Come trarre il meglio dalla tua lista di cose da fare: 7 stili da provare

Nella mia famiglia, la memoria è una risorsa.

Non è che siamo senili. È solo che la nostra mente si muove troppo velocemente. Siamo così occupati a saltare avanti a quello che c’è dopo che dimentichiamo quello che stavamo facendo all’inizio.

Quindi, se vogliamo ricordare qualcosa, dobbiamo scriverlo. Siamo una famiglia di liste di cose da fare.

Le liste di cose da fare hanno una certa storia. Risalgono almeno al 1700, come vedrete qui di seguito, e da allora sono state oggetto di gioia, contestazione e consigli di produttività. E anche se si sono evoluti significativamente nel corso degli anni, hanno ancora uno scopo abbastanza simile: pianificare ciò che dobbiamo fare.

Come era questo, una volta? E che aspetto ha per noi oggi? A quanto pare, la risposta a quest’ultima domanda è diversa per ognuno, e abbiamo identificato alcuni dei modi in cui le persone fanno funzionare le liste di cose da fare per loro.

Le prime liste di cose da fare

Nel 1791, Benjamin Franklin registrò quella che era una delle prime forme conosciute di una lista di cose da fare. Ma la sua intenzione dietro la lista non era esattamente quella di ottenere cose da fare – invece, la usava come un modo per assicurarsi di contribuire a qualcosa di positivo ogni giorno. Iniziava la sua lista con la domanda: “Cosa devo fare di buono oggi?”

Source: Daily Dot

Non mentirò — la lista delle cose da fare di Franklin non sembra del tutto lontana dalla mia. Certo, di solito non includo le parole “diversione” e “escogitare” per descrivere ciò che devo fare in un dato giorno, ma le nostre rispettive liste ottengono la stessa cosa. Programmo anche il tempo al mattino per mangiare, e spesso uso l’ora di pranzo per la mia versione personale dei “conti in sospeso”. Io e te non siamo così diversi, Franklin.

Quello che è davvero cambiato sono le diverse opzioni a nostra disposizione per creare e organizzare liste di cose da fare. Anche se non è così antico come lo stile di Franklin, molti di noi possono ricordare di aver posseduto un’agenda di carta – che in realtà risale al 1924, con il debutto del Wanamaker Diary.

Fonte: Boston Globe

Ma l’era delle to-do list digitali è iniziata quando i sistemi operativi dei computer hanno incluso programmi di calendario nei loro pacchetti software, come le versioni primitive di Outlook Calendar. Questi sono stati seguiti da una versione del 1992 di uno smartphone chiamato Simon – che includeva funzioni di pianificazione – e poi sono arrivati i PDA, o assistenti digitali personali, pronti per il calendario. La prima generazione di calendari online è arrivata nei primi anni 2000, che alla fine si è evoluta in programmi come Google Calendar che potevano essere sincronizzati con le loro controparti smartphone.

In altre parole, è passato molto tempo da quando avevamo bisogno di una penna nelle vicinanze per prendere nota di qualcosa – finché abbiamo un dispositivo mobile nelle vicinanze, possiamo mandarci dei promemoria via sms, inserire gli eventi nel suo programma di calendario, o usare una funzione di ricerca vocale per impostare un promemoria.

Ma trovo così interessante che qualcosa che ora sembra una tecnologia antiquata – il PDA/assistente digitale personale – sia ora diventato più applicabile che mai. Stiamo vedendo sempre più programmi che erano originariamente destinati ad essere piattaforme di ricerca vocale evolversi in assistenti personali virtuali. Quindi toccheremo sicuramente quelli, e come entrano in gioco nell’era moderna della to-do list.

7 modi per organizzare la tua To-Do List

La classica lista scritta a mano

Da queste parti, scherziamo su quanto io possa essere una ragazza all’antica. Vado a letto presto, ho una collezione di film noir, e ricordo i cartoni animati dei primi anni ’90. Tengo anche una to-do list scritta a mano, che — con tutti i campanelli e i fischietti disponibili al giorno d’oggi — è quasi arcaica.

Ho anche uno strano sistema per usare la mia to-do list scritta a mano: La uso in tandem con Google Calendar, di cui parleremo più avanti, e la uso come uno scudo dalle distrazioni.

Quando sto lavorando, potrei avere un pensiero casuale di qualcosa che voglio cercare su internet, o un messaggio personale che voglio inviare, o una commissione che devo eseguire. Più spesso di quanto vorrei, rispondo a questi pensieri in uno dei due modi: 1) abbandonando quello che sto facendo per affrontarlo, o 2) dicendo: “me ne occuperò più tardi”, e dimenticandomene.

Ma avere un quaderno accanto a me mentre lavoro mi dà un posto dove conservare queste cose, senza interrompere completamente il mio lavoro per affrontarle. Alcune sono più importanti di altre, ma in questo modo ho un posto dove “mettere via” tutte le distrazioni. (Noterete che uso il punto esclamativo dei cartoni animati per indicare i compiti “divertenti”.) E con la capacità di attenzione degli esseri umani che diminuisce rapidamente, qualsiasi trucco per rimanere concentrati è il benvenuto, specialmente in una linea di lavoro basata sulle scadenze.

Bullet Journals

Sembra che il Bullet Journaling sia la to-do list du jour. Tutti ne parlano, eppure, così poche persone sembrano capirlo.

Anche quando ho intervistato i miei colleghi che hanno fatto un tentativo, le recensioni erano contrastanti – la maggior parte stava rimanendo indietro nell’uso, e gli altri non erano sicuri che stesse effettivamente portando loro dei benefici. Uno di loro, la mia collega blogger di marketing Sophia Bernazzani, è stata così gentile da condividere una sua foto:

Un Bullet Journal, mi ha spiegato Bernazzani, funziona per lei, “perché mi permette di vedere facilmente le mie priorità di grande visione e le cose da fare ogni giorno in un unico posto.”

Secondo il sito semi-ufficiale Bullet Journal, la strategia è meglio descritta come un “sistema di organizzazione personalizzabile e indulgente” che funziona come un all-in-one “to-do list, sketchbook, notebook e diario”. Ecco cosa sono stato in grado di dedurre dal resto del contenuto del sito:

  • È una lista di compiti, eventi e note varie.
  • Le liste possono essere giornaliere, mensili o annuali.
  • Sono usati simboli per indicare la categoria e l’importanza di ogni voce.

Cosa lo distingue da altre liste di cose da fare è il suo scopo di impedire alle persone di impazzire per le cose che non hanno fatto. Corrisponde ad alcune ricerche effettuate da un’applicazione di produttività chiamata iDoneThis, che ha scoperto che il 41% delle cose da fare non vengono mai completate. Con il sistema Bullet Journal, nulla viene mai cancellato – è solo etichettato con un nuovo simbolo che indica che deve essere migrato ad una data futura.

L’altro elemento di differenziazione è il consiglio di Bullet Journal di prendere i registri giornalieri un giorno alla volta, invece di elencare questi elementi troppo in anticipo. Raccomanda anche di non fare queste liste troppo lunghe, che si allinea anche con la ricerca – gli studi hanno indicato che più voci sulle nostre liste di cose da fare, meno è probabile che le facciamo.

The 3-Step To-Do List

All’inizio di quest’anno, la mia collega, Christine Ianni, ha parlato con l’autore e giornalista vincitore del Pultizer Charles Duhigg su come la gente più produttiva gestisce il proprio tempo. Ha rivelato un processo in tre fasi che suddivide i passi più grandi e difficili in micro-passi.

Sembra qualcosa del genere. Inizia con un foglio bianco, e poi:

  1. Pensa al tuo obiettivo per il giorno.
  2. Scrivi il tuo obiettivo in cima alla pagina.
  3. Scomponi il tuo obiettivo in passi fattibili/misurabili.

In sostanza, questo metodo diminuisce il fattore di intimidazione dei grandi progetti. Quando gli obiettivi più grandi hanno ciascuno la propria lista di cose da fare, vengono riorganizzati nei passi più piccoli che portano al loro completo completamento.

Volete saperne di più su come funziona? Guarda la nostra intervista a Duhigg su The Growth Show di HubSpot.

Calendari online

Ecco dove il mio elenco di cose da fare è un po’ più alla moda di un vecchio inventario scritto a mano di distrazioni. Ho scritto prima della mia tendenza a programmare la mia giornata fino all’ultimo dettaglio – i miei calendari online sono ottimi per questo.

Nota che l’ho pluralizzato — “calendari”. Questo perché ho più calendari online, sia per il lavoro che per gli oggetti personali. Ma grazie alla tecnologia cloud e alla capacità dei calendari di fondersi insieme in un unico posto – come iCal o il software del calendario del mio telefono – posso avere tutte queste informazioni su un’unica piattaforma.

Come alcuni dei miei colleghi, ho poi scoperto, uso i miei calendari online in tandem con un altro formato di lista di cose da fare. Invece di elencare semplicemente ciò che devo fare, il calendario suddivide quanto tempo ho a disposizione per completare le cose nel corso della mia giornata, dal portare a spasso il cane alla scrittura del mattino.

Mi aiuta anche a ricordarmi di fare delle pause durante la giornata. Non sono sempre molto bravo a farle, ma dato che le persone più produttive si ricordano di fare pause di 17 minuti per ogni 52 minuti di lavoro che ci mettono, lo includo almeno come un punto di azione per me stesso. E allineandoli con la mia lista di cose da fare scritta a mano – dove scrivo promemoria per esaminare cose che altrimenti mi distraggono – aiuta a garantire che quei 52 minuti di lavoro non siano gravemente interrotti.

Quello che è anche bello di Google è la sua funzione “Obiettivi”, che ti permette di programmare oggetti a lungo termine – come imparare una nuova lingua, per esempio – e dettare quanto tempo vuoi dedicargli ogni giorno, mese o anno. E Goals ti rende responsabile. Se un altro impegno è programmato durante il tempo originariamente messo da parte per lavorare su quell’elemento a lungo termine, Google riprogrammerà automaticamente quest’ultimo per te. Quindi niente scuse: è ora di imparare il giapponese! O, sai, qualsiasi cosa tu voglia intraprendere.

Assistenti personali virtuali

La scorsa settimana ha visto il lancio di Google Allo, una “app di messaggistica intelligente” che è anche dotata di Google Assistant — un concierge virtuale, se vuoi. Si tratta di un’anticipazione del vociferato lancio del 4 ottobre di Google Home, che secondo le fonti utilizzerà probabilmente una tecnologia simile.

Perché questo è importante? Beh, Google Home è un’altra aggiunta alla crescente lista di assistenti virtuali stand-alone che non richiedono l’uso di un dispositivo mobile. E tra le loro molte capacità, questi assistenti virtuali in casa dovrebbero essere in grado di aiutare a impostare i promemoria.

Google Home giocherà nelle stesse leghe di Echo di Amazon, che utilizza la propria tecnologia di ricerca vocale, Alexa, per assistere con queste richieste e query. Lascerò che Alec Baldwin — che, a proposito, potete venire a vedere a INBOUND 2016 — aiuti a spiegare:

Google e Amazon non sono soli in questa tecnologia — non dimentichiamo Siri, una delle piattaforme originali di ricerca vocale che era programmata per creare liste di cose da fare e impostare promemoria.

Gli assistenti personali digitali tendono a realizzare cose diverse dagli altri tipi che abbiamo trattato finora. Per me, almeno, Siri è un ottimo strumento per creare o aggiungere cose a una lista di cose da fare quando sono in movimento, o non ho il tempo di passare attraverso il processo di aggiunta di un nuovo evento al mio calendario.

Prevediamo che questo metodo di lista virtuale di cose da fare potrebbe continuare a guadagnare popolarità — dopo tutto, guardate quanti nomi importanti stanno entrando nello spazio.

La lista “Ho fatto”

Il mio collega, Mike Renahan, si dice che sappia una cosa o due sulla produttività — potete controllare alcuni dei suoi articoli qui. Naturalmente, gli ho chiesto come organizza la sua lista di cose da fare.

La sua risposta? Non lo fa, davvero. Invece, usa quella che chiama una lista “I Did”.

“Scrivi tutti gli obiettivi che hai raggiunto in un dato giorno”, spiega, “e questi dettano gli obiettivi che ti poni per domani.”

Ecco un esempio di come appare per lui:

Come potete vedere, Renahan tiene questa lista in una nota sul suo telefono in modo da poterla aggiornare quando e dove vuole. “Aggiorno questa lista ogni giorno quando sono sul treno”, mi ha detto. “Mi aiuta a riflettere su quanto sono stato produttivo in un dato giorno. E da lì, posso iniziare a pianificare obiettivi realistici per il giorno successivo.”

L’approccio di Renahan funziona per risolvere l’enfasi sull’incompleto, concentrandosi sulle cose buone che abbiamo fatto in un dato giorno. E invece di aggiungere sempre più cose a una lista esistente, la sua teoria dice di usare le cose buone per dettare ciò che si farà domani.

7. App per la gestione dei compiti

Infine, raggiungiamo l’inevitabile metodo “c’è un’app per questo” per organizzare le liste di cose da fare.

Non fate errori — queste app sono diverse dagli assistenti personali digitali. Piuttosto che dettare i promemoria e programmare gli elementi in una piattaforma separata, molte di queste app ti permettono di avere il pieno controllo dei tuoi compiti.

Ci sono tonnellate di app per la gestione dei compiti là fuori — Wunderlist e il già citato iDoneThis sono due dei nomi più riconoscibili.

Ma tra i miei colleghi, come il Section Editor dell’Hubspot Sales Blog, Leslie Ye, sembra che Todoist sia la più popolare.

Lei ne ha già scritto, e dice che essere in grado di classificare le voci della sua lista di cose da fare in base alla loro priorità è un grande vantaggio. Inoltre, a differenza di molte altre app per la gestione dei compiti, Todoist è riuscito a gamificare questi compiti – più ne completi con successo, più “punti karma” puoi guadagnare.

“E accumulare punti karma”, spiega Ye, “è un modo divertente per gamificare qualcosa che di solito è una fonte di stress.”

Ti senti organizzato?

In un momento in cui sembriamo più impegnati che mai – il che non è necessariamente un male, visto che si dice che migliori la nostra cognizione – rimanere organizzati può diventare una sfida. Ma questo è solo se non si hanno gli strumenti giusti e, come abbiamo illustrato, ce ne sono molti per essere trovati.

Come abbiamo notato prima, non tutti i metodi sono perfetti per tutti, e quello che vi rende più produttivi potrebbe non sembrare convenzionale. Questi metodi possono essere combinati e usati in tandem l’uno con l’altro – come faccio io con le liste scritte a mano e i calendari online – o forse c’è solo un metodo singolare che funziona meglio per te.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.