15 strategie efficaci di gestione delle e-mail che dovresti usare

Molti di noi sono sopraffatti dalle e-mail.

La sola parola evoca immagini di un audace numero a tre cifre di email non lette, ognuna delle quali richiede la tua attenzione.

Come centro della comunicazione, soprattutto nella nostra vita professionale, l’email è inevitabile. Anche con i più grandi tentativi di sbarazzarsi della nostra casella di posta, l’email ha dimostrato che non va da nessuna parte.

I problemi arrivano a causa del volume puro di email che riceviamo. Se lasciata senza controllo, l’unica priorità nativa delle email è la data in cui sono state ricevute. L’e-mail non è stata creata per gestire il nostro volume attuale e i molti modi in cui interagiamo con la nostra casella di posta. Fortunatamente, la tecnologia e le migliori pratiche possono venire in vostro soccorso.

Una gestione efficace delle e-mail richiede di prendere attivamente la vostra casella di posta nelle vostre mani. Questo richiederà l’aggiunta di un software di posta elettronica e alcune regole generali sul modo più efficiente per gestire le comunicazioni via e-mail.

15 consigli per padroneggiare la gestione delle e-mail

La posta elettronica è la forma più potente di comunicazione aziendale e con queste strategie efficaci, può diventare una forma di lavoro che ti piace davvero. Per entrare in strategie efficaci di gestione delle e-mail, seguite questi semplici consigli di gestione delle e-mail.

Eliminare i messaggi promozionali di vendita

Prima di entrare nella gestione efficace della vostra casella di posta, è importante dare priorità e rimuovere i messaggi indesiderati. I messaggi di vendita promozionali dovrebbero essere i primi ad andare e trascinarli nella scheda Promozionale non è altrettanto efficace. L’idea è quella di avere una casella di posta organizzata piena solo di contenuti relativi ai tuoi obiettivi di lavoro. Nella maggior parte dei casi i messaggi di vendita distraggono e portano via l’attenzione dalle tue priorità.

Cancella le newsletter che non leggi mai

Se sei un abbonato seriale alle newsletter, ecco un’altra opportunità per ottimizzare la tua casella di posta. Potresti essere tentato di creare etichette e filtri che possano elaborarle al posto tuo, ma ancora una volta, risparmiamo queste strategie per le email che aggiungono valore alla tua vita personale e professionale.

Se non hai letto le ultime due edizioni di quella newsletter, è probabile che tu non stia ricevendo alcun valore, quindi considera di annullare l’iscrizione. Se non riesci a sopportare la cancellazione, la maggior parte delle newsletter ti permetterà di ridurre al minimo la loro frequenza di invio.

Richiedi la rimozione dai messaggi di gruppo che non ti riguardano

Similmente alle newsletter potresti esserti iscritto a vari gruppi che ti interessavano in quel momento. Dai una seconda occhiata al valore che stanno fornendo e se sono rilevanti o meno per i tuoi attuali obiettivi e interessi.

I messaggi di gruppo possono includere e-mail da contatti personali con argomenti casuali o semplicemente rimuovendoti da quei thread terribilmente lunghi “rispondi a tutti”. Un po’ di diplomazia andrà molto lontano in questo caso, dal momento che non si può semplicemente “annullare l’iscrizione” o “bloccare” i vostri amici e colleghi. Gmail offre un pulsante “muto”, ma per tutti gli altri dovrete rendere note le vostre intenzioni.

Un breve messaggio per far sapere loro che non siete più rilevanti per la conversazione vi permetterà di fare un’uscita senza problemi e di fare un passo avanti verso una strategia e-mail efficacemente gestita.

Crea etichette per tipi simili di email

Ora che hai rimosso l’inessenziale, è il momento di organizzare le email che effettivamente vuoi e le etichette sono un ottimo modo per farlo.

Le etichette possono essere utilizzate per creare un sistema di cartelle personalizzato all’interno della tua casella di posta. Nominale per categoria, cliente, progetto o qualsiasi cosa tu desideri. Avere questa organizzazione granulare della tua casella di posta crea un sistema in cui le tue conversazioni hanno il loro posto, rendendole facili da trovare ed elaborare.

Non esitare a creare molte cartelle di email

Non c’è limite al numero di cartelle di email che puoi creare nella tua casella di posta. Non è raro avere 30 o più etichette e cartelle per organizzare le tue conversazioni a livello granulare.

Le caselle di posta condivise e le etichette condivise ti permettono di portare il concetto di cartella oltre e gestire le email nella tua casella di posta come un team. G2 ha una categoria sulle migliori caselle di posta condivise costruite per i team, dove troverete una lista delle migliori fonti per il vostro team.

L’assegnazione delle email è uno dei componenti delle caselle di posta condivise che vi permettono di delegare le email con chiarezza.

Prima di aggiungere altri strumenti dovreste considerarne uno che funzioni con il vostro attuale client di posta. Dover rimbalzare dentro e fuori la tua casella di posta è controproducente per rimanere concentrati e organizzare la tua casella di posta in primo luogo.

Filtri impostati automaticamente per determinati mittenti

Perché non renderti la vita più facile con alcuni strumenti di automazione e-mail? Creando dei filtri per le email, le tue email in arrivo possono essere ordinate, etichettate o contrassegnate per te secondo i criteri che hai impostato.

I filtri ti assicureranno di non perdere mai le tue bollette o email importanti da un destinatario specifico. Possono essere utilizzati per raggruppare automaticamente le e-mail per progetto o nome del cliente in base a specifiche parole chiave, allegati e oggetto. Puoi considerare i filtri come il tuo assistente personale che fa un po’ di pre-organizzazione per te, permettendoti di concentrarti su compiti più urgenti.

Crea alias di mittente separati sotto lo stesso indirizzo email

Un altro modo semplice per filtrare le email in arrivo, è quello di creare alias. Gli alias di posta elettronica sono un indirizzo email alternativo, che comunque indirizzerà alla tua email originale. Essenzialmente, avrete il vantaggio di avere un nuovo indirizzo email senza creare e gestire un nuovo account.

Per esempio, potete iscrivervi alle newsletter con un alias email invece del vostro indirizzo email principale. Puoi poi creare dei filtri per etichettare o stellare automaticamente tutte le email che arrivano all’indirizzo email alias.

Gmail email alias ti dà anche l’opportunità di inviare email da un nome diverso. Per esempio, è possibile inviare email relative al lavoro da un indirizzo email e email personali da un alias, o viceversa.

Anche se, se avete bisogno di creare un nuovo account, per esempio, per gestire le vostre richieste di vendita o di supporto, il software di help desk vi permetterà di integrare perfettamente un help desk nella vostra casella di posta personale. In questo modo, le e-mail di vendita e di supporto possono essere trattate in stile ticketing e assegnate ad agenti specifici direttamente dalla tua casella di posta personale.

Eliminare l’inoltro interno delle email

Comprendendo che i tuoi colleghi ricevono abbastanza email esterne, è buona norma evitare di usare le email per le comunicazioni interne e questo include le lunghe catene CC, BCC.

La moderna gestione delle email ha eliminato la necessità di inoltrare le email al tuo team interno. Il miglior software di gestione della posta elettronica vi permetterà di comunicare con i vostri compagni di squadra via e-mail tramite note in-app di messaggistica istantanea. Questo doppio vantaggio significa che non è necessario utilizzare una piattaforma di messaggistica esterna e si evita anche di ingombrare la casella di posta di tutti. Il tuo team ti ringrazierà per questo!

Leggi e rispondi alle email a un orario prestabilito ogni giorno

Monitorare costantemente la tua casella di posta può trasformarsi in un’abitudine inefficace nella gestione del tempo.

Prevedere un orario strategico per gestire le tue email porta a una gestione efficiente delle email ed è meglio fare in modo che sia lo stesso orario ogni giorno. Questo ti permette di creare degli slot all’interno della tua giornata e ti libera per concentrarti su altri compiti senza la costante sensazione persistente di dover controllare le tue e-mail.

Una volta che hai gestito la tua casella di posta per il giorno, dovresti evitare di saltare dentro e fuori dalla tua casella di posta, a meno che non arrivi qualcosa di estremamente urgente. Anche in questo caso è possibile impostare sistemi per contrassegnare le e-mail a cui non si può rispondere subito.

Bandiera i messaggi importanti a cui non si può rispondere subito

Il software di gestione della posta elettronica include la possibilità di snooze le e-mail o di farle tornare in cima alla posta in arrivo in un momento successivo. Un buon sistema di flagging supportato da filtri assicurerà che nulla vada perso e ti permetterà di rispondere efficacemente ai tuoi destinatari.

Anche alle email importanti non si può sempre rispondere immediatamente, ma detto questo ci sono delle buone pratiche quando si tratta di tempi di risposta attesi.

Rispondere alle email di lavoro entro 24-48 ore

Come regola generale le email di lavoro dovrebbero essere risposte lo stesso giorno lavorativo. Gli studi hanno dimostrato che impiegare più di 48 ore per rispondere a un’e-mail porterà alla perdita di potenziali clienti e alla loro insoddisfazione.

Fast company ha condotto un sondaggio sui tempi di risposta alle e-mail dove ha scoperto che più del 70% delle persone si aspettano una risposta entro quattro ore.

Ancora una volta, il software di gestione delle e-mail può aiutare. Come minimo, è possibile impostare l’autoresponder per far sapere al destinatario che ha la vostra attenzione con una risposta più dettagliata a seguire, che dovrebbe essere sicuramente entro 3-5 giorni lavorativi.

Seguire le email importanti entro 3-5 giorni lavorativi

Tutti noi abbiamo a che fare con un sacco di compiti diversi insieme a un alto volume di email giornaliere, ma è importante dare priorità alle email che non possono rimanere senza risposta. Se state aspettando la risposta di un reclutatore, la conferma di uno stakeholder esterno, o la decisione di un cliente, 3-5 giorni lavorativi dovrebbero essere la vostra linea di base per inviare un’email di follow-up.

Ci potrebbero essere situazioni in cui alcuni follow-up potrebbero essere necessari. Non dimenticate di aggiungere un giorno o due tra ogni email di follow-up per evitare di dare l’impressione di essere disperati.

Per situazioni in cui non è possibile seguire prontamente, un autoresponder è sufficiente per mostrare il vostro impegno. In questo caso, se sei un utente Gmail, gli strumenti di comunicazione G-Suite possono aiutarti.

La delega è la chiave per una gestione di successo delle email. Con gli strumenti giusti in mano, o più precisamente nella tua casella di posta, puoi semplicemente lasciare una rapida nota interna al tuo collega che condividerà automaticamente un’email con lui. Si può anche fare un passo avanti, e creare regole automatiche per condividere automaticamente alcune e-mail con un collega specifico. Le note interne alle email possono anche essere aggiunte automaticamente per fornire maggiore chiarezza e contesto al tuo messaggio.

Scarica le app corrispondenti per rispondere alle email in movimento

La maggior parte dei popolari client di servizi di posta elettronica hanno una corrispondente app mobile per aiutarti a gestire le email quando non sei davanti al tuo portatile. Con un facile accesso alla tua email nel palmo della tua mano, puoi avere una rapida panoramica in tempo reale delle email in arrivo, e programmare la tua giornata di conseguenza.

Avere una firma impostata sulle tue email in modo da non dover scrivere il tuo nome ogni volta

Prendere del tempo in anticipo per strutturare la tua strategia di email può andare molto lontano verso il risparmio di tempo e migliorare la tua efficienza. Sorprendentemente le firme delle email non sono usate così spesso come dovrebbero. Prendendo la congettura di digitare il tuo nome, titolo e informazioni aziendali è possibile concentrarsi sulla stesura e l’invio di e-mail efficaci che molto più veloce.

Il processo di firma può essere ulteriormente semplificato con l’aiuto di software di firma e-mail. Il software per la firma delle e-mail non solo ti farà risparmiare tempo, ma aiuterà anche te e il tuo team a rimanere concisi. E’ un modo semplice, ma efficace per migliorare il tuo marchio e gli sforzi di marketing. Con le firme e-mail, è possibile promuovere il tuo business, reindirizzare i destinatari alle pagine del tuo sito preferito o account di social media, annunciare i prossimi eventi e altro ancora.

Se si utilizzano gli alias, si può anche avere una firma diversa per ogni indirizzo e-mail. Questo ti aiuterà a migliorare la tua strategia di comunicazione e a coinvolgere i destinatari delle email in modi mirati.

Crea e condividi modelli di email

I modelli di email sono un altro modo per risparmiare tempo e assicurarsi di avere un tono di voce coerente per il branding aziendale.

La maggior parte dei servizi di email offrono modi nativi per salvare le email come modelli. Anche se, c’è una lista di software più potenti per la costruzione di modelli di email, che, quando integrati direttamente nella tua casella di posta, possono semplificare molti dei tuoi processi ripetitivi e supercaricare la tua casella di posta con modelli di email condivisibili. Avere la possibilità di aggiungere variabili personalizzate garantirà ai vostri destinatari di ricevere una risposta su misura che dà l’impressione di essere stata creata appositamente per loro.

Conclusione

Gestire efficacemente la vostra casella di posta può fare un lungo cammino verso una maggiore efficienza generale. Con l’aiuto dei consigli per la gestione delle email e dei software che sono stati discussi in questo articolo, sei sulla buona strada per domare e fare amicizia con la tua casella di posta.

Per altri consigli su come prendere il controllo della tua email, internamente ed esternamente, controlla l’hub email di G2 per avere ancora più consigli!