(CNN) Vergaderingen kunnen vervelend zijn, maar ze kunnen echt lang duren als iemand te veel praat of van het onderwerp afdwaalt.
Als één persoon het gesprek domineert, kan dat anderen ervan weerhouden hun mond open te doen, waardoor ze nieuwe ideeën en verschillende meningen mislopen.
“Ik heb nog nooit een team geleid waarin er niet iemand was die teveel praatte,” zegt Ellen Faye, een coach op het gebied van productiviteit en leiderschap.
Leiders moeten leren hoe ze een vergadering moeten leiden. Ze moeten de leiding nemen als iemand het spoor bijster raakt, maar ze moeten ook voorzichtig zijn als het erom gaat de persoon in toom te houden.
“Je wilt dat vergaderingen nuttig zijn, en als je iemand hebt die maar doorgaat — dan is die vergadering niet meer productief,” zegt Faye.
Stel een duidelijke agenda op
Het is makkelijker om mensen op het juiste spoor te houden met een uitgebreide agenda die onderwerpen en tijdschema’s bevat. Het biedt een blauwdruk van wat er wel (en niet) zal worden besproken, wat mensen kan helpen bij het onderwerp te blijven.
Stem van meet af aan de toon van de vergadering: Door de aanwezigen te vertellen dat u van plan bent het onderwerp niet uit het oog te verliezen, zijn ze zich meer bewust van hun spreektijd en wordt het minder gênant als u moet ingrijpen.
Stel tijdslimieten vast
Het instellen van parameters kan ook helpen om overpraters in te dammen.
Je kunt mensen vragen hun commentaar tot een minuut of twee te beperken, of hun belangrijkste gedachte te delen en dan door te gaan naar de volgende persoon, raadt Faye aan.
Een andere optie is om te bepalen dat je van elke deelnemer ten minste één keer, maar niet meer dan drie keer iets wilt horen. “Op die manier wordt iedereen gedwongen om te spreken en deel te nemen, maar de over-praters zullen meer beperkt worden,” zei Faye.
Houd ze weer op het juiste spoor
We raken allemaal wel eens in het onkruid en lopen het risico te verzanden in details die niet relevant zijn.
Als dat gebeurt, stelt Faye voor om iets te zeggen als: Dat zijn leuke details om aan te werken. Laten we daar een notitie van maken voor later.
“Het vergt een leider met vertrouwen om te weten wanneer genoeg genoeg is,” zei ze.
Creëer een ‘parkeerplaats’
Zorgen dat deelnemers zich gehoord voelen is belangrijk, maar soms zijn hun ideeën gewoon niet relevant voor het onderwerp dat aan de orde is. Die ideeën kunnen naar een ‘parkeerplaats’ worden gestuurd, dat is een lijst die je maakt, op papier of voor iedereen te zien.
Dit valideert een idee, maar houdt het gesprek bij het onderwerp. Zorg er wel voor dat je aan het eind van de vergadering weer teruggaat naar de parkeerplaats.
“De acties op de parkeerplaats moeten op de een of andere manier worden doorgezet,” adviseert Hallie Crawford, een gecertificeerd loopbaancoach. Dat kan betekenen dat een idee op de agenda van de volgende vergadering wordt gezet, dat iemand zich erover buigt, of dat het via e-mail wordt afgehandeld.
Politiek onderbreken
Als er een veelprater is of iemand al een paar minuten doordraaft, is het misschien tijd om te onderbreken – maar wees daar beleefd over.
Als iemand langdradig is en niet tot zijn punt komt, stelde Crawford voor iets te zeggen als: “Joe, als ik mag onderbreken, ik vind dat een geweldige gedachte. Heb je aanbevelingen over hoe we dat plan of die strategie kunnen uitvoeren?”
Zeg ook zinnen als: “Sorry dat ik onderbreek, maar in het belang van de tijd” of “breng ons terug naar de agenda” mensen ook weer op het goede spoor kunnen brengen zonder hard over te komen.