Hoe organiseer je het perfecte fondsenwervingsgala?

Voor sociale ondernemers die de status quo willen omgooien en de grote problemen van de wereld willen oplossen, lijkt het houden van een fondsenwervingsgala misschien archaïsch of zelfs beledigend. Toch houden non-profitorganisaties al generaties lang gala’s – omdat ze werken.

Natuurlijk zal een gala niet voor elke zaak of organisatie werken. Om te beginnen moet uw sociale onderneming een non-profitorganisatie zijn. De 501(c)(3)-status is weliswaar noodzakelijk, maar is niet voldoende voor een succesvol fondsenwervingsevenement.

Om te weten te komen wat een succesvol gala mogelijk maakt, heb ik inzichten verzameld van vijf mensen die samen met succes evenementen hebben georganiseerd die miljoenen dollars hebben opgebracht.

De experts zijn Carla Javits, de CEO van REDF; Fred Reggie, CEO van Fred Reggie Associates; Jordan Levy, hoofd externe betrekkingen voor Ubuntu Pathways; Brett Durbin, CEO van Trash Mountain Project, en Derek Rapp, CEO van JDRF.

Welke organisaties zijn goede kandidaten?

Als niet elke organisatie een goede kandidaat is voor een gala, welke dan wel en welke niet?

Organisaties moeten een “basis van supporters hebben die waarschijnlijk zelf energiek zijn,” zegt Carla Javits, wiens REDF-organisatie non-profit sociale ondernemingen financiert die mensen helpen dakloosheid en opsluiting te overwinnen om terug te keren naar productief, bevredigend werk. De gala’s van de organisatie hebben over een periode van acht jaar miljoenen dollars opgebracht.

Zij merkt op dat een organisatie goed past als het een projectmanager heeft die in staat is om zo’n groot evenement te plannen en te organiseren.

Jordan Levy, wiens meest recente gala “bijna 1 miljoen dollar” opbracht voor het werk van Ubuntu Pathways in Zuid-Afrika, legt uit waarom het zo belangrijk is voor een organisatie om een bestaande basis van steun te hebben voordat ze een gala probeert te organiseren. “Er zijn overheadkosten aan verbonden en het kost veel tijd van het personeel om het te plannen en uit te voeren. Een deel van de inkomsten moet voorspelbaar zijn. Als je geen gevestigd netwerk hebt, kan een gala een riskante onderneming zijn.”

Fred Reggie, wiens bedrijf helpt bij het organiseren van gala’s en andere fondsenwervende evenementen voor non-profitorganisaties, merkt op dat het doel de sleutel is. “Organisaties die kinderen (vooral die met een verwoestende ziekte), kunst, hospice en gezondheidszorg dienen, zijn organisaties die een welgestelde demografische groep zouden aanspreken die zich comfortabel zou voelen in een gala-setting.” Hij voegt eraan toe dat gala’s ter ondersteuning van dieren ook succesvol zijn.

Brett Durbin, wiens low budget gala’s tot $300.000 hebben opgebracht met een gemiddelde van slechts $25.000 aan onkosten, zegt dat bijna elke non-profit organisatie het kan laten werken “als er vraag is naar zo’n evenement.”

Derek Rapp, wiens nationale organisatie die Type 1 diabetes bestrijdt hoofdstukken in het hele land heeft die gala’s organiseren. De sleutel, zegt hij, is om vrijwilligers te hebben die het personeel ondersteunen bij het plannen van de evenementen.

Organiseren

Onze experts stellen voor dat de planning ruim van tevoren begint, misschien wel 18 maanden voor een groot, eerste evenement. Levy merkt op dat het plannen van het volgende evenement begint met een grondige analyse van het vorige.

Eén sleutel, zegt Javits, is het aanwijzen van een eindverantwoordelijke voor het evenement – iemand “met goede vaardigheden op het gebied van projectmanagement.”

In het begin is het belangrijk om een planningscommissie in te stellen waarin het personeel en de vrijwilligers – inclusief bestuursleden – zitten die betrokken zullen zijn bij de planning en de besluitvorming. Houd nooit een commissievergadering zonder de beslisser; iemand moet elke uitgavenpost, elk punt van berichtgeving of elke entertainmentbeslissing kunnen goedkeuren of afwijzen. Als het comité maandelijks vergadert en er komt een vraag waarop geen antwoord kan worden gegeven, kan een maand werk verloren gaan.

Voordat veel werk kan beginnen, moet het comité een thema, financiële doelstellingen en contractanten vaststellen. De leden van het comité moeten in onderling overleg worden gekozen, d.w.z. het personeel moet zich kunnen vinden in de keuze van de persoon en de persoon moet zich kunnen vinden in de opdracht om subcomités voor de belangrijkste functies te leiden:

• Financiën en begroting
• Venue, eten en drinken
• Sponsoring
• Sprekers en entertainment
• Kaartverkoop en registratie op het evenement
• Trekking of loterij
• Stille veiling
• Live veiling
• Overige donaties en follow-up

Als u ervoor kiest om geen trekking, stille veiling of een live veiling te doen, hebt u die commissies natuurlijk niet nodig, maar geeft u wel de potentiële opbrengst op die eruit voortvloeit.

Met negen subcommissies loopt het aantal mensen dat betrokken is bij de planning van het evenement al snel in de tientallen. Een paar mensen kunnen bereid zijn om in twee commissies te dienen, maar je zult meestal willen dat vrijwilligers zich concentreren op smalle maar strategische punten, zodat ze betrokken blijven maar niet overweldigd worden.

Op de eerste vergadering, plan alle vergaderingen die de volledige commissie zal houden tot het evenement. Misschien wilt u in het begin minder vaak vergaderen en in de laatste maand van de voorbereiding vaker, misschien wekelijks.

Het thema dat door de commissie wordt gekozen, moet nauw aansluiten bij de missie en het doel van de organisatie – u plant een fondsenwerving, geen schoolbal. Eenmaal gekozen, moet al het andere, van de locatie, eten en drinken tot het decor en entertainment, in harmonie zijn met het thema. Zoals Javits zegt: “Het thema is cruciaal. Gebruik een maximum aan creativiteit om dat aan je programma’s te koppelen: de maaltijden, het entertainment, het decor, zelfs de locatie moeten op dat thema worden afgestemd, wat op zijn beurt je programma verlicht.”

Reggie zegt, wat je thema ook doet, “Het moet FUN schreeuwen!”

“Denk er niet te veel over na.” Ubuntu’s Levy waarschuwt voor het volgende: “Je gasten zijn mensen met een druk leven en dit is hun avond. Probeer er niet te veel inhoud in te stoppen. Hou de avond kort. Denk na over het type avond dat je zelf leuk zou vinden. Mensen willen bezig zijn, vermaakt worden en een leuke tijd hebben. Houd het eten eenvoudig, zorg dat je gemakkelijk een drankje kunt krijgen en breng je beste boodschap naar voren.”

Financiën en budget

De kosten voor een gala en de opbrengsten ervan zullen in Dayton of Little Rock anders zijn dan in Manhattan of San Francisco. Toch zullen sommige financiële cijfers consistent zijn voor de meeste evenementen.

Javits en Reggie suggereren beiden dat een gala een winstmarge van ongeveer 60% zou moeten genereren. Anders gezegd, als de totale inkomsten uit alle bronnen, inclusief donaties tijdens het gala, $ 100.000 bedragen, verwacht je dat je $ 40.000 of minder hebt uitgegeven aan alle kosten, van eten en drinken tot naambordjes en versieringen.

Dit benadrukt een van de argumenten tegen het houden van gala’s. Gaat een te groot deel van het geld naar de locatie en de cateraar? Javits stelt voor alleen een gala te houden als je geen andere, “minder kostbare” manier hebt om donateurs te activeren.

In de veronderstelling dat je doorgaat, budgetteer je inkomstenbronnen zorgvuldig. Reggie stelt de volgende verdeling van inkomsten voor:

• Sponsorschappen: 10%
• Ticketverkoop: 40%
• Trekking/loterij: 10%
• Stille Veiling: 20%
• Live Veiling: 20%

Met deze verdeling worden alle kosten van het hele evenement gedekt door de ticketverkoop. Anderen hebben voorgesteld de kosten te verdelen tussen sponsoring en ticketverkoop. In ieder geval wil je dat de trekking en de veilingen geld opleveren voor je missie, niet voor je kip.

We gaan hieronder dieper in op de trekking, maar het is belangrijk op te merken dat de inkomsten die je kunt genereren uit een verloting of trekking aanzienlijk zullen variëren, afhankelijk van wat er legaal is in jouw staat. Als liefdadigheidsspelen zijn toegestaan en cultureel worden aanvaard, kunt u op deze manier veel meer dan 10% van uw inkomsten genereren. Aan de andere kant, in staten die vrijwel alle kansspelen verbieden – zelfs voor liefdadigheid – kan het moeilijk zijn om 5% van de avondopbrengst te genereren terwijl je moet voldoen aan regels die vereisen dat je gratis toegangskaartjes geeft aan iedereen die erom vraagt. In sommige staten zijn loterijen helemaal verboden.

Al vroeg in de voorbereidingsfase moet het financiële en budgetcomité een gedetailleerd budget voor het evenement opstellen, zodat geen enkele uitgave over het hoofd wordt gezien.

Venue, eten en drinken

De grootste uitgave en een van de meest strategische aspecten van een gala is de locatie. Doorgaans zal de locatie vereisen dat u gebruik maakt van hun keuken – en misschien bar. Neem deze beslissing niet lichtvaardig.

Reggie stelt voor: “Iemand van de organisatie die ervaren is en over sterke onderhandelingsvaardigheden beschikt, moet worden betrokken bij het maken van afspraken met de locatie. Er is altijd ruimte voor onderhandeling – niets is ooit in steen gebeiteld.

Durbin merkt op dat het hotel dat zijn evenement organiseert, heeft toegezegd het tegen kostprijs te doen!

Levy pleit ervoor een plek te kiezen die al elegant is. “Hoe minder je de ruimte hoeft te ’transformeren’, hoe lager de overheadkosten.”

Javits zegt dat de keuze van de locatie moet worden ingegeven door de nabijheid en het gemak voor de ‘waardevolste bezoekers’. Dit omvat voldoende parkeergelegenheid. Ze voegt eraan toe dat de locatie ook toegankelijk moet zijn voor gehandicapten.

Het is ook belangrijk dat de locatie de juiste grootte heeft voor het evenement, inclusief stellages voor het programma en tafels voor alle deelnemers, samen met displays met betrekking tot de missie, de veiling en de verlotingsartikelen. Het evenement in een te grote ruimte houden kan een succesvol evenement als een mislukking laten voelen omdat je de ruimte niet hebt gevuld.

Rapp stelt voor om traditionele locaties te gebruiken. “Hoewel we soms niet-traditionele locaties gebruiken, wordt het merendeel van onze evenementen gehouden in een hotel of een congrescentrum.”

Reggie legt uit waarom dat zo is. Je hebt een “ervaren, bekwame staf nodig, inclusief een on-site manager, om ervoor te zorgen dat alles wat de locatie belooft zonder hapering wordt geleverd.” Hij merkt ook op dat je van tevoren toegang tot de locatie wilt hebben om alles op te zetten.

Ten slotte is het belangrijk om de juiste audiovisuele apparatuur te hebben. Dit kan betekenen dat u een contract moet afsluiten met een leverancier die door de locatie is goedgekeurd. Plan en budget voor audiovisuele apparatuur van tevoren.

Trash Mountain Project is een christelijke organisatie. Durbin zegt dat ze nog nooit drank voor volwassenen op een van hun evenementen hebben gehad. De meeste gala’s omvatten echter een cocktailreceptie en wijn bij het diner. Hotels regelen dat meestal voor je.

Reggie merkt op dat drank een kans kan zijn om kortingen of sponsoring te vinden.

Met betrekking tot voorgerechten en diner, herinnert Javits je eraan om vegetarische/veganistische/glutenvrije maaltijdopties beschikbaar te hebben voor degenen die dat willen.

Javits zegt ook: “We zijn begonnen met het serveren van gerechten in ‘gezinsstijl’ die mensen rond de tafel moeten doorgeven in plaats van de maaltijd van tevoren op te schalen. De mensen vonden dat leuk. Het voegde een gevoel van plezier en interactiviteit toe.” Ze stelt ook voor om voorgerechten vroeg door te geven als de mensen arriveren, maar om ze niet te zwaar te maken.

Reggie legt de nadruk op creativiteit.” Natuurlijk kan het eten variëren van een Texaanse barbecue tot een scala aan lekkernijen verzorgd door een cadre van lokale bekende chef-koks geserveerd in buffetvorm tot een meergangendiner.”

“Als de kaartjes meer dan $100 kosten, verwacht dan niet dat iedereen blij is met een warme salade, koude soep, rubberen kip met sperziebonen en aardappelen, en een stuk worteltaart dat al op tafel staat,” voegt Reggie toe.

Levy, die zich zal herinneren dat hij bijna $1 miljoen ophaalde tijdens zijn laatste gala, waarschuwt: “Houd het simpel!” Hij merkt op dat het eten snel moet worden geserveerd, terwijl het nog warm is, aan honderden mensen. “Maak het niet te luxe.”

Bedenk, zegt Levy, “Ze zijn er niet voor het eten, maar ze moeten ervan genieten.”

Het JDRF-gala heeft een uniek tintje: “de vermelding van het aantal koolhydraten, omdat koolhydraten zo belangrijk zijn bij de behandeling van T1D.”

Zorg ervoor dat het eten, de dranken of de locatie niet in strijd zijn met uw missie. Zoek naar mogelijkheden om je eten aan je thema te koppelen.

Sponsoring

Het vinden van sponsors is een belangrijke stap. Hoe meer kosten kunnen worden gefinancierd door sponsors, hoe minder kosten er hoeven te worden gefinancierd door uw donateurs – u wilt dat hun geld rechtstreeks naar de impact gaat.

Uw bestuur zou een geweldige bron van contacten voor sponsoring moeten zijn, volgens Javits.

Reggie verdeelt zijn sponsorplanning in vier categorieën. Zoek naar sponsors op al deze plaatsen:

1. Vorige sponsors: als je nog niet eerder een gala hebt gehad, kijk dan naar degenen die soortgelijke evenementen hebben gesponsord.
2. Affiniteitssponsors: zoek naar bedrijven die zich hebben afgestemd op je missie.
3. Activatiesponsors: er kunnen organisaties zijn die bereid zijn om, naast een vergoeding vooraf, na het evenement een extra vergoeding te betalen voor leads of conversies die door het evenement zijn gegenereerd.
4. Sponsors van prijzen/veilingen: veel liefdadigheidsinstellingen willen dat al hun veiling- en loterijitems worden gedoneerd. Je kunt dan diegenen die deze items doneren op gepaste wijze erkennen wanneer hun item wordt geveild of verloot.

Hij suggereert ook functionele sponsoring, d.w.z., “titel, presentatie, decoraties, tafels, maaltijd, barservice, eten, drukwerk en parkeren.”

Iedereen die bereid is de pitch te maken kan dat, maar het is het beste om voorbereid te zijn met “een gestructureerde presentatie” die de voordelen voor de sponsor duidelijk maakt, zegt Reggie. Hij voegt eraan toe dat de pitch het best kan worden gedaan door mensen die “bedreven zijn in verkoop en onderhandelingen.”

Ubuntu’s Levy waarschuwt: “Het duurt vaak jaren om de juiste relaties en het noodzakelijke netwerk op te bouwen. Het gaat om het voortdurend zoeken naar nieuwe relaties, het onderhouden van relaties met je achterban en het promoten van je merk.”

Brett Durbin, die met succes een gala met een bescheiden budget heeft weten te realiseren, kan bogen op groot succes met sponsors. “We hebben altijd een of twee sponsors gehad die de volledige kosten van het evenement dekken, wat heel belangrijk is omdat alles wat er verder nog binnenkomt naar het werk van onze organisatie gaat.”

Sponsoring varieert enorm in grootte, van een bedrijf dat een cadeaumand doneert voor een tekening tot organisaties die cheques met zes cijfers kunnen uitschrijven om een evenement met 1.000 van New York’s machtselite te sponsoren.

Sprekers en entertainment

Een programma samenstellen dat even leuk en gedenkwaardig als inspirerend is, is de sleutel om de juiste mensen op het evenement te krijgen en om ze hun portemonnee te laten openen als ze er eenmaal zijn.

JDRF’s Rapp zegt: “Onze gala’s zijn een geweldig feest voor een zeer goed doel. Vanaf het begin van de avond houden we rekening met de gastervaring voor alle donoren. We respecteren hun tijd, hebben veilingen gevuld met items die hun smaak aanspreken, zorgen voor een goed getimed programma en entertainment na afloop van het evenement.”

Speakers moeten een band hebben met je doel, merken zowel Rapp als Javits op. In feite zijn de begunstigden van je programma prima sprekers. Je zult degenen willen kiezen die bereid zijn om coaching te accepteren.

Celebrities zijn geweldige emcees, merkt Javits op. Ze stelt voor om sprekers en entertainment te laten doneren.

“Keynote sprekers moeten kennis hebben van de organisatie, haar missie en haar bijdrage aan de gemeenschap,” zegt Reggie.

Hij waarschuwt ook dat als humor wordt overwogen, het alleen moet worden geleverd door een “doorgewinterde humorist” die gevoelig zal zijn voor het publiek. “Er is niets erger dan een bestuurslid of supporter die denkt dat hij of zij een komiek is en het op het evenement wil proberen. Ik kan de keren niet tellen dat ik dit heb zien ontploffen en een verder prachtige avond heb zien verpesten.”

Levy zegt dat de sleutel tot een goede spreker of entertainer betrokkenheid is. “Kunnen ze het publiek erbij betrekken? Dat is het allerbelangrijkste. Gala’s kunnen stijf en formeel zijn. Het publiek moet worden aangetrokken en opgepompt. Podiumpresentatie en connectie zijn de sleutel.” Natuurlijk moet de boodschap nog steeds in lijn zijn met de missie van de organisatie.

Durbin vermijdt professionele sprekers en entertainers, in plaats daarvan laat hij mensen uit de gemeenschappen die Trash Mountain in de derde wereld dient, komen om te vertellen hoe de organisatie hun leven heeft beïnvloed.

Hij zegt ook: “We proberen het boeiend te maken, en niet te lang, want het plezier gaat verloren als het eindeloos doorgaat.”

Ticketverkoop

Javits legt uit wat de strategie is om niet alleen de zaal te vullen, maar ook om deze met de juiste mensen te vullen. Het begint met “zorgvuldig richten op genodigden.” Gebruik uw bestuur en andere supporters om mensen te identificeren en uit te nodigen die in staat zijn om te geven en dat waarschijnlijk ook zullen doen. Stem vervolgens het gala-thema, de locatie en het programma af op de interesses van de deelnemers die u het liefst daar wilt hebben.

Reggie is het daarmee eens. Alles, van het eten en drinken tot het decor en de locatie, moet bijdragen aan de branding van het evenement.

Hij stelt voor de volgende vragen te stellen om de juiste mensen te helpen identificeren:

• Wat motiveert hen?
• Welke andere evenementen steunen zij?
• Hoe past dat bij dit evenement?

“De grote jongens in elke gemeenschap zijn goed bekend; zoek uit wat hen drijft. Nodig degenen uit die samen optrekken of sterke professionele banden hebben,” zegt Reggie.

Levy merkt op dat sommige organisaties evenementen kunnen organiseren met een A-lijst entertainer, maar de meeste niet.

“In ons geval en in het geval van de meeste organisaties, kost het jaren om een netwerk op te bouwen dat in staat is om de zaal te vullen,” zegt Levy. “Een gala wordt niet alleen op één avond georganiseerd. Het wordt in de loop van jaren opgebouwd; je moet supporters aan je binden, je impact bewijzen en hen ervan overtuigen dat hun investering in je gala rendement oplevert voor de begunstigden – en dat je consequent een geweldig feest organiseert.”

Durbin zegt dat Trash Mountain Project begint met het uitnodigen van mensen die de organisatie al steunen, wetende dat velen vrienden zullen uitnodigen en tafels zullen vullen. Hij promoot het evenement ook via lokale kerken.

Rapp zegt dat het de verantwoordelijkheid van de JDRF-vrijwilligers is om de zaal te vullen. “Of ze nu gericht zijn op bedrijfs- of sociale tafels, de vrijwilligers besteden tijd aan de samenwerking met ons personeel bij het werven van sponsors en tafels om onze balzalen te vullen. Zodra de tafels zijn verzekerd, verschuift het gesprek om te bepalen wie precies de stoelen aan deze tafels moet vullen.”

Veel organisaties gebruiken tafelaanvoerders om de tafels te vullen. Javits zegt dat het hun taak is om de juiste mensen uit te nodigen en aan te moedigen. Hun rol omvat ook ervoor te zorgen dat de avond plezierig is voor degenen die aanwezig zijn, om gasten diplomatiek te informeren over de organisatie en het geven aan te moedigen.

Zij zegt: “Een goede captain is enthousiast en enthousiast over de taak die voor hem ligt, neemt coaching goed op, en is niet al te bang om de rol te spelen.”

“Table Captains zijn de ambassadeurs voor het gala. Zij zijn de gangmakers binnen de gemeenschap en binnen hun sociale en zakelijke kringen,” zegt Reggie. “Hun verantwoordelijkheid moet niet beperkt zijn tot het vullen van hun tafel, maar tot het bevorderen van de kaartverkoop bij elke redelijke gelegenheid.”

“Tafelgastheren spelen een zeer belangrijke rol bij onze gala’s,” zegt Rapp over de JDRF-evenementen. “Deze mensen zijn voorvechters van het goede doel en van het evenement zelf, geven informatie door aan hun gasten en scheppen verwachtingen voor de avond. Zij geven het goede voorbeeld met hun giften en nemen gasten mee die een soortgelijke impact kunnen hebben.”

De juiste prijs van de tickets is ook belangrijk. Zoals eerder besproken, wil je dat de kosten van het evenement volledig worden gedekt door de kaartverkoop en sponsoring, zodat al het geld dat tijdens het evenement wordt opgehaald direct gaat naar de financiering van de missie van de organisatie.

Reggie zegt dat tickets een prijs moeten hebben die past bij het publiek, maar nooit onder de $100 mogen komen. Durbin heeft succes met zijn evenementen en rekent slechts $30 per kaartje – nadat alle kosten zijn gedekt.

Rapp merkt op dat JDRF-hoofdstukken gewoonlijk kijken naar de prijzen die voor soortgelijke evenementen in hun gemeenschap worden gevraagd om een referentiepunt te bieden.

Javits wijst erop dat bij de prijsstelling rekening moet worden gehouden met sponsors en anderen die een hele tafel willen kopen.

Hoe je de prijs van je evenement ook bepaalt, houd je aan je budget zodat de kosten niet hoger zijn dan de inkomsten.

Trekking of loterij:

De trekking of loterij kan een van de spannendste onderdelen van de avond zijn als het goed wordt gedaan, maar kan het hele evenement verpesten als de regels niet worden nageleefd en iemand boos wordt, of als de autoriteiten er lucht van krijgen.

Een paar staten, waaronder Alabama, Hawaï en Utah, verbieden loterijen in welke vorm dan ook. Het kan nog steeds legaal zijn om een incidentele gelegenheidstrekking te houden, maar wees voorzichtig. Er zijn drie elementen bij kansspelen: een prijs, een kans en een prijs. Door een van de drie te elimineren, kunt u kansspelen voorkomen. Voor een liefdadigheidstrekking kan het het gemakkelijkst zijn om de prijs voor sommige deelnemers te elimineren. Geef gewoon eenvoudig te volgen instructies voor het verkrijgen van een gratis ticket – stuur een briefkaart met een verzoek daartoe. Weinig of niemand zal vragen om een gratis ticket voor een geldinzamelingsactie. (Vertrouw niet op dit advies als juridisch advies.)

Toch, in deze staten waar kansspelen verboden zijn, kunt u beter niet vertrouwen op een loterij of een trekking voor een aanzienlijk deel van uw fondsenwerving.

In staten waar kansspelen voor goede doelen zijn toegestaan of zelfs worden aangemoedigd, zult u waarschijnlijk moeten beginnen met het verkrijgen van een vergunning. Zet dat hoog op de lijst van dingen die je vroeg moet doen, want het kan maanden duren om die te verkrijgen. In dat proces leer je de regels over het promoten van de loterij en de vereiste informatieverschaffing. In deze staten kan de loterij de grootste fondsenwerver van de avond zijn.

Reggie geeft het volgende strategische advies:

De prijs voor de trekking moet aanzienlijk zijn – een auto, een op maat gemaakt sieraad, een luxe vakantie, mooie kunstwerken – met een paar aanzienlijke secundaire prijzen. Organisaties doen er goed aan zaken als bontjassen of exotische dierenhuiden of -vachten, jacht op groot wild (vooral in Afrika), geweren van welke soort dan ook en levende huisdieren te vermijden. Deze artikelen kunnen ongewenste aandacht trekken en mogelijk protesten van belangengroepen uitlokken. Speel altijd op veilig.

Als tickets beschikbaar worden gesteld aan het publiek, ongeacht de opkomst, begin dan ongeveer acht weken voor het weggevertje met de verkoop ervan. Bied een “Early-Bird”-prijs aan voor degenen die voor een bepaalde datum kaartjes kopen. De ervaring heeft geleerd dat de verkoop van loten aan het begin van de verkoopperiode hoog is, geleidelijk afneemt en in de laatste twee weken weer aantrekt, met een piek in de laatste week.

Maak het gemakkelijk om loten te kopen. Als online kaartverkoop is toegestaan, zorg dan voor een link naar een beveiligde aankoop op de website van de organisatie. Je kunt niet verplichten dat kaartkopers aanwezig moeten zijn om te winnen. Er zullen altijd een paar leden van de organisatie zijn die bereid en zeer geschikt zijn om een flink aantal kaartjes aan vrienden en kennissen te verkopen.

Stille veiling

Een stille veiling, in tegenstelling tot de live veiling met een veilingmeester die prijzen afroept en naar bieders wijst die in stilte mogen bieden, wordt traditioneel beheerd met een klembord en een pen. De items die beschikbaar zijn in de veiling worden getoond of beschreven en op een nabijgelegen vel kunnen bieders hun biedingen gedurende de avond noteren.

In de afgelopen tien jaar, nu smartphones alomtegenwoordig zijn geworden, zijn er een aantal apps en websites opgedoken om het proces in de moderne tijd te brengen. Hierdoor kan het bieden gedurende het hele programma gemakkelijker doorgaan. Gasten kunnen eraan worden herinnerd om te bieden zonder mensen de kamer uit te sturen.

Sommige apps zijn echter duur. Sommige technisch onderlegde gasten downloaden niet graag nieuwe apps zonder ze eerst door te lichten of willen de app misschien niet gebruiken omdat ze zich zorgen maken over hun privacy. Minder technisch onderlegde leden kunnen nog steeds geïntimideerd zijn door technologie – inclusief sommige van uw grootste donateurs. Houd rekening met al deze factoren bij het kiezen van de manier waarop u uw stille veiling organiseert.

Zoals hierboven al opgemerkt, wilt u dat uw veilingitems worden gedoneerd. U kunt de donateurs als sponsors erkennen, waarbij u erop let dat u de donateur van een luxe vakantie die u voor $5.000 meer kunt verkopen erkent dan iemand die een geschenkmand van $100 doneert.

Reggie waarschuwt u ervoor uw stille veiling geen garageverkoop te laten worden voor artikelen die stof hebben verzameld op een winkelschap of in iemands huis. Veilingitems moeten aansluiten bij de demografie en levensstijl van de gasten.

Naast het creatief uitstallen van de te veilen items, moet u ook zorgen voor volledig adequate schriftelijke beschrijvingen, zodat gasten precies weten waar ze op bieden.

Durbin zegt dat zijn organisatie niet veel geld ophaalt met de stille veiling, maar ze gebruiken het om de missie en boodschap te bevorderen door kunst en fotografie te verkopen die hun werk vertegenwoordigen, waarbij ze gezinnen helpen te ontsnappen aan levens die gebaseerd zijn op het oprapen van afval uit vuilnisbelten.

Rapp zegt dat de stille veilingen van JDRF gevuld zijn met “hoogwaardige, kwaliteitsartikelen. We richten ons echt op kwaliteit boven kwantiteit. Een sleutel tot succes, benadrukt hij, is een grondige evaluatie van wat verkocht en wat niet, en op welke items het meeste werd geboden. Onpopulaire items kunnen in de komende jaren worden vermeden. “We willen dat onze gasten de kans krijgen om te bieden en items te kopen die hen aanspreken.”

Live Auction

Het succes van een live veiling hangt af van de veilingmeester. “Huur een professional in”, zegt Reggie. Levy is het daarmee eens en merkt op dat “als je een sfeer kunt creëren met een goede veilingmeester, het werkt.”

De veilingmeester zal spotters in het publiek organiseren om te helpen bieders te identificeren. U wilt de veilingmeester van tevoren op de hoogte brengen van de gezichten en namen van degenen waarvan u hoopt dat ze grote cheques zullen uitschrijven.

Reggie merkt ook op dat de live veilingitems ook moeten worden getoond, en gasten moeten worden aangemoedigd om ze te bekijken voordat de veiling begint.

Levy en Rapp benadrukken beiden het vinden van echt unieke ervaringen voor de veiling, dingen die mensen nergens anders kunnen kopen. Het beste is om dit op de een of andere manier aan je missie te koppelen.

Reggie stelt ook voor om je collega’s aan te moedigen om mee te doen aan de veiling; dit begint met ervoor te zorgen dat vriendelijke rivalen allebei aanwezig zijn. “Veel mensen vinden het leuk om hun vrijgevigheid te tonen rond vrienden en zakenrelaties.”

“Tijdens live veilingen is het niet ongebruikelijk dat vrienden verwikkeld zijn in een verhitte biedoorlog tegen elkaar,” zegt Reggie.

Donaties

Na al het plezier en de spelletjes die worden gebruikt om geld in te zamelen, is er nog een laatste mogelijkheid om geld in te zamelen door simpelweg om donaties te vragen.

“Op de avond zelf is het de sleutel om je pitch relatable te maken,” zegt Ubuntu’s Levy. “Mensen moeten zich op een persoonlijk niveau met je doel kunnen verbinden. Je moet een verhaal maken over je werk dat hen laat zien dat het betrekking heeft op hun leven. Als je bijvoorbeeld kinderen helpt, moet het duidelijk zijn dat kinderen over de hele wereld dezelfde dingen nodig hebben. Dit zet iedereen aan het denken over wat zij voor hun kinderen zouden willen als zij in dezelfde situatie zouden zitten.”

Javits van REDF zegt dat het belangrijk is om je begunstigden te profileren. Zorg dat ze voorbereid zijn om hun verhaal te vertellen, zowel één-op-één aan de tafels als onder het genot van een hapje en een drankje, en ook vanaf het podium.

Durbin is het daarmee eens. “Verhaal is nummer één. Het verhaal gebruiken om je visie te delen is de sleutel.”

Behandel de begunstigden als eregasten, zegt Reggie. Zij vertegenwoordigen je missie.

Javits merkt ook op dat donateurs graag willen weten waar hun geld naartoe gaat. Als je ze duidelijk kunt maken dat een bijdrage van $1.000 zal worden gebruikt om iets specifieks te bereiken, is dat geweldig. Nog beter is het als je een donateur de mogelijkheid kunt geven om één persoon, één school, één dorp, één zonnepaneel, één wat dan ook te kiezen dat zijn of haar geld kan financieren. Charity: Water is geweldig in het geven van rapporten aan donateurs over de individuele waterputten die zij hebben gefinancierd.

Reggie merkt op dat “iedereen het gevoel moet hebben dat hun deelname de gemeenschap op spectaculaire wijze dient. Deelnemers moeten het gevoel hebben dat ze de sterren zijn in een geweldige film – jouw film.”

Rapp herinnert de lezers eraan dat de speeches, video’s en andere media de missie van de organisatie moeten blijven versterken, zodat deze nooit verloren gaat.

Een andere manier om grote donaties te gebruiken, zegt Javits, is om ze te gebruiken als matches. Kondig aan dat de volgende 5.000 dollar aan donaties zal worden gematched door deze bijzonder gulle donor.

Na een jaar of langer plannen voor uw grote evenement, is het verleidelijk om de dag na het evenement te zien als de eerste vakantiedag, maar onze experts waarschuwen dat de follow-up na het gala een cruciaal onderdeel van het evenement is.

Begin “zo snel mogelijk”, zegt Levy. “Als je een succesvol evenement hebt georganiseerd, zullen je gasten betrokken zijn en graag met je willen praten. Bel en e-mail de volgende ochtend.”

Na het gala, zegt Rapp, zorgt de JDRF ervoor dat alle gasten worden erkend voor hun steun. “We zorgen er ook voor dat ze op de hoogte zijn van updates in T1D-onderzoek en toekomstige gala-data door middel van e-mail en correspondentie via sociale media.”

Durbin van Trash Mountain is het daarmee eens en merkt op dat iedereen die een kaartje koopt of hun gala’s bijwoont, contactgegevens verstrekt; zijn team volgt iedereen op.

Reggie stelt voor om brieven te sturen naar iedereen die aanwezig was, waarin hij zijn waardering uitspreekt, rapporteert over het totaal dat is opgehaald en hen bijschrijft voor het succes van de avond. Hij stelt ook voor om deze gelegenheid te gebruiken om het gala van volgend jaar in hun agenda te krijgen.

De follow-up moet echt het hele jaar doorgaan, waarbij gasten worden geïnformeerd over het gebruik van fondsen, de geboekte vooruitgang en plannen voor het volgende evenement.

Reggie stelt ook voor om foto’s van de avond te delen op uw website en sociale media. Het taggen van gasten in hun foto’s kan hen helpen zich gewaardeerd te voelen in de dagen na het evenement. Hoe sneller dergelijke foto’s worden geplaatst, hoe beter.

Eindgedachten

De senior leiders van de organisatie moeten een volledig overzicht hebben van iedereen die heeft bijgedragen aan de planning van het gala en de rol die zij hebben gespeeld. Sommigen van hen zullen volledig buiten het zicht van die senior leiders werken; ook zij zullen erkend willen worden.

Maak tijdens het gala tijd vrij om de vrijwilligers en het personeel te bedanken die het gala hebben georganiseerd. Misschien wilt u na het gala zelfs een ontspannen feestje organiseren – een soort pizza met wortelbier – om de vrijwilligers en hun families te bedanken die hen hebben gesteund.

Durbin, wiens budgetgala’s honderdduizenden dollars opbrengen voor zijn kleine organisatie, waarschuwt. “Gala’s zijn ofwel geweldig voor je organisatie of kunnen een grote aderlating zijn voor je team en vrijwilligers, je moet een balans vinden die gunstig is voor het werk dat je doet.”

Durbin, wiens budgetgala’s honderdduizenden dollars opbrengen voor zijn kleine organisatie, waarschuwt: “Ik ben bij veel gala’s geweest, en als de avond goed doordacht is en er over details is nagedacht, en niets aan het toeval wordt overgelaten, kunnen er magische dingen gebeuren.”