Work From Home Policy Template (2021)

De mogelijkheid om een paar dagen per week thuis te werken, kan een geweldige aanvulling zijn op de gedragscode van uw bedrijf. Een thuiswerkbeleid stelt werknemers in staat een gezond evenwicht tussen werk en privé te bewaren, de productiviteit van werknemers te verbeteren en het moreel te verhogen als het gaat om prestaties. Het is echter van vitaal belang ervoor te zorgen dat het beleid van uw bedrijf is afgestemd op de behoeften van uw organisatie, en rekening te houden met het feit dat niet alle werknemers die het goed doen op de werkplek ook succes zullen hebben in de thuisomgeving. Daarom is aandacht voor details van het grootste belang bij het opstellen van een thuiswerkbeleid voor werknemers.

Dingen om te overwegen bij het schrijven van een thuiswerkbeleid

De aard van uw bedrijf dicteert uiteindelijk de apparatuur (zoals technologie) die u uw werknemers ter beschikking stelt. Als de werknemer bijvoorbeeld verzoekt om thuis te werken, welke implicaties heeft dit dan voor de door het bedrijf verstrekte apparatuur? Zal het bedrijf de apparatuur nog steeds faciliteren en verstrekken?

Gezondheid en veiligheid

Verschillende werknemers en rollen hebben verschillende verantwoordelijkheden op basis van hun functieomschrijving. Sommige van deze werknemers hebben toegang tot vitale en vertrouwelijke gegevens. Denk daarom na over de gevolgen voor het bedrijf als deze werknemers thuis werken. Overweeg formuleringen en zinnen op te nemen die u in staat stellen hun thuis te controleren en eventuele risico’s te beheersen.

Wie mag thuiswerken

Bedenk dat alle werknemers verschillend zijn en dat niet iedereen productief zal zijn in een thuisconfiguratie. Zorg er daarom voor dat u de werknemers herkent die productief zullen zijn bij thuiswerken. Of overweeg om strikte regels en voorschriften in te voeren voor het produceren van resultaten bij thuiswerken.

Bedrijfsveiligheid

Bedrijfsinformatie en -documenten vallen onder de verantwoordelijkheid van de werknemer. Het kan zijn dat de computer die zij gebruiken niet veilig is, of dat iemand die bij hen thuis binnenkomt, toegang heeft, enzovoort. Hoe zorgt u ervoor dat bedrijfsinformatie privé en vertrouwelijk blijft, zelfs wanneer uw relatie met de werknemer eindigt?

Prestatiemonitoring

Overweeg software te implementeren die de prestaties van de werknemer bijhoudt. Zorg ervoor dat u richtlijnen opstelt die ervoor zorgen dat uw werknemers optimaal kunnen werken. Bedenk hoe vaak u contact moet houden met werknemers om ervoor te zorgen dat ze hun doelen of targets halen. U kunt ook overwegen wekelijkse vergaderingen te plannen. Ga er niet van uit dat uw werknemers weten wat u van hen verwacht. Om te beginnen is hun werkomgeving anders, zodat ze misschien niet in staat zijn om met dezelfde ijver of snelheid te presteren als wanneer ze op de werkplek zijn. Zorg voor duidelijke richtlijnen, zodat de kandidaten precies weten wat ze in hun nieuwe werkomgeving moeten doen.

De formulering van uw beleid

Hoe meer details u in uw beleid geeft, hoe eenvoudiger het zal zijn om meningsverschillen en misverstanden op te lossen in geval van geschillen. Zorg ervoor dat u alle relevante informatie geeft, zoals de vereiste werktijden, of u constant updates wilt, of dat de werknemers af en toe of vaak naar kantoor moeten komen.

Dus, hoe maakt u een productief thuiswerkbeleid dat uw bedrijf klaarstoomt voor succes? Overweeg het onderstaande sjabloon te gebruiken en het aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Het is echter van vitaal belang om ervoor te zorgen dat uw beleid voldoet aan de relevante arbeidsovereenkomst en de arbeidswetgeving van uw regio.

Template thuiswerken

Beleidsnotitie en doel
Onze onderneming heeft deze thuiswerk policy opgesteld om de verwachtingen van de onderneming te schetsen en te zorgen voor een wederzijds voordelige relatie tussen werknemers en de onderneming.

Beleidsreikwijdte

De aanvraag voor een thuiswerkregeling is afhankelijk van elk geval en is dus niet van toepassing op alle werknemers. Goedkeuring voor thuiswerken wordt echter gebaseerd op functietaken, eerdere prestaties en productiviteit. Alle werknemers die liever thuis willen werken, worden sterk aangemoedigd om deze regeling aan te vragen.

Werknemers van wie de taken niet toelaten om thuis te werken, zijn verplicht om zich dagelijks op het werk te melden. Hiertoe behoren medewerkers die klanten moeten ontmoeten, maar ook onderhouds- en ondersteunend personeel. Others whose job duties revolve around using computers and other technologies can occasionally work from home.

Policy elements

Our company’s work from home policy or telecommuting allows employees to work or complete their work outside the office premises on the following basis:

• Full time
• Several days of the week
• Daily

Work from home arrangements will vary between occasional, temporary or permanent opportunities.

The following reasons generally determine whether an employee will be granted a work from home agreement, but are not limited to:

• Parenting
• Emergencies
• Medical reasons
• Work-life balance
• Severe weather
• Long commute

Other reasons for working from home will be decided upon by employees and their direct supervisors’ or managers’ judgment.

Factoren die bepalen of werknemers in aanmerking komen voor thuiswerken

We moedigen werknemers, managers of supervisors aan de volgende factoren in overweging te nemen bij het aanvragen van of instemmen met thuiswerkregelingen:

• Laat de aard van de functie van de werknemer dit toe?
• Wat zijn de cyberbeveiligings- of gegevensprivacyproblemen?
• Hoe zal de regeling de samenwerking met andere werknemers of teamleden beïnvloeden?
• Beschikken de werknemers thuis over de juiste apparatuur of software?
• Zijn de omstandigheden van de woning of alternatieve werkplek van de werknemers gunstig om de productiviteit te waarborgen?

Procedure voor het verzoek om thuis te werken

Werknemers worden aangemoedigd de volgende procedure te gebruiken wanneer zij van plan zijn thuis te werken:

• Indienen van een verzoek via e-mail of het Human Resource Information System (HRIS) ten minste van tevoren.
• De directe leidinggevenden van de werknemers moeten de verzoeken goedkeuren als aan alle bovenstaande eisen is voldaan.
• Als de regeling voor thuiswerken langer duurt dan is afgesproken, wordt van de werknemer en de leidinggevende verwacht dat zij elkaar ontmoeten, de details bespreken en een doel, schema’s en deadlines vaststellen.

Werknemers die om onvermijdelijke redenen thuis moeten werken, worden aangemoedigd hun verzoeken zo snel mogelijk in te dienen, zodat hun managers deze onmiddellijk kunnen goedkeuren.

Verschil in tijdzones

We begrijpen dat sommige van onze werknemers en hun managers zich in verschillende tijdzones bevinden en dat de communicatie van tijd tot tijd een probleem kan vormen. In dergelijke omstandigheden moedigen we werknemers aan om thuis te werken en de HR-afdeling hiervan op de hoogte te stellen en later contact op te nemen met hun managers.

Compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden

Het thuiswerkbeleid heeft geen invloed op de compensatie van werknemers. Als u echter problemen ondervindt met betrekking tot de beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers, neem dan contact op met het HR-team om dit op te lossen.