Principles of Public Speaking

In het verleden waren transparanten met overheadprojectoren, posters en flip-overs veelgebruikte visuele hulpmiddelen, maar deze zijn meestal vervangen door computertechnologie. Voor veel mensen is de term “visuele hulpmiddelen” voor presentaties of toespraken synoniem met PowerPoint (vaak lange, droge, pijnlijke PowerPoint), maar dit is slechts één soort visueel hulpmiddel. Je moet alle beschikbare opties overwegen om te bepalen wat het meest effectief en geschikt zal zijn voor je presentatie.

Als je kleren draagt die je niet staan, ben je een modeslachtoffer. Je moet kleren dragen die je er beter uit laten zien. – Vivienne Westwood

Persoonlijke verschijning

Sommige mensen kiezen ervoor zich te verkleden als onderdeel van hun presentatie, en dit kan helpen de toon van de toespraak te zetten of een specifiek punt te versterken. Een spreker kan ervoor kiezen om een handgemaakte trui te dragen in een toespraak over breien om anderen te inspireren om met de hobby te beginnen. Een andere spreker kan kiezen voor een brandweeruniform in een toespraak over toetreding tot de lokale vrijwillige brandweer in een poging een beroep te doen op het respect dat de meeste mensen hebben voor mensen in uniform.

Als je je niet kleedt in relatie tot je onderwerp, moet je je passend kleden voor je publiek en de locatie. Een presentatie voor een professioneel publiek of op een professionele conferentie zou zich lenen voor gepaste zakelijke kleding. Als je een presentatie geeft voor je plaatselijke padvindstersgroep, is meer casual kleding misschien de beste keuze. Als je een demonstratie geeft, zorg er dan voor dat je goed gekleed bent om de demonstratie te geven. Het is moeilijk voor een spreker om te laten zien hoe je een klimgordel correct aantrekt als ze de dag van de presentatie een rok draagt.

Naast het feit dat je je passend kleedt voor je publiek en je onderwerp, zal het publiek al een oordeel over je vellen voordat je presentatie begint. Uw kleding, manieren, de manier waarop u het publiek begroet bij aankomst, hoe u wordt geïntroduceerd, en de eerste woorden die uit uw mond komen, hebben allemaal invloed op uw geloofwaardigheid en uw vermogen om contact te maken met uw publiek. Zorg ervoor dat je kalm en gastvrij bent voor je publiek als ze arriveren en begroet ze op een professionele manier. Je geloofwaardigheid en professionaliteit hebben eronder te lijden als het publiek arriveert en jij druk in de weer bent om je voorbereidingen af te ronden.

Voorwerpen en rekwisieten

Voorwerpen en rekwisieten, zoals een fietshelm voor een toespraak over fietsveiligheid of een echt monster van het product dat je probeert te verkopen, kunnen je presentatie enorm verbeteren. Het zien van het echte voorwerp maakt het vaak gemakkelijker voor je publiek om te begrijpen wat je bedoelt en helpt je om op een emotioneel niveau contact te maken met je publiek. Rekwisieten kunnen worden gebruikt als onderdeel van demonstraties (hieronder besproken) of als een op zichzelf staand voorwerp waarnaar u in uw toespraak verwijst.

Er zijn verschillende belangrijke overwegingen voor het gebruik van rekwisieten in uw presentatie. Als u een groot publiek hebt, kan het tonen van de rekwisiet vooraan in de zaal betekenen dat de toehoorders het voorwerp niet kunnen zien. Het alternatief is om het voorwerp rond te laten gaan, maar Young en Travis adviseren om voorzichtig te zijn met het rond laten gaan van voorwerpen tijdens je toespraak, omdat de meeste mensen het voorwerp zullen zien nadat je verder bent gegaan met je toespraak. Het niet synchroon laten lopen van je rekwisiet met je presentatie, hetzij door het rond te laten gaan waardoor je de aandacht van je publiek verstoort, hetzij door je rekwisiet zichtbaar te laten zijn wanneer je er niet over praat, leidt je publiek en je boodschap af. Om rekwisieten zo effectief mogelijk te gebruiken in je presentatie, moet je goed overwegen hoe het object zichtbaar zal zijn voor je hele publiek wanneer je erover spreekt, en ervoor zorgen dat het uit het zicht is wanneer je er niet over spreekt.

Demonstratie

Een demonstratie kan twee verschillende doelen dienen in een toespraak. Ten eerste kan het worden gebruikt om het publiek “wow” te maken. Het tonen van de eigenschappen van je nieuwe product, het illustreren van een catastrofale mislukking van een slecht geknoopte klimknoop, of het door de kamer lanceren van een kurk tijdens een scheikunde-experiment zijn allemaal manieren om de aandacht van het publiek te trekken. Demonstratie mag geen gimmick zijn, maar moet een meerwaarde geven aan uw presentatie. Als je het goed doet, kan het een gedenkwaardig moment zijn, dus zorg ervoor dat het de centrale boodschap van je betoog versterkt.

Demonstratie kan ook worden gebruikt om te laten zien hoe iets wordt gedaan. Mensen hebben verschillende leerstijlen, en een procesdemonstratie kan visuele leerlingen helpen het concept dat wordt onderwezen beter te begrijpen. Denk maar eens aan het verschil tussen het lezen van de instructies over hoe je moet reanimeren, het kijken hoe iemand reanimeert en het uitproberen van reanimatie op de oefenpop. Zoals blijkt uit het enorme aantal online video’s waarin wordt geïllustreerd hoe je iets moet doen, is het van grote waarde om te kijken terwijl je een nieuwe taak leert.

Als je presentatie een proces omvat waarbij het zien het begrip zal verbeteren, overweeg dan een demonstratie.

Omdat je een beperkte tijd hebt om te presenteren, zorg er dan voor dat je demonstraties beknopt zijn, goed ingestudeerd, en zichtbaar voor het hele publiek. Wees voorbereid op een eventuele mislukking van de demonstratie en zorg voor een back-up plan. Het is beter om verder te gaan met uw presentatie dan te proberen uw demonstratie perfect te krijgen of te repareren. Als u echter een demonstratie van uw nieuwe product geeft, zorg er dan voor dat die zo foutloos mogelijk is. Als u er niet zeker van kunt zijn dat het product zal presteren zoals verwacht, kunt u de demonstratie beter overslaan.

Posters en Flip Charts

Als u voor een klein publiek presenteert, ongeveer een dozijn mensen, kunt u ervoor kiezen een poster te gebruiken in plaats van PowerPoint. De poster moet uw kernboodschap ondersteunen en kan worden achtergelaten om de aanwezigen te herinneren aan uw presentatie nadat u bent vertrokken. Posters moeten er professioneel uitzien (b.v. niet handgeschreven), zichtbaar zijn voor iedereen in de zaal, en de ontwerpregels volgen die later in dit hoofdstuk worden behandeld. Voor je presentatie moet je vragen of posters moeten worden opgehangen of vrij moeten staan. Voor posters die aan de muur worden opgehangen, is stevig poster- of matboard voldoende. Als je poster vrij moet hangen of als je dezelfde poster voor meerdere presentaties gaat gebruiken, kun je overwegen een drievoudig bord te gebruiken.

Andere op tekst gebaseerde visuele hulpmiddelen zijn whiteboards en flip-overs. Beide kunnen worden gebruikt om op te schrijven of te tekenen tijdens de presentatie en moeten worden gebruikt met een aantal voorbehouden. Schrijven tijdens je presentatie gaat ten koste van je spreektijd, dus zorg ervoor dat je dit meerekent in je spreektijd. Spreken en schrijven tegelijkertijd kan lastig zijn omdat het publiek het moeilijk zal hebben om te verwerken wat ze horen als ze ook nog proberen te lezen wat je schrijft. Bovendien moet u bij het schrijven oppassen dat u uw publiek niet de rug toekeert, waardoor het moeilijker voor hen wordt om u te horen en voor u om contact te maken met uw publiek. Een leesbaar handschrift dat van een afstand kan worden gezien is van het grootste belang, dus het gebruik van dit soort visuele hulpmiddelen moet worden beperkt tot een klein publiek. Sommige sprekers schrijven en tekenen om belangrijke punten te benadrukken, maar dit vergt een enorme hoeveelheid vaardigheid en oefening. Mensen met minder ontwikkelde vaardigheden kunnen flip-overs het beste beperken tot situaties waarin input van het publiek nodig is voor de richting of het vervolg van de presentatie.

De ziel denkt nooit zonder een beeld. – Aristoteles

Audio en video

Er is tegenwoordig een grote hoeveelheid gedigitaliseerde audio en video beschikbaar om in uw presentatie op te nemen en te embedden. Kies korte clips; Young en Travis raden slechts 10-20 seconden aan, maar dit zal gedeeltelijk afhangen van de lengte van de presentatie, het doel van de presentatie, en de inhoud en relevantie van de clip. Het is niet de bedoeling dat je presentatie voornamelijk bestaat uit audio/video clips. Selecteer alleen clips die de boodschap versterken of die dienen als een passend vervolg op uw volgende onderwerp.

Bij het opnemen van audio of video in uw toespraak, zijn er verschillende technische overwegingen. Het is belangrijk dat de clip precies begint waar u wilt dat hij wordt afgespeeld. Het leidt zowel de aandacht van uw publiek als uw geloofwaardigheid af als u tijdens een toespraak met technologie aan het rommelen bent. Het is ook belangrijk dat uw bestandsformaat kan worden afgespeeld op de computer die u gebruikt. Aangezien niet alle computers alle bestandsformaten kunnen afspelen, moet u de afspeelbaarheid en het geluidsvolume testen voor u uw presentatie geeft. Nogmaals, om terug te komen op de professionele uitstraling van uw eerste interactie met uw publiek, moet u de technische details gladstrijken voordat ze de zaal binnenkomen. Net als bij een demonstratie, als uw clip niet goed afspeelt, ga dan verder in plaats van te proberen het probleem te verhelpen. Geklungel met technologie is een verspilling van de kostbare tijd van je publiek.

Handouts

Er zijn veel verschillende meningen over het gebruik van handouts tijdens een presentatie. De meest gangbare praktijk is dat de presentatoren voor of na de presentatie een kopie van hun PowerPoint-dia’s aan de deelnemers geven. Dit is zo gebruikelijk dat sommige academische en professionele conferenties van presentatoren eisen dat zij hun dia’s vóór het evenement indienen, zodat kopieën van de dia’s kunnen worden gemaakt voor elke aanwezige. Ondanks deze heersende trend, moet je het gebruik van je dia’s als hand-out vermijden, omdat ze verschillende doelen dienen. Het gebruik van je presentatie slides als hand-out doet je slides te kort en faalt als hand-out.

Handouts kunnen het best worden gebruikt als aanvulling op de inhoud van je voordracht. Als je statistische gegevens geeft, laat je op je dia alleen de relevante statistiek zien en concentreer je je op de conclusie die je je publiek wilt laten trekken. Een hand-out daarentegen kan de volledige tabel met gegevens bevatten. Als je een ingewikkeld diagram of grafiek moet laten zien, is een hand-out leesbaarder dan al die informatie op een slide proppen. Omdat je de gegevens moet vereenvoudigen om ze begrijpelijk te maken op een dia, kan de hand-out het bewijs voor je boodschap bevatten op een manier die leesbaar, gedetailleerd en complex is, en respect toont voor de tijd en intelligentie van het publiek.

Je hoeft niet alles in je praatje op te nemen, en je hoeft niet alle informatie in je dia’s te proppen. Schrijf een hand-out document met zoveel detail als je wilt en houd de dia’s eenvoudig. Presentatoren hebben vaak de behoefte om alle gegevens en informatie die ze hebben weer te geven, zodat ze deskundig, geïnformeerd en grondig voorbereid overkomen. U kunt dit gevoel verlichten door een hand-out te maken met alle gedetailleerde gegevens die u wilt, zodat u zich op uw dia’s kunt concentreren op uw kernboodschap.

Er zijn veel ware uitspraken over complexe onderwerpen die te lang zijn om op een PowerPoint-dia te passen. – Edward Tufte

Het opstellen van een geschikte hand-out kost de presentator extra tijd, maar dit resulteert in een meeneemdocument dat op zichzelf staat en een diavoorstelling die zich richt op effectieve visuele inhoud. Duarte (2008) en Tufte (2003) bevelen hand-outs alleen aan voor dichte, gedetailleerde informatie. Reynolds gaat verder op dit idee en merkt op dat je hand-out compleet genoeg moet zijn om in jouw plaats te staan, omdat je er niet bent om de informatie te presenteren of vragen te beantwoorden.

Wanneer je hand-outs uitdeelt, is ook een veelbesproken onderwerp. Het is zo gebruikelijk om hand-outs aan het begin van een presentatie te geven, dat het verkeerd kan lijken om deze gewoonte te doorbreken. Het is echter belangrijk om te begrijpen dat als mensen papier voor zich hebben terwijl je spreekt, hun aandacht wordt verdeeld tussen de hand-out, je andere visuele hulpmiddelen, en je woorden. Om dit tegen te gaan, kun je overwegen om hand-outs uit te delen als ze nodig zijn tijdens de presentatie en mensen de tijd te geven om ze door te nemen voordat ze verder gaan. Voor kortere presentaties is dit misschien geen haalbare optie, en de onderbreking in het verloop van de presentatie kan moeilijk te herstellen zijn. Tenzij het hebben van de documenten voor je publiek absoluut cruciaal is voor het succes van de presentatie, moeten hand-outs aan het einde van de presentatie worden uitgedeeld.

Slideware

Slideware is een algemene term voor de software die wordt gebruikt voor het maken en weergeven van diapresentaties, zoals Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive Presentation, Zoho Show en anderen. Samengesteld uit individuele dia’s, collectief bekend als het diadeck, is slideware een de facto standaard voor presentatie visuele hulpmiddelen ondanks kritiek en klachten over het formaat. In werkelijkheid ligt het probleem niet bij de software, maar bij het gebruik van het programma. De focus van een groot deel van de rest van dit hoofdstuk zal liggen op suggesties en best practices voor het maken van effectieve slide decks die veel impact zullen hebben en veel van de klachten van slideware tegenstanders zullen vermijden. Voordat deze discussie begint, zijn er twee verschillende presentatiestijlen voor slideware die moeten worden vermeld.

Een afbeelding is een gedicht zonder woorden. – Horatius

Pecha Kucha

Pecha Kucha is een manier van presenteren waarbij gebruik wordt gemaakt van een diadeck van 20 dia’s die per dia 20 seconden worden getoond, automatisch verder gaan en over het algemeen geen tekst bevatten. Deze methode begon in 2003 als een manier om de lengte van presentaties van architecten in te perken en groeit nog steeds in populariteit, maar is nog steeds vooral voorbehouden aan mensen in de creatieve industrie. Vanwege het beperkte formaat helpt de Pecha Kucha-stijl de spreker bij het oefenen van editing, pacing, contact maken met het publiek, focussen op de boodschap en het gebruik van beelden in plaats van woorden.

Prezi

Hoewel Prezi geen slideware is, is het wel digitale presentatiesoftware die afwijkt van de standaard slide deck presentatie. Het vereist van gebruikers dat zij hun thema’s uitzetten voordat zij hoofdzakelijk op beeld gerichte inhoud toevoegen. In plaats van door het diadeck te bladeren, zoomt de presentator in en uit op de presentatie om visueel verbanden te laten zien die niet beschikbaar zijn in andere slideware. Het ontwerp van de software leent zich voor sneller veranderende visuals. Dit helpt om de kijker betrokken te houden, maar het leidt er ook toe dat het lege canvas te vol wordt gepropt met beelden.

rezi’s snel bewegende beelden en, soms, ongebruikelijke bewegingen kunnen gebruikers duizelig of gedesoriënteerd maken. Tijdens het plannen en oefenen moet er zorgvuldig aan worden gewerkt, zodat het punt van de lezing niet de wow-factor van de Prezi-software is, maar dat je visuals je presentatie versterken. De beste manier om meer te weten te komen over deze opkomende tool is een bezoek aan de Prezi-website om voorbeelden te bekijken.

Als je Prezi in een bedrijfsomgeving wilt gebruiken, moet je sterk overwegen een van de betaalde opties te gebruiken, met als enige doel het Prezi-logo uit de presentatie te verwijderen.