Una propuesta de proyecto es un documento que define los pasos necesarios para resolver un problema concreto. Presenta una progresión lógica y una descripción del problema, su plan de acciones previsto para abordar el problema y los requisitos presupuestarios para el mismo. La propuesta se presenta al donante en previsión de fondos para que pueda continuar con sus esfuerzos para crear un impacto social.
Diseñar un proyecto es un proceso que lleva tiempo y requiere que se preste atención a todas y cada una de las etapas del desarrollo del proyecto. Antes de hablar de los consejos para redactar la propuesta, entendamos primero el proceso de redacción de la misma.
Todo el proceso consta principalmente de dos etapas principales:
1. Planificación del proyecto: Durante la fase de planificación, se le pedirá que responda a varias preguntas antes de que finalmente pueda empezar a escribir la propuesta. Algunas de las preguntas que debe hacerse durante la fase de planificación son:
- ¿Quiénes son los donantes a los que va a presentar la solicitud?
- ¿Su organización cumple los criterios de elegibilidad establecidos por el organismo donante?
- ¿Cuál es el problema que pretende abordar la propuesta?
- ¿Quiénes participarán en la actividad de redacción de la propuesta?
La mayoría de las organizaciones pasan por alto la planificación del proyecto y, en última instancia, fracasan en la redacción de una propuesta de buena calidad.
2. Redacción de la propuesta: Una vez que haya terminado con la fase de planificación, comienza el trabajo real de redacción de la propuesta. Al escribir la propuesta tendrá que prestar atención a las directrices del donante, el formato, establecer el tono adecuado de la propuesta, desarrollar un presupuesto, etc.
Es importante que preste atención a ambos pasos para desarrollar una propuesta sólida. Para ayudarle a redactar propuestas eficaces, la guía se ha dividido en tres partes.
La parte 1 ofrece puntos importantes que hay que recordar durante la fase de planificación;
La parte 2 detalla los puntos importantes que hay que tener en cuenta al redactar la propuesta;
La parte 3 ofrece algunas de las razones por las que las propuestas no consiguen los fondos deseados.
Parte 1. Consejos a tener en cuenta durante la fase de planificación
(1) Identifique el problema que su proyecto resolvería: Mientras escribes la propuesta es importante que identifiques un problema que abordarás. Puede haber varios problemas que existan en su localidad, pero no puede abordar todos estos problemas a la vez y, por lo tanto, debe identificar un problema particular para una propuesta. Identifique el problema más acuciante que prevalece en el lugar de su proyecto y, en consecuencia, finalice la estrategia que adoptará para resolver el problema.
(2) Identifique los posibles organismos de financiación: La probabilidad de que su propuesta obtenga fondos depende en gran medida de que la presente a los donantes adecuados. Es importante que identifique a los donantes cuyas prioridades y criterios de financiación se ajusten a su organización. Algunas preguntas que pueden ayudarle a identificar a los posibles donantes son:
- ¿Qué agencias donantes están financiando activamente en su localidad?
- ¿La agencia donante financia a organizaciones como la suya?
- ¿Califica usted para presentar una propuesta a la agencia?
- ¿Cuáles son las directrices para presentar la solicitud?
- ¿Tienes tiempo suficiente para presentar la propuesta?
- La mejor manera de localizar a los donantes es realizar una búsqueda en Internet para averiguar varios detalles sobre ellos. También puede utilizar su base de datos de donantes para identificar a los donantes adecuados para presentar la propuesta. Durante este paso concreto, lo más probable es que identifique a entre 4 y 5 donantes que concedan subvenciones para el tipo de trabajo que pretende realizar.
(3) Conozca lo que busca el donante: Lea con mucha atención las Directrices del Anuncio de Financiación y comprenda lo que busca el donante. Muchas organizaciones se saltan este importante paso y lo miran sólo al presentar la propuesta. Las directrices especifican claramente los criterios de elegibilidad, los requisitos de formato, el plazo, la información presupuestaria, el límite de páginas, los documentos que deben presentarse, etc. Haga una investigación de los antecedentes del donante, para conocerlo, los proyectos anteriores que ha financiado, el número de proyectos que apoya, etc. Una vez que haya terminado con la investigación de antecedentes puede empezar a trabajar en su propuesta.
(4) Organice un buen equipo de trabajo: No se sobrecargue con todo el proceso de redacción de la propuesta; en su lugar, asigne diferentes secciones a su equipo según su experiencia. Dependiendo del tamaño de su ONG, organice un equipo con funciones, responsabilidades y plazos claramente definidos. Los miembros del equipo deben poseer buenas habilidades de redacción junto con sólidos conocimientos técnicos del tema en cuestión.
(5) Lea las propuestas ganadoras: Mientras redacta la propuesta, asegúrese de leer algunas propuestas ganadoras (suelen estar disponibles en línea). Esto le ayudará a estructurar su propuesta y le dará una idea de la terminología, el formato y el lenguaje que prefieren los donantes.
Parte 2. Consejos a tener en cuenta durante la fase de redacción de la propuesta
(1) El título del proyecto debe captar la esencia del mismo: Al decidir el título de la propuesta, asegúrese de que el título sea atractivo y proporcione al lector una idea general del proyecto.
(2) Estructure la propuesta adecuadamente: La mayoría de las veces la agencia de financiación le proporcionará una plantilla/formato de propuesta para su presentación. En caso de que la agencia de financiación no le haya proporcionado una plantilla, puede utilizar una plantilla de propuesta estándar con los siguientes subtítulos:
(3) Aporte ideas y elementos innovadores en el proyecto: La mayoría de los donantes apoyan a las organizaciones que son capaces de innovar y aportar ideas novedosas en su propuesta de proyecto. Intente incorporar algo de creatividad en cualquiera de los elementos del proyecto, ya sea la prestación de servicios, los canales de comunicación o la adopción de tecnología.
(4) Redacte el resumen ejecutivo de forma clara, sucinta y atractiva: El resumen ejecutivo no sólo resume la propuesta del proyecto, sino que también revela puntos importantes relacionados con el problema, la solución, la singularidad de la propuesta y la razón por la que su organización es adecuada para llevar a cabo dicho proyecto. Para establecer el tono adecuado es importante que sea capaz de abordar el Por qué, el Cómo y el Qué de la propuesta en el propio resumen.
(5) Sea específico y vaya al grano: Escriba sólo lo que es realmente importante y mencione los hechos que refuerzan su caso. Escriba la propuesta para transmitir la información necesaria al lector, para que sea capaz de entender claramente su propuesta de proyecto. Evite escribir historias y cosas irrelevantes en la propuesta, ya que los revisores tienen que revisar varias propuestas su objetivo debe ser dejar claro su caso en pocas páginas y no aburrirlos/sobrecargarlos con detalles innecesarios
(6) Incluya ejemplos/casos prácticos relevantes: Incluir ejemplos relevantes en la propuesta da al donante una idea de cómo su organización ha abordado situaciones similares anteriormente. Intente mencionar estudios de casos adecuados en los que su organización haya ayudado a la gente a superar cuestiones/problemas y haya creado un impacto positivo.
(7) Cuando escriba sobre su organización, no presuma de sus logros: En la sección en la que menciona sobre la organización, utilice un lenguaje que no parezca presumir de usted, en su lugar demuestre al donante que es capaz de manejar y completar con éxito el proyecto. Puede mencionar algunos logros y premios que su organización haya recibido por realizar un tipo de trabajo similar.
(8) Utilice datos y hechos para apoyar su caso: Mientras escribe la justificación del proyecto cite hechos y cifras como evidencia de su problema. Estos hechos pueden provenir de datos que su organización haya recopilado o pueden ser de artículos de investigación, informes gubernamentales, artículos de noticias, etc. Asegúrate de que los datos que citas están actualizados y provienen de una fuente creíble. Evite utilizar datos si no están actualizados y no está seguro de la fuente.
(9) El Objetivo debe indicar claramente el propósito de su propuesta: El objetivo de la propuesta debe redactarse de forma clara para indicar el propósito principal del proyecto, el beneficiario objetivo y los aspectos específicos del proyecto. Evite utilizar afirmaciones poco prácticas y vagas en la declaración de la meta.
(10) Mantenga una sola meta para la propuesta: Es aconsejable que su propuesta de proyecto sólo tenga un objetivo. Tener varios objetivos en el proyecto indica que está confundido y no está seguro de lo que realmente pretende hacer a través del proyecto.
(11) Escriba los objetivos S.M.A.R.T: Los objetivos son declaraciones detalladas que describen las formas en las que pretende alcanzar la meta. Utilice el método S.M.A.R.T. para escribir sus objetivos, lo que significa escribir declaraciones Específicas, Mensurables, Alcanzables, Realistas y Limitadas en el tiempo.
(12) Describa claramente la metodología que seguirá para alcanzar las metas/objetivos deseados: Al redactar el enfoque/metodología del proyecto describa claramente todos y cada uno de los pasos que implementaría. Detalla la estrategia (número de talleres que se organizarán, formaciones sobre el tema XVZ que se impartirán durante un periodo de 3 meses, etc.) que adoptarás para alinear las actividades de tu proyecto con las metas y objetivos del mismo.
(13) Evita el uso de jergas y lenguaje técnico: Utilice un lenguaje sencillo y fácil de entender en toda la propuesta. El lector/revisor de la propuesta puede no ser necesariamente un experto en el campo particular y puede no estar al tanto de las palabras técnicas, así que utilice palabras sencillas para explicar su problema y solución.
(14) Utilice cuadros, diagramas de flujo, infográficos para hacer la propuesta: Para hacer que su propuesta se destaque, siempre es mejor utilizar diagramas simples, mapas, gráficos, etc. en lugar de texto plano. El uso de diagramas de flujo y diagramas ayuda al lector a comprender mejor el contexto y también hace que la propuesta sea más atractiva
(15) Sigue las directrices específicas: Bajo ninguna circunstancia, debe sobrepasar los límites establecidos en las directrices del donante, el número de páginas, el tamaño de la letra, el espacio entre líneas, etc., debe ser conforme a la directriz. Las directrices están ahí por una razón y debe seguirlas.
(16) Formatee la propuesta adecuadamente: Formatee la propuesta de manera que resulte atractiva. Todos los párrafos deben estar bien alineados; el texto debe ser legible con suficiente espacio entre líneas y todo el texto debe tener el mismo tipo de letra (tanto el tamaño como el tipo). Ponga todos los números correctamente.
(17) Haga que la propuesta sea revisada por sus colegas y revísela: Siempre es una buena idea que la propuesta sea revisada por sus colegas/miembros de la junta directiva, etc. Muchas organizaciones también hacen que sus propuestas sean revisadas por un lector en frío (una persona que no haya participado en la redacción del proyecto). Revise los comentarios de los revisores y tenga en cuenta sus sugerencias y críticas, y corrija los errores y omisiones que le hayan sugerido. La revisión ayuda a mejorar la calidad de la propuesta. Revise la propuesta una y otra vez para eliminar los detalles innecesarios y los errores gramaticales y fácticos. Cuando revise la propuesta, asegúrese de que se ajusta a las directrices, de que vincula claramente los objetivos y las actividades y de que no contiene errores.
(20) Responda a todas las preguntas/secciones mencionadas en la plantilla de la propuesta: No deje ninguna sección/pregunta sin contestar. Incluso si cree que las preguntas son repetitivas, asegúrese de escribir una respuesta adecuada. Los formularios incompletos son descalificados en la primera selección y no son aceptados para su posterior revisión por la agencia.
(21) Evite el plagio: Asegúrese de que la propuesta está bien editada y ha sido revisada para evitar el plagio. En caso de que haya utilizado un párrafo, datos, hechos u otra información de algún artículo asegúrese de dar crédito a todas sus fuentes. Puede parafrasear, citar o incluir una página de referencia al final de la propuesta para evitar el plagio. Muchas agencias (especialmente las orientadas a la investigación) utilizan software antiplagio y en el momento en que su propuesta muestre signos de plagio la propuesta puede ser descalificada.
(22) Diseñe el presupuesto con sumo cuidado: Asegúrese de que todas las partidas del presupuesto cumplen con los requisitos de la agencia de financiación. Prepare siempre un relato con el presupuesto para explicar los distintos gastos. Es importante que el presupuesto del proyecto esté en consonancia con las actividades del mismo y que pueda justificar todos los gastos que mencione.
Parte 3. ¿Por qué fracasan las propuestas? Por qué fracasan las propuestas?
Aunque las ONG desarrollan varias propuestas cada año, sólo unas pocas seleccionadas reciben la financiación requerida. Esto nos lleva a una cuestión importante de por qué las organizaciones fracasan en la redacción de buenas propuestas. Hay varias razones por las que algunas propuestas no logran convencer a los donantes para que apoyen su causa, a continuación se presentan algunas de las razones más comunes:
(1) Falta de cumplimiento de las directrices: La mayoría de los donantes tienen unas directrices específicas para la presentación de propuestas, el tema del proyecto, el formato y los plazos. Muchas ONG no leen las directrices y presentan sus propuestas sin integrar las instrucciones necesarias. Tienes que entender que estas directrices existen sólo porque el donante quiere que las sigas.
(2) Hechos y datos insuficientes para apoyar tu propuesta: Muchas ONG escriben propuestas con tanta emoción que omiten por completo el uso de datos relevantes. Puedes tener una historia atractiva, pero a menos que tengas algunos datos que apoyen tu historia, un donante no le prestará mucha atención. Recuerde que su propuesta no es el guión de una película, sino que es un documento comercial en el que se basará su organización para recibir financiación.
(3) Vaguedad: Otra razón por la que muchas propuestas no resultan atractivas para el donante es el hecho de que algunas ONG escriben propuestas sin describir adecuadamente el problema, los beneficiarios, los objetivos y las actividades. Esto hace que la propuesta sea vaga y no indique claramente por qué se quiere recibir apoyo de un determinado organismo. Ningún donante invertiría en un proyecto que carece de una visión adecuada y un objetivo poco realista.
(4) Mala presentación y errores: Como se ha señalado anteriormente, la propuesta constituye la base de su relación con el donante, por lo que es importante que la presente de forma profesional. A veces, las propuestas están tan mal escritas y presentadas que el revisor no entiende la intención. Otro problema importante de las propuestas son las faltas de ortografía y los errores gramaticales. Un donante seguramente ignorará unos pocos errores, pero si su propuesta tiene numerosos errores no creará una buena impresión y le llevará al fracaso.
(5) La propuesta carece de plan de evaluación o seguimiento: Los donantes tienden a financiar aquellos proyectos que tienen un plan de evaluación y una estructura de seguimiento. Tener un plan de evaluación en la propuesta hace que su organización sea más responsable y aumenta sus posibilidades de obtener financiación.
(6) Presentación fuera de plazo: Muchas organizaciones presentan la propuesta después de la fecha límite, esto sólo conduce a la descalificación de su propuesta de entrada.
(7) No se dirige a la misión de la agencia donante: Si la organización no ha investigado lo suficiente sobre la agencia donante es probable que la propuesta no coincida con la misión y el objetivo del donante.
(8) Propuesta incompleta/documentos no completos: Muchas organizaciones presentan propuestas incompletas y no responden a todas las preguntas/secciones de la plantilla del proyecto. A veces las organizaciones no presentan los documentos (carta de apoyo, documentos de registro, carta de autorización, etc.)
Los 25 mejores consejos de un vistazo
Como la redacción de una propuesta es un proceso que lleva tiempo, empiece siempre temprano para que tenga tiempo de editar, revisar, repasar y presentar finalmente. Adelante, escriba la propuesta y preséntela a tiempo.
Si presenta la propuesta por correo, asegúrese de que todos los documentos tienen el nombre adecuado y están juntos en una carpeta comprimida. Ésta debe ir acompañada de una carta de presentación.
Si el organismo donante exige la presentación de copias impresas, envíelas a tiempo para que la propuesta llegue a la oficina dentro del plazo establecido. Todos los documentos deben archivarse correctamente y presentarse en la oficina del responsable de la financiación.
Si presenta una solicitud en línea, haga clic en el botón de presentación y envíe la solicitud.
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