Es el tipo de pesadilla que podría hacer que una persona se despierte en un sudor frío: usted recibe una carta que dice que el IRS va a auditar su negocio, y usted no ha mantenido ningún tipo de registros organizados. Te falta todo tipo de documentación y recibos de los gastos del negocio.
Si te enfrentas a este peor escenario, probablemente estés un poco estresado. Estamos aquí para ayudarte, y para decirte que puedes salir adelante: no necesitas huir a México ni comprarte un bigote y unas gafas falsas. En este artículo, hablaremos de tu situación y te explicaremos cómo ponerte en la mejor posición posible para sobrevivir a tu auditoría.
¡No intentes esconderte de una auditoría!
Lo que no debes hacer después de recibir la notificación de una auditoría es ignorar el problema. Si el Servicio de Impuestos Internos le ha seleccionado para una auditoría, no hay manera de salir de ella, por lo que debe empezar a tomar medidas proactivas para estar preparado. (Recibirá una carta del IRS notificándole una auditoría. Las cartas son la única forma en que el IRS notifica a los contribuyentes que están siendo auditados – los agentes del IRS nunca le llamarán o se presentarán en su casa.)
Durante una auditoría, el IRS puede examinar las declaraciones de impuestos que ha presentado en los últimos tres años. Sin embargo, si la agencia identifica un error significativo, pueden retroceder aún más y examinar las declaraciones de impuestos adicionales – hasta seis años.
Aunque no puede librarse de una auditoría, es posible que pueda ganar más tiempo para organizarse. El agente del IRS debe aceptar una solicitud de aplazamiento por ciertas razones válidas, tales como:
- Necesita más tiempo para reunir sus registros
- Necesita más tiempo para asegurar la representación legal
- Su contador o profesional de impuestos no puede llegar a la fecha de la auditoría actual
- Tiene un compromiso importante en el momento de la auditoría, y no puede reprogramar
- Tiene un problema médico que hace que no sea práctico para usted participar en la auditoría
¿Registros financieros incompletos para una auditoría del IRS? No está solo
En primer lugar, sepa que no es ni mucho menos la primera persona que se presenta a una auditoría con registros financieros que no son perfectos. En un mundo perfecto, todos nosotros mantendríamos registros impecablemente organizados que estuvieran listos en cualquier momento. En el mundo real, muchos propietarios de pequeñas empresas se retrasan en el mantenimiento de los registros o nunca se organizan en primer lugar.
De hecho, los registros faltantes o incompletos son un problema tan común durante las auditorías que el Tribunal Fiscal de los Estados Unidos estableció una regla de derecho fiscal que permite a los contribuyentes recrear los gastos cuando no existen registros directos. Esta regla se llama la regla Cohan porque se originó en un caso de la corte de impuestos de la década de 1930, Cohan contra el Comisionado.
La regla Cohan dice que en ausencia de recibos u otra prueba concreta de los gastos de la empresa, un contribuyente puede crear una estimación de esos gastos y luego utilizar esas estimaciones para reclamar deducciones y créditos fiscales. Sin embargo, las estimaciones de los gastos tienen que ser razonables.
Así que, si usted está tratando de estimar el valor de un taladro eléctrico que compró para su negocio de contratación en solitario, podría utilizar el valor de mercado de ese modelo de taladro para establecer el valor del gasto.
La regla Cohan puede proporcionar una «salida» si realmente no tiene otra manera de probar un gasto de negocio, pero es más una opción de último recurso. Algunos contribuyentes que han ido a los tribunales con el IRS y trataron de confiar en la regla Cohan han perdido. Además, la regla no se aplica a los gastos de viaje, los gastos de entretenimiento, los regalos y algunos otros tipos de bienes que se enumeran en la sección 274(d) del código tributario de Estados Unidos.
RELACIÓN: Guía de supervivencia para auditorías: Cómo manejar una auditoría de impuestos de negocios en 2020
Recoge todas las pruebas que puedas
Incluso si no tienes recibos a mano, un poco de trabajo de campo puede aparecer un montón de documentación útil para tus gastos de negocios. Aquí hay algunos métodos posibles que puede utilizar para reconstruir sus registros:
- Acérquese a los vendedores y proveedores para obtener copias de recibos o facturas. Gracias a los sistemas digitales de punto de venta y facturación conectados a la nube, es fácil para muchas empresas almacenar registros detallados de las compras durante muchos años. Te sorprenderá la cantidad de recibos que puedes reunir poniéndote en contacto con los negocios en los que has realizado compras. Lo mismo ocurre con las contribuciones benéficas.
- Revise los extractos de sus cuentas bancarias y de sus tarjetas de crédito. Una partida en un extracto bancario puede no ser tan buena como un recibo detallado o una factura, pero es mucho mejor que nada cuando quiere demostrar que un gasto fue real y legítimo. Los cheques cancelados también pueden sustituir a los recibos en muchos casos.
- Compruebe su calendario o agenda. Si al menos puede señalar cuándo y dónde hizo una compra para su negocio, eso es un comienzo.
- Para los gastos de kilometraje y viajes, compruebe su historial de redes sociales o los registros de su teléfono móvil. Si usted es un usuario frecuente de las redes sociales, es posible que pueda reconstruir su historial de viajes utilizando las etiquetas de ubicación en sus publicaciones en las redes sociales. De lo contrario, los registros del teléfono móvil pueden requerir un poco más de trabajo para obtener, pero pueden ayudarle a averiguar dónde viajó y cuándo. Una vez que haya reconstruido su historial de viajes, puede utilizar un programa de mapas como Google Maps para averiguar el kilometraje exacto que recorrió.
Si no hay absolutamente ninguna manera de obtener un recibo u otro registro fiable de un artículo que compró para su negocio, entonces tome una foto del artículo. Anote todo lo que pueda recordar sobre dónde y cuándo compró el artículo, así como el importe aproximado que pagó. Si compró el artículo nuevo, búsquelo en el catálogo impreso o en línea de la tienda y tome una foto o una captura de pantalla para mostrar el precio. Si compró el artículo usado, busque artículos similares en Craigslist o eBay para tratar de establecer el valor del artículo en el mercado de segunda mano.
Cómo puede ayudar un profesional de los impuestos
Contratar a un profesional de los impuestos suele ser una decisión inteligente en todas las situaciones de auditoría, excepto las más sencillas. (Y si le faltan recibos y otra documentación, entonces su proceso de auditoría probablemente no será sencillo). Un representante fiscal con experiencia puede proteger sus derechos y ayudarle a organizarse. Si su profesional de impuestos ha manejado auditorías antes, debe saber exactamente lo que necesita y cómo reunirlo, y lo más probable es que haya representado a personas en situaciones similares a la suya.
Un profesional con experiencia no sólo puede velar por usted durante una auditoría, sino que también puede quitarle muchas cosas de encima y hacer que todo el proceso sea mucho más simple y menos estresante. Una vez que contrate a un abogado de impuestos, un agente inscrito u otro representante calificado, es posible que ni siquiera tenga que hablar con el auditor nunca más. Usted puede centrarse en otras cosas que exigen su tiempo, mientras que su representante de impuestos gestiona la auditoría y le mantiene en el bucle.
Después de que su auditoría de impuestos termine, su profesional de impuestos debe ser capaz de darle consejos que le ayudarán a evitar problemas fiscales similares en el futuro. También debe ser capaz de ayudarle con cualquier necesidad de preparación de impuestos o referirle a un preparador de impuestos calificado que lo hará.
S.H. Block Tax Services está aquí para ayudar con su auditoría de negocios
Si usted o alguien que usted conoce se enfrenta a una auditoría de negocios, S.H. Block Tax Services está aquí para ayudar. De hecho, para los clientes existentes, nuestro software puede alertar a los contribuyentes antes de que ocurra una auditoría. Esto le permite modificar sus ingresos antes de que el IRS se involucre. Con este servicio, usted puede potencialmente evitar el tiempo, el dinero y la agravación involucrada en una auditoría de impuestos de negocios.
Para hablar con un representante de impuestos con experiencia de nuestro equipo, llame al (410) 727-6006 o utilice nuestro formulario de contacto en línea.
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