uno de los supuestos no se cumple, es posible que tenga que reescribir parte del plan para trazar una estrategia para hacer frente a esa eventualidad.
#5: Infraestructura de recaudación de fondos
La segunda mitad del plan es donde las cosas empiezan a ser realmente divertidas. Aquí es donde usted enumera lo que realmente va a hacer este año para cumplir con sus objetivos. Aquí es donde comienza a construir su estrategia de recaudación de fondos. Todo comienza con su infraestructura de recaudación de fondos.
Cuando prepare esta sección, querrá preguntar a su equipo: ¿qué infraestructura tenemos actualmente para la recaudación de fondos y qué infraestructura prevemos que necesitaremos durante el próximo año o años?
La infraestructura incluye cosas como personal adicional, su base de datos de donantes, sus materiales de marketing, su caso de apoyo, su sitio web, etc. – todo lo que utiliza para recaudar fondos. Qué necesitará ser actualizado o reemplazado este año? ¿Qué quiere añadir para que su equipo sea más eficaz en la recaudación de fondos?
Enumérelo todo, con los plazos y las responsabilidades para su implementación, así como el coste de cada elemento. El ejemplo de plan de recaudación de fondos que aparece a continuación le dará algunas ideas sobre los tipos de elementos de infraestructura que puede incluir en esta sección.
#6: Plan de prospección de donantes
Esta sección responde a la pregunta crucial: «¿Dónde encontraremos nuevos prospectos para nuestra organización no lucrativa?» El proceso de recaudación de fondos comienza con el prospecto. Los prospectos son el punto de partida fundamental para el embudo de recaudación de fondos. Sin prospectos, no tienes a nadie a quien cultivar, y sin gente a quien cultivar, no tienes a nadie a quien pedir una donación. En pocas palabras, los nuevos prospectos son el alma de su esfuerzo de recaudación de fondos.
#7: Comunicaciones y cultivo de donantes
Esta sección responde a las preguntas: «¿Cómo estamos planeando cultivar a nuestros donantes?» «¿Cómo serán nuestros caminos de cultivo?» y «¿Cuáles son nuestros calendarios de comunicación con donantes y prospectos?»
El cultivo es todo lo que hace su organización no lucrativa desde el momento en que identifica a una persona, empresa o fundación como un buen prospecto para su organización hasta el momento en que hace una petición a esa persona o entidad. El cultivo es lo que sucede en el medio… es toda la comunicación e interacción que ocurre entre su organización no lucrativa y su prospecto.
Esta sección sobre el cultivo también incluye la administración… respondiendo a preguntas como: «¿Cómo tratamos a nuestros donantes una vez que hacen una donación?» «¿Cómo agradecemos y reconocemos a nuestros donantes?» y «¿Cómo retenemos a nuestros donantes, mejoramos a nuestros donantes y conseguimos que nos abran sus redes?»
Hay un sinfín de buenas maneras de comunicarse con sus donantes y cultivarlos. Algunas de las estrategias más comunes utilizadas por las organizaciones sin fines de lucro para el cultivo de donantes incluyen boletines de correo electrónico y correo postal, su sitio web, los medios sociales, los informes anuales, los eventos no solicitados, las oportunidades de voluntariado, las llamadas a los donantes y las reuniones de donantes en persona. Eche un vistazo al ejemplo de plan de recaudación de fondos para obtener más ideas sobre cómo estructurar esta sección.
#8: Tácticas de recaudación de fondos
La sección de tácticas de recaudación de fondos detalla las tácticas que utilizará para hacer peticiones y solicitar dinero. Cada táctica debe tener su propia subsección con pasos de acción, plazos y responsables. Las tácticas comunes incluyen:
Detalla exactamente lo que vas a hacer para alcanzar tus objetivos de recaudación de fondos en esta sección, incluyendo cada una de las tácticas de recaudación de fondos que planea emplear.
#9: Necesidades y Objetivos de Recaudación de Fondos
Al final de mis planes de recaudación de fondos, siempre incluyo dos puntos que resumen el plan y el trabajo que vamos a realizar. El primero es el resumen de necesidades y objetivos de recaudación de fondos. Se trata de un resumen numérico de lo que su organización necesita recaudar (el presupuesto de su programa) y de cómo va a hacerlo (sus objetivos generales de recaudación de fondos, así como los objetivos monetarios específicos para cada táctica que va a utilizar). Para ver cómo se ve esto en acción, eche un vistazo al ejemplo de plan de recaudación de fondos que se proporciona a continuación.
#10: Cronograma de pasos de acción
Me gusta incluir una lista de pasos de acción en cada una de las secciones del plan que enumera lo que se debe hacer en qué plazo para que el plan tenga éxito. Luego, como décimo y último componente del plan de recaudación de fondos, incluyo un consolidado con cada paso de acción enumerado cronológicamente.
Esto permite a cualquiera que lea el plan hacerse una buena idea de toda la actividad que se está llevando a cabo actualmente, ver cuáles son los plazos y los objetivos, y saber quién es responsable de cada uno. Este calendario de pasos de acción es difícil de explicar, así que echa un vistazo a la sección final del ejemplo de plan de recaudación de fondos que aparece a continuación. Muchas organizaciones con las que trabajo utilizan estas líneas de tiempo para guiar sus reuniones semanales o mensuales del personal de recaudación de fondos.
Recuerde, su plan de recaudación de fondos cambiará. Es importante escribir su plan, pero también es importante estar dispuesto a cambiar el rumbo cuando los acontecimientos lo dicten. Revise su plan a menudo, y haga los cambios que sean necesarios.
La Muestra de Plan de Recaudación de Fondos
Ingrese su dirección de correo electrónico a continuación para recibir su muestra de plan de recaudación de fondos. Se le enviará por correo electrónico inmediatamente después de hacer clic en el botón. Este plan es para una organización sin ánimo de lucro ficticia llamada The Kilkenny Children’s Home. Siéntase libre de utilizar este plan como una plantilla para su propio plan de recaudación de fondos sin fines de lucro:
Cuando reciba el plan de recaudación de fondos de muestra, también se registrará para nuestro boletín semanal gratuito por correo electrónico, The Fundraising Blueprint Newsletter.
Tenga en cuenta que aunque este plan es largo (30 páginas) su plan puede ser más largo, o significativamente más corto, dependiendo de sus necesidades. Sólo recuerde que su plan debe incluir plazos firmes para cada una de sus tácticas, y debe señalar quién es responsable de cada paso de acción siempre que sea posible. Si tiene alguna pregunta sobre este plan de recaudación de fondos, o desea ayuda para escribir un plan para su organización no lucrativa, por favor haga clic aquí para ponerse en contacto conmigo.
Foto Crédito: ReynerMedia