Uitvoerende zittingen zijn over het algemeen besloten besprekingen van een raad van bestuur waarbij ook genodigden aanwezig kunnen zijn, zoals een uitvoerend directeur of bepaalde personeelsleden. Deze sessies kunnen plaatsvinden aan het einde van een bestuursvergadering of apart van een bestuursvergadering als er geen formele acties moeten worden ondernomen. Zittingen met uitvoerende bestuurders kunnen een nuttig instrument zijn voor de raad van bestuur om gevoelige en/of juridische kwesties te bespreken, zoals de evaluatie van een uitvoerend directeur. De mogelijkheid om de besprekingen tijdens uitvoerende zittingen privé te houden kan ook een groot voordeel zijn voor organisaties met stemgerechtigde leden, die onderworpen zijn aan de wetgeving inzake open vergaderingen of waarvan de algemene notulen van de bestuursvergaderingen door het personeel worden bijgehouden.
Wanneer uitvoerende zittingen goed worden uitgevoerd, kunnen ze een “veilige ruimte” creëren voor bestuurders om een kwestie open en eerlijk te bespreken, het vertrouwen tussen de bestuurders te bevorderen en een betere onafhankelijke besluitvorming mogelijk te maken. Bestuursvergaderingen kunnen echter ook een belemmering vormen voor een beter bestuur wanneer ze verkeerd of onzorgvuldig worden gebruikt en wantrouwen tussen de raad en het personeel, onnodige geheimzinnigheid en paranoia creëren. Hieronder volgen enkele van de belangrijke factoren waarmee een bestuur rekening moet houden bij het gebruik van een executive sessie.
Geheimhouding
- Informeer de deelnemers of de bespreking geheel of gedeeltelijk vertrouwelijk moet blijven;
- Geef de juiste markering aan materialen als vertrouwelijk en bepaal wat geschikt is om in de notulen van de vergadering op te nemen als deze aan leden of personeel zullen worden bekendgemaakt;
- Beperk de toegang tot materialen of notulen van de uitvoerende sessie tot de personen die aan de uitvoerende sessie hebben deelgenomen, voor zover wettelijk toegestaan; en
- Zorg voor naleving van alle toepasselijke wetten inzake open vergaderingen.
Transparantie
- Bepaal welke informatie aan de juiste partijen moet worden gecommuniceerd na de uitvoerende sessie;
- Bepaal of een eventuele stemming in de uitvoerende sessie moet worden gehouden of tijdens de algemene bestuursvergadering kan worden gehouden; en
- Documenteer de redenen voor of het onderwerp van de uitvoerende sessie in de notulen van de algemene vergadering.
Proces
- Bepaal of regelmatig geplande of ad-hocuitvoerende sessies een goed toezicht en open discussie door het bestuur beter zullen faciliteren;
- Hanteer duidelijke verwachtingen met uitgesloten partijen over de follow-up door het bestuur, zelfs als er niets te melden valt; en
- Zorg ervoor dat de discussie bij het onderwerp blijft met betrekking tot de overeengekomen agenda voor de uitvoerende sessie.