Sesje wykonawcze są zazwyczaj zamkniętymi dyskusjami zarządu, które mogą obejmować zaproszonych uczestników, takich jak dyrektor wykonawczy lub niektórzy członkowie personelu. Sesje te mogą odbywać się pod koniec posiedzenia rady nadzorczej lub niezależnie od niego, jeśli nie mają być podjęte żadne formalne działania. Sesje wykonawcze mogą być użytecznym narzędziem dla rady nadzorczej przy rozpatrywaniu delikatnych i/lub prawnych spraw, takich jak ocena dyrektora wykonawczego. Możliwość zachowania poufności dyskusji podczas sesji może być również bardzo korzystna dla organizacji, które mają członków z prawem głosu, podlegają prawu o otwartych spotkaniach lub mają ogólne protokoły z posiedzeń zarządu prowadzone przez pracowników.
Właściwie przeprowadzone sesje wykonawcze mogą stworzyć „bezpieczną przestrzeń” dla dyrektorów do otwartej i szczerej dyskusji, pomóc w budowaniu zaufania między dyrektorami i umożliwić podejmowanie bardziej niezależnych decyzji. Sesje wykonawcze mogą jednak również stanowić przeszkodę w lepszym zarządzaniu radą nadzorczą, jeżeli są przeprowadzane w sposób niewłaściwy lub niedbały, powodując brak zaufania pomiędzy radą nadzorczą a pracownikami, niepotrzebne utajnienie i paranoję. Poniżej przedstawiamy kilka ważnych czynników, które rada nadzorcza powinna rozważyć przy korzystaniu z sesji wykonawczej.
Poufność
- Informowanie uczestników, czy całość lub część dyskusji powinna pozostać poufna;
- Właściwe oznaczenie materiałów jako poufnych i określenie, co byłoby właściwe do umieszczenia w protokole z posiedzenia, jeśli zostaną one ujawnione członkom lub pracownikom;
- Ograniczenie dostępu do materiałów z sesji wykonawczej lub protokołu do tych osób, które uczestniczyły w sesji wykonawczej w zakresie dopuszczalnym przez prawo;
- Zapewnienie zgodności z wszelkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi otwartych spotkań.
Przejrzystość
- Determinowanie, jakie informacje należy przekazać odpowiednim stronom po sesji wykonawczej;
- Determinowanie, czy ewentualne głosowanie powinno odbyć się na sesji wykonawczej, czy też może zostać przeprowadzone podczas walnego zgromadzenia rady nadzorczej; oraz
- Dokumentowanie powodów lub tematu sesji wykonawczej w protokole z walnego zgromadzenia.
Proces
- Zastanów się, czy regularnie zaplanowane lub doraźne sesje wykonawcze lepiej ułatwią właściwy nadzór i otwartą dyskusję rady nadzorczej;
- Zarządzaj jasnymi oczekiwaniami wobec wykluczonych stron odnośnie do dalszych działań rady nadzorczej, nawet jeśli nie ma nic do zgłoszenia; oraz
- Upewnij się, że dyskusja pozostaje na temat w odniesieniu do uzgodnionego porządku obrad sesji wykonawczej.
.