Las sesiones ejecutivas son generalmente discusiones cerradas de una junta directiva que pueden incluir asistentes invitados como un director ejecutivo o ciertos miembros del personal. Estas sesiones pueden tener lugar al final de una reunión de la junta directiva o por separado si no se van a tomar medidas formales. Las sesiones ejecutivas pueden ser una herramienta útil para que el consejo aborde asuntos delicados y/o legales, como la evaluación del director ejecutivo. La posibilidad de mantener las discusiones de la sesión ejecutiva en privado también puede ser una gran ventaja para las organizaciones que tienen miembros con derecho a voto, que están sujetas a las leyes de reuniones abiertas o que tienen actas generales de las reuniones del consejo mantenidas por el personal.
Cuando se hacen correctamente, las sesiones ejecutivas pueden crear un «espacio seguro» para que los directores discutan un asunto de forma abierta y honesta, ayudar a fomentar la confianza entre los directores y permitir una mejor toma de decisiones independiente. Sin embargo, las sesiones ejecutivas también pueden ser un obstáculo para una mejor gobernanza del consejo cuando se utilizan de forma inadecuada o descuidada, creando desconfianza entre el consejo y el personal, secreto innecesario y paranoia. A continuación se presentan algunos de los factores importantes que una junta directiva debe tener en cuenta al utilizar una sesión ejecutiva.
Confidencialidad
- Informar a los participantes si todo o parte del debate debe ser confidencial;
- Marcar adecuadamente los materiales como confidenciales y determinar lo que sería apropiado incluir en las actas de la reunión si se van a revelar a los miembros o al personal;
- Limitar el acceso a los materiales de la sesión ejecutiva o a las actas a las personas que participaron en la sesión ejecutiva en la medida en que esté legalmente permitido;y
- Asegurar el cumplimiento de cualquier ley de reunión abierta aplicable.
- Determinar qué información necesita ser comunicada a las partes apropiadas después de la sesión ejecutiva;
- Determinar si una votación, en su caso, debe llevarse a cabo en la sesión ejecutiva o puede ser tomada durante la reunión general de la junta; y
- Documentar las razones o el tema de la sesión ejecutiva en el acta de la reunión general.
- Determinar si las sesiones ejecutivas programadas regularmente o ad hoc facilitarán mejor la supervisión adecuada y la discusión abierta por parte de la junta;
- Manejar expectativas claras con las partes excluidas en relación con el seguimiento por parte de la junta, incluso si no hay nada que informar; y
- Asegurarse de que la discusión se mantiene en el tema con respecto a la agenda acordada para la sesión ejecutiva.
Transparencia
Proceso
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