En el pasado, las transparencias que se mostraban con retroproyectores, los carteles y los rotafolios eran ayudas visuales comunes, pero éstas han sido sustituidas en su mayoría por la tecnología informática. Para muchas personas, el término «ayudas visuales» para presentaciones o discursos es sinónimo de PowerPoint (a menudo un PowerPoint largo, seco y doloroso), pero éste es sólo un tipo de ayuda visual. Debes considerar todas las opciones disponibles para determinar qué será lo más efectivo y apropiado para tu presentación.
Si llevas ropa que no te favorece, eres una víctima de la moda. Tienes que llevar ropa que te haga ver mejor. – Vivienne Westwood
Apariencia personal
Algunas personas eligen vestirse como parte de su presentación, y esto puede ayudar a establecer el tono del discurso o reforzar un punto específico. Un orador puede optar por llevar un jersey hecho a mano en una charla sobre el tejido de punto con el fin de inspirar a otros a comenzar el pasatiempo. Otro orador puede optar por un uniforme de bombero en un discurso sobre el ingreso en el cuerpo de bomberos voluntarios local en un esfuerzo por apelar al respeto que la mayoría de la gente tiene por las personas de uniforme.
«Firefighters Onboard Royal Navy Destroyer HMS Edinburgh» by UK Ministry of Defence. CC-BY-NC.
Si no te vistes en relación con tu tema, debes vestirte de forma adecuada a tu público y al lugar de celebración. Una presentación ante un público profesional o en una conferencia profesional se prestaría a una vestimenta de negocios apropiada. Si se trata de una presentación ante la tropa local de niñas exploradoras, la ropa más informal puede ser la mejor opción. Siempre que haga una demostración, asegúrese de que va vestido de forma adecuada para hacerla. Es difícil que un orador muestre cómo ponerse correctamente un arnés de escalada si lleva una falda el día de la presentación.
Además de vestirse adecuadamente para su público y su tema, la audiencia hará juicios sobre usted incluso antes de que comience su presentación. Tu vestimenta, tus modales, la forma en que saludas al público cuando está llegando, cómo te presentas y las primeras palabras que salen de tu boca influyen en tu credibilidad y en tu capacidad para conectar con tu público. Asegúrate de mostrarte tranquilo y acogedor con tu público cuando llegue y salúdalo de forma profesional. Tu credibilidad y profesionalidad se resienten cuando llega el público y estás ocupado intentando terminar tus preparativos.
Objetos y atrezzo
«Honestamente no recuerdo mucho de esta conferencia» por Daniel Lu. CC-BY-NC-ND.
Hay varias consideraciones importantes para utilizar el atrezzo en su presentación. Si el público es numeroso, mostrar el objeto de utilería en la parte delantera del recinto puede significar que los miembros del público no puedan ver el objeto. La alternativa a esto es pasar el objeto de un lado a otro, aunque Young y Travis aconsejan tener cuidado al pasar objetos durante tu discurso, ya que la mayoría de la gente verá el objeto después de que hayas continuado con tu charla. El hecho de que el objeto de atrezzo no esté sincronizado con la presentación, ya sea porque se pasa de un lado a otro interrumpiendo la atención del público o porque se ve el objeto cuando no se está hablando de él, distrae al público y al mensaje. Para hacer un uso más efectivo del atrezzo en tu presentación, considera cuidadosamente cómo el objeto será visible para toda tu audiencia cuando estés hablando de él, y asegúrate de que esté fuera de la vista cuando no lo estés haciendo.
Demostración
«Un padre enseña a su hija el hula hoop en la feria Downton Cuckoo 2011» por Anguskirk. CC-BY-NC-ND.
Una demostración puede servir para dos propósitos diferentes en un discurso. En primer lugar, puede utilizarse para «asombrar» a la audiencia. Mostrar las características de su nuevo producto, ilustrar el fracaso catastrófico de un nudo de escalada mal atado o lanzar un corcho por la sala durante un experimento de química son formas de captar la atención del público. La demostración no debe ser un truco, sino que debe añadir valor a la presentación. Cuando se hace bien, puede ser el momento memorable de su discurso, así que asegúrese de que refuerza el mensaje central de su charla.
La demostración también puede utilizarse para mostrar cómo se hace algo. Las personas tienen diferentes estilos de aprendizaje, y una demostración del proceso puede ayudar a los alumnos visuales a entender mejor el concepto que se enseña. Considere por un momento la diferencia entre leer las instrucciones sobre cómo realizar una reanimación cardiopulmonar, ver a alguien realizar una reanimación cardiopulmonar y probar la reanimación cardiopulmonar en el maniquí de entrenamiento. Como demuestra la enorme cantidad de vídeos en línea que ilustran cómo hacer algo, es muy valioso observar mientras se aprende una nueva tarea.
Si su presentación incluye un proceso en el que ver mejorará la comprensión, considere la posibilidad de incluir una demostración.
Dado que tiene un tiempo limitado para presentar, asegúrese de que sus demostraciones sean sucintas, estén bien ensayadas y sean visibles para toda la audiencia. Prepárese para que la demostración falle y tenga un plan de respaldo. Es mejor seguir adelante con su presentación que preocuparse por intentar que su demostración sea perfecta o esté arreglada. Sin embargo, si va a hacer una demostración de su nuevo producto, asegúrese de que esté lo más libre de errores posible. Si no puede estar seguro de que el producto funcionará como se espera, es mejor saltarse la demostración.
Carteles y rotafolios
Si va a realizar una presentación ante un público reducido, de una docena de personas, puede optar por utilizar un cartel en lugar de PowerPoint. El objetivo de su póster debe ser apoyar su mensaje principal y puede dejarse para recordar a los asistentes su presentación después de que usted se haya marchado. Los pósteres deben tener un aspecto profesional (por ejemplo, no estar escritos a mano), ser visibles para todos los presentes en la sala y seguir las normas de diseño que se tratan más adelante en este capítulo. Antes de su presentación, deberá preguntar si los pósteres deben estar colgados o ser independientes. En el caso de los pósteres que vayan a colgarse de una pared, bastará con un cartel resistente o un cartón mate. Si su póster va a estar libre o si va a utilizar el mismo póster para varias presentaciones, debería considerar el uso de un tablero de exhibición tríptico.
«Proyecto de Feria de Ciencias de Papá Jr.» por Rev. Xanatos Satánicos Bombásticos. CC-BY-NC-SA.
El alma nunca piensa sin una imagen. – Aristóteles
Audio y vídeo
En la actualidad existe una gran cantidad de audio y vídeo digitalizado para incluir e incrustar en su presentación. Seleccione clips cortos; Young y Travis recomiendan sólo entre 10 y 20 segundos, pero esto dependerá en parte de la duración de la presentación, el propósito de la misma y el contenido y relevancia del clip. La presentación no debe estar compuesta principalmente por clips de audio/vídeo. Seleccione sólo los clips que refuercen el mensaje o que sirvan de transición adecuada al siguiente tema.
Cuando incluya audio o vídeo en su discurso, hay varias consideraciones técnicas. Es importante que el clip esté correctamente programado para que comience exactamente en el punto en el que quieres que empiece a reproducirse. Distrae la atención de tu audiencia y tu credibilidad cuando te confundes con la tecnología durante un discurso. También es importante que el formato de tu archivo pueda ser reproducido en el ordenador que estés utilizando. Como no todos los ordenadores reproducen todos los formatos de archivo, asegúrate de comprobar la capacidad de reproducción y el volumen del audio antes de la presentación. De nuevo, volviendo a la idea de ofrecer una apariencia profesional desde la primera interacción con el público, debes limar los detalles técnicos antes de que entren en la sala. Al igual que con una demostración, si el clip no se reproduce correctamente, sigue adelante en lugar de intentar corregir el problema. Los problemas con la tecnología son una pérdida del valioso tiempo de su audiencia.
Distribuciones
Hay muchas escuelas de pensamiento sobre el uso de distribuciones durante una presentación. La práctica actual más común es que los presentadores proporcionen una copia de sus diapositivas de PowerPoint a los participantes antes o después de la presentación. Esto es tan común que algunas conferencias académicas y profesionales exigen a los presentadores que envíen sus diapositivas antes del evento, para que se puedan hacer copias de las mismas para cada asistente. A pesar de esta tendencia imperante, debes evitar utilizar tus diapositivas como folletos porque tienen propósitos diferentes. Utilizar las diapositivas de la presentación como material de apoyo no es lo mismo que las diapositivas y fracasa como material de apoyo.
«La teniente Lydia Battey distribuye material de apoyo» por Kerryl Cacho. Dominio público.
Los folletos se utilizan mejor para complementar el contenido de su charla. Si estás proporcionando datos estadísticos, tu diapositiva puede mostrar sólo la estadística relevante centrándose en la conclusión que quieres que tu audiencia saque. En cambio, el folleto puede contener la tabla completa de datos. Si necesitas mostrar un diagrama o gráfico complejo, un folleto será más legible que tratar de meter toda esa información en una diapositiva. Puesto que necesita simplificar los datos para hacerlos comprensibles en una diapositiva, el documento de mano puede contener las pruebas de su mensaje de forma legible, detallada, compleja y mostrando respeto por el tiempo y la inteligencia de la audiencia.
No es necesario que incluya todo en su charla, ni que empaquete toda la información en sus diapositivas. Escriba un documento de mano con todos los detalles que desee y mantenga las diapositivas sencillas. Los presentadores suelen sentir la necesidad de mostrar todos los datos y la información que tienen para parecer bien informados y preparados. Puede ayudar a aliviar esta sensación creando un folleto con todos los datos detallados que desee, lo que deja sus diapositivas abiertas para centrarse en su mensaje clave.
Hay muchas afirmaciones verdaderas sobre temas complejos que son demasiado largas para caber en una diapositiva de PowerPoint. – Edward Tufte
La elaboración de un folleto adecuado llevará tiempo adicional al presentador, pero al hacerlo se obtendrá un documento para llevar que se sostenga por sí mismo y una presentación de diapositivas que se centre en un contenido visual eficaz. Duarte (2008) y Tufte (2003) recomiendan los folletos sólo para la información densa y detallada. Reynolds amplía esta idea, señalando que su folleto debe ser lo suficientemente completo como para mantenerse en su lugar, ya que usted no estará allí para presentar la información o responder a las preguntas.
Cuándo distribuir folletos también es muy debatido. Es tan común la práctica de entregar folletos al principio de una presentación que puede parecer un error romper la convención. Sin embargo, es importante entender que si la gente tiene papel delante de ellos mientras usted habla, su atención se dividirá entre el folleto, sus otras ayudas visuales y sus palabras. Para contrarrestar esta situación, puedes considerar la posibilidad de distribuir los folletos a medida que se necesiten durante la presentación y dejar tiempo para que la gente los revise antes de continuar. Esta opción puede no ser viable en las presentaciones más cortas, y la interrupción del flujo de la presentación puede ser difícil de recuperar. A menos que tener los documentos frente a su audiencia sea absolutamente crítico para el éxito de la presentación, los folletos deben ser distribuidos al final de la presentación.
Slideware
«Steve Jobs Presentation» by Ken.gz. CC-BY.
Una imagen es un poema sin palabras. – Horacio
Pecha Kucha
Pecha Kucha es un método de presentación que utiliza un paquete de 20 diapositivas que se muestran durante 20 segundos por diapositiva, avanzan automáticamente y generalmente no contienen texto. Este método comenzó en 2003 como una forma de contener la duración de las presentaciones de los arquitectos y sigue creciendo en popularidad, pero todavía está reservado principalmente para las personas en las industrias creativas. Debido al formato restrictivo, las presentaciones estilo Pecha Kucha ayudan al orador a practicar la edición, el ritmo, la conexión con el público, la concentración en el mensaje y el uso de imágenes en lugar de palabras.
Prezi
Aunque no es exactamente un programa de diapositivas, Prezi es un software de presentación digital que se aleja de la presentación estándar de diapositivas. Requiere que los usuarios tracen sus temas antes de añadir contenido centrado principalmente en imágenes. En lugar de hojear el mazo de diapositivas, el presentador acerca y aleja la presentación para demostrar visualmente conexiones que no están disponibles en otros programas de diapositivas. El diseño del software se presta a cambios visuales más rápidos. Esto ayuda a mantener el interés del espectador, pero también se presta a poblar en exceso el lienzo en blanco con imágenes.
Las imágenes de movimiento rápido de Prezi y, a veces, el movimiento inusual pueden marear o desorientar a los usuarios. Hay que trabajar con cuidado durante la planificación y la práctica para que el punto de la charla no sea el factor sorpresa del software Prezi, sino que tus visuales mejoren tu presentación. La mejor manera de aprender más sobre esta herramienta emergente es visitar el sitio web de Prezi para ver ejemplos.
Si se opta por utilizar Prezi en un entorno corporativo, se debe considerar fuertemente una de las opciones de pago con el único propósito de eliminar el logotipo de Prezi de la presentación.
- Duarte, N. (2010). Resonar: Presentar historias visuales que transforman a las audiencias. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. ↵
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