Como planificador de eventos, es posible que se enfrente a una gran variedad de encargos de eventos. Si los objetivos siguen siendo los mismos, organizar un evento exitoso (por supuesto), resulta que lo que está en juego difiere según el tipo de evento y sobre todo según el público que va a asistir.
Para que estés a la última, hemos preparado un breve recordatorio de los diferentes tipos de eventos que podrías organizar. Vamos!
Eventos de colaboración
La jornada de estudio
La jornada de estudio reúne a los empleados de una empresa para formarles, informarles, motivarles y convencerles sobre un tema concreto, en torno a una temática que pueda ser útil cada día. Pero lejos de los bancos de la escuela, ¡te lo garantizo! De hecho, esto no tiene absolutamente nada que ver con «estudiar» en el sentido literal de la palabra, sino con un análisis en profundidad.
La jornada de estudio se estructura en torno a una presentación, con varios ponentes y expertos en su materia, que marcará el tono de la jornada. Se expondrán las diferentes opiniones y puntos de vista para desencadenar el debate entre los participantes. ¡Y eso es lo que queremos! La participación del público garantiza que esta jornada, rica en información nueva, sea bien recordada. También es una buena manera de dejar que las diferentes personalidades se expresen.
¡Descubra todos nuestros consejos para organizar una jornada de estudio!
El seminario
El seminario, muy conocido por las empresas, tiene como objetivo reunir a los empleados y crear un vínculo único. Se centra en el ser humano y sus cualidades. También es una excelente manera de agradecer a los empleados el trabajo que realizan a lo largo del año. Es una herramienta de gestión por derecho propio!
El seminario de empresa puede organizarse para fomentar el intercambio dentro de un equipo, pero también para hacer balance de un periodo transcurrido. También es el lugar ideal para discutir el futuro y definir nuevos objetivos.
Los organizadores suelen decidir celebrar el seminario fuera del lugar de trabajo, pero todo depende del tipo de seminario. Los seminarios de integración, que promueven la llegada de nuevos empleados, suelen tener lugar in situ. Por el contrario, los seminarios de motivación tienen como objetivo estimular a los empleados. Por eso se recomienda hacerlos fuera de la rutina diaria del trabajo, proponiendo actividades creativas y originales!
A veces se añaden actividades de team-building a un seminario de empresa para variar los placeres.
De esto hablamos en detalle un poco más adelante 😉
La conferencia y el congreso
Las conferencias suelen atraer a grandes multitudes, al menos 100 personas, la mayoría de ellas verdaderamente apasionadas por el tema. El objetivo de la conferencia: debatir un tema concreto y sensibilizar sobre una cuestión específica. Tras ello, nace una fase de debate en torno a un tema de actualidad relacionado, con el objetivo de estimular el cambio.
A menudo, uno o varios ponentes expertos en su materia hablan ante un público que puede estar formado por profesionales o personas interesadas en un tema común.
A diferencia de una conferencia, un congreso atrae a personas de todo el mundo. En este tipo de eventos, ponentes de fuera del país comparten el escenario.
Las conferencias o congresos pueden tener lugar durante medio día, un día, varios días… Todo depende del tamaño de tu evento. 🙂
¡Todos nuestros consejos para organizar una conferencia con éxito están recogidos en nuestro artículo! Así que no esperes más!
El lanzamiento de producto
Un evento puramente profesional, el lanzamiento de producto (o kick-off para los íntimos) se encarga de promocionar un nuevo producto. Tras meses, incluso años de trabajo, ¡por fin ha llegado el momento tan esperado! Planeas lanzar tu nuevo producto o servicio al mercado y para ello reúnes a:
– Tus mejores clientes: aquellos que promocionarán fácilmente tu producto en las redes sociales y entre sus amigos y familiares.
– Tus prospectos: tienes que convencerles de que tu producto es lo que necesitan.
– Periodistas: para que escriban un artículo sobre tu producto y hablen de él
A menudo se destaca que este evento suele tener lugar por la noche, en un lugar de prestigio. Como hemos dicho, el público suele estar formado por periodistas, ¡así que hay que tener cuidado de no pasarse! Este target es especialmente exigente y difícil de seducir, por lo que los organizadores de lanzamientos de productos apuestan por la originalidad y la sorpresa.
Steve Jobs, fundador de Apple, es quien ha revolucionado los lanzamientos de productos en los últimos años organizando eventos grandiosos que atraen tanto a profesionales como a aficionados y curiosos.
¿Quieres tener todas las claves de un lanzamiento de producto exitoso? Echa un vistazo a nuestro artículo!
El team building
Este es un evento que suele gustar a los organizadores: el team building. Su finalidad es sencilla: hacer pasar un buen rato a tu equipo de colaboradores reforzando la cohesión entre ellos y, sobre todo, motivándolos. Hay que tener en cuenta que los objetivos pueden variar según los clientes. Por ejemplo, puede ser la resolución de problemas internos a través de actividades creativas y enriquecedoras, o la mejora del rendimiento de un equipo a través de actividades colaborativas y unificadoras.
El team building suele organizarse a petición del director o jefe de equipo. Se lleva a cabo durante uno o dos días, pero rara vez se extiende durante un período más largo.
En resumen, es un evento divertido que combina actividades de trabajo y juego. ¡Y esa es la magia del team building! Mezclar actividades originales, que permitan aprender divirtiéndose, al tiempo que se fomenta el espíritu de competición y el trabajo en equipo.
Además, el team building es una forma de recompensar a los empleados que no sea dándoles una bonificación. Y sí, entre búsquedas del tesoro, murales, juegos de escape y actividades de realidad virtual… Hay mucho para motivar a las tropas dando un poco de ánimo a su trabajo diario.
¿Estás a punto de organizar un evento de team building? Descubre 10 actividades de team building que podrías proponer a tus invitados!
Otro tipo de eventos: EVENTOS PÚBLICOS
Festivales
Los festivales suelen tener un predominio cultural. Entre ellos están los festivales de música o de cine, que son los más extendidos. A veces con un objetivo benéfico, ¡el festival pretende ser convivencial y festivo! Así que ¡que suene el volumen!
La organización de un festival requiere mucha preparación previa, con una fase de comunicación que es esencial para estar seguros de atraer a un público máximo. Por eso también es fundamental contar con un programa de primer nivel.
Otro punto importante a tener en cuenta es que la organización de un festival es un proyecto bastante arriesgado, ya que es un evento que requiere un presupuesto importante. La única manera de equilibrar las finanzas es y planificar una buena estrategia planificando su presupuesto de la A a la Z para garantizar un alto ROI. Así que no dude en recurrir a socios locales y regionales que puedan ayudarle a comunicar más ampliamente.
Ferias o exposiciones
Estamos hablando de un evento de mayor envergadura, una feria o exposición comercial que suele tener lugar durante varios días, una vez al año. El objetivo de este tipo de eventos es promocionar un sector de actividad en su conjunto.
Las ferias comerciales son el terreno de juego ideal para las empresas o los autónomos, pero pueden, en algunos casos, estar abiertas al público en general. Por el contrario, las ferias comerciales están abiertas a todo el mundo. Este tipo de ferias suelen ser muy populares y suelen atraer a varios miles de personas.
Además, las ferias son un lugar de networking ideal para los empresarios, ya que es una muy buena forma de llenar su agenda de contactos y encontrar nuevos clientes. Como expositor, ¡también es una buena forma de mejorar tu reputación y visibilidad! El objetivo es aparecer en un salón que comparta la misma temática que su negocio. Por ejemplo, si desarrollas expositores innovadores de marketing en el punto de venta gracias a lo digital y la tecnología, ¡VivaTech es para ti!
Eventos deportivos
Otro evento que requiere una serie de normas a seguir son los eventos deportivos. Este tipo de eventos pueden ser locales, a escala de una ciudad por ejemplo, pero también pueden tener una dimensión nacional o incluso internacional. El mejor ejemplo son, por supuesto, los Juegos Olímpicos
Aunque no tenga que organizar eventos deportivos, debe saber que siguen siendo bastante frecuentes. La principal dificultad radica en conseguir todas las autorizaciones necesarias para montarlo.
Consejo del día: no olvides contratar un buen seguro que te proteja en caso de accidente.
La particularidad de un evento deportivo es que puede durar desde unas horas hasta unos días dependiendo de su tamaño.
Descubre todo lo que necesitas saber sobre la organización de un evento deportivo.
Una multiplicidad de eventos para organizar
Creo que estarás de acuerdo conmigo, ¡un organizador de eventos no tiene tiempo para aburrirse con la variedad de eventos que podría organizar! Es probable que tenga sus preferencias entre los diferentes tipos de eventos, pero sepa que cuanto más toque todo, más aprenderá. El reto y lo inesperado son las partes que hacen único este trabajo y que nos hacen vibrar a diario 🙂