Qu’est-ce que le traitement des commandes ? (+6 étapes majeures et comment s’améliorer)

Imaginez ceci : un acheteur tombe sur le cadeau de Noël parfait sur une boutique en ligne, mais les fêtes ne sont que dans une semaine.

Cette personne voit que l’expédition en 2 jours est une option, alors elle va de l’avant et fait l’achat, en étant confiante qu’il arrivera à temps. Quelques jours plus tard, la boîte se présente devant sa porte, correctement emballée et en pleine forme.

C’est une tâche que cette cliente occupée peut rayer de sa liste de courses à faire. Pour montrer son appréciation, elle écrit une critique positive, cinq étoiles.

Toute personne qui fait des achats en ligne a connu la joie de recevoir un colis à sa porte peu de temps après l’avoir commandé, mais nous pensons rarement au processus d’une commande en ligne qui rend possible une expédition rapide.

Lorsque vous êtes à la place du client, cela semble presque magique, mais il y a beaucoup de choses qui se passent dans les coulisses. La capacité d’expédier une commande rapidement et à un prix abordable est un processus bien conçu et rationalisé en plusieurs étapes, et chaque étape est tout aussi importante que la suivante.

Un seul faux pas et cela peut entraîner des problèmes de livraison majeurs et un client mécontent. L’ensemble de ce processus est connu sous le nom d’exécution des commandes.

L’exécution des commandes est le processus complet de réception, d’emballage et d’expédition des commandes en ligne aux clients. Les commerçants ont la possibilité de s’occuper de l’exécution des commandes en interne ou de sous-traiter à une société de logistique tierce (3PL) qui fournit le stockage, la technologie et les personnes nécessaires pour exécuter efficacement et rapidement les commandes.

Les étapes de l’exécution des commandes

Il y a beaucoup de pièces mobiles tout au long du processus d’exécution des commandes, et vous aurez besoin d’une stratégie appropriée pour vous assurer qu’il fonctionne efficacement. Il englobe tout, de la réception des stocks au traitement des retours. Voici un aperçu de haut niveau du processus d’exécution des commandes:

Réception

La réception fait référence à l’acceptation des stocks entrants du fabricant ou du fournisseur. Chaque commerçant a un processus de réception légèrement différent, mais quelques tâches clés incluent :

Compter et inspecter les articles pour s’assurer de leur exactitude

Vérifier les éventuels dommages

Ajouter chaque nouvelle UGS à un logiciel de gestion d’inventaire ou d’entrepôt

Enregistrer le nombre de chaque UGS

Stockage des stocks

Une fois les stocks reçus, vous devrez les stocker correctement pour faciliter le prélèvement (voir l’étape 2). L’organisation de votre inventaire est cruciale pour la rapidité et la précision de l’exécution des commandes. Elle permettra également d’avoir une visibilité totale sur ce qui est disponible pour l’expédition et où le trouver exactement.

Votre inventaire doit toujours être organisé par UGS dans des bacs séparés afin que le bon article puisse être prélevé et emballé le plus rapidement possible. Si vous n’organisez pas correctement l’inventaire ou si vous n’arrivez pas à le suivre, alors vous avez un risque plus élevé de faire des erreurs avec une perte de temps à chercher le bon article.

Prélèvement

Au moment où une commande est passée en ligne, elle commence à être traitée. La première étape de la préparation d’une commande pour une expédition adéquate est le picking. Si vous utilisez un logiciel de gestion des stocks, cette opération doit être effectuée électroniquement. Si elle est manuelle, vous pouvez utiliser une liste de prélèvement papier qui comprend l’emplacement de chaque article et la quantité commandée, ce qui garantira que le ou les bons articles sont prélevés avec précision et rapidement.

Emballage

L’emballage consiste à envelopper tous les articles pour s’assurer qu’ils sont protégés pendant le transport et que les bons matériaux d’emballage sont utilisés en fonction du type d’article(s) commandé(s). Ces matériaux peuvent inclure des boîtes, des enveloppes à bulles, des sacs en poly, du ruban d’emballage, du papier bulle et du remplissage d’air.

S’il s’agit d’un auto-remplissage, c’est au commerçant d’avoir ces matériaux sous la main. Si vous ne vous approvisionnez pas en matériel d’emballage adéquat, vous passerez plus de temps au bureau de poste ou au magasin UPS.

L’expédition

Il existe plusieurs façons différentes d’expédier un colis, mais bien sûr, la plupart des clients recherchent une expédition rapide et gratuite. Vous voudrez faire des recherches sur les différents transporteurs et les options qu’ils proposent pour comparer les coûts d’expédition.

Différentes options d’expédition doivent être envisagées avant de commencer à vendre des produits en ligne. De cette façon, les clients peuvent choisir l’option d’expédition qu’ils préfèrent en fonction du montant qu’ils sont prêts à payer pour l’expédition et du temps qu’ils sont prêts à attendre.

Si vous effectuez l’exécution en interne, vous devrez courir à votre bureau de poste local ou au magasin UPS chaque jour pour expédier vos commandes récentes afin de les faire sortir dans les temps. Si vous externalisez l’exécution, les transporteurs maritimes viendront chercher les commandes au centre d’exécution.

Une fois que la commande est expédiée, vous voudrez envoyer des informations de suivi à votre client pour avoir un aperçu de l’état de la livraison.

Traitement des retours

Sixante-sept pour cent des acheteurs consulteront la politique de retour de votre boutique en ligne avant de faire un achat. Si vous proposez des retours, ils font également partie du processus global d’exécution des commandes. Avant que les retours ne commencent à affluer, vous voudrez réfléchir à la manière dont vous les traiterez rapidement et efficacement, afin que les clients ne soient pas découragés d’acheter à nouveau dans votre boutique et que vous puissiez rester au fait de vos stocks disponibles.

Facteurs à prendre en compte

Souvent, lorsque les commerçants débutent, ils font expédier les produits directement chez eux, ou louent un espace d’entreposage et embauchent quelques personnes pour aider à l’exécution des commandes. Cette stratégie est faisable lorsque vous commencez à construire une entreprise, mais elle peut rapidement faire dérailler l’exécution des commandes (et votre santé mentale) si les commandes commencent à tripler.

Si vous faites tout correctement et que votre entreprise continue à se développer, votre processus d’exécution des commandes devra changer.

Voici trois facteurs majeurs à prendre en compte qui ont un impact sur votre stratégie globale d’exécution des commandes, en particulier lorsque votre entreprise se développe.

Volume des commandes

Si vous expédiez des commandes à faible volume, l’expédition de colis par vos propres moyens suffira. Cependant, une fois que vous atteignez 200 commandes ou plus par mois, le processus d’auto-exécution devient moins efficace et vous n’avez plus le temps de vous concentrer sur d’autres domaines de votre entreprise qui requièrent votre attention.

Une fois que vous effectuez l’exécution à un volume élevé, il y a beaucoup plus à suivre : les stocks en main, la vélocité des UGS, le réapprovisionnement des stocks, ce qui est actuellement expédié, où les commandes sont expédiées et quels articles sont retournés. C’est le meilleur moment pour envisager d’autres options, comme l’externalisation de l’exécution des commandes.

Technologie

La technologie joue un rôle important dans l’exécution des commandes. Il ne s’agit pas seulement d’avoir le bon nombre d’employés pour faire le travail, mais aussi les bonnes données et informations pour tout gérer.

En connectant un logiciel d’exécution des commandes à votre boutique en ligne, vous êtes en mesure de rationaliser l’ensemble du processus. Certaines sociétés 3PL sont axées sur la technologie, ce qui signifie qu’elles sont équipées d’une pile technologique qui automatise et rationalise les commandes pour une exécution plus rapide et plus précise.

Les 3PL axées sur la technologie peuvent fournir les analyses et la technologie pour vous aider à prévoir la demande et à comprendre lequel de leurs entrepôts vous devez stocker votre inventaire pour réduire les coûts d’expédition.

L’emplacement

Sixante et un pour cent des acheteurs abandonneront leur panier si les frais d’expédition, les taxes et autres frais sont trop élevés.

L’endroit où votre inventaire est stocké et la compréhension de l’endroit où les commandes sont expédiées peuvent être des différenciateurs stratégiques pour votre entreprise. L’emplacement importe car il a un impact sur la distance et le temps que vos colis mettent à voyager. En éliminant l’expédition vers les zones d’expédition les plus élevées et les plus coûteuses (ou les zones prédéterminées que les transporteurs utilisent pour facturer les frais d’expédition), vous pouvez réduire vos coûts et répercuter ces économies sur vos clients.

Un conseil clé ici est d’envisager de stocker les stocks dans ou à proximité d’une grande ville ou d’un emplacement central, afin qu’ils aient la capacité d’atteindre un plus grand volume de clients. Si vous travaillez avec un 3PL qui a plusieurs emplacements d’entrepôt pour stocker l’inventaire peut également étendre votre portée et faire baisser les coûts d’expédition et les temps de transit.

Comment accélérer l’exécution des commandes

Les moyens les plus simples d’accélérer l’exécution des commandes sont l’automatisation des processus, l’exploitation des données et l’externalisation de l’exécution.

Automatiser les processus

Il y a beaucoup de choses que vous n’avez pas à faire manuellement, y compris vérifier les nouvelles commandes. Tirer parti de la technologie, comme un logiciel de gestion des stocks, peut aider à automatiser certaines parties du processus, y compris la définition des points de réapprovisionnement des stocks, la génération de listes de prélèvement et la gestion des retours.

L’externalisation de l’exécution à un 3PL doté de la technologie est une autre façon d’automatiser l’exécution, de sorte qu’ils emballent et expédient automatiquement les commandes pour vous dès qu’une commande est passée, en l’affectant à leur centre d’exécution qui dispose de vos stocks et qui est le plus proche de votre client final.

Mettre à profit les données

Les données sont le pouvoir. En utilisant les données pour construire et améliorer votre stratégie globale d’exécution des commandes, vous êtes en mesure de prendre de meilleures décisions commerciales. Par exemple, les données historiques sur les commandes donnent un aperçu de la demande de commandes futures pour aider à prévenir les ruptures de stock potentielles. L’utilisation de la technologie aide à fournir des données en temps réel afin que vous sachiez combien de stocks sont disponibles à tout moment, et que vous ne dépendiez pas d’instantanés statiques d’un point dans le temps.

Outsourcez l’exécution

Comme mentionné, le moyen le plus rapide d’accélérer le processus d’exécution des commandes est de permettre à quelqu’un d’autre de prendre le volant. Une fois que les commerçants atteignent le niveau de croissance suivant, ils s’associent souvent à un fournisseur d’exécution plutôt que de continuer à exécuter les commandes par eux-mêmes.

Alors que l’auto-exécution peut sembler être le moyen le plus rentable de gérer les commandes (tout en gardant le contrôle du processus), elle peut ralentir le temps d’exécution et augmenter les coûts d’expédition à long terme. En externalisant l’exécution, vous avez accès à un espace d’entrepôt, à la technologie et à des experts en exécution qui peuvent s’occuper de tout cela pour vous.

Quand est-ce que je sais qu’il est temps d’externaliser l’exécution ?

La plus grande question que se posent de nombreux propriétaires d’entreprises de commerce électronique est la suivante : quand est-il temps d’externaliser l’exécution ?

Les deux principales raisons pour lesquelles les commerçants choisissent d’externaliser l’exécution des commandes ont trait au temps et à l’argent sont de passer trop de temps et de dépenser trop d’argent.

Dépenser trop de temps sur l’exécution des commandes

Souvent, les commerçants se retrouvent à passer trop de temps sur l’exécution des commandes qu’ils peinent à trouver du temps sur d’autres tâches commerciales importantes comme le développement de produits et le marketing. Si vous passez trop de temps à l’exécution des commandes, au point de ne pas pouvoir prendre un jour de congé ou quitter la maison sans votre imprimante d’étiquettes, il est peut-être temps d’envisager de faire appel à un 3PL.

Dépenser trop d’argent sur les frais d’expédition

Plusieurs fois, les 3PL ont des partenariats avec les principaux transporteurs maritimes pour offrir aux commerçants des frais d’expédition réduits. Ils ont également des emplacements plus optimaux pour stocker votre inventaire et expédier à partir de, vous aider à économiser de l’argent à long terme. Certains 3PL fournissent également plusieurs emplacements de centres d’exécution où vous pouvez facilement répartir l’inventaire entre les emplacements pour élargir votre portée de clients et leur offrir une expédition plus rapide et plus abordable.

Conclusion

Les clients veulent une expédition rapide, et il n’y a absolument aucun raccourci pour la fournir. Si certains marchands ont réussi à exécuter les commandes eux-mêmes, beaucoup ont constaté que l’externalisation de l’exécution des commandes est la meilleure décision qu’ils aient jamais prise. Confier l’exécution des commandes à un partenaire logistique tiers est plus facile que vous ne le pensez. Déterminez quelles sont vos principales priorités. Si passer du temps sur l’exécution des commandes ne faisait pas partie de la liste, alors faites le changement.

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