Elke kritische bedrijfseenheid (COU) moet een plan voor de continuïteit van de bedrijfsvoering (COOP) en een rampherstelplan (DR) ontwikkelen (indien nodig) om de continuïteit en de herstelstrategie te documenteren die de COU in staat stelt om essentiële functies te blijven uitvoeren en/of diensten te blijven verlenen binnen een vooraf bepaald tijdsbestek. Het type en het niveau van de diensten die binnen dit tijdsbestek moeten worden verleend en de herstelmethode moeten worden gedefinieerd.
Eenheden die niet als “kritiek” zijn aangemerkt, worden aangemoedigd het sjabloon te gebruiken als hulpmiddel bij het opstellen van een COOP- en DR-plan.
Ontwikkelen of bijwerken COOP
Eenheden moeten een COOP-coördinator (Coördinator) aanwijzen om het ontwikkelings- en bijwerkingsproces te leiden. Download de Continuïteit (COOP) Template. Het Department of Emergency Management (DEM) is beschikbaar om te helpen bij de ontwikkeling en actualisering van het COOP.
- Het COOP en de bijbehorende documenten kunnen op verzoek worden beoordeeld door het Office of Internal Audit en/of DEM
- Een COOP moet de procedures bevatten voor het informeren van essentiële medewerkers in geval van een onderbreking, noodsituatie of ramp
Ontwikkelen of actualiseren DR Plan
Download de DR Template. Het Office of Information Technology Disaster Recovery Team (OIT-DR) is beschikbaar om te helpen bij de ontwikkeling en actualisering van het DR-plan.
- Het DR en de bijbehorende documenten kunnen op verzoek worden ingezien door het Office of Internal Audit, DEM en OIT-DR
Medewerkers met essentiële functies op de hoogte stellen
De coördinatoren zullen:
- de werknemers die zijn aangewezen als werknemers die zijn aangewezen als vitaal met continuïteitsverantwoordelijkheden als “Essentiële Werknemers” bij aanvang van het dienstverband of wanneer deze rol wordt toegewezen
- voor elke Essentiële Werknemer alternatieve werknemers aanwijzen (drie diep)
Train Werknemers
Coordinatoren moeten ervoor zorgen dat ten minste jaarlijks training (over het gebruik van het plan) wordt gegeven aan alle werknemers van de eenheid om ervoor te zorgen dat alle werknemers voldoende zijn opgeleid om hun verantwoordelijkheden ter ondersteuning van het herstelproces te vervullen. DEM is beschikbaar om bij de opleiding te helpen.
De opleiding omvat bekendheid met en praktische kennis van de COOP van de eenheid.
Oefenplan
De coördinatoren wordt aanbevolen de departementale COOP’s ten minste eenmaal per jaar te oefenen. DEM is beschikbaar om te helpen bij het plannen van deze oefening. Een geslaagde oefening omvat het volgende:
- het vaststellen van de oefendoelen
- het uitvoeren van oefeningen met gebruikmaking van het COOP
- het evalueren van de oefenresultaten en, indien nodig, making appropriate changes to the plan and re-exercising to ensure that objectives are met
- documenting of exercise results and the steps proposed to correct any problems
- an After Actions Report (gap analysis, lessons learned)
Review Plan
DEM will provide a reminder to Coordinators to conduct the recommended annual COOP review. The review should verify that:
- essential functions have been identified
- essential employees have been notified of their designation in writing
- continuity and recovery strategies are in place
- documentation for the plan is current
- minimum levels of required operation and recovery time frames have been set
- exercise of the plan has been completed during the last 12 months