Jak zorganizować idealną galę fundraisingową

Dla przedsiębiorców społecznych, którzy chcą zmienić status quo i rozwiązać wielkie problemy świata, organizowanie gali fundraisingowej może wydawać się archaiczne, a nawet obraźliwe. Jednak organizacje non-profit organizują gale od pokoleń – ponieważ one działają.

Oczywiście, gala nie będzie działać dla każdej sprawy czy organizacji. Na początek, Twoje przedsiębiorstwo społeczne musi być organizacją non-profit. Chociaż jest to konieczne, status 501(c)(3) nie jest wystarczający, aby zorganizować udaną galę.

Aby dowiedzieć się, co decyduje o sukcesie gali, zebrałem spostrzeżenia od pięciu osób, które wspólnie z powodzeniem zorganizowały wydarzenia, na których zebrano miliony dolarów.

Ekspertami są Carla Javits, dyrektor generalny REDF; Fred Reggie, dyrektor generalny Fred Reggie Associates; Jordan Levy, dyrektor ds. relacji zewnętrznych Ubuntu Pathways; Brett Durbin, dyrektor generalny Trash Mountain Project, oraz Derek Rapp, dyrektor generalny JDRF.

Które organizacje są dobrymi kandydatami?

Jeśli każda organizacja nie jest dobrym kandydatem na galę, to które są, a które nie?

Organizacje muszą mieć „bazę zwolenników, którzy sami mogą być energiczni”, mówi Carla Javits, której organizacja REDF finansuje przedsiębiorstwa społeczne nonprofit, które pomagają ludziom pokonać bezdomność i uwięzienie, aby mogli wrócić do produktywnej, satysfakcjonującej pracy. W ciągu ośmiu lat gale organizacji przyniosły miliony dolarów.

Zauważa ona, że organizacja jest dobrze dopasowana, jeśli ma kierownika projektu zdolnego do zaplanowania i zorganizowania tak dużego wydarzenia.

Jordan Levy, którego ostatnia gala przyniosła „prawie milion dolarów” na rzecz Ubuntu Pathways w RPA, wyjaśnia, dlaczego tak ważne jest, aby organizacja miała istniejącą bazę wsparcia przed podjęciem próby zorganizowania gali. „Wiąże się to z kosztami ogólnymi, a zaplanowanie i przeprowadzenie gali pochłania mnóstwo czasu pracowników. Część przychodów musi być przewidywalna. Jeśli nie masz ustalonej sieci kontaktów, gala może być ryzykowną propozycją.”

Fred Reggie, którego firma pomaga organizować gale i inne imprezy fundraisingowe dla organizacji non-profit, zauważa, że sprawa jest kluczowa. „Organizacje, które zajmują się dziećmi (zwłaszcza tymi, które cierpią na wyniszczające choroby), sztuką, hospicjami i opieką zdrowotną są tymi, które mogłyby dotrzeć do zamożnej grupy demograficznej, która czułaby się komfortowo podczas gali. Dodaje, że gale wspierające zwierzęta również cieszą się powodzeniem. Nie jest zaskoczeniem, że dobrze sprawdzają się gale organizowane przez celebrytów.

Brett Durbin, którego niskobudżetowe gale zebrały do 300 000 dolarów, przy średnich wydatkach wynoszących zaledwie 25 000 dolarów, twierdzi, że prawie każda organizacja non-profit może sprawić, że będzie działać, „jeśli istnieje zapotrzebowanie na takie wydarzenie.”

Derek Rapp, którego krajowa organizacja walcząca z cukrzycą typu 1 ma oddziały w całym kraju, które organizują gale. Kluczem, jego zdaniem, jest posiadanie wolontariuszy, którzy wspierają personel w planowaniu wydarzeń.

Organizacja

Nasi eksperci sugerują, aby planowanie rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, być może nawet 18 miesięcy w przypadku dużego, pierwszego wydarzenia. Levy zauważa, że planowanie kolejnego wydarzenia zaczyna się od dokładnej analizy poprzedniego.

Jednym z kluczy, zauważa Javits, jest wyznaczenie jednej osoby, która jest ostatecznie odpowiedzialna za wydarzenie – kogoś „z dobrymi umiejętnościami zarządzania projektem.”

Na początku ważne jest, aby zorganizować komitet planowania, który obejmuje pracowników i wolontariuszy – w tym członków zarządu – którzy będą zaangażowani w planowanie i podejmowanie decyzji. Nigdy nie organizuj spotkania komitetu bez osoby decyzyjnej; ktoś musi być w stanie zatwierdzić lub odrzucić każdą pozycję wydatków, punkt wiadomości lub decyzję dotyczącą rozrywki. Jeśli komitet spotyka się co miesiąc i pojawia się pytanie, na które nie można udzielić odpowiedzi, miesiąc pracy może być stracony.

Przed wiele pracy może się rozpocząć, komitet powinien rozstrzygnąć na temat, cele finansowe i wykonawców. Członkowie komitetu powinny być wybierane wzajemnie, to znaczy personel powinien być wygodne z wyboru osoby i osoba powinna być wygodne z zadaniem do prowadzenia podkomitetów dla kluczowych funkcji:

• Finanse i budżet
• Miejsca, żywności i napojów
• Sponsorowanie
• Głosiciele i rozrywka
• Sprzedaż biletów i rejestracja na imprezie
• Losowanie lub loteria
• Cicha aukcja
• Aukcja na żywo
• Inne darowizny i działania następcze

Jeśli nie zdecydujesz się na losowanie, cichej aukcji lub aukcji na żywo, oczywiście nie będziesz potrzebować tych komitetów, ale zrezygnujesz z potencjalnych przychodów, które z nich wynikają.

Zauważ, że przy dziewięciu podkomisjach liczba osób zaangażowanych w planowanie wydarzenia powinna szybko wzrosnąć do kilkudziesięciu. Kilka osób może być chętnych do służby w dwóch komitetach, ale zazwyczaj będziesz chciał, aby wolontariusze skupili się na wąskich, ale strategicznych elementach, tak aby utrzymać ich zaangażowanie, ale nie przytłoczyć.

Na pierwszym spotkaniu zaplanuj wszystkie spotkania, które pełny komitet odbędzie do czasu wydarzenia. Możesz chcieć organizować rzadsze spotkania na początku i częstsze, być może cotygodniowe, w ostatnim miesiącu przygotowań.

Temat wybrany przez komitet powinien być ściśle dopasowany do misji i celu organizacji – planujesz zbiórkę pieniędzy, a nie bal. Po wybraniu tematu, wszystko inne, od miejsca, jedzenia i napojów, po wystrój i rozrywkę, powinno być w harmonii z tematem. Jak mówi Javits: „Temat jest kluczowy. Zastosuj maksymalną kreatywność, aby powiązać go z Twoimi programami: posiłki, rozrywka, wystrój, a nawet lokalizacja powinny być zgodne z tematem, który z kolei oświetla Twój program.”

Reggie mówi, że bez względu na to, co jeszcze robi Twój temat, „musi krzyczeć FUN!”

„Nie myśl o tym przesadnie”. Levy z Ubuntu proponuje taką przestrogę: „Twoi goście to ludzie z zajętymi życiami i to jest ich wieczór. Nie próbuj wprowadzać zbyt wiele treści. Niech wieczór będzie krótki. Pomyśl o typie wieczoru, jaki sam chciałbyś spędzić. Ludzie chcą być zaangażowani, rozbawieni i dobrze się bawić. Zadbaj o proste jedzenie, ułatw sobie dostęp do drinka i zaprezentuj swój najlepszy przekaz.”

Finanse i budżet

Koszty organizacji gali – i generowane przez nią przychody – będą inne w Dayton czy Little Rock niż na Manhattanie czy w San Francisco. Mimo to, niektóre wskaźniki finansowe będą spójne dla większości wydarzeń.

Javits i Reggie sugerują, że gala powinna generować około 60% marży zysku. Innymi słowy, jeśli całkowity dochód ze wszystkich źródeł, w tym darowizn przekazanych podczas gali, osiągnie 100 000 dolarów, można oczekiwać, że wydamy 40 000 lub mniej dolarów na wszystkie wydatki, od jedzenia i napojów po identyfikatory i dekoracje.

To podkreśla jeden z argumentów przeciwko organizowaniu gal. Czy zbyt wiele pieniędzy idzie do miejsca i firmy cateringowej? Javits sugeruje, by organizować gale tylko wtedy, gdy nie ma innego, „mniej kosztownego” sposobu na aktywizację darczyńców.

Przy założeniu, że pójdziesz do przodu, dokładnie zaplanuj źródła przychodów. Reggie sugeruje następujący podział przychodów:

• Sponsorowanie: 10%
• Sprzedaż biletów: 40%
• Losowanie/loteria: 10%
• Aukcja cicha: 20%
• Aukcja na żywo: 20%

Używając tego podziału, wszystkie koszty całego wydarzenia są pokrywane ze sprzedaży biletów. Inni sugerują pokrycie kosztów pomiędzy sponsoringiem a sprzedażą biletów. W każdym razie, chcesz, aby losowanie i aukcje generowały gotówkę dla twojej misji, a nie dla twojego kurczaka.

Bardziej szczegółowo omówimy losowanie poniżej, ale ważne jest, aby zauważyć, że dochody, które możesz wygenerować z loterii lub losowania będą się znacznie różnić w zależności od tego, co jest legalne w twoim stanie. Jeśli gry charytatywne są dozwolone i akceptowane kulturowo, możesz w ten sposób uzyskać znacznie więcej niż 10% swoich dochodów. Z drugiej strony, w stanach, które praktycznie zakazują wszelkich gier – nawet na cele charytatywne – może być trudno wygenerować 5% przychodów z nocy, przestrzegając zasad, które wymagają, aby dać darmowe bilety wstępu każdemu, kto poprosi. Niektóre stany całkowicie zakazują loterii.

Wczesnym etapem przygotowań komitet ds. finansów i budżetu powinien przygotować szczegółowy budżet imprezy, zapewniając, że żaden wydatek nie zostanie pominięty.

Miejsce, jedzenie i napoje

Największym wydatkiem i jednym z najbardziej strategicznych aspektów gali jest miejsce. Zazwyczaj miejsce będzie wymagać, aby korzystać z ich kuchni i być może bar. Nie należy podejmować tej decyzji lekkomyślnie.

Reggie sugeruje: „Ktoś z organizacji, kto jest doświadczony i ma duże umiejętności negocjacyjne, powinien być zaangażowany w finalizowanie ustaleń z lokalem. Zawsze jest miejsce na negocjacje – nic nigdy nie jest ustalone w kamieniu. Ponadto, miej dwie lub trzy opcje, kiedy tylko jest to możliwe.”

Durbin zauważa, że hotel, który gości jego wydarzenie zgodził się zrobić to po kosztach!

Levy argumentuje za wyborem miejsca, które jest już eleganckie. „Im mniej będziesz musiał „przekształcać” przestrzeń, tym niższe będą Twoje koszty ogólne.”

Javits mówi, że przy wyborze miejsca należy kierować się bliskością i wygodą dla „najbardziej wartościowych uczestników”. Obejmuje to odpowiedni parking. Dodaje, że powinien on być również dostępny dla osób niepełnosprawnych.

Ważne jest również, aby miejsce miało odpowiedni rozmiar dla wydarzenia, włączając w to inscenizację dla programu i stoły dla wszystkich uczestników, wraz z ekspozycjami związanymi z misją, aukcją i przedmiotami na loterię. Organizacja wydarzenia w zbyt dużej przestrzeni może sprawić, że udane wydarzenie będzie odczuwane jako porażka, ponieważ nie udało się wypełnić sali.

Rapp sugeruje korzystanie z tradycyjnych miejsc. „Chociaż czasami korzystamy z nietradycyjnych miejsc, większość naszych wydarzeń odbywa się w hotelu lub przestrzeni centrum kongresowego.”

Reggie wyjaśnia, dlaczego tak może być. Potrzebujesz „doświadczonego, kompetentnego personelu, w tym menedżera na miejscu, który zapewni, że wszystko, co obiecuje miejsce, zostanie zrealizowane bez problemów”. Zauważa on również, że będziesz chciał mieć dostęp do miejsca spotkania z wyprzedzeniem, aby je przygotować.

Na koniec, ważne jest, aby mieć odpowiedni sprzęt audiowizualny. Może to wymagać podpisania umowy z dostawcą zatwierdzonym przez dane miejsce. Zaplanuj i zaplanuj budżet na sprzęt audiowizualny z góry.

Trash Mountain Project to chrześcijańska służba. Durbin mówi, że nigdy nie mieli napojów dla dorosłych na żadnej z imprez. Większość gal obejmuje jednak przyjęcie koktajlowe i wino do obiadu. Hotele zazwyczaj załatwiają to za Ciebie.

Reggie zauważa, że alkohol może być okazją do znalezienia zniżek lub sponsoringu.

W odniesieniu do przystawek i kolacji, Javits przypomina, aby mieć wegetariańskie/wegańskie/bezglutenowe opcje posiłków dostępne dla tych, którzy ich potrzebują.

Javits mówi również, „Zaczęliśmy podawać dania w stylu rodzinnym, które ludzie muszą podawać dookoła stołu, zamiast podawać posiłek z góry. Ludziom się to spodobało. Dodało to poczucie zabawy i interaktywności.” Sugeruje również podawanie przystawek wcześnie, gdy ludzie przybędą, ale tak, aby nie były zbyt ciężkie.

Reggie podkreśla kreatywność.” Oczywiście, jedzenie może wahać się od teksańskiego grilla do szeregu przysmaków dostarczonych przez kadrę lokalnych znanych szefów kuchni serwowanych w formie bufetu do wielodaniowej kolacji na talerzu.”

„Jeśli bilety kosztują ponad 100 dolarów, nie oczekuj, że wszyscy będą zachwyceni ciepłą sałatką, zimną zupą, gumowym kurczakiem z zieloną fasolką i ziemniakami oraz kawałkiem ciasta marchewkowego już na stole”, dodaje Reggie.

Levy, który, jak pamiętacie, na swojej ostatniej gali zebrał prawie milion dolarów, przestrzega: „Zachowaj prostotę!”. Zauważa, że jedzenie musi być serwowane szybko, gdy jest jeszcze gorące, dla setek ludzi. „

Pamiętaj, mówi Levy, „Nie są tam dla jedzenia, ale powinni się nim delektować.”

Gala JDRF zawiera unikalny akcent: „wyszczególnienie liczby węglowodanów, ponieważ węglowodany są tak ważne w leczeniu T1D.”

Upewnij się, że jedzenie, napoje lub miejsce nie kolidują z Twoją misją. Szukaj możliwości powiązania posiłków z tematem przewodnim.

Sponsorowanie

Znalezienie sponsorów to ważny krok. Im więcej kosztów mogą sfinansować sponsorzy, tym mniej kosztów muszą sfinansować darczyńcy – chcesz, aby ich pieniądze trafiły bezpośrednio do budżetu.

Twój zarząd powinien być świetnym źródłem kontaktów dla sponsorów, według Javitsa.

Reggie dzieli planowanie sponsoringu na cztery kategorie. Szukaj sponsorów we wszystkich tych miejscach:

1. Poprzedni sponsorzy: jeśli nie organizowałeś wcześniej gali, sprawdź, kto sponsorował podobne wydarzenia.
2. Sponsorzy pokrewieństwa: szukaj firm, które są zgodne z Twoją misją.
3. Sponsorzy aktywacji: mogą istnieć organizacje, które oprócz opłaty z góry, są skłonne zapłacić dodatkową opłatę po imprezie za prowadzenie lub konwersje wygenerowane z imprezy.
4. Sponsorzy nagród/aukcji: wiele organizacji charytatywnych poszukuje darowizn wszystkich swoich przedmiotów aukcyjnych i loteryjnych. Można wtedy rozpoznać tych, którzy przekazują te przedmioty w odpowiedni sposób, kiedy ich przedmiot jest wystawiony na aukcji lub loterii.

Sugeruje również sponsoring funkcjonalny, tj. „tytuł, prezentację, dekoracje, stoły, posiłek, obsługę baru, jedzenie, drukowanie i parking.”

Każdy, kto chce zrobić boisko, może, ale najlepiej jest być przygotowanym z „uporządkowaną prezentacją”, która sprawia, że korzyści dla sponsora są jasne, mówi Reggie. Dodaje, że najlepiej, jeśli pitch jest robiony przez osoby, które są „biegłe w sprzedaży i negocjacjach.”

Ubuntu’s Levy ostrzega: „Budowanie właściwych relacji i niezbędnej sieci często zajmuje lata. Chodzi o ciągłe poszukiwanie nowych relacji, utrzymywanie relacji z sympatykami i promowanie swojej marki.”

Brett Durbin, który z powodzeniem wykorzystał skromny budżet do osiągnięcia sukcesu gali, może pochwalić się wielkim sukcesem w kontaktach ze sponsorami. „Zawsze mieliśmy jednego lub dwóch sponsorów, którzy pokrywali cały koszt imprezy, co jest bardzo ważne, ponieważ wszystko inne, co zostało zebrane, jest przeznaczane na działalność naszej organizacji.”

Sponsorowanie gali może mieć bardzo różną wielkość, od firmy, która ofiaruje kosz upominkowy na losowanie, po organizacje, które mogą wypisać sześciocyfrowe czeki, aby zasponsorować imprezę z udziałem tysiąca członków nowojorskiej elity władzy. Zacznij od miejsca, w którym się znajdujesz i pracuj dalej.

Głosiciele i rozrywka

Wprowadzenie programu, który jest tak zabawny i niezapomniany, jak inspirujący, jest kluczem do pozyskania właściwych ludzi na imprezę i skłonienia ich do otwarcia portfeli, gdy już tam będą.

Rapp z JDRF mówi: „Nasze gale są wspaniałą imprezą dla bardzo szczytnego celu. Od samego początku wieczoru, bierzemy pod uwagę doświadczenie gości dla wszystkich darczyńców. Szanujemy ich czas, prowadzimy aukcje wypełnione przedmiotami, które trafiają w ich gusta, zapewniamy dobrze dobrany program i rozrywkę po imprezie.”

Prelegenci powinni mieć związek z Twoją sprawą, zauważają zarówno Rapp, jak i Javits. W rzeczywistości, beneficjenci Twojego programu mogą być świetnymi mówcami. Należy wybrać tych, którzy są gotowi zaakceptować coaching.

Jak zauważa Javits, gwiazdy są świetnymi emceesami. Sugeruje ona, aby uzyskać darowizny na mówców i rozrywkę.

„Główni mówcy powinni posiadać wiedzę na temat organizacji, jej misji i wkładu w społeczność”, mówi Reggie.

Przestrzega on również, że jeśli humor jest brany pod uwagę, powinien być dostarczony tylko przez „doświadczonego humorystę”, który będzie wrażliwy na publiczność. „Nie ma nic gorszego niż członek zarządu lub sympatyk, który myśli, że jest komikiem i chce spróbować swoich sił podczas imprezy. Nie mogę zliczyć, ile razy widziałem, jak to wybuchło i zrujnowało skądinąd wspaniały wieczór.”

Levy mówi, że kluczem do dobrego mówcy lub konferansjera jest zaangażowanie. „Czy potrafią zaangażować publiczność? To jest absolutny numer jeden. Gale mogą być sztywne i formalne. Tłum musi być wciągnięty i napompowany. Obecność na scenie i połączenie są kluczowe”. Oczywiście, przekaz musi być zgodny z misją organizacji.

Durbin unika profesjonalnych mówców i konferansjerów, zamiast tego przylatuje do ludzi ze społeczności, którym służy Trash Mountain w krajach rozwijających się, aby opowiedzieli o tym, jak organizacja wpłynęła na ich życie.

Mówi również: „Staramy się, aby było to wciągające i nie za długie, ponieważ zabawa jest stracona, jeśli trwa w nieskończoność.”

Sprzedaż biletów

Javits wyjaśnia strategię nie tylko wypełniania sali, ale wypełniania jej właściwymi ludźmi. Zaczyna się od „starannego doboru zaproszonych osób”. Skorzystaj z pomocy zarządu i innych osób wspierających, aby zidentyfikować i zaprosić osoby, które są w stanie i mogą udzielić wsparcia. Następnie powiąż temat gali, miejsce i program z zainteresowaniami uczestników, na których najbardziej Ci zależy.

Reggie zgadza się z tym stwierdzeniem. Wszystko, od jedzenia i napojów po wystrój i miejsce, musi przyczyniać się do budowania marki wydarzenia.

Sugeruje zadawanie następujących pytań, które pomogą zidentyfikować właściwych ludzi:

• Co ich motywuje?
• Jakie inne wydarzenia wspierają?
• Jak to się ma do tego wydarzenia?

„Wielcy gracze w każdej społeczności są dobrze znani; zagłęb się w nich i dowiedz się, co sprawia, że są w stanie to zrobić. Zaproś tych, którzy spędzają razem czas towarzyski lub mają silne więzi zawodowe” – mówi Reggie.

Levy zauważa, że choć niektóre organizacje mogą organizować imprezy z udziałem artystów z listy A, większość nie może.

„W naszym przypadku i w przypadku większości organizacji potrzeba lat, aby zbudować sieć zdolną do wypełnienia sali” – mówi Levy. „Gala nie jest organizowana tylko w jedną noc. Musisz zaangażować sympatyków, udowodnić swój wpływ i przekonać ich, że ich inwestycja w galę zwróci się beneficjentom – i że konsekwentnie organizujesz świetną imprezę.”

Durbin mówi, że Trash Mountain Project zaczyna od zapraszania osób, które już wspierają organizację, wiedząc, że wiele z nich zaprosi znajomych i zapełni stoły. On również promuje wydarzenie poprzez lokalne kościoły.

Rapp mówi, że to odpowiedzialność wolontariuszy JDRF, aby wypełnić pokój. „Wolontariusze spędzają czas na współpracy z naszym personelem w zakresie rekrutacji sponsorów i stołów, aby wypełnić nasze sale balowe. Po zabezpieczeniu stołów, rozmowa przenosi się na ustalenie, kto dokładnie powinien zająć miejsca przy tych stołach.”

Wiele organizacji używa kapitanów stołów do wypełnienia stołów. Javits mówi, że ich zadaniem jest zapraszanie i zachęcanie odpowiednich osób. Ich rola obejmuje również upewnianie się, że wieczór jest przyjemny dla tych, którzy w nim uczestniczą, dyplomatyczne edukowanie gości na temat organizacji i zachęcanie do dawania datków. Są to osoby, które poruszają się w obrębie społeczności oraz w swoich kręgach społecznych i biznesowych” – mówi Reggie. „Ich odpowiedzialność nie powinna ograniczać się do zapełniania stołów, ale do promowania sprzedaży biletów przy każdej rozsądnej okazji.”

„Gospodarze stołów odgrywają bardzo ważną rolę na naszych galach”, mówi Rapp o wydarzeniach JDRF. „Ci ludzie są mistrzami sprawy i samego wydarzenia, przekazują informacje swoim gościom i ustalają oczekiwania co do wieczoru. Dają przykład swoim datkiem i przyprowadzają gości, którzy mogą mieć podobny wpływ.”

Właściwa cena biletów jest również ważna. Jak wspomniano wcześniej, chcesz, aby koszty imprezy były w pełni pokryte ze sprzedaży biletów i sponsoringu, tak aby wszystkie pieniądze zebrane podczas imprezy szły bezpośrednio na finansowanie misji organizacji.

Reggie mówi, że bilety powinny być wycenione odpowiednio do publiczności, ale nigdy poniżej 100 dolarów. Mimo to Durbin odniósł sukces, pobierając zaledwie 30 dolarów za bilet – po pokryciu wszystkich kosztów.

Rapp zauważa, że oddziały JDRF zazwyczaj patrzą na ceny pobierane za podobne wydarzenia w swojej społeczności, aby zapewnić punkt odniesienia.

Javits wskazuje, że ceny powinny uwzględniać sponsorów i innych, którzy chcieliby wykupić cały stół.

Jakkolwiek zdecydujesz się wycenić swoje wydarzenie, pamiętaj, aby stworzyć budżet i trzymać się go, aby koszty nie przekroczyły przychodów.

Losowanie lub loteria:

Losowanie lub loteria mogą być jedną z najbardziej ekscytujących części wieczoru, jeśli są dobrze przeprowadzone, ale mogą zrujnować całe wydarzenie, jeśli zasady nie są przestrzegane i ktoś jest zdenerwowany, lub władze złapią wiatr.

Kilka stanów, w tym Alabama, Hawaje i Utah zakazują loterii w jakiejkolwiek formie. To może nadal być legalne, aby zorganizować przypadkowe losowanie okazji, ale należy zachować ostrożność. Istnieją trzy elementy gry: nagroda, szansa i cena. Eliminując jeden z tych trzech elementów, możesz uniknąć hazardu. W przypadku losowania charytatywnego, najłatwiejszym rozwiązaniem może być wyeliminowanie ceny dla niektórych uczestników. Wystarczy dostarczyć łatwe do naśladowania instrukcje dotyczące zdobycia darmowego biletu – wyślij pocztówkę z prośbą o jeden bilet. Mało kto, jeśli w ogóle, poprosiłby o darmowy bilet na losowanie charytatywne. (Nie traktuj tych wskazówek jako porady prawnej.)

W tych stanach, które zakazują hazardu, najlepiej jest nie polegać na loterii lub losowaniu jako istotnej części fundraisingu.

W stanach, w których charytatywne gry są dozwolone lub nawet promowane, prawdopodobnie będziesz musiał zacząć od uzyskania licencji. Umieść to wysoko na liście rzeczy do zrobienia na początku, ponieważ uzyskanie jej może zająć miesiące. W tym procesie dowiesz się, jakie są zasady promowania loterii i jakie informacje są wymagane. W tych stanach loteria może być największą atrakcją wieczoru.

Reggie oferuje następujące porady strategiczne:

Nagroda w losowaniu powinna być znacząca – samochód, biżuteria na zamówienie, luksusowe wakacje, dzieła sztuki – z kilkoma znaczącymi nagrodami drugorzędnymi. Organizacje powinny unikać takich przedmiotów jak futra, skóry egzotycznych zwierząt, polowania na grubą zwierzynę (zwłaszcza w Afryce), broń dowolnego rodzaju i żywe zwierzęta domowe. Przedmioty te mogą przyciągnąć niepożądaną uwagę i ewentualne protesty ze strony grup obrońców praw zwierząt. Zawsze graj bezpiecznie.

Jeśli bilety są dostępne dla publiczności, niezależnie od frekwencji, rozpocznij ich sprzedaż na około osiem tygodni przed wydarzeniem. Zaoferuj nagrodę „Early-Bird” dla tych, którzy zakupią bilety przed określoną datą. Doświadczenie pokazało, że sprzedaż biletów na loterię jest wysoka na początku okresu sprzedaży i stopniowo maleje, a następnie wzrasta w ciągu ostatnich dwóch tygodni, z gwałtownym wzrostem w ostatnim tygodniu.

Ułatw zakup biletów. Jeśli sprzedaż biletów online jest dozwolona, należy umieścić link do bezpiecznego zakupu na stronie internetowej organizacji. Nie możesz nakazać, że nabywcy biletów muszą być obecni, aby wygrać. Zawsze znajdzie się kilku członków organizacji, którzy będą chętni i bardzo zdolni do sprzedania dużej liczby biletów przyjaciołom i współpracownikom.

Cicha aukcja

Cicha aukcja, w przeciwieństwie do aukcji na żywo z licytatorem podającym ceny i wskazującym na licytujących, którzy mogą licytować po cichu, jest tradycyjnie zarządzana za pomocą schowka i długopisu. Przedmioty dostępne na aukcji są wyświetlane lub opisywane, a pobliski arkusz umożliwia oferentom wpisywanie swoich ofert przez cały wieczór.

W ciągu ostatnich dziesięciu lat, gdy smartfony stały się wszechobecne, pojawiło się wiele aplikacji i stron internetowych, które wprowadzają ten proces w erę nowoczesności. Pozwala to na łatwiejsze kontynuowanie licytacji w trakcie trwania programu. Goście mogą być przypomniane do licytacji bez wysyłania ludzi z pokoju.

Niektóre aplikacje są drogie, jednak. Niektórzy obeznani z technologią goście nie lubią pobierać nowych aplikacji bez uprzedniego ich sprawdzenia lub mogą nie być skłonni do korzystania z nich ze względu na obawy dotyczące prywatności. Mniej obeznani z technologią członkowie organizacji mogą nadal być onieśmieleni przez technologię – w tym niektórzy z Twoich największych darczyńców. Weź pod uwagę wszystkie te czynniki, wybierając sposób prowadzenia cichej aukcji.

Jak wspomniano powyżej, będziesz chciał pozyskać przedmioty na aukcję od darczyńców. Darczyńców można uznać za sponsorów, pamiętając o tym, aby uznać darczyńcę luksusowych wakacji, które można sprzedać za 5 000 USD więcej niż kogoś, kto ofiaruje koszyk upominkowy o wartości 100 USD.

Reggie przestrzega, aby nie dopuścić do sytuacji, w której cicha aukcja stanie się wyprzedażą garażową przedmiotów, które zbierają kurz na półkach sklepowych lub w czyimś domu. Przedmioty na aukcję powinny odpowiadać demografii i stylowi życia gości.

Oprócz kreatywnego wyeksponowania przedmiotów przeznaczonych na aukcję, należy pamiętać o w pełni adekwatnych opisach pisemnych, aby goście dokładnie wiedzieli, co licytują.

Durbin mówi, że jego organizacja nie zbiera dużo pieniędzy na cichej aukcji, ale wykorzystuje ją do rozwijania misji i przesłania poprzez sprzedaż sztuki i fotografii, które reprezentują ich pracę, pomagając rodzinom uciec od życia opartego na zbieraniu śmieci ze stosów.

Rapp mówi, że ciche aukcje JDRF są wypełnione „przedmiotami wysokiej jakości. Naprawdę stawiamy na jakość ponad ilość.” Podkreśla, że kluczem do sukcesu jest dokładna ocena tego, co się sprzedało, a co nie, oraz tego, które przedmioty były najczęściej licytowane. Niepopularne przedmioty mogą być unikane w kolejnych latach. „Chcemy, aby nasi goście mieli możliwość licytowania i kupowania przedmiotów, które do nich przemawiają.”

Aukcja na żywo

Sukces aukcji na żywo zależy od prowadzącego aukcję. „Zatrudnij profesjonalistę”, mówi Reggie. Levy zgadza się z tą opinią, zauważając, że „jeśli uda Ci się stworzyć atmosferę z dobrym prowadzącym aukcję, to wszystko działa.”

Prowadzący aukcję zorganizuje na widowni obserwatorów, którzy pomogą zidentyfikować licytujących. Warto wcześniej poinformować prowadzącego aukcję o twarzach i nazwiskach niektórych z tych, którzy, jak masz nadzieję, będą wypisywać duże czeki.

Reggie zauważa również, że przedmioty wystawiane na aukcjach na żywo powinny być również wyświetlane, a gości należy zachęcać do sprawdzenia ich przed rozpoczęciem aukcji.

Levy i Rapp podkreślają, że na aukcjach można znaleźć naprawdę wyjątkowe doświadczenia, rzeczy, których nie można kupić nigdzie indziej. Najlepiej, jeśli w jakiś sposób zwiążesz to ze swoją misją.

Reggie sugeruje również, aby zachęcić rówieśników do konkurowania w aukcji; zaczyna się to od upewnienia się, że zaprzyjaźnieni rywale są obecni. „Wiele osób lubi pokazywać swoją hojność w gronie przyjaciół i współpracowników biznesowych.”

„Podczas aukcji na żywo, nie jest niczym niezwykłym, że przyjaciele angażują się w gorącą wojnę licytacyjną przeciwko sobie” – mówi Reggie.

Darowizny

Po wszystkich zabawach i grach, które są wykorzystywane do zbierania pieniędzy, istnieje jedna ostateczna możliwość zbierania pieniędzy po prostu poprzez proszenie o darowizny.

„W nocy, kluczem jest sprawienie, aby Twój program był relatywny” – mówi Levy z Ubuntu. „Ludzie muszą nawiązać kontakt z Twoją sprawą na poziomie osobistym. Musisz stworzyć historię o swojej pracy, która pokaże im, że odnosi się ona do ich życia. Na przykład, jeśli pomagasz dzieciom, musi być jasne, że dzieci na całym świecie potrzebują tych samych rzeczy. To sprawia, że każdy myśli o tym, czego chciałby dla swoich dzieci, gdyby znalazł się w takiej samej sytuacji.”

Javits z REDF mówi, że ważne jest, aby stworzyć profil beneficjentów. Przygotuj ich do dzielenia się swoimi historiami zarówno jeden na jeden przy stolikach, jak i podczas spotkań, a także na scenie.

Durbin zgadza się z tym. „Opowieść jest numerem jeden. Używanie historii do dzielenia się swoją wizją jest kluczowe.”

Traktuj beneficjentów jak gości honorowych, mówi Reggie. Reprezentują oni Twoją misję.

Javits zauważa również, że darczyńcy uwielbiają wiedzieć, na co zostaną przeznaczone ich pieniądze. Jeśli możesz przekazać im jasny komunikat, że datek w wysokości 1000 dolarów zostanie wykorzystany do osiągnięcia konkretnego celu, to świetnie. Jeszcze lepiej, jeśli darczyńca ma możliwość wybrania jednej osoby, jednej szkoły, jednej wioski, jednego panelu słonecznego, czegokolwiek, co może zostać sfinansowane z jego pieniędzy. Charity: Water świetnie radzi sobie z przekazywaniem darczyńcom raportów na temat poszczególnych studni, które ufundowali.

Reggie zauważa, że „Każdy musi mieć poczucie, że jego udział służy społeczności w spektakularny sposób. Uczestnicy muszą mieć poczucie, że są gwiazdami we wspaniałym filmie – twoim filmie.”

Rapp przypomina czytelnikom, że przemówienia, filmy i inne media muszą stale wzmacniać misję organizacji, aby nigdy nie została ona utracona.

Innym sposobem wykorzystania dużych darowizn, mówi Javits, jest wykorzystanie ich jako meczów. Ogłoś, że kolejne 5 000 USD z datków zostanie dopasowane przez tego szczególnie hojnego darczyńcę.

Dalsze działania

Po planowaniu wielkiego wydarzenia przez rok lub dłużej, kuszące jest myślenie o dniu następującym po imprezie jak o pierwszym dniu wakacji, ale nasi eksperci ostrzegają, że dalsze działania po gali są krytyczną częścią wydarzenia.

Zacznij „tak szybko, jak to możliwe”, mówi Levy. „Jeśli zorganizowałeś udaną imprezę, Twoi goście będą zaangażowani i podekscytowani możliwością rozmowy z Tobą. Zadzwoń i wyślij e-mail następnego dnia rano.”

Po gali, Rapp mówi, że JDRF zapewnia, że wszyscy goście otrzymali podziękowania za swoje wsparcie. „Upewniamy się również, że są oni świadomi aktualizacji badań nad T1D i przyszłych dat gali, korzystając z poczty elektronicznej i korespondencji w mediach społecznościowych.”

Durbin z firmy Trash Mountain zgadza się z tym stwierdzeniem, zauważając, że każdy, kto kupuje bilet lub uczestniczy w ich galach, podaje informacje kontaktowe; jego zespół kontaktuje się z każdym.

Reggie sugeruje wysłanie listów do wszystkich, którzy wzięli udział w gali, wyrażając uznanie, informując o sumie zebranych funduszy i przypisując im zasługi za sukces wieczoru. Sugeruje również, aby wykorzystać tę okazję do wpisania przyszłorocznej gali do kalendarza.

Naprawdę należy kontynuować działania przez cały rok, informując gości o wykorzystaniu funduszy, poczynionych postępach i planach na kolejne wydarzenie.

Reggie sugeruje również udostępnianie zdjęć z wieczoru na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych. Oznaczanie gości na ich zdjęciach może pomóc im poczuć się docenionymi w dniach następujących po wydarzeniu. Im szybciej takie zdjęcia zostaną opublikowane, tym lepiej.

Myślenie końcowe

Liderzy wyższego szczebla organizacji muszą mieć pełną listę wszystkich tych, którzy przyczynili się do planowania gali i odgrywanych ról. Niektórzy z nich będą pracować całkowicie poza zasięgiem wzroku tych starszych liderów; oni również będą chcieli być uznani.

Poświęć czas podczas gali, aby podziękować wolontariuszom i pracownikom, którzy ją zorganizowali. Możesz nawet rozważyć zorganizowanie luźnego spotkania towarzyskiego – pizzy i piwa korzennego – po gali, aby rozpoznać wolontariuszy i ich rodziny, które ich wspierały.

Durbin, którego gale budżetowe zbierają setki tysięcy dolarów dla jego małej organizacji, oferuje słowo przestrogi. „Musisz znaleźć równowagę, która jest korzystna dla Twojej pracy.”

Jednak Rapp z JDRF oferuje takie zapewnienie: „Byłem na wielu galach i kiedy noc jest dobrze przemyślana, a szczegóły rozważone i nic nie pozostawione przypadkowi, magiczne rzeczy mogą się wydarzyć.