Propozycja projektu jest dokumentem, który definiuje niezbędne kroki w kierunku rozwiązania konkretnego problemu. Przedstawia on logiczny rozwój i opis problemu, plan działań zmierzających do rozwiązania problemu oraz wymagania budżetowe dla tego samego. Propozycja jest przedkładana darczyńcy w oczekiwaniu na fundusze, abyś mógł kontynuować swoje wysiłki w celu stworzenia wpływu społecznego.
Projektowanie projektu jest procesem czasochłonnym i wymaga zwrócenia uwagi na każdy etap rozwoju projektu. Zanim omówimy wskazówki dotyczące pisania propozycji, zrozumiemy najpierw proces pisania propozycji.
Cały proces składa się przede wszystkim z dwóch głównych etapów:
1. Planowanie projektu: Podczas fazy planowania, będziesz zobowiązany do odpowiedzi na kilka pytań, zanim będzie można ostatecznie rozpocząć penning dół wniosek. Niektóre z pytań, które chciałbyś zadać sobie podczas fazy planowania są:
- Kim są darczyńcy, że będzie ubiegać się o?
- Czy organizacja kwalifikuje się do kryteriów kwalifikowalności określonych przez agencję darczyńcy?
- Jaki jest problem, który ma rozwiązać propozycja?
- Kto będzie zaangażowany w pisanie propozycji?
Większość organizacji całkowicie pomija planowanie projektu i ostatecznie nie udaje się napisać dobrej jakości propozycji.
2. Pisanie propozycji: Po przejściu przez fazę planowania, rozpoczyna się właściwa praca nad przygotowaniem wniosku. Podczas pisania propozycji będziesz musiał zwrócić uwagę na wytyczne darczyńcy, formatowanie, ustalenie właściwego tonu propozycji, opracowanie budżetu itp.
Ważne jest, abyś zwrócił uwagę na oba kroki w celu opracowania silnej propozycji. Aby pomóc w pisaniu skutecznych wniosków, przewodnik został podzielony na trzy części.
Część 1 zawiera ważne punkty, o których należy pamiętać w fazie planowania;
Część 2 wyszczególnia ważne punkty, o których należy pamiętać podczas pisania wniosku;
Część 3 podaje niektóre z powodów, z powodu których wnioski nie otrzymują pożądanych funduszy.
Część 1. Wskazówki, o których należy pamiętać w fazie planowania
(1) Zidentyfikuj problem, który twój projekt ma rozwiązać: Podczas pisania wniosku ważne jest, abyś zidentyfikował problem, którym się zajmiesz. Może istnieć kilka problemów, które istnieją w Twojej miejscowości, ale nie możesz zająć się wszystkimi tymi problemami na raz i dlatego musisz zidentyfikować konkretny problem dla swojej propozycji. Zidentyfikuj najbardziej palący problem dominujący w miejscu realizacji projektu i odpowiednio sfinalizuj strategię, którą przyjmiesz w celu rozwiązania problemu.
(2) Zidentyfikuj potencjalne agencje finansujące: Prawdopodobieństwo, że Twoja propozycja otrzyma fundusze w dużej mierze zależy od tego, czy złożysz ją do właściwych darczyńców. Ważne jest, abyś zidentyfikował darczyńców, których priorytety i kryteria finansowania odpowiadają Twojej organizacji. Niektóre pytania, które mogą pomóc w identyfikacji potencjalnych darczyńców, to:
- Które agencje darczyńców aktywnie finansują działania w Twojej okolicy?
- Czy dana agencja darczyńców finansuje organizacje podobne do Twojej?
- Czy kwalifikujesz się do złożenia wniosku do tej agencji?
- Jakie są wytyczne dotyczące składania wniosków?
- Czy masz wystarczająco dużo czasu na złożenie wniosku?
Najlepszym sposobem na zlokalizowanie darczyńców jest przeszukanie Internetu w celu znalezienia różnych szczegółów na ich temat. Można również skorzystać z bazy danych darczyńców, aby zidentyfikować darczyńców odpowiednich do złożenia wniosku. Podczas tego etapu najprawdopodobniej uda ci się zidentyfikować 4-5 darczyńców, którzy udzielają dotacji na działania, które zamierzasz podjąć.
(3) Dowiedz się, czego szuka darczyńca: Przeczytaj bardzo uważnie Wytyczne do ogłoszenia o finansowaniu i zrozum, czego poszukuje darczyńca. Wiele organizacji pomija ten ważny krok i zapoznaje się z nimi dopiero podczas składania wniosku. Wytyczne jasno określają kryteria kwalifikowalności, wymagania dotyczące formatu, terminu, informacji budżetowych, limitu stron, dokumentów, które należy złożyć itp. Należy przeprowadzić badania kontekstowe dotyczące darczyńcy, aby zrozumieć jego działania, dotychczasowe projekty, które były finansowane, liczbę wspieranych projektów itp. Po zakończeniu badań możesz zacząć pracować nad swoją propozycją.
(4) Zorganizuj dobry zespół roboczy: Nie obciążaj się nadmiernie całym procesem pisania propozycji; zamiast tego przydziel różne sekcje swojemu zespołowi, zgodnie z ich doświadczeniem. W zależności od wielkości Twojej organizacji pozarządowej, zorganizuj zespół z jasno określonymi obowiązkami, odpowiedzialnością i harmonogramem. Członkowie zespołu powinni posiadać dobre umiejętności pisarskie oraz solidną wiedzę techniczną na dany temat.
(5) Przeczytaj zwycięskie propozycje: Podczas opracowywania wniosku upewnij się, że czytasz kilka zwycięskich propozycji (są one zazwyczaj dostępne online). Pomoże Ci to w ustrukturyzowaniu wniosku i da Ci wgląd w terminologię, format i język preferowany przez darczyńców.
Część 2. Wskazówki do zapamiętania podczas fazy pisania propozycji
(1) Tytuł projektu powinien uchwycić jego istotę: Decydując się na tytuł wniosku, upewnij się, że jest on atrakcyjny i daje czytelnikowi ogólne pojęcie o projekcie.
(2) Nadaj wnioskowi właściwą strukturę: Najczęściej agencja finansująca dostarczy Ci szablon/format wniosku do złożenia. W przypadku, gdy agencja finansująca nie dostarczyła szablonu, można użyć standardowego szablonu wniosku z następującymi podtytułami:
(3) Wprowadzić do projektu innowacyjne pomysły i elementy: Większość darczyńców wspiera organizacje, które są w stanie wprowadzać innowacje i wymyślać nowatorskie pomysły w swoich propozycjach projektów. Postaraj się włączyć trochę kreatywności do któregoś z elementów projektu, czy to w zakresie świadczenia usług, kanałów komunikacyjnych, czy zastosowania technologii.
(4) Napisz streszczenie w jasny, zwięzły i atrakcyjny sposób: Streszczenie nie tylko podsumowuje propozycję projektu, ale także ujawnia ważne punkty odnoszące się do problemu, rozwiązania, wyjątkowości propozycji i powodu, dla którego Twoja organizacja jest odpowiednia do realizacji takiego projektu. Aby nadać właściwy ton, ważne jest, że jesteś w stanie odnieść się do Dlaczego, Jak, i Co propozycji w samym streszczeniu.
(5) Bądź konkretny i do punktu: Napisz tylko to, co jest naprawdę ważne i wspomnij o faktach, które wzmacniają twoją sprawę. Napisz wniosek, aby przekazać niezbędne informacje do czytelnika, tak, że jest on w stanie jasno zrozumieć swoją propozycję projektu. Unikaj pisania historyjek i nieistotnych rzeczy we wniosku, ponieważ recenzenci muszą przejrzeć kilka wniosków, Twoim celem powinno być jasne przedstawienie sprawy na kilku stronach, a nie zanudzanie/nadmierne obciążanie ich niepotrzebnymi szczegółami
(6) Dołącz odpowiednie przykłady/studia przypadków: Włączenie odpowiednich przykładów do wniosku daje darczyńcy pojęcie o tym, jak Twoja organizacja radziła sobie wcześniej z podobnymi sytuacjami. Spróbuj wspomnieć o odpowiednich studiach przypadków, w których Twoja organizacja pomogła ludziom w przezwyciężeniu problemów i wywarła pozytywny wpływ.
(7) Pisząc o swojej organizacji, nie chwal się swoimi osiągnięciami: W części, w której wspominasz o organizacji, używaj języka, który nie sprawia wrażenia przechwałek na Twój temat, a raczej udowadnia darczyńcy, że jesteś w stanie poradzić sobie z projektem i pomyślnie go zakończyć. Możesz wspomnieć o osiągnięciach i nagrodach, które Twoja organizacja otrzymała za wykonanie podobnego rodzaju pracy.
(8) Użyj danych i faktów, aby wesprzeć swój przypadek: Podczas pisania uzasadnienia projektu przytocz fakty i liczby jako dowody na poparcie swojego problemu. Fakty te mogą pochodzić z danych zebranych przez Twoją organizację lub z artykułów badawczych, raportów rządowych, artykułów informacyjnych itp. Upewnijcie się, że dane, które cytujecie są aktualne i pochodzą z wiarygodnego źródła. Unikaj używania danych, jeśli są one nieaktualne i nie jesteś pewien ich źródła.
(9) Cel powinien jasno wskazywać cel Twojej propozycji: Cel wniosku powinien być napisany w jasny sposób, aby wskazać główny cel projektu, docelowego beneficjenta i konkretne aspekty projektu. Unikaj używania niepraktycznych i niejasnych stwierdzeń w deklaracji celu.
(10) Zachowaj tylko jeden cel dla wniosku: Wskazane jest, aby Twoja propozycja projektu miała tylko jeden cel. Posiadanie wielu celów w projekcie wskazuje, że jesteś zdezorientowany i nie jesteś pewien, co naprawdę zamierzasz zrobić w ramach projektu.
(11) Napisz S.M.A.R.T cele: Cele to szczegółowe stwierdzenia opisujące sposoby, dzięki którym zamierzasz osiągnąć cel. Użyj metody S.M.A.R.T. przy pisaniu celów, co oznacza pisanie konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, realistycznych i określonych w czasie stwierdzeń.
(12) Jasno opisz metodologię, którą będziesz stosować, aby osiągnąć zamierzone cele: Podczas pisania podejścia/metodologii projektu wyraźnie opisz każdy krok, który będziesz wdrażać. Podaj szczegóły strategii (Liczba warsztatów do zorganizowania, Szkolenia na temat XVZ do przeprowadzenia w okresie 3 miesięcy itp.), którą przyjmiesz, aby dostosować swoje działania projektowe do celów projektu.
(13) Unikaj używania żargonów i języka technicznego: Używaj prostego, łatwego do zrozumienia języka w całym wniosku. Czytelnik/recenzent wniosku niekoniecznie musi być ekspertem w danej dziedzinie i może nie być świadomy technicznych słów, więc używaj prostych słów, aby wyjaśnić swój problem i rozwiązanie.
(14) Użyj wykresów, diagramów przepływu, wykresów informacyjnych, aby przedstawić wniosek: Aby Twoja propozycja wyróżniała się na tle innych, zawsze lepiej jest używać prostych diagramów, map, wykresów itp. zamiast zwykłego tekstu. Korzystanie z wykresów przepływu i diagramów pomaga czytelnikowi w zrozumieniu kontekstu w lepszy sposób, a także sprawia, że wniosek jest bardziej atrakcyjny
(15) Postępuj zgodnie z określonymi wytycznymi: W żadnym wypadku nie należy przekraczać limitów określonych w wytycznych dla darczyńców, liczba stron, rozmiar czcionki, odstępy między wierszami itp. powinny być zgodne z wytycznymi. Wytyczne są tam z jakiegoś powodu i należy się do nich stosować.
(16) Sformatuj wniosek prawidłowo: Sformatuj wniosek w taki sposób, aby wyglądał atrakcyjnie. Wszystkie akapity powinny być starannie wyrównane; tekst powinien być czytelny z wystarczającymi odstępami między wierszami, a cały tekst powinien mieć tę samą czcionkę (zarówno rozmiar, jak i typ). Strona wszystkie numery poprawnie.
(17) Pobierz wniosek recenzja przez kolegów i rewizji go: Jest to zawsze dobry pomysł, aby uzyskać wniosek recenzja przez swoich kolegów / członków zarządu itp. Wiele organizacji otrzymuje również swoje propozycje do recenzji przez zimnego czytelnika (osobę, która nie była zaangażowana w pisanie projektu). Przejrzyj komentarze recenzentów i dostosuj się do ich sugestii, krytyki oraz popraw błędy i pominięcia sugerowane przez nich. Recenzja pomaga w poprawie jakości wniosku. Przejrzyj wniosek ponownie i ponownie, aby usunąć niepotrzebne szczegóły, błędy gramatyczne i merytoryczne. Podczas weryfikacji wniosku upewnij się, że wniosek jest zgodny z wytycznymi, wyraźnie łączy cele i działania oraz jest wolny od błędów.
(20) Odpowiedz na wszystkie pytania/ sekcje wymienione w szablonie wniosku: Nie pozostawiaj żadnej sekcji/pytania bez nadzoru. Nawet jeśli uważasz, że pytania są powtarzalne, upewnij się, że napisałeś właściwą odpowiedź. Niekompletne formularze są dyskwalifikowane już w pierwszym badaniu i nie są akceptowane do dalszego przeglądu przez agencję.
(21) Unikaj plagiatu: Upewnij się, że wniosek jest poprawnie zredagowany i został sprawdzony pod kątem plagiatu. W przypadku, gdy użyłeś akapitu, danych, faktów lub innych informacji z dowolnego artykułu, upewnij się, że podałeś wszystkie źródła. Aby uniknąć plagiatu, można parafrazować, przytaczać, cytować lub umieszczać stronę referencyjną na końcu wniosku. Wiele agencji (zwłaszcza badawczych) korzysta z oprogramowania antyplagiatowego i w momencie, gdy Twoja propozycja wykazuje oznaki plagiatu, może zostać zdyskwalifikowana.
(22) Zaprojektuj budżet z najwyższą starannością: Upewnij się, że wszystkie pozycje budżetowe spełniają wymagania agencji finansującej. Zawsze przygotuj narrację z budżetem, aby wyjaśnić różne wydatki. Ważne jest, aby budżet projektu był dostosowany do działań projektowych i powinieneś być w stanie uzasadnić wszystkie koszty, które wymieniasz.
Część 3. Dlaczego wnioski kończą się niepowodzeniem??
Nawet jeśli organizacje pozarządowe przygotowują wiele wniosków każdego roku, tylko kilka wybranych otrzymuje wymagane finansowanie. To prowadzi nas do ważnego pytania, dlaczego organizacjom nie udaje się pisać dobrych wniosków. Istnieje kilka powodów, dla których niektóre wnioski nie są w stanie przekonać darczyńców do wsparcia ich sprawy. Poniżej przedstawiamy niektóre z najczęściej występujących przyczyn:
(1) Nieprzestrzeganie wytycznych: Większość darczyńców ma konkretne wytyczne dotyczące składania propozycji, tematu projektu, formatu i terminów. Wiele organizacji pozarządowych nie zapoznaje się z tymi wytycznymi i składa swoje propozycje bez uwzględnienia niezbędnych instrukcji. Musisz zrozumieć, że te wytyczne istnieją tylko dlatego, że darczyńca chce, abyś się do nich stosował.
(2) Niewystarczające fakty i dane na poparcie twojej propozycji: Wiele organizacji pozarządowych pisze propozycje z tak wielkim ładunkiem emocjonalnym, że zupełnie pomijają one wykorzystanie odpowiednich danych. Możesz mieć atrakcyjną historię, ale jeśli nie masz faktów na jej poparcie, darczyńca nie zwróci na nią uwagi. Pamiętaj, że Twoja propozycja nie jest scenariuszem do filmu, ale dokumentem biznesowym, na podstawie którego Twoja organizacja otrzyma fundusze.
(3) Niejasność: Innym powodem, dla którego wiele wniosków nie trafia do darczyńcy, jest fakt, że organizacje pozarządowe piszą wnioski bez właściwego opisania problemu, docelowych beneficjentów, celów i działań. To sprawia, że propozycja jest niejasna i nie wskazuje jasno, dlaczego chce się uzyskać wsparcie od danej agencji. Żaden darczyńca nie zainwestuje w projekt, który nie ma odpowiedniej wizji i nierealistycznego celu.
(4) Słaba prezentacja i błędy: Jak wspomniano wcześniej, wniosek stanowi podstawę twojej relacji z darczyńcą, ważne jest, abyś przedstawił go w profesjonalny sposób. Czasami propozycje są tak słabo napisane i przedstawione, że recenzent nie dostrzega punktu / intencji. Innym ważnym problemem związanym z propozycjami są błędy ortograficzne i gramatyczne we wniosku. Darczyńca z pewnością zignoruje kilka błędów, ale jeśli twój wniosek zawiera liczne błędy, nie zrobi to dobrego wrażenia i doprowadzi do porażki.
(5) We wniosku brakuje planu ewaluacji lub monitoringu: Darczyńcy mają tendencję do finansowania tych projektów, które mają plan ewaluacji i strukturę monitoringu. Posiadanie planu ewaluacji we wniosku sprawia, że organizacja staje się bardziej odpowiedzialna i zwiększa swoje szanse na uzyskanie finansowania.
(6) Złożenie wniosku po terminie: Wiele organizacji składa propozycję po upływie terminu, co prowadzi jedynie do dyskwalifikacji propozycji.
(7) Nie jest skierowana na misję agencji darczyńcy: Jeśli organizacja nie przeprowadziła wystarczających badań na temat agencji darczyńcy, jest prawdopodobne, że propozycja nie pasuje do misji i celu darczyńcy.
(8) Niekompletna propozycja/niekompletne dokumenty: Wiele organizacji składa wnioski, które są niekompletne i nie odpowiadają na wszystkie pytania/części szablonu projektu. Czasami organizacje nie przedkładają dokumentów (listu poparcia, dokumentów rejestracyjnych, listu autoryzacyjnego itp.)
Top 25 tips at a Glance
Jako że pisanie propozycji jest procesem czasochłonnym, zawsze zaczynaj wcześnie, tak abyś miał czas na edycję, rewizję, przegląd i ostateczne złożenie. Idź naprzód, napisz wniosek i złóż go w terminie.
Jeśli składasz wniosek drogą pocztową, upewnij się, że wszystkie dokumenty są odpowiednio nazwane i umieszczone w folderze spakowanym. Do tego należy dołączyć list przewodni.
Jeśli agencja darczyńcy wymaga złożenia wniosku w formie papierowej, należy wysłać kopie w odpowiednim czasie, tak aby wniosek dotarł do biura w wyznaczonym terminie. Wszystkie dokumenty należy odpowiednio spiąć i złożyć w biurze urzędnika finansującego.
Jeśli wniosek jest składany online, należy kliknąć na przycisk składania i złożyć wniosek.
Related:
- How to Develop a Budget for your Project Proposal?
- A Simple Step-by-Step Guide for NGOs on „How to write Proposals”
- How to Write a Master Proposal Template