Formularz IRS W-2 zawiera szczegółowe informacje na temat wynagrodzenia brutto pracownika, składek na Social Security i Medicare, federalnego i stanowego podatku dochodowego pobieranego u źródła oraz innych odliczeń związanych z podatkiem. Pracodawcy muszą dostarczyć to oświadczenie każdemu pracownikowi, który pracował dla ich firmy w ciągu roku podatkowego.
Formularz musi być dostarczony pracownikom i złożony do Social Security Administration nie później niż 31 stycznia następnego roku.
Co to jest Formularz W-2?
Formularz W-2 dostarcza informacji o dochodach i potrąceniach dla pracowników w celu rozliczenia podatku dochodowego, oraz dostarcza te same informacje do IRS i Social Security Administration (SSA).
Musi być wypełniony dla każdego pracownika, od którego potrącane były podatki dochodowe, Social Security i Medicare w ciągu roku. Wyjątek stanowią pracownicy, którzy twierdzą, że są zwolnieni z potrącania podatku na formularzach W-4, które powinni dostarczyć swoim pracodawcom w momencie zatrudnienia.
Kto korzysta z Formularza W-2?
Formularz W-2 jest dostarczany pracownikom, a nie niezależnym wykonawcom, freelancerom i innym osobom niebędącym pracownikami, takim jak sprzedawcy. Zamiast tego należy użyć formularza 1099-MISC, aby dostarczyć informacje o dochodach tym osobom. Większość osób nie będących pracownikami musi otrzymać formularz 1099-MISC, jeśli zapłaciłeś im 600 dolarów lub więcej w poprzednim roku.
Sprawdź z profesjonalistą podatkowym, jeśli nie jesteś pewien czy pracownik jest pracownikiem czy niezależnym kontrahentem, ponieważ może to być ważne rozróżnienie z poważnymi konsekwencjami, jeśli źle zakwalifikujesz pracownika. Możesz również złożyć formularz SS-8 do IRS z prośbą o rozstrzygnięcie tej kwestii.
Gdzie zdobyć formularze W-2
Formularze W-2 możesz otrzymać w lokalnym sklepie z artykułami biurowymi, od swojego CPA, lub możesz uzyskać do nich dostęp online z IRS. Możesz również uzyskać formularze W-2 z większości programów do przygotowywania podatków dla firm.
W przeciwieństwie do wielu innych formularzy podatkowych, nie możesz pobrać i wydrukować formularzy W-2 ze strony internetowej IRS, jednakże. Kopia A ma określony kolor czerwonego atramentu i tylko oryginały oznaczone tym kolorem mogą być składane.
Jak wypełnić formularz W-2
Możesz przygotować formularze W-2 ręcznie używając wypełnialnego formularza PDF na stronie SSA, lub możesz to zrobić używając wersji dla małych firm w większości programów do przygotowywania deklaracji podatkowych. Możesz również skorzystać z usługi przygotowania podatkowego, oprogramowania do przygotowania podatkowego dla firm lub usługi płacowej, aby przygotować, złożyć i wysłać formularze W-2.
Na formularzu W-2 często popełniane są pewne błędy. Poświęć kilka minut, aby upewnić się, że wszystko jest poprawne, zanim rozdasz formularze swoim pracownikom i zanim prześlesz je do SSA.
Pola na formularzu są wyraźnie oznaczone, co dokładnie mówi, jakie informacje należy wpisać w każde miejsce. Jednak jednym z częstych błędów popełnianych przez pracodawców jest niezgłoszenie kosztów ubezpieczenia zdrowotnego pracowników. Informacje te znajdują się w polach od 12a do 12d, a instrukcje są dołączone do formularza.
Będziesz musiał przejść przez proces korekty z SSA, aby naprawić wszelkie błędy popełnione na tych formularzach.
Czy formularze W-2 mogą być składane drogą elektroniczną?
Formularze W-2 mogą być składane drogą elektroniczną na stronie internetowej SSA, ale najpierw należy zarejestrować się w Business Services Online SSA. Strona oferuje również wiele innych pomocnych usług.
W przypadku wybrania tej opcji, złożysz tylko elektroniczną kopię kopii A. Zatrzymaj kopię A i przekaż pozostałe kopie. Zatrzymaj Kopię A i przekaż pozostałe kopie pracownikowi.
Gdzie wysłać formularz W-2
SSA udostępnia na swojej stronie internetowej listę adresów, pod które można wysyłać papierowe formularze W-2. Adres, którego użyjesz zależy od tego czy składasz oryginalny czy poprawiony formularz W-2, oraz czy korzystasz z usług U.S. Postal Service czy prywatnego przewoźnika jak FedEx.
Jak złożyć formularz W-2
Formularze W-2, wraz z formularzem W-3, muszą być złożone w SSA nie później niż do 31 stycznia następnego roku. Termin przekazania formularzy W-2 pracownikom również upływa 31 stycznia. Formularz W-3 jest formularzem transmisyjnym używanym do zsumowania wszystkich informacji zawartych w poszczególnych formularzach W-2 w jedną całość dla SSA.
Nie musisz składać formularza transmisyjnego W-3, jeżeli składasz swoje formularze W-2 online do SSA, ale będziesz potrzebował tego formularza, jeżeli składasz wniosek pocztą.
Istnieją grzywny i kary za złożenie W-2 po terminie, ale możesz ubiegać się o 30-dniowe przedłużenie, jeśli kończy ci się czas. Przedłużenie nie jest jednak przyznawane automatycznie. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.