Dans ma famille, la mémoire est un atout.
Ce n’est pas que nous soyons séniles. C’est juste que notre esprit bouge trop vite. Nous sommes tellement occupés à sauter en avant vers ce qui va suivre que nous oublions ce que nous faisions en premier lieu.
Donc, si nous voulons nous souvenir de quelque chose, nous devons l’écrire. Nous sommes une famille de listes de choses à faire.
Les listes de choses à faire ont toute une histoire. Elles remontent au moins aux années 1700, comme vous le verrez ci-dessous, et ont fait l’objet de jubilation, de contestation et de conseils de productivité depuis lors. Et s’ils ont considérablement évolué au fil des ans, ils ont toujours un objectif assez similaire : planifier ce que nous devons faire.
À quoi cela ressemblait-il, autrefois ? Et à quoi cela ressemble-t-il pour nous aujourd’hui ? Il s’avère que la réponse à cette dernière question est différente pour chacun, et nous avons identifié certaines des façons dont les gens font fonctionner les listes de tâches pour eux.
Les premières listes de tâches
En son 1791, Benjamin Franklin a enregistré ce qui était l’une des premières formes connues de liste de tâches. Mais son intention derrière la liste n’était pas exactement de faire des choses — au lieu de cela, il l’a utilisé comme un moyen de s’assurer qu’il contribuait quelque chose de positif chaque jour. Il commençait sa liste par la question suivante : « Que dois-je faire de bien ce jour ? »
Source : Daily Dot
Je ne vais pas mentir — la liste de choses à faire de Franklin ne semble pas entièrement éloignée de la mienne. D’accord, je n’ai pas l’habitude d’utiliser les mots « diversion » et « contrition » pour décrire ce que je dois faire un jour donné, mais nos listes respectives aboutissent au même résultat. Je prévois également du temps le matin pour manger, et j’utilise souvent l’heure du déjeuner pour ma propre version des « comptes de surveillance ». Vous et moi ne sommes pas si différents, Franklin.
Ce qui a vraiment changé, ce sont les différentes options dont nous disposons pour créer et organiser des listes de tâches. Bien que ce soit loin d’être aussi ancien que le style de Franklin, beaucoup d’entre nous se souviennent d’avoir possédé un agenda en papier — ceux-ci datent en fait de 1924, avec les débuts du Wanamaker Diary.
Source : Boston Globe
Mais l’ère de la liste de choses à faire numérique a vraiment commencé lorsque les systèmes d’exploitation des ordinateurs ont inclus des programmes de calendrier dans leurs logiciels attenants, comme les versions primitives de Outlook Calendar. Celles-ci ont été suivies par une version de 1992 d’un smartphone appelé Simon — qui comprenait des fonctions de planification — puis sont apparus des PDA, ou assistants numériques personnels, prêts pour le calendrier. La première génération d’agendas en ligne est apparue au début des années 2000, qui a finalement évolué vers des programmes comme Google Calendar, qui pouvaient être synchronisés avec leurs homologues sur smartphone.
En d’autres termes, cela fait longtemps que nous n’avons plus besoin d’un stylo à proximité pour prendre note de quelque chose — tant que nous avons un appareil mobile à proximité, nous pouvons nous envoyer des rappels par SMS, entrer des événements dans son programme de calendrier, ou utiliser une fonction de recherche vocale pour définir un rappel.
Mais je trouve tellement intéressant que quelque chose qui semble maintenant être une technologie désuète — le PDA/assistant numérique personnel — redevienne plus applicable que jamais. Nous voyons de plus en plus de programmes qui étaient initialement destinés à être des plateformes de recherche vocale évoluer vers des assistants personnels virtuels. Nous allons donc certainement aborder ces derniers et la façon dont ils entrent en jeu dans l’ère moderne de la liste de tâches.
7 façons d’organiser votre liste de tâches
La liste manuscrite classique
Par ici, nous plaisantons sur la fille démodée que je peux être. Je me couche tôt, j’ai une collection de films noirs, et je me remémore les dessins animés du début des années 90. Je tiens également une liste de tâches manuscrite, ce qui — avec toutes les cloches et les sifflets à notre disposition de nos jours — est presque archaïque.
J’ai un système bizarre pour utiliser ma liste de tâches manuscrite, aussi : Je l’utilise en tandem avec Google Agenda, que nous aborderons plus tard, et je l’utilise comme un bouclier contre les distractions.
Lorsque je travaille, il peut m’arriver de penser au hasard à quelque chose que je veux rechercher sur Internet, ou à un message personnel que je veux envoyer, ou à une course que je dois faire. Plus souvent que je ne le voudrais, je réponds à ces pensées de l’une des deux manières suivantes : 1) Laisser tomber ce que je suis en train de faire pour y remédier, ou 2) dire : » Je m’en occuperai plus tard « , et l’oublier.
Mais avoir un carnet à côté de moi pendant que je travaille me donne un endroit pour stocker ces choses, sans interrompre complètement mon travail pour les traiter. Certaines d’entre elles sont plus importantes que d’autres, mais de cette façon, j’ai un endroit pour » ranger » toutes les distractions. (Vous remarquerez que j’utilise un point d’exclamation cartoonesque pour indiquer les tâches » amusantes « ). Et avec la capacité d’attention des humains qui diminue rapidement, tout hack permettant de rester concentré est le bienvenu, surtout dans un secteur d’activité où les délais sont serrés.
Bullet Journals
Il semble que le Bullet Journaling soit la liste de choses à faire du jour. Tout le monde en parle, et pourtant, si peu de gens semblent le comprendre.
Même lorsque j’ai sondé mes collègues qui s’y sont essayés, les avis étaient mitigés — la plupart prenaient du retard dans son utilisation, et les autres n’étaient pas sûrs que cela leur soit réellement bénéfique. L’une d’entre elles, ma collègue blogueuse marketing Sophia Bernazzani, a eu la gentillesse de partager une photo du sien :
Un Bullet Journal, m’a expliqué Bernazzani, fonctionne pour elle, » parce qu’il me permet facilement de voir mes priorités à grande échelle et mes tâches quotidiennes au même endroit. »
Selon un site Web semi-officiel de Bullet Journal, la stratégie est mieux décrite comme un « système d’organisation personnalisable et indulgent » qui fonctionne comme une « liste de tâches, un carnet de croquis, un carnet de notes et un journal intime tout-en-un. » Voici ce que j’ai pu déduire du reste du contenu du site Web :
- C’est une liste de tâches, d’événements et de notes diverses.
- Les listes peuvent être quotidiennes, mensuelles ou annuelles.
- Des symboles sont utilisés pour indiquer la catégorie et l’importance de chaque élément.
Ce qui la distingue des autres listes de tâches est son objectif d’empêcher les gens de devenir fous à cause des choses qu’ils n’ont pas faites. Cela correspond à certaines recherches effectuées par une application de productivité appelée iDoneThis, qui a constaté que 41% des tâches à faire ne sont jamais terminées. Avec le système de Bullet Journal, rien n’est jamais rayé — il est juste étiqueté avec un nouveau symbole qui indique qu’il doit être transféré à une date ultérieure.
L’autre différenciateur est le conseil de Bullet Journal de prendre les journaux quotidiens un jour à la fois, au lieu de lister ces éléments trop longtemps à l’avance. Il recommande également de ne pas faire ces listes trop longues, ce qui s’aligne également sur la recherche — des études ont indiqué que plus il y a d’éléments sur nos listes de choses à faire, moins nous sommes susceptibles de les faire.
La liste de choses à faire en 3 étapes
Plus tôt cette année, ma collègue, Christine Ianni, a parlé avec l’auteur et journaliste Charles Duhigg, lauréat du prix Pultizer, de la façon dont les personnes les plus productives gèrent leur temps. Il a révélé un processus en trois étapes qui décompose les étapes plus grandes et plus difficiles en micro-étapes.
Cela ressemble à quelque chose comme ça. Commencez par une feuille blanche, puis :
- Pensez à votre objectif extensible pour la journée.
- Écrivez votre objectif en haut de votre page.
- Décomposez votre objectif en étapes actionnables/mesurables.
Basiquement, cette méthode diminue le facteur d’intimidation des grands projets. Lorsque les grands objectifs ont chacun leur propre liste de choses à faire, ils sont réorganisés en petites étapes qui mènent à son achèvement complet.
Vous êtes curieux d’en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne ? Consultez notre interview de Duhigg sur HubSpot’s The Growth Show.
Calendriers en ligne
Voici où ma liste de choses à faire est un peu plus branchée qu’un bon vieil inventaire manuscrit des distractions. J’ai déjà écrit sur ma tendance à planifier ma journée dans les moindres détails — mes calendriers en ligne sont parfaits pour cela.
Notez que j’ai mis le mot au pluriel — « calendriers ». C’est parce que j’ai plusieurs calendriers en ligne, tant pour le travail que pour les éléments personnels. Mais grâce à la technologie du cloud et à la capacité des calendriers à fusionner en un seul endroit — comme iCal ou le logiciel de calendrier de mon téléphone — je peux avoir toutes ces informations sur une seule plateforme.
Comme quelques-uns de mes collègues, j’ai découvert par la suite, j’utilise mes calendriers en ligne en tandem avec un autre format de liste de choses à faire. Au lieu de simplement énumérer ce que je dois faire, le calendrier décompose le temps dont je dispose pour accomplir des choses tout au long de ma journée, de la promenade du chien à la réalisation de mes écrits le matin.
Il m’aide également à me souvenir de faire des pauses tout au long de la journée. Je ne suis pas toujours aussi bon pour les prendre réellement, mais comme les personnes les plus productives se souviennent de prendre des pauses de 17 minutes pour chaque 52 minutes de travail qu’elles fournissent, je l’inclus au moins comme un élément d’action pour moi-même. Et en les alignant avec ma liste de tâches manuscrite — où j’écris des rappels pour me pencher sur des choses autrement distrayantes — cela permet de s’assurer que ces 52 minutes de travail ne sont pas sévèrement interrompues.
Ce qui est également cool avec Google, c’est sa fonction « Objectifs », qui vous permet de programmer des éléments à plus long terme — comme l’apprentissage d’une nouvelle langue, par exemple — et de dicter le temps que vous voulez y consacrer chaque jour, mois ou année. De plus, Goals vous tient responsable. Si un autre engagement est programmé pendant le temps initialement prévu pour travailler sur cet élément à long terme, Google le reprogramme automatiquement pour vous. Alors, pas d’excuses : il est temps d’apprendre le japonais ! Ou, vous savez, tout ce que vous voulez entreprendre.
Assistants personnels virtuels
La semaine dernière a vu le lancement de Google Allo, une « application de messagerie intelligente » qui est également équipée de Google Assistant — un concierge virtuel, si vous voulez. Il s’agit de préempter le lancement rumeur du 4 octobre de Google Home, qui, selon les sources, est susceptible d’utiliser une technologie similaire.
Alors pourquoi cela est-il important ? Eh bien, Google Home est un autre ajout à la liste croissante des assistants virtuels autonomes qui ne nécessitent pas l’utilisation d’un appareil mobile. Et parmi leurs nombreuses capacités, ces assistants virtuels à domicile devraient être en mesure d’aider à définir des rappels.
Google Home jouera dans les mêmes ligues que l’Echo d’Amazon, qui utilise sa propre technologie de recherche vocale, Alexa, pour aider à ces demandes et requêtes. Je vais laisser Alec Baldwin — que vous pouvez d’ailleurs venir voir à INBOUND 2016 — aider à expliquer :
Google et Amazon ne sont pas les seuls à utiliser cette technologie — n’oublions pas Siri, l’une des premières plateformes de recherche vocale qui était programmée pour créer des listes de tâches et définir des rappels.
Les assistants personnels numériques ont tendance à accomplir des choses différentes des autres types que nous avons couverts jusqu’à présent. Pour moi, en tout cas, Siri est un excellent outil pour créer ou ajouter des choses à une liste de tâches lorsque je suis en déplacement, ou que je n’ai pas le temps de passer par le processus d’ajout d’un nouvel événement à mon calendrier.
Nous prévoyons que cette méthode de liste de tâches virtuelles pourrait continuer à gagner en popularité — après tout, regardez combien de grands noms entrent dans cet espace.
La liste « J’ai fait »
Mon collègue, Mike Renahan, a la réputation par ici de connaître une chose ou deux sur la productivité — vous pouvez consulter certains de ses articles ici. Naturellement, je lui ai demandé comment il organise sa liste de choses à faire.
Sa réponse ? Il ne le fait pas, vraiment. Il utilise plutôt ce qu’il appelle une liste « J’ai fait ».
« Vous écrivez tous les objectifs que vous avez accomplis dans une journée donnée, explique-t-il, et ceux-ci dictent les objectifs que vous vous fixez pour demain. »
Voici un exemple de ce à quoi cela ressemble pour lui :
Comme vous pouvez le voir, Renahan conserve cette liste courante dans une note de son téléphone afin de pouvoir la mettre à jour n’importe quand, n’importe où. « Je mets à jour cette liste tous les jours quand je suis dans le train », m’a-t-il dit. « Cela m’aide à réfléchir à la façon dont j’ai été productif dans une journée donnée. Et à partir de là, je peux commencer à planifier des objectifs réalistes pour le jour suivant. »
L’approche de Renahan s’efforce de résoudre l’accent mis sur l’incomplet en se concentrant sur les bonnes choses que nous avons faites dans une journée donnée. Et au lieu de simplement ajouter de plus en plus de choses à une liste existante, sa théorie dit d’utiliser les bonnes choses pour dicter ce que vous ferez demain.
7. Apps de gestion des tâches
Enfin, nous arrivons à l’inévitable méthode » il y a une application pour ça » pour organiser les listes de tâches.
Ne vous méprenez pas — ces apps sont différentes des assistants personnels numériques. Plutôt que de dicter des rappels et de programmer des éléments à une plateforme séparée, beaucoup de ces apps vous permettent d’être en plein contrôle de vos tâches.
Il existe des tonnes d’apps de gestion des tâches — Wunderlist et l’iDoneThis susmentionné sont deux des noms les plus reconnaissables.
Mais parmi mes collègues, comme la rédactrice de section du blogue des ventes de Hubspot, Leslie Ye, il semble que Todoist soit la plus populaire.
Elle a déjà écrit à ce sujet et dit que le fait de pouvoir trier les éléments de sa liste de tâches en fonction de leur priorité est un avantage majeur. De plus, contrairement à beaucoup d’autres applis de gestion des tâches, Todoist a réussi à gamifier ces tâches — plus vous en réalisez avec succès, plus vous pouvez gagner des « points de karma ».
« Et accumuler des points de karma, explique Ye, est une façon amusante de gamifier quelque chose qui est habituellement une source de stress. »
Se sentir organisé ?
À une époque où nous semblons être plus occupés que jamais – ce qui n’est pas nécessairement une mauvaise chose, car on dit que cela améliore notre cognition – rester organisé peut devenir un défi. Mais c’est seulement si vous n’avez pas les bons outils et, comme nous l’avons illustré, il y en a beaucoup à trouver.
Comme nous l’avons déjà noté, toutes les méthodes ne sont pas parfaites pour tout le monde, et celle qui vous rend le plus productif peut ne pas sembler conventionnelle. Ces méthodes peuvent être combinées et utilisées en tandem les unes avec les autres – comme je le fais avec les listes manuscrites et les calendriers en ligne – ou peut-être qu’il y a juste une méthode singulière qui fonctionne le mieux pour vous.
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