Hier is een voorbeeld van een fondsenwervingsplan voor uw non-profit organisatie

Uw fondsenwervingsplan is belangrijk voor uw non-profit organisatie. De meest succesvolle non-profit ontwikkelingsprogramma’s – degene die hun fondsenwervingsdoelen jaar na jaar overtreffen – hebben een geschreven fondsenwervingsplan om hun inspanningen te begeleiden.

In dit artikel zal ik de elementen van een sterk plan met u doornemen en u vervolgens een voorbeeld van een fondsenwervingsplan geven dat u als sjabloon voor uw non-profit kunt gebruiken.

Elke non-profit, hoe groot of klein ook, heeft een geschreven fondsenwervingsplan nodig om te slagen. Als u zich afvraagt waarom fondsenwervingsplannen zo belangrijk zijn voor uw organisatie, lees dan ons artikel Hoe schrijf ik een effectief fondsenwervingsplan voor uw non-profit, waarin staat waarom u een fondsenwervingsplan nodig heeft en hoe u er een kunt maken.

In dit artikel gaan we ons richten op het plan zelf: we vertellen u precies wat u in uw fondsenwervingsplannen moet opnemen en geven u een voorbeeld van een fondsenwervingsplan dat u kunt downloaden en gebruiken als leidraad voor uw inspanningen.

De 10 onderdelen van een succesvol fondsenwervingsplan

Iedere organisatie, adviseur en fondsenwerver heeft een andere formule en structuur voor het schrijven van fondsenwervingsplannen. Ik baseer mijn plannen op 10 hoofdonderdelen, die hieronder worden beschreven. U ziet elk van deze onderdelen in het voorbeeld van een fondsenwervingsplan dat u aan het einde van dit artikel kunt downloaden.

De structuur van uw fondsenwervingsplan kan afwijken van de structuur die ik gebruik… en dat is niet erg. Het belangrijkste is dat u gaat zitten en het plan schrijft, en het vervolgens blijft verfijnen naarmate u het in praktijk brengt. Hier zijn de 10 onderdelen die ik gebruik in mijn plannen:

#1: Het voorblad

Dit lijkt misschien geen ongelooflijk belangrijk onderdeel van je plan, maar er is een belangrijk ding om te vermelden over het voorblad van je plan: vermeld altijd zowel een planjaar als een revisiedatum op de voorkant van het voorblad. Bijvoorbeeld, als dit je fondsenwervingsplan voor 2020 is, vermeld dat dan. En als u het plan voor het laatst hebt herzien op 1 mei 2019, zet dat dan ook op de omslag.

Dit is belangrijk omdat u na verloop van tijd, als u uw fondsenwervingsplannen schrijft en voortdurend bijwerkt, verschillende jaren plannen op de harde schijven van elk van uw fondsenwervende medewerkers zult hebben staan, evenals verschillende versies van elk van die plannen. U wilt er altijd zeker van zijn dat u het meest recente plan bewerkt of leest. Het zal u verbazen hoe vaak organisaties, vooral grote organisaties met grote fondsenwervingsteams, hierdoor in de problemen zijn gekomen.

#2: Achtergrondinformatie

Volgende stap is het opnemen van een achtergrond waarin kort wordt uitgelegd wat er op dit moment bij uw non-profit aan de hand is dat van invloed zal zijn op het plan. Dit kan een korte (halve pagina of één pagina) samenvatting zijn van de afgelopen paar jaar en het huidige jaar, die iedereen die het plan leest op de hoogte brengt van alles wat ze moeten weten om het plan op de juiste manier te interpreteren.

Maak je geen zorgen om elk klein dingetje hier in te stoppen. Je hoeft de mensen niet alle personele veranderingen van het afgelopen jaar te vertellen of hoe goed elk evenement het heeft gedaan. Vertel alleen de relevante feiten die van invloed zijn op je fondsenwervingsplan voor het komende jaar.

Bijv. als je laatst hebt besloten te stoppen met het houden van je grote jaarlijkse evenement omdat het te duur werd, zet dat dan op de achtergrond. En als u onlangs uw bestuur hebt uitgebreid zodat het zich meer op fondsenwerving gaat richten, zet dat er dan ook bij.

#3: Doelen en doelstellingen

Dit is het gedeelte waarin u aangeeft wat uw organisatie hoopt te bereiken op het gebied van fondsenwerving gedurende de periode die het plan beslaat. Vermeld cijfers – stel uw doelen voor fondsenwerving voor dit jaar en de komende paar jaar. Hoeveel moet u inzamelen? Zijn er bedragen die elke maand moeten worden opgehaald om alleen al de deuren open te houden? Zijn er doelstellingen voor onvoorziene uitgaven, zodat je extra werk kunt doen als er extra geld binnenkomt?

Zie hier ook wat je doelstellingen zijn op het gebied van fondsenwerving. Bijvoorbeeld,… wilt u 3 nieuwe leden vinden voor uw ontwikkelingscommissie? Wilt u uw lijst met fondsenwervende e-mailadressen dit jaar met 10% uitbreiden? Wat uw doelen en doelstellingen voor het komende jaar ook zijn, zet ze in dit onderdeel zo nauwkeurig mogelijk uiteen. Gebruik het voorbeeld van een fondsenwervingsplan aan het eind van dit artikel om enkele voorbeelden te zien van het soort doelen en doelstellingen dat u in uw eigen plan kunt opnemen.

#4: Aannames

In dit gedeelte staan de aannames die u maakt bij het formuleren van het plan. Elke non-profit organisatie maakt aannames bij het plannen van de fondsenwerving voor het komende jaar. Zet ze hier op een rijtje, zodat iedereen op één lijn zit. Enkele voorbeelden van mogelijke veronderstellingen zijn:

• Aanname dat de organisatie dit jaar een nieuwe medewerker voor grote giften kan aannemen
• Aanname dat de lokale Rotary Club haar jaarlijkse diner-dansant ten behoeve van u zal blijven houden
• Aanname dat u ook dit jaar een grote overheidssubsidie zult ontvangen

Lijst al uw aannames van tevoren, en weet dat als een van de veronderstellingen niet uitkomt, u wellicht een deel van het plan moet herschrijven om een strategie uit te stippelen om met die eventualiteit om te gaan.

#5: Infrastructuur voor fondsenwerving

In de tweede helft van het plan begint het pas echt leuk te worden. Hier zet je op een rijtje wat je dit jaar concreet gaat doen om je doelen te halen. Hier begint u met het uitwerken van uw fondsenwervingsstrategie. Het begint allemaal met je fondsenwervingsinfrastructuur.

Als je dit onderdeel voorbereidt, vraag je je team af: welke infrastructuur hebben we op dit moment voor fondsenwerving, en welke infrastructuur verwachten we het komende jaar of de komende jaren nodig te hebben?

Infrastructuur omvat zaken als extra personeel, je donateursdatabase, je marketingmateriaal, je steunaanvraag, je website, enzovoort. – alles wat u gebruikt om fondsen te werven. Wat moet dit jaar worden geüpgraded of vervangen? Wat wilt u toevoegen om uw team effectievere fondsenwervers te maken?

Lijst het allemaal, met deadlines en verantwoordelijkheden voor de uitvoering, evenals de kosten voor elk item. Het onderstaande voorbeeld van een fondsenwervingsplan geeft u een idee van het soort infrastructuuronderdelen dat u in dit onderdeel kunt opnemen.

#6: Donorprospectplan

Dit onderdeel geeft antwoord op de cruciale vraag: “Waar vinden we nieuwe prospects voor onze non-profit?” Het fondsenwervingsproces begint met de prospect. Prospects zijn het fundamentele startpunt voor de fundraising trechter. Zonder prospects, heb je niemand om te cultiveren, en zonder mensen om te cultiveren, heb je niemand om om een gift te vragen. Simpel gezegd, nieuwe prospects zijn het levensbloed van uw fondsenwerving.

#7: Donorcommunicatie en cultivatie

Dit gedeelte geeft antwoord op de vragen: “Hoe zijn we van plan om onze donateurs te cultiveren?” “Hoe zullen onze cultivatiepaden eruit zien?” en “Wat zijn onze communicatiekalenders voor donoren en prospects?”

Cultivatie is alles wat uw non-profit doet vanaf het moment dat u een persoon, bedrijf of stichting identificeert als een goede prospect voor uw organisatie tot het moment dat u een verzoek doet aan die persoon of entiteit. Cultivatie is wat er tussenin gebeurt… het is alle communicatie en interactie die plaatsvindt tussen uw non-profit en uw prospect.

Dit gedeelte over cultivatie omvat ook rentmeesterschap… het beantwoorden van vragen als: “Hoe behandelen we onze donateurs als ze eenmaal een donatie hebben gedaan?” “Hoe bedanken en erkennen we onze donoren?” en “Hoe behouden we onze donoren, hoe waarderen we onze donoren op en hoe krijgen we ze zover dat ze hun netwerk voor ons openstellen?”

Er zijn tal van goede manieren om met uw donoren te communiceren en hen te cultiveren. Enkele van de meest voorkomende strategieën die door non-profits worden gebruikt voor het cultiveren van donateurs zijn e-mail en slakkenpost nieuwsbrieven, uw website, sociale media, jaarverslagen, non-ask evenementen, mogelijkheden voor vrijwilligerswerk, donateursgesprekken, en persoonlijke donateursbijeenkomsten. Bekijk het voorbeeld van een fondsenwervingsplan voor meer ideeën over hoe je dit onderdeel kunt structureren.

#8: Fondstrekkingstactieken

Het onderdeel Fondstrekkingstactieken beschrijft de tactieken die je zult gebruiken om daadwerkelijk verzoeken te doen en geld te werven. Elke tactiek moet een eigen onderdeel krijgen met actiestappen, deadlines en verantwoordelijke personen. Veel voorkomende tactieken zijn:

• Fondsenwerving voor individuele donateurs
• Direct Mail
• Fondsenwervingsevenementen
• Online fondsenwerving
• Grants and Government Support
• Annual Giving Programs
• Planned Giving
• Endowments
• Capital Campaigns
• Affinity Groups and Fundraising Networks

Detailer in dit gedeelte precies wat u gaat doen om uw fondsenwervingsdoelen te bereiken, inclusief elke fondsenwervingstactiek die u van plan bent toe te passen.

#9: Behoeften en doelen voor fondsenwerving

Aan het eind van mijn fondsenwervingsplannen zet ik altijd twee punten die het plan en het werk dat we gaan doen samenvatten. Het eerste is de samenvatting van de fondsenwervingsbehoeften en -doelstellingen. Dit is een cijfermatige samenvatting van wat uw organisatie moet inzamelen (uw programmabudget) en hoe u dit gaat doen (uw algemene fondsenwervingsdoelen en specifieke monetaire doelen voor elke tactiek die u gaat gebruiken). Om te zien hoe dit er in de praktijk uitziet, kunt u het voorbeeld van een fondsenwervingsplan hieronder bekijken.

10: Tijdlijn met actiestappen

Ik vind het prettig om in elk onderdeel van het plan een lijst met actiestappen op te nemen waarin staat wat er binnen welke termijn moet worden gedaan om het plan te laten slagen. Vervolgens, als 10e en laatste onderdeel van het fondsenwervingsplan, voeg ik een geconsolideerde lijst toe waarin elke actiestap chronologisch wordt vermeld.

Dit stelt iedereen die het plan leest in staat om een goed beeld te krijgen van alle activiteiten die op dit moment gaande zijn, te zien wat de deadlines en doelstellingen zijn, en te weten wie verantwoordelijk is voor elke stap. Deze tijdlijn met actiestappen is moeilijk uit te leggen, dus kijk maar eens naar het laatste deel van het voorbeeld van het fondsenwervingsplan hieronder. Veel organisaties waar ik mee werk, gebruiken deze tijdlijnen als leidraad voor hun wekelijkse of maandelijkse bijeenkomsten van fondsenwervende medewerkers.

Bedenk dat uw fondsenwervingsplan zal veranderen. Het is belangrijk om uw plan op te schrijven, maar het is ook belangrijk dat u bereid bent om van koers te veranderen als de gebeurtenissen daarom vragen. Herzie uw plan regelmatig en breng waar nodig wijzigingen aan.

Het voorbeeld van een fondsenwervingsplan

Voer hieronder uw e-mailadres in om uw voorbeeld van een fondsenwervingsplan te ontvangen. Het wordt u onmiddellijk per e-mail toegestuurd nadat u op de knop hebt geklikt. Dit plan is voor een fictieve non-profit organisatie genaamd The Kilkenny Children’s Home. Voel u vrij om dit plan te gebruiken als sjabloon voor het eigen fondsenwervingsplan van uw non-profit organisatie:

Wanneer u het voorbeeld van het fondsenwervingsplan ontvangt, wordt u ook ingeschreven voor onze gratis wekelijkse e-mailnieuwsbrief, The Fundraising Blueprint Newsletter.

Houd er rekening mee dat dit plan weliswaar lang is (30 pagina’s), maar dat uw plan langer of aanzienlijk korter kan zijn, afhankelijk van uw behoeften. Onthoud alleen dat uw plan vaste deadlines voor elke tactiek moet bevatten, en waar mogelijk moet vermelden wie verantwoordelijk is voor elke actiestap. Als u vragen heeft over dit fondsenwervingsplan, of hulp wilt bij het schrijven van een plan voor uw non-profit, klik dan hier om contact met mij op te nemen.

Photo Credit: ReynerMedia