El formulario W-2 del IRS detalla la información sobre la paga bruta de un empleado, la paga de la Seguridad Social y Medicare, la retención del impuesto sobre la renta federal y estatal y otras deducciones relacionadas con los impuestos. Los empleadores deben proporcionar esta declaración a cada empleado que trabajó para su empresa durante el año fiscal.
El formulario debe ser proporcionado a los empleados y presentado a la Administración de la Seguridad Social a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
¿Qué es el formulario W-2?
El formulario W-2 proporciona información sobre los ingresos y las retenciones a los empleados para su declaración de la renta, y proporciona la misma información al IRS y a la Administración de la Seguridad Social (SSA).
Se debe presentar para cada trabajador al que se le hayan retenido impuestos sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare durante el transcurso del año. Existe una excepción para los empleados que han declarado estar exentos de retención en los formularios W-4 que deberían haber proporcionado a sus empleadores en el momento de la contratación.
¿Quién utiliza el formulario W-2?
El formulario W-2 se proporciona a los empleados, no a los contratistas independientes, a los trabajadores autónomos y a otras personas que no son empleados, como los proveedores. Usted utilizaría el formulario 1099-MISC en su lugar para proporcionar información de ingresos a estas personas. La mayoría de los no empleados deben recibir un formulario 1099-MISC si usted les ha pagado 600 dólares o más en el año anterior.
Consulte con un profesional de los impuestos si no está seguro de si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, porque puede ser una distinción importante con serias implicaciones si usted clasifica mal a un empleado. También puede presentar el formulario SS-8 con el IRS, pidiéndoles que decidan la cuestión por usted.
Donde obtener los formularios W-2
Puede obtener los formularios W-2 en su tienda local de suministros de oficina, de su CPA, o puede acceder a ellos en línea desde el IRS. También puede obtener los formularios W-2 de la mayoría de los programas de preparación de impuestos para empresas.
Sin embargo, a diferencia de muchos otros formularios de impuestos, no puede descargar e imprimir los formularios W-2 desde el sitio web del IRS. La copia A es de un color específico de tinta roja y sólo se pueden presentar los originales que lleven este color.
Cómo rellenar el formulario W-2
Puede preparar los formularios W-2 manualmente utilizando un formulario PDF rellenable en el sitio web de la SSA, o puede hacerlo utilizando la versión para pequeñas empresas de la mayoría de los programas de software de preparación de impuestos. También puede utilizar un servicio de preparación de impuestos, un software de preparación de impuestos para empresas o un servicio de nóminas para preparar, archivar y enviar los formularios W-2.
Se suelen cometer algunos errores comunes en el formulario W-2. Tómese unos minutos para asegurarse de que todo está correcto antes de entregar los formularios a sus empleados, y antes de enviarlos a la SSA.
Las casillas del formulario están todas claramente etiquetadas, indicándole exactamente qué información debe introducir en cada espacio. Pero un error común que cometen los empleadores es no reportar el costo del seguro de atención médica proporcionado a los empleados. Esta información va en las casillas 12a a 12d y las instrucciones se proporcionan con el formulario.
Tendrá que pasar por un proceso de corrección con la SSA para remediar cualquier error que cometa en estos formularios.
¿Se pueden presentar electrónicamente los formularios W-2?
Los formularios W-2 se pueden presentar electrónicamente en el sitio web de la SSA, pero primero debe registrarse en los Servicios de Negocios en Línea de la SSA. El sitio ofrece varios otros servicios útiles también.
Sólo presentaría una copia electrónica de la Copia A si selecciona esta opción. Conserve la copia A y entregue las otras copias al empleado.
Dónde enviar los formularios W-2
La SSA proporciona una lista de direcciones en su sitio web para enviar los formularios W-2 en papel. La dirección que se utilice depende de si se presenta un original o un W-2 corregido, y de si se utiliza el Servicio Postal de Estados Unidos o un transportista privado como FedEx.
Cómo presentar los formularios W-2
Los formularios W-2, junto con un formulario W-3, deben presentarse a la SSA a más tardar el 31 de enero del año siguiente. La fecha límite para entregar los formularios W-2 a los empleados es también el 31 de enero. El formulario W-3 es un formulario de transmisión utilizado para sumar toda la información de los formularios W-2 individuales en un total para la SSA.
No tiene que presentar un formulario de transmisión W-3 si presenta sus W-2 en línea a la SSA, pero necesitará este formulario si está presentando por correo.
Hay multas y sanciones por presentar los W-2 con retraso, pero puede solicitar una prórroga de 30 días si se le acaba el tiempo. Sin embargo, la prórroga no se concede automáticamente. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.