(CNN) Spotkania mogą być nudne, ale mogą naprawdę przeciągnąć się, gdy ktoś mówi za dużo lub schodzi z tematu.
Jeśli jedna osoba dominuje w rozmowie, może to zniechęcić innych do zabierania głosu, co oznacza brak nowych pomysłów i możliwości poznania różnych opinii.
„Nigdy nie prowadziłam zespołu, w którym nie byłoby w jakimś stopniu kogoś, kto jest nadmiernie gadatliwy” – powiedziała Ellen Faye, trenerka produktywności i przywództwa.
Liderzy muszą się nauczyć, jak zarządzać spotkaniem. Muszą przejąć inicjatywę, gdy ktoś zejdzie z torów, ale muszą również zachować ostrożność, jeśli chodzi o powstrzymanie tej osoby.
„Chcesz, aby spotkania były użyteczne, a jeśli masz kogoś, kto ciągle się denerwuje – to spotkanie stało się nieproduktywne”, powiedziała Faye.
Ustalenie solidnej agendy
Łatwiej jest utrzymać ludzi na właściwym torze dzięki kompleksowej agendzie, która zawiera tematy i ramy czasowe. Zapewnia ona plan tego, co będzie (a co nie będzie) omawiane, co może pomóc ludziom w utrzymaniu tematu.
Nastaw ton spotkania od samego początku: Powiedzenie uczestnikom, że planujesz, aby sprawy toczyły się zgodnie z tematem, może sprawić, że ludzie będą bardziej świadomi swojego czasu na wypowiedź i mniej niezręcznie będzie, jeśli będziesz musiał wkroczyć do akcji.
Utwórz limity czasowe
Ustalenie parametrów może również pomóc ograniczyć nadmierne gadulstwo.
Możesz poprosić, aby ludzie ograniczyli swoje komentarze do około jednej lub dwóch minut, lub aby podzielili się swoją najważniejszą myślą, a następnie przeszli do następnej osoby, zaleca Faye.
Inną opcją jest określenie, że chcesz usłyszeć od każdego uczestnika przynajmniej raz, ale nie więcej niż trzy razy. „W ten sposób każdy jest zmuszony do zabrania głosu i wzięcia udziału w dyskusji, ale nadmierne gadulstwo będzie bardziej ograniczone” – powiedziała Faye.
Wprowadź ich z powrotem na właściwe tory
Wszyscy możemy czasami zagłębić się w chwasty i ryzykować, że ugrzęźniemy w szczegółach, które nie są istotne.
Jeśli tak się dzieje, Faye zasugerowała, aby powiedzieć coś w stylu: To są świetne szczegóły, nad którymi warto popracować. Zanotujmy to sobie na później.
„Potrzeba lidera z pewnością siebie, aby wiedzieć, kiedy jest już dość” – powiedziała.
Stwórz „parking”
Upewnienie się, że uczestnicy czują się wysłuchani jest ważne, ale czasami ich pomysły po prostu nie są istotne dla omawianego tematu. Takie pomysły można przesłać na „parking”, czyli listę, którą tworzysz, albo na papierze, albo do wglądu dla wszystkich.
To zatwierdza pomysł, ale utrzymuje rozmowę w temacie. Pamiętaj tylko, aby na koniec spotkania wrócić do parkingu.
„Działania na parkingu muszą być w jakiś sposób kontynuowane” – radzi Hallie Crawford, certyfikowany coach kariery. Może to oznaczać przeniesienie pomysłu do porządku obrad następnego spotkania, wyznaczenie osoby, która się nim zajmie, lub załatwienie go za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Grzecznie przerywaj
Jeśli ktoś seryjnie przesadza z mówieniem lub ktoś od kilku minut zbacza z tematu, może to być czas, aby przerwać – wystarczy być uprzejmym.
Jeśli ktoś jest gadatliwy i nie przechodzi do rzeczy, Crawford zasugerował, aby powiedzieć coś w stylu: „Joe, jeśli mogę przerwać, myślę, że to świetna myśl. Czy masz jakieś zalecenia dotyczące tego, jak możemy wdrożyć ten plan lub strategię?”
Powiedziała również, że zwroty takie jak: „Przepraszam, że przerywam, ale w interesie czasu” lub „przywracając nas do porządku obrad” mogą również sprawić, że ludzie wrócą na właściwe tory, nie wychodząc przy tym jako surowi.