Het IRS-formulier W-2 bevat informatie over het brutoloon van een werknemer, het loon voor sociale zekerheid en Medicare, de federale en nationale inhoudingen op de inkomstenbelasting, en andere belastinggerelateerde inhoudingen. Werkgevers moeten deze verklaring verstrekken aan iedere werknemer die gedurende het belastingjaar voor hun bedrijf heeft gewerkt.
Het formulier moet uiterlijk 31 januari van het volgende jaar aan de werknemers worden verstrekt en bij de Social Security Administration worden ingediend.
Wat is formulier W-2?
Het formulier W-2 geeft informatie over inkomen en inhouding aan werknemers voor hun aangifte inkomstenbelasting, en verstrekt dezelfde informatie aan de IRS en de Social Security Administration (SSA).
Het moet worden ingediend voor elke werknemer op wie in de loop van het jaar inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belastingen zijn ingehouden. Er bestaat een uitzondering voor werknemers die hebben beweerd te zijn vrijgesteld van inhouding op de W-4 formulieren die zij bij indiensttreding aan hun werkgevers hadden moeten verstrekken.
Wie gebruikt het formulier W-2?
Form W-2 wordt verstrekt aan werknemers, niet aan onafhankelijke contractanten, freelancers en andere niet-werknemers zoals verkopers. U zou in plaats daarvan formulier 1099-MISC moeten gebruiken om inkomensinformatie aan deze personen te verstrekken. De meeste niet-werknemers moeten een 1099-MISC-formulier ontvangen als u hun in het voorgaande jaar $600 of meer hebt betaald.
Neem contact op met een belastingdeskundige als u niet zeker weet of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is, omdat dit een belangrijk onderscheid kan zijn met ernstige gevolgen als u een werknemer verkeerd indeelt. U kunt ook een formulier SS-8 indienen bij de IRS, waarin u hen vraagt de kwestie voor u te beoordelen.
Waar kunt u W-2-formulieren krijgen
U kunt W-2-formulieren krijgen bij uw plaatselijke kantoorboekhandel, bij uw CPA of u kunt ze online opvragen bij de IRS. U kunt de W-2-formulieren ook krijgen bij de meeste belastingvoorbereidingsprogramma’s voor bedrijven.
In tegenstelling tot veel andere belastingformulieren kunt u de W-2-formulieren echter niet van de website van de IRS downloaden en afdrukken. Kopie A heeft een specifieke kleur rode inkt en alleen originelen met deze kleur kunnen worden ingediend.
Hoe vult u formulier W-2 in?
U kunt het W-2 formulier handmatig invullen met behulp van een invulbaar PDF-formulier op de website van de SSA, of u kunt dit doen met behulp van de softwareversie voor kleine bedrijven van de meeste programma’s voor belastingvoorbereiding. U kunt ook gebruikmaken van een belastingvoorbereidingsdienst, software voor het voorbereiden van bedrijfsbelastingen, of een salarisadministratiedienst om de W-2-formulieren op te stellen, in te dienen en te verzenden.
Er worden vaak fouten gemaakt op formulier W-2. Neem een paar minuten de tijd om te controleren of alles correct is voordat u de formulieren aan uw werknemers geeft en voordat u ze bij de SSA indient.
De vakken op het formulier zijn allemaal duidelijk gelabeld, zodat u precies weet welke informatie u in elk vakje moet invullen. Maar een veelgemaakte fout van werkgevers is dat ze de kosten van de ziektekostenverzekering voor hun werknemers niet opgeven. Deze informatie moet worden ingevuld in de vakken 12a tot en met 12d en er worden instructies bij het formulier geleverd.
U moet een correctieprocedure met de SSA doorlopen om eventuele fouten op deze formulieren te herstellen.
Kan het formulier W-2 elektronisch worden ingediend?
Het formulier W-2 kan elektronisch worden ingediend op de website van de SSA, maar u moet zich wel eerst registreren bij Business Services Online van de SSA. De site biedt ook diverse andere nuttige diensten aan.
U dient alleen een elektronische kopie van exemplaar A in als u voor deze optie kiest. Bewaar exemplaar A en geef de andere exemplaren aan de werknemer.
Waar stuurt u de W-2 formulieren naartoe?
De SSA heeft op haar website een lijst met adressen waar u de papieren W-2 formulieren naartoe kunt sturen. Welk adres u gebruikt, hangt af van of u een origineel of een gecorrigeerd W-2 formulier indient, en of u gebruik maakt van de U.S. Postal Service of een particuliere vervoerder zoals FedEx.
Hoe u formulieren W-2 indient
W-2 formulieren moeten, samen met een W-3 formulier, uiterlijk 31 januari van het volgende jaar bij SSA worden ingediend. De uiterste datum voor het verstrekken van W-2 formulieren aan werknemers is ook 31 januari. Formulier W-3 is een verzendformulier dat wordt gebruikt om alle informatie op de afzonderlijke W-2-formulieren bij elkaar op te tellen tot een totaal voor de SSA.
U hoeft geen W-3 verzendformulier in te dienen als u uw W-2’s online bij de SSA indient, maar u hebt dit formulier wel nodig als u per post indient.
Er staan boetes op het te laat indienen van uw W-2’s, maar u kunt een verlenging van 30 dagen aanvragen als u in tijdnood komt. De verlenging wordt echter niet automatisch toegekend. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.