Een projectvoorstel is een document dat de noodzakelijke stappen omschrijft om een bepaald probleem op te lossen. Het geeft een logische progressie en beschrijving van het probleem, uw voorgenomen plan van acties om het probleem aan te pakken en de budgettaire behoefte voor hetzelfde. Het voorstel wordt ingediend bij de donor in afwachting van fondsen, zodat u uw inspanningen voor het creëren van een sociale impact kunt voortzetten.
Het ontwerpen van een project is een tijdrovend proces en vereist dat u aandacht besteedt aan elke fase van de projectontwikkeling. Voordat we de tips voor het schrijven van het voorstel bespreken, laten we eerst het proces van het schrijven van een voorstel begrijpen.
Het hele proces bestaat voornamelijk uit twee hoofdfasen:
1. Projectplanning: Tijdens de planningsfase moet u verschillende vragen beantwoorden voordat u het voorstel kunt gaan schrijven. Enkele van de vragen die u zich tijdens de planningsfase wilt stellen, zijn:
- Wie zijn de donoren bij wie u een aanvraag zult indienen?
- Komt uw organisatie in aanmerking voor de criteria die door de donorinstantie zijn vastgesteld?
- Wat is het probleem dat het voorstel wil aanpakken?
- Wie zijn er allemaal betrokken bij het schrijven van het voorstel?
De meeste organisaties slaan de plank volledig mis bij de projectplanning en slagen er uiteindelijk niet in een voorstel van goede kwaliteit te schrijven.
2. Het schrijven van het voorstel: Zodra u door de planningsfase heen bent, begint het eigenlijke werk van het opstellen van het voorstel. Bij het schrijven van het voorstel moet u letten op de richtlijnen voor donors, de opmaak, de juiste toon van het voorstel, de ontwikkeling van een begroting enz.
Het is belangrijk dat u aan beide stappen aandacht besteedt om een sterk voorstel te ontwikkelen. Om u te helpen bij het schrijven van effectieve voorstellen is de gids opgedeeld in drie delen.
Deel 1 geeft belangrijke punten om te onthouden tijdens de planningsfase;
Deel 2 beschrijft belangrijke punten om in gedachten te houden tijdens het schrijven van het voorstel;
Deel 3 geeft enkele van de redenen waarom voorstellen er niet in slagen de gewenste fondsen te krijgen.
Deel 1. Tips voor de planningsfase
(1) Stel vast wat het probleem is dat uw project moet oplossen: Bij het schrijven van het voorstel is het belangrijk dat u een probleem vaststelt dat u gaat aanpakken. Er kunnen verschillende problemen bestaan in je woonplaats, maar je kunt niet al deze problemen tegelijk aanpakken en daarom moet je een specifiek probleem identificeren voor een voorstel. Identificeer het meest urgente probleem in uw projectlocatie en bepaal de strategie die u wilt volgen om het probleem op te lossen.
(2) Identificeer potentiële financieringsinstanties: De kans dat uw voorstel fondsen krijgt, hangt grotendeels af van de vraag of u het voorstel bij de juiste donoren indient. Het is belangrijk voor u om donoren te identificeren wier prioriteiten en financieringscriteria bij uw organisatie passen. Enkele vragen die u kunnen helpen bij het identificeren van potentiële donoren zijn:
- Welke donororganisaties financieren actief in uw regio?
- Subsidieert de donororganisatie organisaties zoals de uwe?
- Komt u in aanmerking voor het indienen van een voorstel bij de organisatie?
- Wat zijn de richtlijnen voor het indienen van een aanvraag?
- Heeft u voldoende tijd om het voorstel in te dienen?
De beste manier om donoren te vinden is door op internet te zoeken om verschillende details over hen te weten te komen. U kunt ook uw donateursdatabase gebruiken om geschikte donateurs te vinden voor het indienen van het voorstel. Tijdens deze specifieke stap zult u hoogstwaarschijnlijk 4-5 donoren vinden die subsidies verstrekken voor het soort werk dat u van plan bent te doen.
(3) Weet waar de donor naar op zoek is: Lees de Funding Announcement Guidelines zeer zorgvuldig en begrijp waar de donor naar op zoek is. Veel organisaties slaan deze belangrijke stap over en kijken er pas naar bij het indienen van het voorstel. In de richtsnoeren wordt duidelijk aangegeven aan welke criteria moet worden voldaan om in aanmerking te komen, in welke vorm het voorstel moet worden ingediend, wat de deadline is, welke budgettaire informatie moet worden verstrekt, welke pagina’s niet mogen worden overschreven, welke documenten moeten worden ingediend, enz. Doe wat achtergrondonderzoek naar de donor, zodat u de donor begrijpt, de projecten die in het verleden zijn gefinancierd, het aantal projecten dat wordt gesteund, enz. Zodra u klaar bent met het achtergrondonderzoek kunt u aan uw voorstel beginnen te werken.
(4) Organiseer een goed werkend team: Belast uzelf niet te veel met het hele proces van het schrijven van een voorstel; wijs in plaats daarvan verschillende secties toe aan uw team, afhankelijk van hun expertise. Afhankelijk van de grootte van uw NGO, organiseer een team met duidelijk omschreven taken, verantwoordelijkheden, en tijdlijn. De teamleden moeten beschikken over goede schrijfvaardigheden en een gedegen technische kennis van het betreffende onderwerp.
(5) Lees winnende voorstellen: Zorg ervoor dat u tijdens het opstellen van het voorstel een paar winnende voorstellen leest (deze zijn meestal online beschikbaar). Dit zal je helpen bij het structureren van je voorstel en zal je inzicht geven in de terminologie, het formaat en de taal die de voorkeur heeft van donoren.
Deel 2. Tips voor het schrijven van een voorstel
(1) De projecttitel moet de essentie van het project weergeven: Zorg ervoor dat de titel van het voorstel aantrekkelijk is en de lezer een algemeen idee geeft van het project.
(2) Structureer het voorstel goed: Meestal zal het financieringsagentschap u voorzien van een voorstel sjabloon/formaat voor indiening. Als de subsidieverstrekker geen sjabloon heeft verstrekt, kun je een standaardsjabloon gebruiken met de volgende onderdelen:
(3) Breng innovatieve ideeën en elementen in het project in: De meeste donoren steunen organisaties die in staat zijn om te innoveren en met innovatieve ideeën te komen in hun projectvoorstel. Probeer wat creativiteit in te bouwen in elk van de elementen van het project, of het nu gaat om dienstverlening, communicatiekanalen of het gebruik van technologie.
(4) Schrijf de samenvatting op een duidelijke, beknopte en aansprekende manier: De executive summary vat niet alleen het projectvoorstel samen, maar onthult ook belangrijke punten met betrekking tot het probleem, de oplossing, het unieke karakter van het voorstel en de reden waarom uw organisatie geschikt is om zo’n project uit te voeren. Om de juiste toon te zetten is het belangrijk dat je in de samenvatting zelf ingaat op het Waarom, Hoe en Wat van het voorstel.
(5) Wees specifiek en to the point: Schrijf alleen wat echt belangrijk is en noem de feiten die je zaak versterken. Schrijf het voorstel zo dat de lezer de nodige informatie krijgt, zodat hij je projectvoorstel duidelijk kan begrijpen. Vermijd het schrijven van verhalen en irrelevante dingen in het voorstel, aangezien de beoordelaars verschillende voorstellen moeten doornemen, moet uw doel zijn om uw zaak duidelijk te maken in een paar pagina’s en hen niet te vervelen/overbelasten met onnodige details
(6) Neem relevante voorbeelden/case studies op: Door relevante voorbeelden in het voorstel op te nemen, krijgt de donor een idee van hoe uw organisatie vergelijkbare situaties eerder heeft aangepakt. Probeer geschikte casestudy’s te noemen waarin uw organisatie mensen heeft geholpen problemen op te lossen en een positieve impact heeft gehad.
(7) Als u over uw organisatie schrijft, schep dan niet op over wat u hebt bereikt: In het gedeelte waar je over de organisatie schrijft, gebruik je taal die niet lijkt op te scheppen over jou, maar bewijst aan de donateur dat je in staat bent om het project aan te pakken en succesvol af te ronden. Je kunt enkele prestaties en prijzen noemen die je organisatie heeft ontvangen voor het doen van soortgelijk werk.
(8) Gebruik gegevens en feiten om je zaak te ondersteunen: Tijdens het schrijven van de project rationale citeer je feiten en cijfers als bewijs voor je probleem. Deze feiten kunnen afkomstig zijn van gegevens die je organisatie heeft verzameld of kunnen komen uit onderzoeksartikelen, overheidsrapporten, nieuwsartikelen, enz. Zorg ervoor dat de gegevens die je citeert up-to-date zijn en afkomstig zijn van een geloofwaardige bron. Vermijd het gebruik van gegevens die verouderd zijn en waarvan je de bron niet kent.
(9) Het doel moet duidelijk aangeven wat het doel van je voorstel is: Het doel van het voorstel moet op een duidelijke manier worden geschreven om het hoofddoel van het project, de beoogde begunstigde en specifieke aspecten van het project aan te geven. Vermijd het gebruik van onpraktische en vage uitspraken in de doelomschrijving.
(10) Houd slechts één doel voor het voorstel aan: Het is aan te raden dat uw projectvoorstel slechts één doel heeft. Het hebben van meerdere doelen in het project geeft aan dat je in de war bent en niet zeker weet wat je werkelijk van plan bent te doen met het project.
(11) Schrijf S.M.A.R.T doelstellingen: Doelstellingen zijn gedetailleerde verklaringen die de manieren beschrijven waarop je van plan bent het doel te bereiken. Gebruik de S.M.A.R.T.-methode voor het schrijven van uw doelstellingen, wat betekent dat u Specifieke, Meetbare, Haalbare, Realistische en Tijdgebonden verklaringen schrijft.
(12) Beschrijf duidelijk de methodologie die u zult volgen om de gewenste doelen/Doelstellingen te bereiken: Beschrijf tijdens het schrijven van de aanpak/methodologie van het project duidelijk elke stap die u zou uitvoeren. Geef details van de strategie (aantal te organiseren workshops, opleidingen over XVZ-onderwerp over een periode van 3 maanden, etc.) die u zult volgen om uw projectactiviteiten af te stemmen op de projectdoelen en -doelstellingen.
(13) Vermijd het gebruik van jargons en technische taal: Gebruik eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen taal in het hele voorstel. De lezer/beoordelaar van het voorstel is misschien niet noodzakelijk een expert op het specifieke gebied en is misschien niet op de hoogte van technische woorden, dus gebruik eenvoudige woorden om uw probleem en oplossing uit te leggen.
(14) Gebruik grafieken, stroomdiagrammen, infografieken om het voorstel te maken: Om uw voorstel te laten opvallen, is het altijd beter om eenvoudige diagrammen, kaarten, grafieken enz. te gebruiken in plaats van platte tekst. Het gebruik van stroomdiagrammen en diagrammen helpt de lezer om de context beter te begrijpen en maakt het voorstel ook aantrekkelijker
(15) Volg de specifieke richtlijnen: In geen geval mag u de grenzen overschrijden die in de richtlijnen voor donors zijn vastgesteld; het aantal pagina’s, de lettergrootte, de regelruimte, enz. moeten volgens de richtlijn zijn. De richtlijnen zijn er niet voor niets en je moet ze volgen.
(16) Formatteer het voorstel goed: Formatteer het voorstel op een manier dat het er aantrekkelijk uitziet. Alle alinea’s moeten netjes uitgelijnd zijn; de tekst moet leesbaar zijn met voldoende tussenruimte tussen de regels en de hele tekst moet hetzelfde lettertype hebben (zowel grootte als type). Pagina alle nummers correct.
(17) Laat het voorstel beoordelen door je collega’s en reviseer het: Het is altijd een goed idee om het voorstel te laten beoordelen door uw collega’s/bestuursleden etc. Veel organisaties laten hun voorstellen ook beoordelen door een ‘cold reader’ (een persoon die niet betrokken is geweest bij het schrijven van het project). Neem het commentaar van de beoordelaars door en neem hun suggesties en kritiek over en corrigeer fouten en omissies die door hen zijn gesuggereerd. De beoordeling helpt bij het verbeteren van de kwaliteit van het voorstel. Neem het voorstel steeds opnieuw door om onnodige details en grammaticale en feitelijke fouten te verwijderen. Zorg er bij de herziening van het voorstel voor dat uw voorstel aan de richtlijnen voldoet, de doelstellingen en activiteiten duidelijk met elkaar in verband brengt en foutloos is.
(20) Beantwoord alle vragen/paragrafen die in het sjabloon voor het voorstel worden genoemd: Laat geen enkel onderdeel/vraag onbehandeld. Zelfs als u het gevoel hebt dat de vragen herhalend zijn, zorg er dan voor dat u een passend antwoord schrijft. Onvolledige formulieren worden al bij de eerste screening gediskwalificeerd en worden niet aanvaard voor verdere beoordeling door het agentschap.
(21) Vermijd plagiaat: Zorg ervoor dat het voorstel goed is geredigeerd en is gecontroleerd op plagiaat. Als je een paragraaf, gegevens, feiten of andere informatie uit een artikel hebt gebruikt, zorg er dan voor dat je al je bronnen vermeldt. U kunt parafraseren, citeren, citeren of een referentiepagina aan het einde van het voorstel invoegen om plagiaat te voorkomen. Veel bureaus (vooral de onderzoeksgerichte) gebruiken anti-plagiaatsoftware en zodra je voorstel tekenen van plagiaat vertoont, kan het voorstel worden gediskwalificeerd.
(22) Stel de begroting met de grootste zorg op: Zorg ervoor dat alle begrotingsposten voldoen aan de eisen van de financierende instantie. Stel altijd een beschrijving op bij de begroting om de verschillende uitgaven toe te lichten. Het is belangrijk dat de projectbegroting is afgestemd op de projectactiviteiten en je moet alle kosten die je noemt kunnen verantwoorden.
Deel 3. Waarom mislukken voorstellen?
Ondanks het feit dat NGO’s elk jaar een aantal voorstellen ontwikkelen, ontvangt slechts een select aantal daarvan de benodigde financiering. Dit brengt ons bij de belangrijke vraag waarom organisaties er niet in slagen goede voorstellen te schrijven. Er zijn verschillende redenen waarom sommige voorstellen er niet in slagen donors ervan te overtuigen hun zaak te steunen; enkele van de meest voorkomende redenen worden hieronder genoemd:
(1) Niet-naleving van richtlijnen: De meeste donoren hebben een specifieke richtlijn voor het indienen van voorstellen, het projectthema, het formaat en de deadlines. Veel NGO’s lezen de richtsnoeren niet door en dienen hun voorstellen in zonder de nodige instructies op te volgen. U moet begrijpen dat deze richtlijnen er alleen zijn omdat de donor wil dat u ze volgt.
(2) Onvoldoende feiten en gegevens om uw voorstel te ondersteunen: Veel NGO’s schrijven voorstellen met zoveel emotie dat ze volledig voorbijgaan aan het gebruik van relevante gegevens. Je kunt een aansprekend verhaal hebben, maar als je geen feiten hebt om je verhaal te ondersteunen, zal een donor er niet veel aandacht aan besteden. Vergeet niet dat uw voorstel geen script voor een film is, maar een zakelijk document op basis waarvan uw organisatie financiering zal ontvangen.
(3) Vaagheid: Een andere reden dat veel voorstellen de donor niet aanspreken, is het feit dat sommige NGO’s voorstellen schrijven zonder het probleem, de doelbegunstigden, de doelstellingen en de activiteiten goed te omschrijven. Dit maakt het voorstel vaag en geeft niet duidelijk aan waarom u steun wilt van een bepaalde instantie. Geen enkele donor zou investeren in een project dat geen goede visie heeft en onrealistische doelen nastreeft.
(4) Slechte presentatie en fouten: Zoals eerder gezegd vormt het voorstel de basis van uw relatie met de donor, het is belangrijk dat u het voorstel op een professionele manier presenteert. Soms zijn de voorstellen zo slecht geschreven en gepresenteerd dat de beoordelaar het punt/de bedoeling mist. Een ander groot probleem met voorstellen zijn de spelfouten en grammaticale fouten in het voorstel. Een donor zal een paar fouten zeker negeren, maar als uw voorstel talrijke fouten bevat, zal het geen goede indruk maken en tot mislukking leiden.
(5) Het voorstel ontbeert een evaluatie- of monitoringplan: Donoren zijn geneigd die projecten te financieren die een evaluatieplan en monitoringstructuur hebben. Een evaluatieplan in het voorstel zorgt ervoor dat uw organisatie meer verantwoording aflegt en vergroot uw kansen op financiering.
(6) Indiening na de deadline: Veel organisaties dienen het voorstel in nadat de deadline is verstreken, dit leidt alleen maar tot diskwalificatie van uw voorstel inzending.
(7) Niet gericht op de missie van de donororganisatie: Als de organisatie niet genoeg onderzoek heeft gedaan naar de donororganisatie is de kans groot dat het voorstel niet aansluit bij de missie en doelstelling van de donor.
(8) Onvolledig voorstel/Documenten niet compleet: Veel organisaties dienen een voorstel in dat onvolledig is en beantwoorden niet alle vragen/onderdelen van het projectsjabloon. Soms dienen organisaties geen documenten in (steunbrieven, registratiedocumenten, machtigingsbrieven enz.)
Top 25 tips in één oogopslag
Aangezien het schrijven van een voorstel veel tijd in beslag neemt, moet je er altijd vroeg mee beginnen, zodat je de tijd hebt om het voorstel te redigeren, te herzien, te beoordelen en definitief in te dienen.
Als u het voorstel per post indient, zorg er dan voor dat alle documenten de juiste naam hebben en in een gecomprimeerde map zijn samengevoegd. Dit moet vergezeld gaan van een begeleidende brief.
Als de donororganisatie indiening op papier vereist, stuur de kopieën dan tijdig op, zodat het voorstel ruim binnen de deadline op kantoor aankomt. Alle documenten moeten naar behoren worden gearchiveerd en ingediend bij het kantoor van de financierende ambtenaar.
Indien u een online aanvraag indient, klikt u op de indieningsknop en dient u de aanvraag in.
Related:
- How to Develop a Budget for your Project Proposal?
- A Simple Step-by-Step Guide for NGOs on “How to write Proposals”
- How to Write a Master Proposal Template