Immagina questo: un acquirente si imbatte nel regalo perfetto per le vacanze su un negozio online, ma le vacanze sono solo una settimana prima.
Questa persona vede la spedizione in 2 giorni come un’opzione, quindi va avanti e fa l’acquisto, sentendosi sicura che arriverà in tempo. Pochi giorni dopo, la scatola si presenta alla sua porta, adeguatamente imballata e in ottimo stato.
È un compito che questa cliente impegnata può cancellare dalla sua lista di cose da fare. Per mostrare il suo apprezzamento, scrive una recensione positiva a cinque stelle.
Tutti coloro che fanno acquisti online hanno provato la gioia di ricevere un pacco davanti alla porta di casa poco dopo averlo ordinato, ma raramente pensiamo al processo di un ordine online che rende possibile la spedizione veloce.
Quando si è nei panni del cliente, sembra quasi una magia, ma ci sono molte cose che accadono dietro le quinte. La capacità di spedire un ordine in modo veloce e conveniente è un processo ben progettato e ottimizzato con diversi passi, e ogni passo è importante quanto il successivo.
Una mossa sbagliata e può causare gravi problemi di consegna e un cliente infelice. L’intero processo è noto come evasione dell’ordine.
L’evasione dell’ordine è il processo completo di ricezione, imballaggio e spedizione degli ordini online ai clienti. I commercianti hanno la possibilità di occuparsi internamente dell’evasione degli ordini o di affidare l’incarico a una società di logistica di terze parti (3PL) che fornisce lo stoccaggio, la tecnologia e le persone per evadere gli ordini in modo efficiente e rapido.
- Le fasi dell’evasione degli ordini
- Ricezione
- Stoccaggio dell’inventario
- Picking
- Imballaggio
- Spedizione
- L’elaborazione dei resi
- Fattori da considerare
- Volume degli ordini
- Tecnologia
- Localizzazione
- Come velocizzare l’evasione degli ordini
- Automatizzare i processi
- Utilizzare i dati
- Evasione esterna
- Quando so che è il momento di esternalizzare l’adempimento?
- Spendere troppo tempo nell’evasione degli ordini
- Spendere troppo denaro sui costi di spedizione
- Conclusione
Le fasi dell’evasione degli ordini
Ci sono molte parti in movimento nell’intero processo di evasione degli ordini, e avrete bisogno di una strategia adeguata per assicurarne il funzionamento efficace. Comprende tutto, dalla ricezione dell’inventario all’elaborazione dei resi. Ecco una panoramica di alto livello del processo di evasione degli ordini:
Ricezione
La ricezione si riferisce all’accettazione dell’inventario in arrivo dal produttore o dal fornitore. Ogni commerciante ha un processo di ricezione leggermente diverso, ma alcuni compiti chiave includono:
Contare e ispezionare gli articoli per assicurarne la precisione
Controllare eventuali danni
Aggiungere ogni nuovo SKU a un inventario o a un software di gestione del magazzino
Registrare il numero di ogni SKU
Stoccaggio dell’inventario
Una volta che l’inventario è stato ricevuto, dovrai stoccarlo correttamente per facilitare il prelievo (vedi passo 2). L’organizzazione dell’inventario è cruciale per la velocità e l’accuratezza dell’evasione degli ordini. Fornirà anche piena visibilità su ciò che è disponibile per la spedizione e dove esattamente trovarlo.
Il tuo inventario dovrebbe essere sempre organizzato per SKU in bidoni separati in modo che l’articolo giusto possa essere prelevato e imballato il più velocemente possibile. Se non stai organizzando correttamente l’inventario o non riesci a stare al passo con esso, allora sei a maggior rischio di commettere errori con perdite di tempo nella ricerca dell’articolo giusto.
Picking
Nel momento in cui un ordine viene effettuato online, inizia ad essere elaborato. Il primo passo della preparazione di un ordine per una corretta spedizione è il picking. Se stai usando un software di gestione dell’inventario, questo dovrebbe essere fatto elettronicamente. Se si usa manualmente, si può usare una lista di prelievo cartacea che includa dove si trova ogni articolo e la quantità ordinata, il che assicurerà che l’articolo giusto venga prelevato accuratamente e velocemente.
Imballaggio
L’imballaggio comporta il confezionamento di tutti gli articoli per assicurare che siano protetti durante il trasporto e che vengano usati i giusti materiali di imballaggio in base al tipo di articolo ordinato. Questi materiali possono includere scatole, pluriball, sacchetti di plastica, nastro da imballaggio, pluriball, e riempimento ad aria.
Se auto-applicativo, spetta al commerciante avere questi materiali a portata di mano. Se non si fa scorta del giusto materiale da imballaggio, si passerà più tempo all’ufficio postale o al negozio UPS.
Spedizione
Ci sono diversi modi per spedire un pacco, ma naturalmente la maggior parte dei clienti cerca una spedizione veloce e gratuita. Dovrai fare una ricerca sui diversi vettori di spedizione e sulle opzioni che forniscono per confrontare i costi di spedizione.
Le diverse opzioni di spedizione dovrebbero essere considerate prima di iniziare a vendere prodotti online. In questo modo, i clienti possono scegliere l’opzione di spedizione che preferiscono in base a quanto sono disposti a pagare per la spedizione e quanto tempo sono disposti ad aspettare.
Se stai adempiendo in-house, dovrai correre all’ufficio postale locale o al negozio UPS ogni giorno per spedire i tuoi ultimi ordini e farli uscire in modo tempestivo. Se esternalizzi l’adempimento, i corrieri preleveranno dal centro di adempimento.
Una volta che l’ordine è stato spedito, vorrai inviare le informazioni di monitoraggio al tuo cliente per avere informazioni sullo stato della consegna.
L’elaborazione dei resi
Il sessantasette per cento degli acquirenti visualizzerà la politica dei resi del tuo negozio online prima di effettuare un acquisto. Se offrite dei resi, essi sono anche una parte del processo generale di evasione dell’ordine. Prima che i resi comincino ad arrivare, dovrai considerare come processare i resi in modo rapido ed efficiente, in modo che i clienti non siano scoraggiati dall’acquistare di nuovo dal tuo negozio e tu possa rimanere in cima al tuo inventario disponibile.
Fattori da considerare
Molte volte, quando i commercianti sono agli inizi, si fanno spedire i prodotti direttamente a casa loro, o affittano uno spazio nel magazzino e assumono alcune persone per aiutare nell’evasione degli ordini. Questa strategia è fattibile quando si sta costruendo un business, ma può presto deragliare l’evasione degli ordini (e la tua sanità mentale) se gli ordini iniziano a triplicare.
Se stai facendo tutto bene e il tuo business continua a crescere, il tuo processo di evasione degli ordini dovrà cambiare.
Qui ci sono tre fattori principali da considerare che hanno un impatto sulla tua strategia generale di fulfillment, specialmente quando il tuo business cresce.
Volume degli ordini
Se stai spedendo ordini a basso volume, spedire i pacchetti da solo sarà sufficiente. Tuttavia, una volta che si raggiungono 200 o più ordini al mese, il processo di self-fulfillment diventa meno efficiente e non si ha più tempo per concentrarsi su altre aree del vostro business che richiedono la vostra attenzione.
Una volta che si sta adempiendo ad un alto volume, c’è molto di più da tenere traccia: inventario a portata di mano, velocità SKU, rifornimento dell’inventario, cosa viene attualmente spedito, dove gli ordini vengono spediti, e quali articoli vengono restituiti. Questo è il momento migliore per considerare altre opzioni, come l’outsourcing dell’adempimento.
Tecnologia
La tecnologia gioca un ruolo significativo nell’adempimento degli ordini. Non si tratta solo di avere la giusta quantità di personale per svolgere il lavoro, ma anche i dati e le informazioni giuste per gestire il tutto.
Collegando un software di evasione degli ordini al tuo negozio online, sei in grado di ottimizzare l’intero processo. Alcune aziende 3PL sono guidate dalla tecnologia, il che significa che sono dotate di uno stack tecnologico che automatizza e ottimizza gli ordini per un’evasione più veloce e accurata.
I 3PL guidati dalla tecnologia possono fornire l’analisi e la tecnologia per aiutarvi a prevedere la domanda e capire quale dei loro magazzini dovreste immagazzinare il vostro inventario per ridurre i costi di spedizione.
Localizzazione
Il 61% degli acquirenti abbandona il carrello se le spese di spedizione, le tasse e gli altri costi sono troppo alti.
Dove viene immagazzinato il vostro inventario e dove vengono spediti gli ordini possono essere elementi di differenziazione strategica per il vostro business. L’ubicazione è importante perché ha un impatto sulla distanza e sul tempo che i vostri pacchi impiegano per viaggiare. Eliminando la spedizione nelle zone di spedizione più alte e costose (o le aree predeterminate che i vettori usano per addebitare i costi di spedizione), potete ridurre i vostri costi e passare quei risparmi ai vostri clienti.
Un consiglio chiave qui è quello di considerare lo stoccaggio dell’inventario in o vicino a una grande città o posizione centrale, in modo che abbia la capacità di raggiungere un maggior volume di clienti. Se lavorate con un 3PL che ha più sedi di magazzino per immagazzinare l’inventario, potete anche espandere il vostro raggio d’azione e ridurre i costi di spedizione e i tempi di transito.
Come velocizzare l’evasione degli ordini
I modi più semplici per velocizzare l’evasione degli ordini sono automatizzare i processi, sfruttare i dati ed esternalizzare l’evasione.
Automatizzare i processi
Ci sono molte cose che non dovete fare manualmente, incluso controllare i nuovi ordini. Sfruttare la tecnologia, come un software di gestione dell’inventario, può aiutare ad automatizzare parti del processo, compresa l’impostazione dei punti di riordino dell’inventario, la generazione di liste di prelievo e la gestione dei resi.
Esternalizzare l’adempimento a un 3PL tecnologico è un altro modo per automatizzare l’adempimento, in modo che imballino e spediscano automaticamente gli ordini per voi non appena viene effettuato un ordine, assegnandolo al loro centro di adempimento che ha il vostro inventario ed è più vicino al vostro cliente finale.
Utilizzare i dati
I dati sono potere. Utilizzando i dati per costruire e migliorare la tua strategia generale di evasione degli ordini, sei in grado di prendere decisioni aziendali migliori. Per esempio, i dati storici degli ordini forniscono un’idea della domanda futura per aiutare a prevenire potenziali esaurimenti delle scorte. L’utilizzo della tecnologia aiuta a fornire dati in tempo reale in modo da sapere quanto inventario è a portata di mano in qualsiasi momento, e non ci si basa su istantanee statiche di un punto nel tempo.
Evasione esterna
Come detto, il modo più veloce per accelerare il processo di evasione degli ordini è permettere a qualcun altro di prendere il volante. Una volta che i commercianti raggiungono il livello successivo di crescita, spesso si associano con un fornitore di adempimento piuttosto che continuare a soddisfare gli ordini da soli.
Mentre l’adempimento in proprio può sembrare il modo più conveniente per gestire gli ordini (mantenendo il controllo sul processo), può rallentare i tempi di adempimento e aumentare i costi di spedizione a lungo termine. Esternalizzando l’adempimento, ti viene dato accesso allo spazio del magazzino, alla tecnologia e agli esperti di adempimento che possono occuparsi di tutto questo per te.
Quando so che è il momento di esternalizzare l’adempimento?
La domanda più grande che molti proprietari di attività di e-commerce si pongono è: quando è il momento di esternalizzare l’adempimento?
Le due ragioni principali per cui i commercianti scelgono di esternalizzare il fulfillment riguardano il tempo e il denaro: spendere troppo tempo e spendere troppo denaro.
Spendere troppo tempo nell’evasione degli ordini
Molte volte, i commercianti si trovano a spendere troppo tempo nell’evasione degli ordini e fanno fatica a trovare il tempo per altri importanti compiti aziendali come lo sviluppo del prodotto e il marketing. Se stai spendendo troppo tempo nell’evasione degli ordini, al punto che non puoi prenderti un giorno libero o uscire di casa senza la tua stampante di etichette, potrebbe essere il momento di considerare un 3PL.
Spendere troppo denaro sui costi di spedizione
Molte volte i 3PL hanno partnership con i principali vettori di spedizione per fornire ai commercianti costi di spedizione scontati. Hanno anche posizioni più ottimali per immagazzinare il vostro inventario e spedire da, aiutandovi a risparmiare denaro nel lungo periodo. Alcuni 3PLs forniscono anche centri di adempimento multipli dove è possibile dividere facilmente l’inventario tra le varie sedi per espandere la portata dei vostri clienti e offrire loro una spedizione più veloce e conveniente.
Conclusione
I clienti vogliono una spedizione veloce, e non ci sono assolutamente scorciatoie per consegnarla. Mentre alcuni commercianti hanno avuto successo nell’evadere gli ordini da soli, molti hanno scoperto che l’outsourcing dell’evasione è la migliore decisione che abbiano mai preso. Esternalizzare l’evasione degli ordini a un partner logistico terzo è più facile di quanto si pensi. Identificate quali sono le vostre priorità principali. Se spendere tempo nell’evasione degli ordini non è nella lista, allora fai il cambio.
Se state cercando un software di gestione dell’inventario che vi aiuti ad automatizzare i processi di cui sopra, non cercate oltre. Trovate le soluzioni più quotate e quella giusta per le vostre esigenze solo su G2.
