Als evenementenplanner kun je te maken krijgen met uiteenlopende evenementenopdrachten. Hoewel de doelstellingen hetzelfde blijven, het organiseren van een succesvol evenement (uiteraard), blijkt dat de inzet verschilt naar gelang het soort evenement en vooral naar gelang het publiek dat aanwezig zal zijn.
Om ervoor te zorgen dat jij aan de top staat, hebben wij voor jou een korte reminder gemaakt van de verschillende soorten evenementen die je kunt organiseren. Kom maar op!
CORPORATE EVENTS
De studiedag
De studiedag brengt de medewerkers van een bedrijf bij elkaar om hen te trainen, informeren, motiveren en overtuigen over een specifiek onderwerp, rond een thema dat elke dag nuttig kan zijn. Maar ver van de schoolbanken, dat kan ik u garanderen! In feite heeft dit helemaal niets te maken met “studeren” in de letterlijke zin van het woord, maar eerder met een diepgaande analyse.
De studiedag is gestructureerd rond een presentatie, met verschillende sprekers en experts in hun vakgebied, die de toon voor de dag zullen zetten. De verschillende meningen en standpunten zullen worden gepresenteerd om het debat tussen de deelnemers op gang te brengen. En dat is wat we willen! De deelname van het publiek garandeert dat deze dag, die rijk is aan nieuwe informatie, goed zal worden herinnerd! Het is ook een goede manier om de verschillende persoonlijkheden zich te laten uiten.
Ontdek al onze tips voor het organiseren van een studiedag!
Het seminarie
Het seminarie, dat welbekend is bij bedrijven, heeft als doel de werknemers samen te brengen en een unieke band te creëren. Het is gericht op de mens en zijn kwaliteiten. Het is ook een uitstekende manier om werknemers te bedanken voor het werk dat zij het hele jaar door verrichten. Het is een managementinstrument op zich!
Het bedrijfsseminar kan worden georganiseerd om de uitwisseling binnen een team te stimuleren, maar ook om een verstreken periode te evalueren. Het is ook de ideale plaats om de toekomst te bespreken en nieuwe doelstellingen te definiëren.
Organisatoren besluiten vaak om het seminar buiten de werkplek te houden, maar het hangt allemaal af van het soort seminar. Integratieseminars, die de komst van nieuwe medewerkers bevorderen, vinden vaak op de werkplek plaats. Motivatieseminars daarentegen hebben tot doel werknemers te stimuleren. Daarom is het aan te bevelen ze buiten de dagelijkse werkroutine te doen, door creatieve en originele activiteiten voor te stellen!
Soms worden teambuildingactiviteiten aan een bedrijfsseminar toegevoegd om het plezier te variëren.
Daarover hebben we het verderop 😉
De conferentie en het congres
Conferenties trekken vaak een grote menigte, minstens 100 mensen, van wie de meesten echt gepassioneerd zijn door het thema. Het doel van de conferentie: een debat over een bepaald onderwerp en bewustmaking van het publiek over een bepaalde kwestie. Daarna volgt een fase van debat rond een verwant actueel thema, met als doel verandering te stimuleren.
Vaak spreken een of meer sprekers die deskundig zijn op hun gebied, voor een publiek dat kan bestaan uit professionals of mensen die geïnteresseerd zijn in een gemeenschappelijk onderwerp.
In tegenstelling tot een conferentie trekt een congres mensen van over de hele wereld aan. Bij dit soort evenementen delen sprekers van buiten het land het podium.
Conferenties of congressen kunnen een halve dag, een dag, meerdere dagen duren… Het hangt allemaal af van de grootte van uw evenement. 🙂
Al onze tips voor het organiseren van een succesvolle conferentie staan in ons artikel! Dus wacht niet langer!
De productlancering
Een puur professioneel evenement, de productlancering (of kick-off voor intimi) is belast met het promoten van een nieuw product. Na maanden, zelfs jaren van werk, is het langverwachte moment eindelijk aangebroken! U bent van plan uw nieuwe product of dienst op de markt te brengen en daarvoor verzamelt u:
– Uw beste klanten: degenen die uw product gemakkelijk zullen promoten op sociale netwerken en bij hun vrienden en familie.
– Uw prospects: u moet hen ervan overtuigen dat uw product is wat zij nodig hebben.
– Journalisten: zodat zij een artikel over uw product kunnen schrijven en mensen erover kunnen vertellen
Opvallend is dat dit evenement meestal ’s avonds plaatsvindt, op een prestigieuze locatie. Zoals we al zeiden, bestaat het publiek vaak uit journalisten, dus we moeten oppassen dat we niet overdrijven! Deze doelgroep is bijzonder veeleisend en moeilijk te verleiden, daarom vertrouwen organisatoren van productlanceringen op originaliteit en verrassing.
Steve Jobs, oprichter van Apple, is degene die de afgelopen jaren een revolutie in productlanceringen heeft ontketend door grootse evenementen te organiseren die zowel professionals en liefhebbers als nieuwsgierigen aantrekken.
Wilt u alle sleutels in handen krijgen voor een succesvolle productlancering? Bekijk dan ons artikel!
De teambuilding
Dit is een evenement dat organisatoren vaak graag toevertrouwd krijgen: de teambuilding. Het doel ervan is eenvoudig: een leuke tijd bezorgen aan uw team van medewerkers door de onderlinge samenhang te versterken en vooral door hen te motiveren. U moet er rekening mee houden dat de doelstellingen kunnen variëren naargelang de klanten. Het kan bijvoorbeeld gaan om het oplossen van interne problemen door middel van creatieve en verrijkende activiteiten, of om het verbeteren van de prestaties van een team door middel van collaboratieve en verenigende activiteiten.
Teambuilding wordt vaak georganiseerd op verzoek van de directeur of teamleider. Het wordt gehouden gedurende een of twee dagen, maar strekt zich zelden uit over een langere periode.
In het kort, het is een leuk evenement dat werk- en spelactiviteiten combineert. En dat is de magie van teambuilding! Het mengen van originele activiteiten, die het mogelijk maken te leren terwijl men plezier heeft, terwijl de geest van competitie en teamwork wordt bevorderd.
Teambuilding is ook een manier om werknemers anders te belonen dan door ze een bonus te geven. En ja, tussen schattenjachten, muurschilderingen, ontsnappingsspellen en virtual reality-activiteiten… is er genoeg om de troepen te motiveren door een beetje pit te geven aan hun dagelijkse werk.
Staat u op het punt een teambuildingevenement te organiseren? Ontdek 10 teambuildingactiviteiten die u uw gasten kunt voorstellen!
EEN ANDER TYPE EVENEMENTEN: PUBLIC EVENTS
Festivals
Festivals zijn vaak cultureel dominant. Daaronder zijn muziek- of filmfestivals, die het wijdst verbreid zijn. Soms met een liefdadig doel, het festival is bedoeld om gezellig en feestelijk te zijn! Dus laat het volume maar draaien!
Het organiseren van een festival vergt veel voorbereiding vooraf, met een communicatiefase die essentieel is om er zeker van te zijn een maximaal publiek te trekken. Daarom is het ook zo belangrijk om een goed programma te hebben.
Een ander belangrijk punt is dat het organiseren van een festival een vrij risicovol project is, omdat het een evenement is waarvoor een aanzienlijk budget nodig is. De enige manier om de financiën in evenwicht te brengen is en goede strategie te plannen door je budget van A tot Z in te plannen om een hoge ROI te garanderen. Aarzel dus niet om een beroep te doen op lokale en regionale partners die u kunnen helpen om breder te communiceren.
Vakbeurzen of tentoonstellingen
We hebben het hier over een groter evenement, een vakbeurs of tentoonstelling die vaak meerdere dagen duurt, één keer per jaar. Het doel van dit soort evenementen is een bedrijfstak in zijn geheel te promoten.
Handelsbeurzen zijn het ideale speelterrein voor bedrijven of freelancers, maar kunnen in sommige gevallen ook voor het grote publiek toegankelijk zijn. Integendeel, handelsbeurzen zijn voor iedereen toegankelijk. Dit soort beurzen is vaak erg populair en trekt meestal enkele duizenden mensen.
Beurs zijn bovendien een ideale netwerkplaats voor ondernemers, want het is een zeer goede manier om je adresboek te vullen en nieuwe klanten te vinden. Als exposant is het ook een goede manier om je reputatie en zichtbaarheid te verbeteren! Het doel is om op een beurs te staan die hetzelfde thema heeft als uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld innovatieve POS-marketingdisplays ontwikkelt dankzij digitaal en technologie, dan is VivaTech iets voor u!
Sportevenementen
Een ander evenement waarbij een aantal regels moeten worden nageleefd, zijn sportevenementen. Dit soort evenementen kan lokaal zijn, bijvoorbeeld op stadsschaal, maar kan ook een nationale of zelfs internationale dimensie hebben. Het beste voorbeeld zijn natuurlijk de Olympische Spelen!
Zelfs als u geen sportevenementen hoeft te organiseren, moet u weten dat ze toch vrij frequent zijn. De grootste moeilijkheid ligt in het verkrijgen van alle nodige vergunningen om het op te zetten.
Tip van de dag: vergeet niet een goede verzekering af te sluiten die u beschermt bij een ongeval.
Het bijzondere van een sportevenement is dat het, afhankelijk van de omvang, een paar uur tot een paar dagen kan duren.
Vind hier alles wat je moet weten over het organiseren van een sportevenement.
EEN MULTITUDE VAN EVENEMENTEN OM TE ORGANISEREN
Ik denk dat je het met me eens bent, een evenementenorganisator heeft geen tijd om zich te vervelen met de verscheidenheid aan evenementen die hij kan organiseren! De kans is groot dat je je voorkeuren hebt tussen de verschillende soorten evenementen, maar weet dat hoe meer je met alles in aanraking komt, hoe meer je leert. De uitdaging en het onverwachte zijn de onderdelen die deze baan uniek maken en die ons dagelijks laten vibreren. 🙂