21 sposobów na skuteczną komunikację – Relavate

Kiedy trzeba, bądź stanowczy, ale taktowny.

Naucz się używać słów, które są stanowcze, ale dyplomatyczne, nawet gdy korygujesz przeciwników. Możesz być prawdomówny nie będąc tandetnym.

Dobrze wykorzystuj pytania.

Osoba, która zadaje pytania jest często osobą kontrolującą rozmowę. Jednak kontrola nie jest koniecznie celem. Dobre pytania pozwolą raczej dotrzeć do sedna sprawy i pomogą zaangażować ludzi w proces dialogu i komunikacji. Pytaj tak długo, aż pojawi się wyjaśnienie, używając pytań typu „kto – co – kiedy – gdzie – jak”, a czasami „dlaczego”.

Poszukaj momentów, w których można się czegoś nauczyć, wyjaśnić lub odkryć siebie.

Rób to zatrzymując drugą osobę w krytycznych momentach i pytając, o czym myśli.

Szukaj momentu cichego rejestrowania.

Jest to moment, w którym osoba wydaje się zastygać i zastanawiać nad tym, co zostało powiedziane. To jest często miejsce, w którym osoba(y) jest zaangażowana, coś co powiedziałeś trafiło w sedno i rezonowało z nią lub nim.

Jednak nie używaj ciszy, aby sfrustrować drugą osobę. Jeśli rozmowa staje się trudniejsza niż jesteś w stanie znieść w danym momencie, wyjaśnij dlaczego wahasz się, czy mówić, a następnie zakończ dyskusję.

Dowiedz się wcześniej, czego dotyczy aranżowana konferencja.

Jeśli zostaniesz poproszony o spotkanie z kimś i podejrzewasz, że nie jest to tylko zabawa lub okazja towarzyska, poproś drugą osobę o uprzejmość poinformowania cię z wyprzedzeniem o celu spotkania.

Zapisuj ważne sprawy.

W niektórych kontekstach jest to kluczowe, np. podczas osobistego spotkania z przeciwnikiem lub antagonistą, lub podczas bardzo ważnego spotkania komitetu lub zespołu. Winston Churchill był gorliwym zwolennikiem tej praktyki. Jedna z jego maksym brzmiała: „Jestem gorącym zwolennikiem załatwiania oficjalnych spraw za pomocą słowa pisanego… Niech będzie jasne, że wszystkie polecenia pochodzące ode mnie są wydawane na piśmie lub powinny być natychmiast potwierdzone na piśmie i że nie przyjmuję odpowiedzialności za sprawy związane z obroną narodową, w których rzekomo podejmowałem decyzje, jeśli nie zostały one zapisane na piśmie.” (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; s. 110)

Regularnie komunikuj plany i decyzje tym, którzy muszą je znać.

Ludzie, którzy przerywają, robią to z różnych powodów, z których niewiele wnosi wartość do rozmowy lub ją wzmacnia. Niektórzy przerywają, ponieważ nie słuchają. Muszą słuchać lub twój czas i energia są marnowane. Niektórzy przerywają, ponieważ mają niewielki szacunek dla Ciebie lub innych uczestników rozmowy. Kiedy są tacy, to jest to dla Ciebie kwestia pogardy. Nie może być mowy o korzystnej dla obu stron wymianie, gdy szacunek jest niewielki lub żaden. Oni muszą być pełni szacunku. Niektórzy przerywają, ponieważ są zbyt aroganccy, aby uwierzyć, że masz coś interesującego lub ważnego do przekazania. Potrzebują miary pokory, aby być w stanie współdziałać z innymi w jakikolwiek użyteczny i znaczący sposób.

Jeśli druga osoba nadal przerywa, zakończ rozmowę i odejdź.

Nie pozwól, aby nierozwiązane sprawy pozostały bez odpowiedzi.

Rzadko zdarza się, że nierozwiązane sprawy po prostu odchodzą. Często te problemy wracają, aby prześladować swój związek później. Jeśli nie jesteś w stanie rozwiązać żadnych wyzwań podczas rozmowy, a następnie umówić się na spotkanie, aby omówić go później. It is usually best to make that very matter the singular priority of your follow-up talk.

Use paraphrasing.

Jeśli sprawa jest wystarczająco ważna to sparafrazuj to co zostało powiedziane lub poproś swojego słuchacza(ów) o sparafrazowanie tego co powiedziałeś. Może to być cenne narzędzie do określenia, czy istnieje akceptowalne zrozumienie między stronami. Pomocne może być upewnienie się, że rozumiesz, co zostało powiedziane, poprzez przeformułowanie tego, co powiedziała druga osoba i zapytanie jej, czy to jest to, co rzeczywiście zostało powiedziane lub miało na myśli.

Podsumowanie spotkań.

Podczas spotkań, poświęć czas na podsumowanie tego, co zostało omówione i komu przydzielono różne zadania.

Uzyskaj pomoc, gdy komunikacja z inną osobą jest trudna.

Jeśli konsekwentnie masz trudności w komunikacji z inną osobą, skorzystaj z pomocy jednej lub dwóch innych osób, aby poprawić komunikację. Często może to rozwiązać problem między regularnie skonfliktowanymi osobami. Bądź świadomy, że nie zawsze oznacza to, że rozwiązanie zostanie osiągnięte.

Przedstawiaj duży obraz, ale nie nadużywaj uogólnień.

Przedstawiaj abstrakcyjne koncepcje z konkretnymi przykładami. Jak radzą specjaliści od komunikacji: namaluj słowny obraz i połącz kropki.

Zdejmuj rozpraszacze.

Bądź świadomie odkładał rzeczy, które mogą pozbawić Twoją rozmowę wartości, na którą zasługuje. Wyłączanie telefonu komórkowego, zamykanie tabletu lub komputera, zdejmowanie słuchawek z głowy to sposoby, aby to zrobić. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.