Het is zo’n nachtmerrie dat iemand in het koude zweet wakker wordt: je krijgt een brief waarin staat dat de belastingdienst je bedrijf gaat controleren, en je hebt geen overzichtelijke administratie bijgehouden. U mist allerlei documentatie en bonnetjes voor zakelijke uitgaven.
Als u met dit worst-casescenario wordt geconfronteerd, bent u waarschijnlijk een beetje gestresst. Wij zijn hier om u te helpen, en om u te vertellen dat u hier doorheen kunt komen – u hoeft niet naar Mexico te vluchten of een nepsnor en een nepbril te kopen. In dit artikel bespreken we uw situatie en leggen we uit hoe u uzelf in de best mogelijke positie kunt brengen om uw audit te overleven.
Probeer u niet te verstoppen voor een audit!
Wat u niet wilt doen nadat u bericht hebt ontvangen over een audit, is het probleem negeren. Als de Internal Revenue Service u heeft geselecteerd voor een controle, kunt u er niet onderuit, dus u moet proactief stappen ondernemen om u voor te bereiden. (U zult een brief van de belastingdienst ontvangen waarin u op de hoogte wordt gesteld van een controle. Een brief is de enige manier waarop de IRS belastingbetalers laat weten dat ze worden gecontroleerd – IRS-agenten zullen u nooit bellen of bij u thuis langskomen.)
Tijdens een controle kan de IRS uw inkomstenbelastingaangiften van de afgelopen drie jaar onderzoeken. Als de dienst echter een significante fout constateert, kunnen ze nog verder teruggaan en extra belastingaangiften bekijken – tot zes jaar.
Hoewel u niet onder een controle uit kunt komen, kunt u uzelf misschien meer tijd geven om orde op zaken te stellen. De IRS-agent zou een verzoek om uitstel om bepaalde geldige redenen moeten accepteren, zoals:
- U hebt meer tijd nodig om uw administratie te verzamelen
- U hebt meer tijd nodig om juridische vertegenwoordiging te verzekeren
- Uw accountant of belastingprofessional kan de datum van de huidige controle niet halen
- U hebt een belangrijke verplichting op het moment van de controle, en u kunt uw afspraak niet verzetten
- U hebt een medisch probleem waardoor het voor u niet praktisch is om aan de controle deel te nemen
Volledige financiële gegevens voor een IRS Audit? U bent niet de enige
Wet eerst en vooral dat u niet de eerste bent die met een onvolledige financiële administratie aan een audit begint. In een perfecte wereld zouden we allemaal een onberispelijk georganiseerde administratie bijhouden die op elk moment klaar is. In de echte wereld lopen veel eigenaren van kleine bedrijven achter met het bijhouden van hun administratie of organiseren ze zich nooit.
Het ontbreken van of onvolledige administratie is zelfs zo’n veel voorkomend probleem bij controles dat de Amerikaanse belastingrechter een regel in de belastingwetgeving heeft opgenomen die belastingbetalers toestaat om kosten opnieuw te maken als er geen directe administratie is. Deze regel wordt de Cohan-regel genoemd, omdat hij zijn oorsprong vindt in een belastingrechtszaak uit 1930, Cohan v. Commissioner.
De Cohan-regel zegt dat bij afwezigheid van bonnen of ander concreet bewijs van zakelijke uitgaven, een belastingbetaler een schatting van die uitgaven kan maken en die schattingen vervolgens kan gebruiken om belastingaftrek en belastingaftrek te claimen.
Dus als u de waarde probeert te schatten van een boormachine die u voor uw solo-aannemingsbedrijf hebt gekocht, kunt u de marktwaarde van dat model boormachine gebruiken om de waarde van de uitgave vast te stellen.
De Cohan-regel kan een “uitweg” bieden als u echt geen andere manier hebt om een zakelijke uitgave te bewijzen, maar het is meer een laatste wanhoopsoptie. Sommige belastingbetalers die naar de rechter zijn gestapt met een beroep op de Cohan-regel, hebben verloren. De regel is ook niet van toepassing op reiskosten, representatiekosten, geschenken en bepaalde andere soorten bezittingen die zijn opgenomen in sectie 274(d) van de Amerikaanse belastingcode.
Gerelativeerd: Audit Survival Guide: Hoe om te gaan met een zakelijke belastingcontrole in 2020
Verzamel zoveel mogelijk bewijsmateriaal als u kunt
Zelfs als u geen bonnetjes bij de hand hebt, kan een beetje speurwerk veel nuttige documentatie voor uw zakelijke uitgaven aan het licht brengen. Hier zijn een paar mogelijke methoden die u kunt gebruiken om uw administratie te reconstrueren:
- Vraag verkopers en leveranciers om kopieën van bonnen of facturen. Dankzij digitale, cloud-verbonden kassa- en factureringssystemen is het voor veel bedrijven eenvoudig om gedetailleerde gegevens over aankopen jarenlang op te slaan. Het zal u misschien verbazen hoeveel bonnetjes u kunt verzamelen door contact op te nemen met bedrijven waar u aankopen hebt gedaan. Hetzelfde geldt ook voor liefdadigheidsbijdragen.
- Bekijk uw bankrekeningafschriften en creditcardafschriften. Een regelitem op een bankafschrift is misschien niet zo goed als een gedetailleerde bon of factuur, maar het is veel beter dan niets wanneer u wilt bewijzen dat een uitgave echt en legitiem was. Geannuleerde cheques kunnen in veel gevallen ook in de plaats komen van ontvangstbewijzen.
- Controleer uw agenda of afsprakenboek. Als u op zijn minst kunt aanwijzen wanneer en waar u een aankoop voor uw bedrijf hebt gedaan, is dat een begin.
- Voor kilometer- en reiskosten, controleer uw sociale mediageschiedenis of mobiele telefoongegevens. Als u een frequente gebruiker van sociale media bent, kunt u mogelijk uw reisgeschiedenis reconstrueren met behulp van de locatietags op uw sociale-mediaposts. Anders is het misschien iets moeilijker om aan telefoongegevens te komen, maar deze kunnen u helpen erachter te komen waar u naartoe bent gereisd en wanneer. Als je eenmaal je reisgeschiedenis hebt gereconstrueerd, kun je een kaartprogramma als Google Maps gebruiken om de exacte afstand in kilometers te achterhalen.
Als er absoluut geen manier is om een ontvangstbewijs of ander betrouwbaar document te krijgen voor een item dat je voor je bedrijf hebt gekocht, maak dan een foto van het item. Schrijf alles op wat u zich kunt herinneren over waar en wanneer u het artikel hebt gekocht en hoeveel u ongeveer hebt betaald. Als u het artikel nieuw hebt gekocht, zoek het dan op in de gedrukte of online-catalogus van de winkel en maak een foto of screenshot om de prijs te laten zien. Als u het artikel tweedehands hebt gekocht, zoek dan naar soortgelijke artikelen op Craigslist of eBay om te proberen de waarde van het artikel op de tweedehandsmarkt vast te stellen.
Hoe een belastingprofessional kan helpen
Het inhuren van een belastingprofessional is meestal een verstandige zet in alle, behalve de meest eenvoudige audit-situaties. (En als u bonnetjes en andere documentatie mist, dan zal uw controleproces waarschijnlijk niet eenvoudig zijn). Een ervaren fiscaal vertegenwoordiger kan uw rechten beschermen en u helpen uw zaken op orde te krijgen. Als uw belastingprofessional eerder controles heeft behandeld, weet hij precies wat u nodig hebt en hoe u dat moet verzamelen, en hij heeft waarschijnlijk mensen in soortgelijke situaties als de uwe vertegenwoordigd.
Niet alleen kan een ervaren professional tijdens een controle voor u opkomen, maar hij kan ook veel van uw bord nemen en het hele proces veel eenvoudiger en minder stressvol maken. Zodra u een belastingadvocaat, een beëdigd agent of een andere gekwalificeerde vertegenwoordiger inhuurt, hoeft u misschien niet eens meer met de accountant te praten. U kunt zich concentreren op andere zaken die uw tijd opeisen, terwijl uw fiscaal vertegenwoordiger de controle beheert en u op de hoogte houdt.
Nadat uw belastingcontrole is afgerond, moet uw belastingprofessional u advies kunnen geven waarmee u soortgelijke belastingproblemen in de toekomst kunt voorkomen. Hij of zij moet u ook kunnen helpen met eventuele belastingvoorbereidingen of u doorverwijzen naar een gekwalificeerde belastingvoorbereider die dat wel kan.
S.H. Block Tax Services is er om u te helpen met uw bedrijfscontrole
Als u of iemand die u kent te maken krijgt met een bedrijfscontrole, is S.H. Block Tax Services er om u te helpen. Voor bestaande cliënten kan onze software belastingbetalers zelfs waarschuwen voordat er daadwerkelijk een audit plaatsvindt. Hierdoor kunt u uw inkomsten aanpassen voordat de belastingdienst zich ermee gaat bemoeien. Met deze service kunt u mogelijk de tijd, het geld en de ergernis vermijden die een zakelijke belastingcontrole met zich meebrengt.
Om met een ervaren fiscaal vertegenwoordiger van ons team te spreken, belt u (410) 727-6006 of gebruikt u ons online contactformulier.
De inhoud die hier wordt verstrekt, is alleen voor informatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch advies over enig onderwerp. Lees onze volledige disclaimer hier.