“Finally, I know what you do!” said my dad after I started my current job as a technical trainer. This is the most specialized job I’ve ever had — primarily because I’m now at a very large organization.
“I wear multiple hats” has become synonymous with working at a non profit — even though there is a wide range of non profit organizations and this is often true at any small organization. Maar laten we niet voorbijgaan aan het feit dat de focus van donoren op overhead bij non-profit organisaties in plaats van werkelijke ROI een verergerende factor is.
Terug naar het meervoudige petten-syndroom.
Het meervoudige petten-syndroom* treft individuen in omgevingen die symptomen laten etteren en zo de hele organisatie kunnen beïnvloeden. Symptomen zijn onder meer:
- Dat constante,
- Het knagende gevoel dat je iets essentieels bent vergeten
- In het onkruid verstrikt raken en nooit de tijd nemen om een stapje terug te doen
- Je sterke kanten inzetten op veel gebieden die buiten je bereik liggen
- Nog meer tijd op kantoor doorbrengen om te compenseren
- Burnout
- Je snapt het al
Dit is niet helemaal een slechte zaak. Sommige mensen vinden het dragen van meerdere petten een geweldige manier om met een grote verscheidenheid aan interesses en vaardigheden bezig te zijn. Zelfs in mijn huidige functie, en in een grote organisatie die veel specialisten in huis heeft, ben ik nog steeds de aangewezen persoon voor allerlei willekeurige vragen. En dat vind ik prima. Als ik me bewust ben van de upstream en downstream, word ik beter in alles wat ik doe, omdat ik beter in staat ben om de juiste persoon op het juiste moment te waarschuwen of proactief te zijn bij mogelijke problemen.
Het is echter een probleem als het niet wordt ondersteund. Als iemand die mij een vraag stelt nog een hoed op mijn hoofd wordt, dan wordt dat wel heel snel oud.
Echter, laten we erkennen dat er veel mensen zijn die hun focus liever willen beperken. Mensen die graag diep op een bepaald gebied ingaan – en daar zijn ze heel goed in. Hoe meer we de rommel van hun bord kunnen halen, hoe verder ze kunnen gaan.
Hoe groot de organisatie ook is, er zullen altijd taken zijn die geen volledige baan zijn. En er zullen altijd mensen zijn die zich zouden vervelen als ze maar één ding zouden doen! Het dragen van meerdere petten zal nooit helemaal verdwijnen. Als u het ondersteunt en er bewust mee omgaat, kan het zelfs een goede zaak zijn. Hier zijn een paar nieuwe benaderingen die u zou kunnen kiezen.
Erken dat mensen meerdere petten op hebben.
Mensen moeten worden erkend voor wat ze bijdragen – alles, niet alleen wat direct zichtbaar is. Vraag mensen aan welke projecten ze werken, of welke onderhoudstaken ze uitvoeren die de organisatie vooruit helpen. Noem de verschillende petten die ze dragen; erken en waardeer die bijdragen.
Roteer of herschik de petten.
Vaak zijn de mensen die de meeste petten dragen gewoon de mensen die al het langst in het team zitten. We voegen toe en we voegen toe en we doen nooit een stap terug om naar de hele structuur te kijken. Plan periodiek momenten in om dit opnieuw te bekijken. Maken we optimaal gebruik van de talenten van ons team? Kunnen sommige verantwoordelijkheden worden verschoven of gerouleerd? Wat voor de een een oude bekende is, kan voor de ander een groeimogelijkheid zijn of een interessante weg om te verkennen.
Maak duidelijk dat hulp vragen een optie is.
Soms moeten we mensen eraan herinneren dat ze om hulp kunnen vragen of enkele mogelijkheden aanreiken hoe dit eruit kan zien.
Zo kun je bijvoorbeeld een medewerker hebben die vaak marketingmateriaal ontwerpt omdat hij of zij de enige is die min of meer weet hoe het ontwerpprogramma moet worden gebruikt. Hij wil zich echter liever bezighouden met vernieuwende ideeën voor de communicatiestrategie en omdat hij geen grafisch ontwerper is, kan dat soort werk veel tijd opslokken. Zou het niet efficiënter zijn om een team in te huren dat over deze vaardigheden beschikt? Of misschien probeert u data-analyse te doen en is uw teamlid leergierig, maar nog steeds aan het leren. Misschien kunt u hen helpen hun leercurve te beklimmen door tijdelijk een team samen te stellen, dat zowel het zware werk kan doen als de capaciteit van uw team kan helpen opbouwen.
Nu, onafhankelijke contractanten moeten niet de plaats innemen van fulltime of zelfs parttime werknemers. Het gaat er niet om geld te besparen (of “overhead te verminderen”) door geen secundaire arbeidsvoorwaarden of loonbelasting te betalen. (Hier zijn enkele best practices voor het classificeren van werknemers en andere overwegingen.)
Het moet gaan om flexibiliteit – zowel de mogelijkheid van de freelancer om onafhankelijk te werken, als de mogelijkheid van uw organisatie om expertise of capaciteit toe te voegen wanneer de behoefte zich voordoet, zonder een vaste positie te creëren voor een tijdelijke of incidentele behoefte. (Dat wil niet zeggen dat u niet eerst een freelancer kunt inhuren en later inziet dat het zinvoller is om een vaste aanstelling te creëren.)
Flexibiliteit werkt twee kanten op.
Over flexibiliteit gesproken, als u uw medewerkers vraagt om flexibel te zijn in het dragen van meerdere petten, wees dan flexibel in het besef dat medewerkers verschillende behoeften kunnen hebben voor elk van die petten.
Zo kunnen zij bijvoorbeeld voor de meeste dingen via hun manager het budget goedkeuren, maar voor iets waarvan zij de organisatorische eigenaar zijn, mogen zij zelf het budget beheren. Of dit kan betekenen dat mensen op afstand kunnen werken voor bepaalde projecten, wanneer zij zich willen concentreren. Zelfs als de totale taak niet kan worden beperkt, kunt u hen de ruimte geven om zich meer in een bepaald gebied te verdiepen zonder te worden afgeleid door collega’s die langskomen met verzoeken. Of door de metaforische brandjes die geblust zouden kunnen worden door meerdere andere mensen op kantoor die zouden bijspringen als hun gebruikelijke brandweerman niet aanwezig was.
Respecteer elke functie.
Overweeg een herziening van de functieomschrijving of een aanpassing van de beloning. Zoek naar mogelijkheden voor professionele ontwikkeling voor elk van die petten, of andere manieren om ondersteuning te bieden.
En die petten die sommige mensen uiteindelijk dragen, gewoon omdat ze al zo lang in het team zitten dat dit vergeten is? Is het tijd om sommige hoeden met pensioen te sturen? Misschien niet, maar laten we daar een actieve keuze van maken.
- Merk op dat een diploma Engels, veel ER-kijken en een jaarlijkse EHBO-training gedurende vele jaren niet betekenen dat ik ook maar in de buurt kom van een medische professional.