Az én családomban a memória előny.
Nem azért, mert szenilisek vagyunk. Csak arról van szó, hogy túl gyorsan jár az agyunk. Annyira el vagyunk foglalva azzal, hogy előreugorjunk a következő dologra, hogy elfelejtjük, mit is csináltunk eredetileg.
Szóval ha emlékezni akarunk valamire, akkor le kell írnunk. Mi a teendőlisták családja vagyunk.
A teendőlistáknak nagy múltjuk van. Legalább az 1700-as évekre nyúlnak vissza, ahogy az alábbiakban látni fogod, és azóta is vidámság, vita és termelékenységi tanácsok tárgyát képezik. És bár az évek során jelentősen fejlődtek, még mindig elég hasonló célt szolgálnak: megtervezni, hogy mit kell tennünk.
Hogy is nézett ez ki, valamikor régen? És hogyan néz ki ez számunkra ma? Mint kiderült, az utóbbira a válasz mindenki számára más és más, és mi meghatároztunk néhány módszert, ahogyan az emberek a teendők listáját a maguk számára működőképessé teszik.
A legkorábbi teendők listái
1791-ben Benjamin Franklin feljegyezte a teendők listájának egyik legkorábbi ismert formáját. A lista mögötti szándéka azonban nem éppen az volt, hogy elvégezzen dolgokat — ehelyett arra használta, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden nap valami pozitívummal járul hozzá a munkájához. A listáját a következő kérdéssel kezdte: “Mi jót tegyek ma?”
Forrás: Beszélgetőpartner: Daily Dot
Nem fogok hazudni — Franklin teendőinek listája nem áll távol az enyémtől. Igaz, én általában nem szoktam az “elterelés” és a “kitalálás” szavakat használni annak leírására, hogy mit kell tennem egy adott napon, de a mi listáink ugyanazt a célt szolgálják. Reggelente időt szánok az étkezésre is, és gyakran használom az ebédidőt a “számlák elnézése” saját verziójára. Te és én nem különbözünk annyira, Franklin.
Az, ami igazán megváltozott, azok a különböző lehetőségek, amelyek a teendőlisták létrehozására és szervezésére rendelkezésünkre állnak. Bár közel sem olyan ősi, mint Franklin stílusa, sokan emlékezhetünk arra, hogy volt egy papír naptárunk – ezek valójában 1924-ig nyúlnak vissza, a Wanamaker Diary debütálásáig.
Forrás: Boston Globe
A digitális teendők listájának kora azonban akkor kezdődött igazán, amikor a számítógépes operációs rendszerek saját szoftvercsomagjaikba naptárprogramokat is beépítettek, például az Outlook Calendar kezdetleges változatait. Ezeket követte a Simon nevű okostelefon 1992-es verziója – amely tartalmazott naptárkészítő funkciókat -, majd jöttek a naptárkész PDA-k, vagyis a személyes digitális asszisztensek. Az online naptárak első generációja a 2000-es évek elején jelent meg, amelyek végül olyan programokká fejlődtek, mint a Google Calendar, amelyek szinkronizálhatók okostelefonos társaikkal.
Más szóval, már régen nem volt szükségünk tollra a közelben ahhoz, hogy feljegyezzünk valamit — amíg van egy mobileszköz a közelünkben, küldhetünk magunknak emlékeztetőt SMS-ben, beírhatjuk az eseményeket a naptárprogramjába, vagy használhatjuk a hangalapú kereső funkciót az emlékeztető beállításához.
De olyan érdekesnek találom, hogy valami, ami ma már elavult technológiának tűnik — a PDA/személyes digitális asszisztens — most újra alkalmazhatóbbá válik, mint valaha. Egyre több olyan programot látunk, amelyek eredetileg hangalapú keresőplatformnak készültek, virtuális személyi asszisztenssé fejlődnek. Szóval mindenképpen kitérünk majd ezekre, és arra, hogyan jönnek szóba a teendők listájának modern korában.
7 mód a teendők listájának megszervezésére
A klasszikus kézzel írott lista
Ezekkel a dolgokkal viccelődünk, hogy milyen régimódi lány tudok lenni. Korán lefekszem, film noir gyűjteményem van, és a 90-es évek elejének rajzfilmjeiért nosztalgiázom. Kézzel írott teendőlistát is vezetek, ami — a manapság rendelkezésünkre álló összes csengő és sípszó mellett — már-már archaikusnak tűnik.
A kézzel írott teendőlistám használatára is van egy furcsa rendszerem: A Google Naptárral együtt használom, amire később még visszatérünk, és pajzsként használom a zavaró tényezők ellen.
Amikor dolgozom, véletlenül eszembe juthat valami, aminek utána akarok nézni az interneten, vagy egy személyes üzenet, amit el akarok küldeni, vagy egy elintéznivaló, amit el kell intéznem. Gyakrabban, mint szeretném, kétféleképpen reagálok ezekre a gondolatokra: 1) abbahagyom, amit éppen csinálok, hogy foglalkozzak vele, vagy 2) azt mondom, hogy “majd később foglalkozom vele”, és elfelejtem.
De ha munka közben van mellettem egy jegyzetfüzet, akkor van egy hely, ahol tárolhatom ezeket a dolgokat anélkül, hogy teljesen megszakítanám a munkámat, hogy foglalkozzak velük. Némelyik fontosabb, mint a többi, de így van egy hely, ahová “elteszem” a zavaró dolgokat. (Észre fogod venni, hogy karikatúraszerű felkiáltójelet használok a “szórakoztató” feladatok jelzésére.) És az emberek gyorsan csökkenő figyelmi ideje mellett minden olyan hack, amivel koncentrálni tudok, üdvözlendő, különösen egy határidőhöz kötött munkakörben.
Bullet Journals
Úgy tűnik, a Bullet Journaling a to-do list du jour. Mindenki erről beszél, és mégis, úgy tűnik, olyan kevesen értik.
Még amikor megkérdeztem a kollégáimat, akik kipróbálták, a vélemények vegyesek voltak – a legtöbben lemaradtak a használatáról, a többiek pedig nem voltak biztosak benne, hogy valóban hasznukra válik-e. Egyikük, a marketingblogger kolléganőm, Sophia Bernazzani volt olyan kedves, hogy megosztott egy képet a sajátjáról:
A Bullet Journal – magyarázta nekem Bernazzani – azért működik neki, “mert így könnyen áttekinthetem a nagy ívű prioritásaimat és a napi teendőimet egy helyen.”
A Bullet Journal félhivatalos honlapja szerint a stratégiát leginkább egy “testreszabható és megbocsátó szervezési rendszerként” lehet leírni, amely egy minden egyben “tennivalólistaként, vázlatfüzetként, jegyzetfüzetként és naplóként” működik. Íme, amit a honlap további tartalmából ki tudtam szűrni:
- A feladatok, események és különféle jegyzetek listája.
- A lista lehet napi, havi vagy éves.
- Szimbólumokkal jelölik az egyes tételek kategóriáját és fontosságát.
Az, ami megkülönbözteti a többi tennivalólistától, az a célja, hogy az ember ne őrüljön meg azon, amit nem csinált meg. Megfelel az iDoneThis nevű termelékenységi alkalmazás által végzett néhány kutatásnak, amely szerint a teendők 41%-át soha nem fejezik be. A Bullet Journal rendszerében soha semmit nem húznak át – csak egy új szimbólummal van megjelölve, amely jelzi, hogy egy jövőbeli időpontra kell áthelyezni.
A másik megkülönböztető elem a Bullet Journal tanácsa, hogy a napi naplót napról napra kell vezetni, ahelyett, hogy túl messzire előre listáznánk ezeket a tételeket. Azt is ajánlja, hogy ne legyenek túl hosszúak ezek a listák, ami szintén egybevág a kutatásokkal — tanulmányok szerint minél több tétel van a tennivalólistánkon, annál kevesebbet tudunk elvégezni.
A 3 lépéses tennivalólista
Az év elején kollégám, Christine Ianni beszélgetett Charles Duhigg Pultizer-díjas íróval és újságíróval arról, hogy a legtermékenyebb emberek hogyan osztják be az idejüket. Elárult egy háromlépcsős folyamatot, amely a nagyobb, nehezebb lépéseket mikrolépésekre bontja.
Ez valahogy így néz ki. Kezdd egy üres lapon, majd:
- Gondolj a napi nagy célodra.
- Írd a célodat a lap tetejére.
- Bontd le a célodat megvalósítható/mérhető lépésekre.
Alapvetően ez a módszer csökkenti a nagy projektek megfélemlítési tényezőjét. Amikor a nagyobb célok mindegyike saját teendőlistával rendelkezik, átrendeződnek azokra a kisebb lépésekre, amelyek a teljes befejezéshez vezetnek.
Kíváncsi vagy, hogyan működik ez? Nézze meg Duhigg interjúnkat a HubSpot The Growth Show című műsorában.
Online naptárak
Ez az a pont, ahol a teendők listája egy kicsit menőbb, mint a régimódi, kézzel írt, figyelemelterelő leltár. Korábban már írtam arról, hogy hajlamos vagyok a legapróbb részletekig beosztani a napomat — erre kiválóan alkalmasak az online naptárak.
Figyelj, hogy többes számban írtam — “naptárak”. Ez azért van, mert több online naptáram is van, mind a munkához, mind a személyes dolgokhoz. De hála a felhőtechnológiának és a naptárak azon képességének, hogy egy helyen összeolvadnak — mint például az iCal vagy a telefonom naptárszoftvere –, ezeket az információkat egyetlen platformon tudom tárolni.
Később kiderült, hogy néhány kollégámhoz hasonlóan én is egy másik teendőlista formátummal együtt használom az online naptárakat. Ahelyett, hogy csak felsorolnám, mit kell tennem, a naptár lebontja, hogy mennyi időm van a nap folyamán a dolgok elvégzésére, a kutyasétáltatástól kezdve a reggeli írásom befejezéséig.
A naptár segít abban is, hogy ne felejtsek el szüneteket tartani a nap folyamán. Nem mindig vagyok olyan jó abban, hogy be is tartsam őket, de mivel a legtermékenyebb emberek emlékeznek arra, hogy minden 52 percnyi munkára 17 perc szünetet tartsanak, legalább ezt beiktatom, mint cselekvési pontot magamnak. És azzal, hogy összehangolom őket a kézzel írott teendőim listájával — ahová emlékeztetőket írok, hogy nézzek utána egyébként zavaró dolgoknak –, segít abban, hogy ez az 52 perc munka ne szakadjon meg súlyosan.
A Google-ban az is klassz, hogy a “Célok” funkciója lehetővé teszi, hogy hosszabb távú dolgokat – például egy új nyelv megtanulását – ütemezzen be, és diktálja, hogy naponta, havonta vagy évente mennyi időt szánjon rájuk. A Célok pedig elszámoltathatóvá teszi Önt. Ha az eredetileg a hosszabb távú feladatra szánt idő alatt egy másik kötelezettséget is beütemez, a Google automatikusan átütemezi az utóbbit az Ön számára. Tehát nincs kifogás – itt az ideje japánul tanulni! Vagy, tudod, bármit, amit el akarsz kezdeni.
Virtuális személyi asszisztensek
A múlt héten jelent meg a Google Allo, egy “intelligens üzenetküldő alkalmazás”, amely a Google Asszisztenssel is fel van szerelve – egy virtuális házmester, ha úgy tetszik. Ez megelőzi a Google Home október 4-i pletykás bevezetését, amely a források szerint valószínűleg hasonló technológiát fog használni.
Szóval, miért fontos ez? Nos, a Google Home egy újabb kiegészítője az önálló virtuális asszisztensek egyre növekvő listájának, amelyek nem igénylik mobileszköz használatát. És számos képességük között ezeknek az otthoni virtuális asszisztenseknek képesnek kell lenniük arra, hogy segítsenek az emlékeztetők beállításában.
A Google Home ugyanabban a ligában fog játszani, mint az Amazon Echo, amely a saját hangalapú keresési technológiáját, az Alexát használja az ilyen kérések és lekérdezések segítésére. Hagyom, hogy Alec Baldwin — akit egyébként az INBOUND 2016-on láthatsz — segítsen elmagyarázni:
A Google és az Amazon nem egyedül van ezzel a technológiával — ne feledkezzünk meg Siriről, az egyik eredeti hangalapú keresőplatformról, amelyet arra programoztak, hogy feladatlistákat készítsen és emlékeztetőket állítson be.
A digitális személyi asszisztensek általában más feladatokat látnak el, mint az eddig tárgyalt többi típus. Számomra legalábbis a Siri nagyszerű eszköz arra, hogy dolgokat hozzak létre vagy adjak hozzá egy teendőlistához, amikor éppen úton vagyok, vagy nincs időm végigmenni azon a folyamaton, hogy új eseményt adjak hozzá a naptáramhoz.
Várjuk, hogy a virtuális teendők listázásának ez a módszere tovább növelheti népszerűségét — elvégre nézze meg, hány nagy név lép be a területre.
A “Megcsináltam” lista
Kollégámról, Mike Renahanról az a hír járja errefelé, hogy tud egy-két dolgot a termelékenységről — itt megnézheti néhány cikkét. Természetesen megkérdeztem tőle, hogyan szervezi a teendőlistáját.
A válasza? Nem igazán. Ehelyett egy úgynevezett “Megcsináltam” listát használ.
“Leírod az összes célt, amit egy adott napon elértél” – magyarázza – “és ezek határozzák meg, hogy milyen célokat tűzz ki magad elé holnap.”
Itt egy példa, hogy ez hogyan néz ki nála:
Amint láthatod, Renahan ezt a futó listát egy jegyzetben tartja a telefonján, így bármikor és bárhol frissítheti. “Minden nap frissítem ezt a listát, amikor a vonaton ülök” – mesélte. “Segít elgondolkodni azon, hogy mennyire voltam produktív az adott napon. És ebből kiindulva reális célokat tudok tervezni a következő napra.”
Renahan megközelítése úgy oldja fel a hiányosságok hangsúlyozását, hogy az adott napon elvégzett jó dolgokra összpontosít. És ahelyett, hogy csak újabb és újabb dolgokat írnánk egy meglévő listára, elmélete szerint a jó dolgok alapján diktáljuk, hogy mit fogunk holnap csinálni.”
7. Feladatkezelő alkalmazások
Végre elérkeztünk az elkerülhetetlen “erre van egy alkalmazás” módszerhez a teendőlisták szervezéséhez.”
Félreértés ne essék – ezek az alkalmazások különböznek a digitális személyi asszisztensektől. Ahelyett, hogy egy külön platformra diktálnád az emlékeztetőket és a tételek ütemezését, sok ilyen alkalmazás lehetővé teszi, hogy teljes mértékben te irányítsd a feladataidat.
Tonnányi feladatkezelő alkalmazás létezik — a Wunderlist és a fent említett iDoneThis a két legismertebb név.
De kollégáim, például a Hubspot értékesítési blogjának rovatszerkesztője, Leslie Ye körében úgy tűnik, hogy a Todoist a legnépszerűbb.
Ő már korábban is írt róla, és azt mondja, hogy nagy előnye, hogy a teendőlistáján szereplő tételeket prioritásuk szerint tudja rangsorolni. Ráadásul sok más feladatkezelő alkalmazással ellentétben a Todoistnak sikerült játékossá tennie ezeket a feladatokat — minél többet teljesítesz sikeresen, annál több “karmapontot” szerezhetsz.
“És a karmapontok gyűjtése” – magyarázza Ye – “szórakoztató módja annak, hogy játékossá tegyünk valamit, ami általában stresszforrás.”
Szervezettnek érzi magát?
Azokban az időkben, amikor úgy tűnik, hogy elfoglaltabbak vagyunk, mint valaha – ami nem feltétlenül rossz dolog, mivel állítólag javítja a kognitív képességünket -, a szervezettség megtartása kihívássá válhat. De ez csak akkor van így, ha nincsenek meg a megfelelő eszközeink, és mint bemutattuk, ilyenekből bőven akadnak.
Amint korábban megjegyeztük, nem minden módszer tökéletes mindenki számára, és amelyik a legproduktívabbá tesz, az nem biztos, hogy hagyományosnak tűnik. Ezeket a módszereket lehet kombinálni és egymással párhuzamosan használni — mint én a kézzel írott listákat és az online naptárakat –, vagy lehet, hogy csak egy egyedi módszer működik a legjobban az Ön számára.