Voor sommige bedrijven komt er een moment dat de mensen die het bedrijf bezitten en leiden vrijwillig besluiten het bedrijf te sluiten. Als u dat punt hebt bereikt met uw Delaware Corporation, moet u een aantal taken uitvoeren, waaronder het zogeheten ontbinden en liquideren van uw bedrijf.
Ontbinden van de onderneming
Uw onderneming is geregistreerd bij de staat Delaware. Het officieel beëindigen van het bestaan als een door de staat geregistreerde bedrijfsentiteit, en het buiten het bereik brengen van schuldeisers en andere eisers, begint met een formeel proces dat “ontbinding” wordt genoemd. Hoewel een vennootschap onvrijwillig kan worden ontbonden door middel van een gerechtelijk vonnis, of haar statuut kan worden vernietigd wegens het niet betalen van de belasting, behandelt dit artikel de vrijwillige ontbinding door de aandeelhouders van een vennootschap. Ook zijn er gestroomlijnde procedures voor het ontbinden van bedrijven die nog geen aandelen hebben uitgegeven, nog geen zaken zijn gaan doen, of slechts twee aandeelhouders hebben die elk 50% van de aandelen van het bedrijf bezitten, maar die procedures worden in dit artikel niet behandeld.
De General Corporation Law (“GCL”) van Delaware voorziet in vrijwillige ontbinding door middel van een stemming van de aandeelhouders tijdens een aandeelhoudersvergadering. Vóór de stemming moet uw raad van bestuur een besluit tot ontbinding nemen, dit aan de aandeelhouders voorleggen en de aandeelhoudersvergadering bijeenroepen om over de zaak te stemmen. U moet elke aandeelhouder die het recht heeft om over de ontbinding te stemmen, tien dagen van tevoren in kennis stellen. Een meerderheid van de uitstaande aandelen die het recht hebben om te stemmen, moet de ontbinding goedkeuren. Als u deze methode gebruikt, zorg er dan voor dat u zowel het voorstel van het bestuur als de stemmen van de aandeelhouders goed vastlegt.
De GCL staat u ook toe om een formele aandeelhoudersvergadering en stemming te vermijden als aandeelhouders die gerechtigd zijn om over de ontbinding te stemmen hun schriftelijke toestemming geven. Er zijn twee manieren waarop schriftelijke toestemming kan werken om een ontbinding goed te keuren. Ten eerste wordt de ontbinding goedgekeurd als alle stemgerechtigde aandeelhouders hun toestemming geven. In geval van unanieme instemming van de aandeelhouders is geen actie van de raad van bestuur nodig. Ten tweede, tenzij uw oprichtingsakte anders bepaalt, kan een ontbinding worden goedgekeurd door de instemming van de meerderheid van de aandelen die anders vereist is onder de GCL wanneer de aandeelhouders stemmen op een aandeelhoudersvergadering. (Dit zou over het algemeen betekenen dat aandeelhouders met een meerderheid van stemgerechtigde aandelen hun toestemming moeten geven). In gevallen waarin niet alle aandeelhouders met stemrecht hun instemming verlenen, moeten alle stemgerechtigde aandeelhouders die hun instemming niet hebben verleend, “onverwijld” in kennis worden gesteld van de maatregel tot ontbinding van de vennootschap. Ongeacht of alle aandeelhouders dan wel slechts een vereiste meerderheid hun toestemming geven, moet het vereiste aantal aandeelhouders een document ondertekenen, eenvoudigweg “toestemming” genoemd, waarin wordt verklaard dat de vennootschap wordt ontbonden. De toestemming moet vervolgens in de registers van de vennootschap worden opgenomen. Ontbinding op basis van schriftelijke toestemming kan efficiënter zijn voor kleine bedrijven waar de meeste of alle aandeelhouders met stemrecht directeuren zijn, en waar er ofwel unanieme overeenstemming is over de ontbinding, of, indien niet verboden door de oprichtingsakte, ten minste een zekere mate van meerderheidsovereenstemming over de ontbinding.
Opgemerkt dient te worden dat ontbinding op zich niet tot gevolg heeft dat acties, rechtszaken of procedures die vóór de ontbinding door of tegen uw bedrijf zijn gestart, worden beëindigd of, in het algemeen, gedurende een periode van drie jaar na de ontbinding.
Verklaring van ontbinding
Nadat de aandeelhouders de ontbinding van uw bedrijf goedkeuren, moet u een verklaring van ontbinding indienen bij het Department of State (“DOS”). Voor bedrijven die vrijwillig ontbinden nadat zij aandelen hebben uitgegeven en zaken zijn gaan doen, zijn er twee verschillende verklaringen van ontbinding beschikbaar: de standaardverklaring en de “verkorte verklaring”. U kunt de verkorte vorm alleen gebruiken als uw bedrijf aan drie eisen voldoet:
- het heeft geen activa en is gestopt met zakendoen
- voor elk jaar sinds de oprichting in Delaware, is het alleen verplicht geweest om de minimale staatsfranchisebelasting te betalen; en
- het heeft alle franchisebelastingen en -vergoedingen betaald die verschuldigd zijn tot het einde van het jaar waarin uw certificaat van ontbinding zal worden ingediend.
Om de standaardverklaring van ontbinding in te vullen, moet u het volgende verstrekken:
- de naam van uw bedrijf
- de datum waarop de ontbinding is goedgekeurd; en
- een verklaring dat de ontbinding is goedgekeurd door de raad van bestuur en de aandeelhouders van uw bedrijf, in overeenstemming met de desbetreffende secties van de GCL, of dat de ontbinding is goedgekeurd door alle aandeelhouders van uw bedrijf gerechtigd om te stemmen over een ontbinding, in overeenstemming met de desbetreffende sectie van de GCL
- de namen en adressen van de directeuren en functionarissen van uw bedrijf; en
- de datum van indiening van de oorspronkelijke oprichtingsakte van uw bedrijf bij de DOS.
Om het verkorte formulier certificaat van ontbinding in te vullen, moet u dezelfde informatie verstrekken als in de bovenstaande lijst. Het verkorte formulier bevat echter ook verklaringen dat de vennootschap geen activa heeft, haar activiteiten heeft gestaakt, alleen de minimumfranchisebelasting voor elk jaar van haar bestaan heeft moeten betalen, en alle franchisebelastingen en -vergoedingen heeft betaald tot het einde van het jaar waarin het certificaat van ontbinding wordt ingediend. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van de verkorte vorm is dat er veel minder indieningskosten zijn.
Blank templates voor zowel de standaardakte van ontbinding als de verkorte vorm kunnen worden gedownload van de DOS-website. De kosten voor het standaardformulier bedragen $204 voor een document van één pagina en $9 voor elke extra pagina. Het tarief voor het verkorte formulier bedraagt $10. Een aanvraag wordt meestal binnen 2 à 3 weken verwerkt. Verschillende vormen van versnelde behandeling – één uur, twee uur, dezelfde dag, 24 uur – zijn beschikbaar tegen extra kosten. De DOS vraagt u een begeleidende brief bij uw aanvraag te voegen met uw naam, adres en telefoon- of faxnummer.
NOOT:Voordat u uw certificaat van ontbinding indient, moet u alle staatsbelastingen betalen die voor uw bedrijf verschuldigd zijn tot de effectieve datum van ontbinding en alle van toepassing zijnde jaarlijkse franchisebelastingrapporten indienen. Informatie over de status van uw onderneming met betrekking tot deze belastingen en rapporten kunt u verkrijgen bij de Franchise Tax Section binnen deCorporations Division van het DOS. Bij uw certificaat van ontbinding moet u een aparte cheque voegen om de verschuldigde belastingen te betalen. Kijk op de website van de DOS of bel de DOS voor meer informatie.
Bedenk dat uw bedrijfsnaam na de ontbinding door anderen kan worden gebruikt.
“Winding Up”
Na de ontbinding blijft uw bedrijf alleen bestaan om bepaalde laatste zaken af te handelen die gezamenlijk bekend staan als “liquidatie” van het bedrijf. Het kan passend zijn om een of meer functionarissen en/of directeuren aan te wijzen om de liquidatie af te handelen.
Onder de GCL omvatten de belangrijkste liquidatietaken:
- het vervolgen en verdedigen van civiele, strafrechtelijke of administratieve rechtszaken
- het beschikken over en het overdragen van bedrijfsbezittingen
- het kwijtschelden van de aansprakelijkheden van de onderneming; en
- het uitkeren van overgebleven bedrijfsbezittingen aan de aandeelhouders.
Wat de laatste twee punten betreft, is de wet van Delaware heel duidelijk: de eerste verplichting van uw vennootschap is kwijting van de schulden en verplichtingen. Dit omvat het betalen van alle bedrijfsbelastingen en crediteuren, alsmede het betalen of anderszins oplossen van alle claims tegen de vennootschap. Pas daarna mag de vennootschap de resterende activa aan de aandeelhouders uitkeren.
Mededeling aan eisers
Een andere belangrijke taak is de kennisgeving van de ontbinding aan personen met vorderingen op uw vennootschap. Kennisgeving is optioneel. Echter, door dit te doen kunt u uw aansprakelijkheid beperken en ook de definitieve uitkeringen aan aandeelhouders veiliger doen.
Onder de GCL doet u kennisgeving door zowel een schriftelijk document rechtstreeks naar bekende eisers te sturen als dezelfde kennisgeving in een krant te publiceren. In de kennisgeving moet worden vermeld:
- dat al deze claims schriftelijk moeten worden ingediend en voldoende informatie moeten bevatten om de vennootschap of de opvolgende entiteit redelijkerwijs in kennis te stellen van de identiteit van de eiser en de inhoud van de claim
- het postadres waarnaar een dergelijke claim moet worden verzonden
- de datum waarop een dergelijke claim door de vennootschap of de opvolgende entiteit moet zijn ontvangen, welke datum niet eerder dan 60 dagen na de datum daarvan zal zijn
- dat een dergelijke claim zal zijn verjaard indien deze niet is ontvangen op de datum waarnaar in de kennisgeving wordt verwezen
- dat de vennootschap of een opvolgende entiteit uitkeringen kan doen aan andere eisers en de aandeelhouders van de vennootschap of geïnteresseerde personen als deze zonder verdere kennisgeving aan de eiser; en
- het totale bedrag, op jaarbasis, van alle uitkeringen door de vennootschap aan haar aandeelhouders voor elk van de drie jaren voorafgaand aan de datum waarop de vennootschap is ontbonden.
Er zijn aanvullende regels met betrekking tot de kennisgeving, zoals waar deze precies moet worden gepubliceerd en hoe deze moet worden toegezonden aan bekende rechthebbenden. Er zijn ook ingewikkelde regels voor de wijze en het tijdstip waarop op vorderingen moet worden gereageerd. Omdat veel van deze regels moeilijk te begrijpen kunnen zijn, moet u sterk overwegen om hulp van een bedrijfsadvocaat in te schakelen bij de kennisgeving aan eisers.
Tax Clearance
U hebt geen goedkeuring van Delaware’s Division of Revenue (“DOR”) nodig voordat u de ontbinding van uw bedrijf kunt aanvragen. Zoals hierboven vermeld, eist de DOS echter wel dat u alle staatsbelastingen betaalt en dat u up-to-date bent met alle jaarlijkse franchisebelastingaangiften. Bovendien moet u de DOR op de hoogte stellen van de ontbinding op uw definitieve aangifte vennootschapsbelasting door het vakje “Out of Business” aan te vinken en de laatste dag aan te geven waarop de vennootschap in bedrijf was.
Voor federale belastingdoeleinden vinkt u het vakje “definitieve aangifte” aan op uw IRS-formulier 1120 (voor traditionele vennootschappen) of IRS-formulier 1120S (voor Scorporations).
S Corporations
Een Scorporation is een vennootschap die bij de IRS heeft gekozen om bedrijfsinkomsten, verliezen, aftrekposten en kredieten voor federale belastingdoeleinden door te geven aan de individuele aandeelhouders. Alleen de aandeelhouders, en niet het bedrijf, betalen federale belasting over het inkomen uit het bedrijf. Afgezien van mogelijke belastingkwesties, is het proces voor het ontbinden en liquideren van een S-bedrijf over het algemeen hetzelfde als het ontbinden en liquideren van een traditioneel bedrijf.
Out-of-State Registrations
Is uw bedrijf geregistreerd of gekwalificeerd om zaken te doen in andere staten? Zo ja, dan moet u afzonderlijke formulieren indienen om uw recht om zaken te doen in die staten te beëindigen. Afhankelijk van de betrokken staten kan het formulier de naam “termination of registration”, “certificate of termination of existence”, “application of withdrawal”, of “certificate of surrender of right to transact business” dragen.
Aanvullende informatie
U kunt aanvullende informatie, zoals formulieren, postadressen, telefoonnummers en indieningskosten, vinden op de DOS-website en de DOR-website.
Voor informatie over het ontbinden en liquideren van vennootschappen die in andere staten zijn opgericht, kunt u Nolo’s 50-state series over het ontbinden van vennootschappen raadplegen.
Eindnoot: Het ontbinden en liquideren van uw vennootschap is slechts één onderdeel van het proces van het beëindigen van uw bedrijf. Voor verdere, algemene begeleiding bij veel van de andere betrokken stappen, zie Nolo’s 20-punten checklist voor het sluiten van een bedrijf en het Nolo artikel over wat u moet weten over het sluiten van een bedrijf.