Uma proposta de projecto é um documento que define os passos necessários para a resolução de um determinado problema. Ele apresenta uma progressão lógica e uma descrição do problema, o plano de ações que você pretende realizar para resolver o problema e a necessidade orçamentária para o mesmo. A proposta é apresentada ao doador em antecipação aos fundos para que você possa continuar seus esforços para criar um impacto social.
Desenhar um projeto é um processo demorado e exige que você preste atenção a cada etapa do desenvolvimento do projeto. Antes de discutirmos as dicas para escrever a proposta, vamos primeiro entender o processo de elaboração da proposta.
O processo inteiro consiste principalmente em duas etapas principais:
1. Planejamento do projeto: Durante a fase de planejamento, será necessário responder a várias perguntas antes de finalmente começar a escrever a proposta. Algumas das perguntas que você mesmo gostaria de fazer durante a fase de planejamento são:
- Quem são os doadores a quem você vai se candidatar?
- A sua organização qualifica os critérios de elegibilidade estabelecidos pela agência doadora?
- Qual é o problema que a proposta pretende resolver?
- Quem todos estarão envolvidos na actividade de redacção da proposta?
A maior parte das organizações falham completamente no planeamento do projecto e acabam por falhar na redacção de uma proposta de boa qualidade.
2. Redacção da proposta: Uma vez terminada a fase de planejamento, o trabalho real de elaboração da proposta começa. Ao escrever a proposta, você terá que prestar atenção às diretrizes do doador, à formatação, à definição do tom certo da proposta, ao desenvolvimento de um orçamento etc.
É importante que você preste atenção a ambos os passos, a fim de desenvolver uma proposta forte. Para ajudá-lo a escrever propostas eficazes, o guia foi dividido em três partes.
Parte 1 dá pontos importantes a lembrar durante a fase de planejamento;
Parte 2 detalha pontos importantes a ter em mente ao escrever a proposta;
Parte 3 fornece algumas das razões pelas quais as propostas não conseguem obter os fundos desejados.
Parte 1. Dicas a lembrar durante a Fase de Planejamento
(1) Identifique o problema que o seu projeto resolveria: Ao escrever a proposta, é importante que você identifique um problema que você irá resolver. Pode haver vários problemas que existem em sua localidade, mas você não pode resolver todos esses problemas de uma só vez e, portanto, você precisa identificar um problema em particular para uma proposta. Identifique o problema mais premente prevalecente no local do seu projeto e consequentemente finalize a estratégia que você adotaria para resolver o problema.
(2) Identifique possíveis agências de financiamento: A probabilidade de sua proposta obter fundos depende em grande parte de você submeter a proposta aos doadores certos. É importante para você identificar os doadores cujas prioridades e critérios de financiamento se adequam à sua organização. Algumas questões que podem ajudá-lo a identificar os possíveis doadores são:
- Quais as agências doadoras que financiam activamente na sua localidade?
- As agências doadoras financiam organizações como a sua?
- Qual é a sua qualificação para apresentar uma proposta à agência?
- Quais são as orientações para a candidatura?
- Você tem tempo suficiente para submeter a proposta?
A melhor maneira de localizar os doadores é realizar uma pesquisa na Internet para descobrir vários detalhes sobre eles. Você também pode usar sua base de dados de doadores para identificar doadores adequados para submeter a proposta. Durante esta etapa em particular, é mais provável que você identifique 4-5 doadores que fornecem doações para o tipo de trabalho que você pretende fazer.
(3) Saiba o que o doador está procurando: Leia com muito cuidado as Diretrizes do Anúncio de Financiamento e entenda o que o doador está procurando. Muitas organizações saltam este importante passo e olham para ele apenas enquanto submetem a proposta. As directrizes especificam claramente os critérios de elegibilidade, requisitos de formato, prazo, informação orçamental, limite de páginas, documentos a serem submetidos, etc. Faça alguma pesquisa de fundo do doador, de modo a compreender o doador, os projectos anteriores que foram financiados, o número de projectos a serem apoiados, etc. Uma vez concluída a pesquisa de fundo, você pode começar a trabalhar na sua proposta.
(4) Organize uma boa equipe de trabalho: Não se sobrecarregue com todo o processo de elaboração da proposta; em vez disso, atribua diferentes secções à sua equipa, de acordo com a sua experiência. Dependendo do tamanho da sua ONG, organize uma equipe com tarefas, responsabilidades e cronograma claramente definidos. Os membros da equipe devem possuir boas habilidades de escrita juntamente com sólidos conhecimentos técnicos do assunto relacionado.
(5) Leia as propostas vencedoras: Ao redigir a proposta, certifique-se de ler algumas propostas vencedoras (estas geralmente estão disponíveis online). Isso o ajudará a estruturar sua proposta e lhe dará uma visão da terminologia, formato e linguagem preferida pelos doadores.
Parte 2. Dicas para lembrar durante a fase de elaboração de propostas
(1) O título do projeto deve capturar a essência do projeto: Ao decidir sobre o título da proposta, certifique-se de que o título é apelativo e fornece ao leitor uma ideia geral do projecto.
(2) Estruture a proposta adequadamente: Na maioria das vezes a agência financiadora lhe fornecerá um modelo/formato de proposta para submissão. Caso a agência de financiamento não tenha fornecido um modelo você pode usar um modelo de proposta padrão com os seguintes subtítulos:
(3) Traga idéias e elementos inovadores no projeto: A maioria dos doadores apoia organizações que são capazes de inovar e apresentar ideias inovadoras na sua proposta de projecto. Tente incorporar alguma criatividade em qualquer um dos elementos do projeto, seja na prestação de serviços, canais de comunicação ou adoção de tecnologia.
(4) Escreva o resumo executivo de forma clara, sucinta e apelativa: O resumo executivo não só resume a proposta do projeto, mas também revela pontos importantes relacionados ao problema, a solução, a singularidade da proposta e a razão pela qual sua organização é adequada para realizar tal projeto. Para definir o tom certo, é importante que você seja capaz de abordar o Porquê, Como e O quê da proposta no próprio resumo.
(5) Seja específico e direto ao ponto: Escreva apenas o que é realmente importante e mencione os fatos que fortalecem o seu caso. Escreva a proposta para transmitir as informações necessárias ao leitor, para que ele possa entender claramente a sua proposta de projeto. Evite escrever histórias e coisas irrelevantes na proposta, pois os revisores têm que passar por várias propostas seu objetivo deve ser deixar seu caso claro em poucas páginas e não aborrecê-lo/ sobrecarregá-lo com detalhes desnecessários
(6) Incluir exemplos/estudos de caso relevantes: A inclusão de exemplos relevantes na proposta dá ao doador uma ideia de como a sua organização lidou com situações semelhantes anteriormente. Tente mencionar estudos de caso adequados onde a sua organização ajudou as pessoas a superar problemas/problemas e criou um impacto positivo.
(7) Quando escrever sobre a sua organização não se vanglorie das suas realizações: Na seção onde você menciona sobre a organização, use uma linguagem que não pareça vangloriar-se de você, em vez disso, prove ao doador que você é capaz de lidar e completar o projeto com sucesso. Você pode mencionar algumas realizações e prêmios que sua organização recebeu por fazer um trabalho similar.
(8) Use dados e fatos para apoiar o seu caso: Ao escrever a fundamentação do projeto, cite fatos e números como prova do seu problema. Estes fatos podem ser de dados que sua organização coletou ou podem ser de artigos de pesquisa, relatórios governamentais, artigos de notícias, etc. Certifique-se de que os dados que você citar estão atualizados e são de uma fonte confiável. Evite usar os dados se estiverem desactualizados e não tiver a certeza da fonte.
(9) O Objectivo deve indicar claramente a finalidade da sua proposta: O objetivo da proposta deve ser escrito de forma clara para indicar o objetivo principal do projeto, o beneficiário alvo e aspectos específicos do projeto. Evite usar declarações pouco práticas e vagas na declaração de objetivos.
(10) Mantenha apenas um objetivo para a proposta: É aconselhável que a sua proposta de projeto tenha apenas um objetivo. Ter vários objetivos no projeto indica que você está confuso e não tem certeza do que realmente pretende fazer através do projeto.
(11) Escreva objetivos S.M.A.R.T: Objetivos são declarações detalhadas descrevendo as formas através das quais você pretende alcançar o objetivo. Use o método S.M.A.R.T. para escrever seus objetivos, o que significa escrever declarações específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com limite de tempo.
(12) Cleary descreve a metodologia que você seguirá para alcançar os objetivos/objetivos desejados: Ao escrever a abordagem/metodologia do projeto, descreva claramente cada passo que você implementaria. Dê detalhes da estratégia (Nº de workshops a serem organizados, Treinamentos sobre o tópico XVZ a serem dados durante um período de 3 meses, etc.) que você adotará para alinhar suas atividades do projeto com as metas e objetivos do projeto.
(13) Evite o uso de jargões e linguagem técnica: Use linguagem simples e de fácil compreensão ao longo de toda a proposta. O leitor/revisor da proposta pode não ser necessariamente um especialista na área específica e pode não estar ciente de palavras técnicas, então use palavras simples para explicar seu problema e solução.
(14) Use gráficos, fluxogramas, gráficos info para fazer a proposta: Para fazer sua proposta se destacar, é sempre melhor usar diagramas simples, mapas, gráficos, etc., ao invés de texto simples. O uso de fluxogramas e diagramas ajuda o leitor a entender melhor o contexto e também torna a proposta mais atraente
(15) Siga as orientações específicas: Sob nenhuma circunstância, você deve ultrapassar os limites estabelecidos nas diretrizes do doador, o número de páginas, tamanho da fonte, espaço de linha, etc., deve estar de acordo com as diretrizes. As diretrizes estão lá por uma razão e você deve segui-las.
(16) Formatar corretamente a proposta: Formate a proposta de forma que ela pareça atraente. Todos os parágrafos devem estar bem alinhados; o texto deve ser legível com espaçamento suficiente entre linhas e o texto inteiro deve ser da mesma fonte (tanto no tamanho quanto no tipo). Publique todos os números corretamente.
(17) Faça com que a proposta seja revisada pelos seus colegas e revise-a: É sempre uma boa idéia fazer com que a proposta seja revisada pelos seus colegas/ membros da diretoria, etc. Muitas organizações também fazem com que suas propostas sejam revisadas por um leitor frio (uma pessoa que não esteve envolvida na redação do projeto). Analise os comentários dados pelos revisores e acomode suas sugestões, críticas e corrija erros e omissões sugeridos por eles. A revisão ajuda a melhorar a qualidade da proposta. Analisar a proposta uma e outra vez para remover detalhes desnecessários, erros gramaticais e factuais. Ao revisar a proposta certifique-se de que sua proposta está de acordo com as diretrizes, ligue claramente os objetivos e atividades e esteja livre de erros.
(20) Responda a todas as perguntas/seções mencionadas no modelo de proposta: Não deixe nenhuma seção/pergunta desacompanhada. Mesmo que você sinta que as perguntas são repetitivas, certifique-se de escrever uma resposta apropriada. Formulários incompletos são desclassificados logo na primeira triagem e não são aceitos para revisão posterior pela agência.
(21) Evite o Plágio: Certifique-se de que a proposta está editada corretamente e que foi verificada para plágio. Caso você tenha usado um parágrafo, dados, fatos ou outras informações de qualquer artigo, certifique-se de dar crédito a todas as suas fontes. Você pode parafrasear, citar, citar ou incluir uma página de referência no final da proposta para evitar o plágio. Muitas agências (especialmente as orientadas à pesquisa) usam software anti-plágio e no momento em que sua proposta mostra sinais de plágio a proposta pode ser desqualificada.
(22) Elaborar o orçamento com o maior cuidado: Certifique-se de que todos os itens do orçamento atendam aos requisitos da agência financiadora. Prepare sempre uma narrativa com o orçamento de forma a explicar as várias despesas. É importante que o orçamento do projeto esteja alinhado com as atividades do projeto e você deve ser capaz de justificar todos os custos que você menciona.
Parte 3. Por que as propostas falham??
P>P>P>Passempre que as ONGs desenvolvam várias propostas a cada ano, apenas algumas selecionadas recebem o financiamento necessário. Isto nos leva a uma importante questão de porque as organizações falham na escrita de boas propostas. Há várias razões pelas quais algumas propostas não conseguem convencer os doadores a apoiar a sua causa, algumas das razões mais comuns são apresentadas abaixo:
(1) Não aderência a orientações: A maioria dos doadores tem uma orientação específica para a apresentação de propostas, tema do projecto, formato e prazos. Muitas ONGs não lêem as diretrizes e submetem suas propostas sem integrar as instruções necessárias. Você tem que entender que essas diretrizes existem apenas porque o doador quer que você as siga.
(2) Fatos e dados insuficientes para apoiar a sua proposta: Muitas ONGs escrevem propostas com tanta emoção que perdem completamente o uso de dados relevantes. Você pode ter uma história atraente, mas a menos que você tenha alguns fatos para apoiar a sua história, um doador não daria muita atenção a ela. Lembre-se que a sua proposta não é um roteiro para um filme, mas é um documento empresarial que a sua organização receberá financiamento.
(3) Vagueza: Outra razão pela qual muitas propostas não conseguem atrair o doador, é o fato de que qualquer ONG escreve propostas sem descrever adequadamente o problema, os beneficiários-alvo, os objetivos e as atividades. Isso torna a proposta vaga e não indica claramente porque você quer o apoio de uma determinada agência. Nenhum doador investiria em um projeto que carece de visão adequada e meta irrealista.
(4) Má apresentação e erros: Como foi apontado anteriormente, a proposta é a base da sua relação com o doador, é importante que você apresente a proposta de uma forma profissional. Às vezes, as propostas são tão mal escritas e apresentadas que o revisor perde o ponto/intencionalidade. Outra questão importante com as propostas são os erros ortográficos e gramaticais na proposta. Um doador certamente ignorará alguns erros, mas se a sua proposta tiver inúmeros erros não criará uma boa impressão e levará ao fracasso.
(5) A proposta carece de um plano de avaliação ou monitoramento: Os doadores tendem a financiar os projectos que têm um plano de avaliação e uma estrutura de monitorização. Ter um plano de avaliação na proposta torna sua organização mais responsável e aumenta suas chances de conseguir financiamento.
(6) Submissão após o prazo: Muitas organizações submetem a proposta após o prazo ter passado, isso só leva à desqualificação da sua proposta de entrada.
(7) Não direcionada para a missão da agência doadora: Se a organização não fez pesquisa suficiente sobre a agência doadora é provável que a proposta não corresponda à missão e objetivo do doador.
(8) Proposta incompleta/Documentos incompletos não completos: Muitas organizações apresentam propostas incompletas e não respondem a todas as perguntas/seções do modelo do projeto. Por vezes as organizações não submetem os documentos (Carta de apoio, documentos de registo, carta de autorização, etc.)
P>P>Dicas Top 25 num relance
Como a redacção de uma proposta é um processo demorado, comece sempre cedo para que tenha tempo para a edição, revisão, revisão e submissão final. Vá em frente, escreva a proposta e submeta a proposta em tempo.
Se submeter a proposta pelo correio, certifique-se de que todos os documentos estão nomeados corretamente e estão reunidos em uma pasta zipada. Isto deve ser acompanhado por uma carta de apresentação.
Se a agência doadora exigir o envio de cópias impressas, envie as cópias em tempo hábil para que a proposta chegue ao escritório bem dentro do prazo. Todos os documentos devem ser devidamente arquivados e apresentados no escritório do responsável pelo financiamento.
Se submeter um pedido on-line, clique no botão de submissão e submeta o pedido.
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