(CNN) Las reuniones pueden ser aburridas, pero realmente pueden alargarse cuando alguien habla demasiado o se sale del tema.
Si una persona domina la conversación, puede disuadir a los demás de hablar y significar perderse nuevas ideas y obtener una variedad de opiniones.
«Nunca he dirigido un equipo en el que no haya algún grado de alguien que hable demasiado», dijo Ellen Faye, coach de productividad y liderazgo.
Los líderes necesitan aprender a gestionar una reunión. Deben tomar las riendas cuando alguien se sale de sus casillas, pero también deben tener cuidado cuando se trata de refrenar a la persona.
«Quieres que las reuniones sean útiles, y si tienes a alguien que no para de hablar… esa reunión se ha vuelto improductiva», dijo Faye.
Establezca una agenda firme
Es más fácil mantener a la gente en el camino con una agenda completa que incluya temas y plazos. Proporciona un esquema de lo que se discutirá (y no se discutirá), lo que puede ayudar a la gente a mantenerse en el tema.
Establezca el tono de la reunión desde el principio: Decir a los asistentes que planea mantener las cosas en movimiento y en el tema puede hacer que la gente sea más consciente de su tiempo de intervención y hacer que sea menos incómodo si tiene que intervenir.
Crear límites de tiempo
Establecer parámetros también puede ayudar a frenar a los que hablan demasiado.
Puedes pedir que la gente mantenga sus comentarios en torno a uno o dos minutos, o que compartan su pensamiento principal y luego pasen a la siguiente persona, recomendó Faye.
Otra opción es señalar que quieres escuchar a cada participante al menos una vez, pero no más de tres veces. «De esta manera, todos se ven obligados a hablar y participar, pero los que hablan más de la cuenta estarán más limitados», dijo Faye.
Diríjalos de nuevo al camino
Todos podemos meternos en la maleza a veces y corremos el riesgo de quedarnos atascados con detalles que no son relevantes.
Si eso sucede, Faye sugirió decir algo como: Esos son grandes detalles en los que hay que trabajar. Tomemos nota de ello para más adelante.
Crear un «aparcamiento»
Asegurarse de que los participantes se sientan escuchados es importante, pero a veces sus ideas no son relevantes para el tema en cuestión. Esas ideas se pueden enviar a un «aparcamiento», que es una lista que se crea, ya sea en papel o para que todos la vean.
Esto valida una idea, pero mantiene la conversación en el tema. Solo hay que asegurarse de volver al aparcamiento al final de la reunión.
«Las acciones en el estacionamiento tienen que ser reenviadas de alguna manera», aconseja Hallie Crawford, coach profesional certificado. Eso podría significar trasladar una idea al orden del día de la siguiente reunión, asignar a alguien que la estudie o tratarla por correo electrónico.
Interrumpa amablemente
Si hay una persona que habla demasiado o alguien se ha ido por la tangente durante varios minutos, podría ser el momento de interrumpir, pero sea amable.
Si alguien está siendo verborreico y no va al grano, Crawford sugirió decir algo como: «Joe, si puedo interrumpir, creo que es una gran idea. ¿Tienes alguna recomendación de cómo podemos implementar ese plan o estrategia?»
También dijo frases como: «Siento interrumpir, pero en aras del tiempo» o «volviendo al orden del día» también pueden hacer que la gente vuelva a la pista sin parecer dura.