21 Manieren om effectief te communiceren – Relavate

Wanneer nodig, wees streng maar tactvol.

Leer om woorden te gebruiken die streng maar diplomatiek zijn, zelfs wanneer je tegenstanders corrigeert. Je kunt waarheidsgetrouw zijn zonder plakkerig te zijn.

Maak goed gebruik van vragen.

Degene die de vragen stelt, is vaak degene die de controle over het gesprek heeft. Controle is echter niet per se het doel. Door goede vragen te stellen, dringt u door tot de kern van de zaak en betrekt u mensen bij het proces van dialoog en communicatie. Vraag door tot er opheldering is door gebruik te maken van de “wie-wat-wanneer-waar-hoe” en soms “waarom” vragen.

Zoek naar leerbare momenten, opheldering of zelf-ontdekking.

Doe dit door de ander op kritieke punten te stoppen en te vragen wat hij of zij denkt.

Zoek naar het moment van stil register.

Dit is het moment waarop een persoon lijkt te bevriezen en nadenkt over wat er wordt gezegd. Dat is vaak het moment waarop de persoon betrokken is, iets wat je hebt gezegd heeft een snaar geraakt en resoneert met haar of hem.

Gebruik stilte echter niet om de ander te frustreren. Als het gesprek moeilijker wordt dan je op dat moment kunt verdragen, leg dan uit waarom je aarzelt om te praten en sluit dan het gesprek af.

Zoek van tevoren uit waar een gearrangeerd gesprek over gaat.

Wordt u gevraagd iemand te ontmoeten en vermoedt u dat het niet louter voor de gezelligheid is, vraag dan of de ander u zo beleefd wil zijn u van tevoren te vertellen wat het doel van de ontmoeting is.

Leg belangrijke zaken vast.

In sommige contexten is dit van cruciaal belang, zoals bij een persoonlijke ontmoeting met een tegenstander of antagonist, of tijdens een zeer belangrijke commissie- of teamvergadering. Winston Churchill was een voorstander van deze praktijk. Een van zijn stelregels was: “Ik ben een groot voorstander van het afhandelen van officiële zaken door het geschreven woord…Laat het duidelijk zijn dat alle aanwijzingen die van mij uitgaan schriftelijk zijn, of onmiddellijk schriftelijk bevestigd moeten worden en dat ik geen verantwoordelijkheid aanvaard voor zaken die betrekking hebben op de nationale defensie, waarover ik naar verluidt beslissingen heb genomen, tenzij deze schriftelijk zijn vastgelegd.” (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; p. 110)

Deel plannen en besluiten regelmatig mee aan degenen die het moeten weten.

Mensen die onderbreken doen dat om uiteenlopende redenen, waarvan er maar weinig waarde toevoegen aan of het gesprek verbeteren. Sommigen onderbreken omdat ze niet luisteren. Ze moeten luisteren of uw tijd en energie zijn verspild. Sommigen onderbreken omdat ze weinig respect hebben voor u of voor anderen in het gesprek. Als ze zo zijn, is dat een kwestie van minachting voor u. Er kan nauwelijks sprake zijn van een wederzijds voordelige uitwisseling wanneer er weinig tot geen respect is. Ze moeten respectvol zijn. Sommigen onderbreken omdat ze te arrogant zijn om te geloven dat je iets interessants of belangrijks te delen hebt. Ze hebben een zekere mate van nederigheid nodig om op een nuttige en zinvolle manier met anderen te kunnen communiceren.

Als de ander je blijft onderbreken, beëindig dan het gesprek en loop weg.

Laat onopgeloste zaken niet onbeantwoord.

Zelden gaan onopgeloste zaken gewoon weg. Vaak komen deze kwesties later terug om je relatie te achtervolgen. Als u er tijdens uw gesprek niet uitkomt, maak dan een afspraak om het later te bespreken. Het is meestal het beste om juist die kwestie tot prioriteit van uw vervolggesprek te maken.

Gebruik parafraseren.

Als een kwestie belangrijk genoeg is, parafraseer dan terug wat er is gezegd of laat uw luisteraar(s) terug parafraseren wat u hebt gezegd. Dit kan een waardevol hulpmiddel zijn om te bepalen of er een aanvaardbare verstandhouding is tussen de partijen. Het kan nuttig zijn om er zeker van te zijn dat u begrijpt wat er gezegd is door te herformuleren wat de ander zei en hem of haar te vragen of dat inderdaad is wat er gezegd of bedoeld is.

Samenvatten vergaderingen.

Neem tijdens vergaderingen aan het eind de tijd om samen te vatten wat er besproken is en wie de verschillende taken toegewezen heeft gekregen.

Haal hulp als communiceren met een ander moeilijk is.

Als je voortdurend moeite hebt om met een ander te communiceren, roep dan de hulp in van een of twee anderen om de communicatie te helpen verbeteren. Vaak kan dit de uitdaging tussen mensen die regelmatig met elkaar in conflict zijn, oplossen. Wees u ervan bewust dat dit niet altijd betekent dat er een oplossing komt.

Geef het grote plaatje, maar maak niet te veel gebruik van generalisaties.

Voeg abstracte concepten uit met concrete voorbeelden. Zoals communicatiespecialisten adviseren: schets een verbaal beeld en verbind de punten.

Verwijder afleidingen.

Breng bewust zaken weg die uw gesprek kunnen beroven van het niveau van waarde dat het verdient. Het uitzetten van je mobiele telefoon, het afsluiten van je tablet of computer, het oortje(s) van je hoofd halen zijn manieren om dit te doen. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.