Cómo iniciar un centro de llamadas

Inicia un centro de llamadas siguiendo estos 9 pasos:

Has encontrado la idea de negocio perfecta, y ahora estás listo para dar el siguiente paso. Iniciar un negocio es mucho más que registrarlo en el estado. Hemos elaborado esta sencilla guía para iniciar su centro de llamadas. Estos pasos asegurarán que su nuevo negocio esté bien planificado, registrado correctamente y que cumpla con la ley.

Consulte nuestra página Cómo iniciar un negocio.

Paso 1: Planifique su negocio

Un plan claro es esencial para el éxito como empresario. Te ayudará a trazar los detalles de tu negocio y a descubrir algunas incógnitas. Algunos temas importantes a tener en cuenta son:

• ¿Cuáles son los costes de puesta en marcha y de mantenimiento?
• ¿Quién es tu mercado objetivo?
• ¿Cuánto puedes cobrar a los clientes?
• ¿Cómo vas a llamar a tu negocio?

Por suerte hemos hecho gran parte de esta investigación por ti.

¿Cuáles son los costes que conlleva la apertura de un centro de llamadas?

El coste de abrir un centro de llamadas puede ser bastante alto, y 33 estados también requieren una licencia para abrir uno. Las licencias pueden ser gratuitas en un estado, y varios miles de dólares en otro, así que asegúrese de comprobarlo en su estado. Los contratos de alquiler pueden ascender a 12 dólares por pie cuadrado, y los puestos de trabajo pueden costar hasta 1.250 dólares cada uno para actualizarlos con el mobiliario, los cables y los equipos adecuados. Los costes anuales de impuestos y servicios públicos rondarán probablemente los 6 dólares por pie cuadrado. La buena noticia es que hay cientos de locutorios abandonados en todo Estados Unidos y que suelen tener descuentos (a veces importantes) para las nuevas empresas. A menudo también se puede utilizar el equipo abandonado.

Alternativamente, puede querer convertir un espacio comercial estándar, lo que le permitirá ahorrar hasta la mitad del alquiler. Sin embargo, le costará más el equipamiento (hasta 2.000 dólares por puesto de trabajo). Los generadores también pueden costar hasta 200.000 dólares si su edificio no viene con uno. Los sueldos medios de los empleados de los centros de llamadas rondan los 9-12 dólares la hora, pero puede considerar invertir más, ya que la calidad de los trabajadores se reflejará en gran medida en su empresa y en la imagen de sus clientes. La mano de obra será probablemente alrededor del 80% de su presupuesto.

¿Cuáles son los gastos continuos de un centro de llamadas?

Muchos de sus gastos se harán al principio, pero debe tener en cuenta los siguientes costes:

• Salarios de los empleados
• Suministros generales de oficina (incluyendo la reposición de equipos)
• Cuotas de servicios y edificios
• Gastos de viaje para persuadir a nuevos clientes
• Actualización de equipos (e.g., tecnología VoIP, etc.)

¿Quién es el mercado objetivo?

Los centros de llamadas buscan empresas que no tienen los recursos para iniciar un centro de llamadas por su cuenta. Entre los costes de los equipos, la contratación de empleados y la gestión de grandes volúmenes de llamadas, la mayoría de las empresas no están preparadas para gestionar un centro de llamadas de la forma en que hay que hacerlo. Es mejor dejar sus necesidades en manos de una empresa especializada en proporcionar un servicio de alta calidad que aumente sus ingresos y retenga a sus clientes.

¿Cómo gana dinero un centro de llamadas?

Los centros de llamadas tienen que determinar si cobran por hora de personal o por llamada. Debido a que los tiempos de llamada pueden ser erráticos, puede ser mejor estructurarlo por hora de personal. Una empresa de centros de llamadas puede tomar el salario de sus trabajadores, y multiplicar ese número por cuatro para estimar el costo del equipo, los pagos de arrendamiento, etc. Normalmente, las empresas internacionales pueden cobrar 0,35 dólares por llamada u 8 dólares por hora de personal, mientras que las empresas estadounidenses pueden cobrar más cerca de 1 dólar por llamada o 25 dólares por hora de personal.

¿Cuánto puede cobrar a los clientes?

Depende del tipo de industria al que se dirija. La atención al cliente en general para una empresa de ropa requerirá un conjunto de habilidades muy diferentes a la venta de equipos de alta gama a los ortodoncistas. Puede cobrar más por la mano de obra altamente especializada, y puede justificar sus tarifas si su empresa es eficaz. No busque necesariamente subcotizar a sus competidores si eso significa sacrificar la calidad.

¿Cuántos beneficios puede obtener un centro de llamadas?

Según firstresearch.com, los centros de llamadas de Estados Unidos aportan un total de aproximadamente 21.000 millones de dólares al año, con unos ingresos medios de 4 millones.

Estas cifras exactas se basan en los márgenes de los contratos que traigas, pero normalmente puedes esperar empezar a obtener beneficios después de haber conseguido varios clientes importantes. Recuerde que esta es una industria competitiva, y tendrá que ser capaz de ofrecer algo especial para obtener una ventaja competitiva.

¿Cómo puede hacer que su negocio sea más rentable?

Añadir más servicios es la mejor manera de obtener beneficios. Considera la posibilidad de vender más servicios a los clientes, como vídeo, campañas específicas o llamadas de apoyo adicionales.

¿Qué nombre le pondrás a tu negocio?

Elegir el nombre adecuado es importante y un reto. Si aún no tiene un nombre en mente, visite nuestra guía Cómo nombrar un negocio u obtenga ayuda para hacer una lluvia de ideas sobre un nombre con nuestro Generador de nombres para centros de llamadas

Si opera una empresa unipersonal, es posible que desee operar bajo un nombre de negocio distinto al suyo. Visite nuestra guía de DBA para obtener más información.

Cuando registre un nombre de empresa, le recomendamos que investigue su nombre de empresa comprobando:

• Los registros de empresas de su estado
• Los registros de marcas federales y estatales
• Las plataformas de medios sociales
• La disponibilidad del dominio web.

Es muy importante asegurar tu nombre de dominio antes de que alguien lo haga.

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STEP 2: Form a legal entity

The most common business structure types are the sole proprietorship, partnership, limited liability company (LLC), and corporation.

Establishing a legal business entity such as an LLC or corporation protects you from being held personally liable if your call center is sued.

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Read our Guide to Form Your Own LLC

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Two such reliable services:

• ZenBusiness ($39 + State Fees)
• LegalZoom ($79 + State Fees)

You can start an LLC yourself and pay only the minimal state LLC costs or hire a Business Formation Service for a small additional fee.

Recommended: You will need to elect a registered agent for your LLC. LLC formation packages usually include a free year of registered agent services. You can choose to hire a registered agent or act as your own.

STEP 3: Register for taxes

You will need to register for a variety of state and federal taxes before you can open for business.

In order to register for taxes you will need to apply for an EIN. It’s really easy and free!

You can acquire your EIN for free through the IRS website, via fax, or by mail. If you would like to learn more about EINs and how they can benefit your LLC, read our article, What is an EIN?.

Learn how to get an EIN in our What is an EIN guide or find your existing EIN using our EIN lookup guide.

Small Business Taxes

Depending on which business structure you choose, you might have different options for how your business will be taxed. For example, some LLCs could benefit from being taxed as an S corporation (S corp).

You can learn more about small business taxes in these guides:

• LLC Taxes
• Sole Proprietorship vs LLC
• LLC vs Corporation
• LLC vs S Corp
• How to Start an S Corp

There are specific state taxes that might apply to your business. Obtenga más información sobre los impuestos estatales sobre las ventas y los impuestos de franquicia en nuestras guías de impuestos estatales sobre las ventas.

PASO 4: Abrir una cuenta bancaria de negocios & tarjeta de crédito

Utilizar cuentas bancarias y de crédito dedicadas al negocio es esencial para la protección de los activos personales.

Cuando sus cuentas personales y de negocios se mezclan, sus activos personales (su casa, coche y otros objetos de valor) están en riesgo en caso de que su negocio sea demandado. En el derecho de los negocios, esto se conoce como la perforación de su velo corporativo.

Además, aprender cómo construir el crédito de negocios puede ayudarle a obtener tarjetas de crédito y otros financiamientos a nombre de su negocio (en lugar del suyo), mejores tasas de interés, líneas de crédito más altas, y más.

Abra una cuenta bancaria empresarial

• Esto separa sus activos personales de los de su empresa, lo cual es necesario para la protección de los activos personales.
• También facilita la contabilidad y la declaración de impuestos.

Recomendado: Lea nuestra reseña sobre los mejores bancos para pequeñas empresas para encontrar el mejor banco nacional, la cooperativa de crédito, los bancos que conceden préstamos a las empresas, uno con muchas sucursales y más.

Obtenga una tarjeta de crédito empresarial

• Esto le ayuda a separar los gastos personales de los del negocio al poner los gastos de su empresa en un solo lugar.
• También construye el historial crediticio de su empresa, lo que puede ser útil para conseguir dinero e inversiones más adelante.

Recomendado: Lee nuestra guía para encontrar las mejores tarjetas de crédito para pequeñas empresas.

Paso 5: Configurar la contabilidad del negocio

Registrar tus distintos gastos y fuentes de ingresos es fundamental para entender el rendimiento financiero de tu negocio. Llevar una contabilidad precisa y detallada también simplifica en gran medida su declaración de impuestos anual.

PASO 6: Obtenga los permisos y licencias necesarios

El hecho de no adquirir los permisos y licencias necesarios puede dar lugar a fuertes multas, o incluso provocar el cierre de su negocio.

Estado & Requerimientos de licencias de negocios locales

33 estados requieren una licencia especial para operar una empresa de telemarketing / llamadas. Para obtener más información sobre los requisitos de licencia en su estado, consulte la página de leyes de telemarketing de sba.gov.

La mayoría de los negocios están obligados a recaudar el impuesto sobre las ventas de los bienes o servicios que proporcionan. Para saber más sobre cómo el impuesto sobre las ventas afectará a su negocio, lea nuestro artículo, Impuesto sobre las ventas para las pequeñas empresas.

Además, pueden aplicarse ciertos requisitos locales de licencia o regulación. Para obtener más información sobre las licencias y permisos locales:

• Consulte con la oficina del secretario de su pueblo, ciudad o condado.
• Obtenga ayuda de una de las asociaciones locales que aparecen en el directorio de recursos empresariales locales de US Small Business Associations.

Acuerdo de servicio

Las empresas de centros de llamadas deben considerar la posibilidad de exigir a los clientes que firmen un acuerdo de servicio antes de iniciar un nuevo proyecto. Este acuerdo debe aclarar las expectativas del cliente y minimizar el riesgo de disputas legales estableciendo los términos y condiciones de pago, las expectativas de nivel de servicio y la propiedad intelectual. Aquí hay un ejemplo de acuerdo de servicio.

Recomendado: Rocket Lawyer facilita la creación de un acuerdo de servicio profesional para su negocio de centro de llamadas cuando se suscribe a su membresía premium. Por 39,95 dólares al mes, los miembros reciben acceso a cientos de acuerdos legales y abogados de guardia para obtener asesoramiento legal gratuito.

Certificado de Ocupación

Los negocios que operan en una ubicación física suelen requerir un Certificado de Ocupación (CO). Un CO confirma que se han cumplido todos los códigos de construcción, las leyes de zonificación y las regulaciones gubernamentales.

• Si planea alquilar un local:
• Generalmente es responsabilidad del propietario obtener un CO.
• Antes de alquilar, confirme que su arrendador tiene o puede obtener un CO válido que sea aplicable a un centro de llamadas.
• Después de una renovación importante, a menudo es necesario emitir un nuevo CO. Si su lugar de trabajo va a ser renovado antes de la apertura, se recomienda incluir un lenguaje en su contrato de arrendamiento que indique que los pagos de arrendamiento no comenzarán hasta que se emita un CO válido.
• Si planea comprar o construir un local:
• Será responsable de obtener una OC válida de una autoridad gubernamental local.
• Revise todos los códigos de construcción y los requisitos de zonificación para la ubicación de su negocio para asegurarse de que su centro de llamadas cumplirá con los requisitos y podrá obtener una OC.

PASO 7: Obtenga un seguro comercial

Al igual que con las licencias y los permisos, su negocio necesita un seguro para poder operar de forma segura y legal. El seguro de negocios protege el bienestar financiero de su empresa en caso de una pérdida cubierta.

Hay varios tipos de pólizas de seguro creadas para diferentes tipos de negocios con diferentes riesgos. Si no está seguro de los tipos de riesgos a los que puede enfrentarse su negocio, comience con el Seguro de Responsabilidad Civil General. Esta es la cobertura más común que necesitan las pequeñas empresas, por lo que es un buen punto de partida para tu negocio.

Aprende más sobre el Seguro de Responsabilidad Civil General.

Otra póliza de seguro notable que muchos negocios necesitan es el Seguro de Compensación Laboral. Si su negocio va a tener empleados, es muy probable que su estado le exija una Cobertura de Compensación Laboral.

Recomendado: Conozca lo que costará el seguro empresarial para su Call Center.

Seguro empresarial para
Call Center

Paso 8: Defina su marca

Su marca es lo que representa su empresa, así como la forma en que su negocio es percibido por el público. Una marca fuerte ayudará a su negocio a destacar entre los competidores.

Si no se siente seguro al diseñar el logotipo de su pequeña empresa, entonces consulte nuestras Guías de diseño para principiantes, le daremos consejos útiles y asesoramiento para crear el mejor logotipo único para su negocio.

Cómo promocionar & el marketing de un call center

Haga contactos en los círculos donde es probable que estén sus clientes, y establezca allí la confianza y la continuidad. Los centros de llamadas funcionan gracias a su eficacia, y muchos centros de llamadas fracasan porque no pueden establecerse con la suficiente rapidez.

Los propietarios deben centrarse en lo que hace que su centro de llamadas sea diferente. Si un centro de llamadas es más acerca de empujar los contratos en la cara de los clientes de lo que es acerca de mostrar sus activos, entonces son mucho más propensos a ir a la quiebra.

Cómo hacer que los clientes vuelvan

La mejor manera de atraer a nuevos clientes es aumentar ya sea las ventas o sus niveles de satisfacción del cliente. Cuando hable con clientes potenciales, utilice ejemplos del mundo real al hablar de sus logros. Incluso puede dejar que los nuevos clientes escuchen llamadas anteriores, para que vean cómo los agentes manejan situaciones complejas sin depender de la transferencia de la llamada al gerente.

PASO 9: Establezca su presencia en la web

Una página web empresarial permite a los clientes conocer más sobre su empresa y los productos o servicios que ofrece. También puedes utilizar las redes sociales para atraer a nuevos clientes o consumidores.