Zasady wystąpień publicznych

W przeszłości powszechnymi pomocami wizualnymi były folie wyświetlane za pomocą rzutników, plakaty i flipcharty, ale zostały one w większości zastąpione przez technologię komputerową. Dla wielu osób termin „pomoce wizualne” do prezentacji lub przemówień jest synonimem PowerPointa (często długiego, suchego, bolesnego PowerPointa), ale to tylko jeden z rodzajów pomocy wizualnych. Powinieneś rozważyć wszystkie dostępne opcje, aby określić, co będzie najbardziej skuteczne i odpowiednie dla Twojej prezentacji.

Jeśli nosisz ubrania, które do Ciebie nie pasują, jesteś ofiarą mody. Musisz nosić ubrania, które sprawiają, że wyglądasz lepiej. – Vivienne Westwood

Wygląd osobisty

Niektórzy ludzie postanowili ubrać się jako część swojej prezentacji, a to może pomóc nadać ton wypowiedzi lub wzmocnić określony punkt. Mówca może zdecydować się na założenie ręcznie robionego swetra podczas wykładu na temat robienia na drutach, aby zainspirować innych do rozpoczęcia tego hobby. Inny mówca może zdecydować się na mundur strażaka w przemówieniu o dołączeniu do lokalnej ochotniczej straży pożarnej, starając się odwołać do szacunku, jaki większość ludzi ma dla ludzi w mundurach.

Jeśli nie ubierasz się w związku ze swoim tematem, powinieneś ubrać się odpowiednio do swojej publiczności i miejsca. Prezentacja dla profesjonalnej publiczności lub na profesjonalnej konferencji nadaje się do odpowiedniego stroju biznesowego. W przypadku prezentacji dla lokalnego zastępu harcerek i harcerzy, najlepszym wyborem może być bardziej swobodny ubiór. Za każdym razem, gdy przeprowadzasz demonstrację, upewnij się, że jesteś ubrany odpowiednio do jej przeprowadzenia. Mówcy trudno jest pokazać, jak prawidłowo założyć uprząż wspinaczkową, jeśli w dniu prezentacji ma na sobie spódnicę.

Poza ubieraniem się odpowiednio do audytorium i tematu, słuchacze wyrobią sobie o Tobie zdanie jeszcze przed rozpoczęciem prezentacji. Twój strój, manieryzmy, sposób, w jaki witasz się z publicznością po przybyciu, sposób, w jaki jesteś przedstawiany i pierwsze słowa z twoich ust mają wpływ na twoją wiarygodność i zdolność do nawiązania kontaktu z publicznością. Upewnij się, że jesteś spokojny i przyjazny dla publiczności, kiedy przybywają i witasz ich w profesjonalny sposób. Twoja wiarygodność i profesjonalizm cierpią, gdy publiczność przybywa, a Ty jesteś zajęty krzątaniem się wokół próbując dokończyć swoje przygotowania.

Przedmioty i rekwizyty

Przedmioty i rekwizyty, takie jak kask rowerowy do przemówienia na temat bezpieczeństwa na rowerze lub rzeczywista próbka produktu, który próbujesz sprzedać, mogą znacznie wzbogacić Twoją prezentację. Widząc rzeczywisty przedmiot często ułatwi słuchaczom zrozumienie Twojego znaczenia i pomoże Ci połączyć się z publicznością na poziomie emocjonalnym. Rekwizyty mogą być używane jako część demonstracji (omówione poniżej) lub jako samodzielny przedmiot, do którego odwołujesz się w swoim wystąpieniu.

Jest kilka ważnych kwestii dotyczących używania rekwizytów w prezentacji. Jeśli masz dużą publiczność, pokazanie rekwizytu z przodu sali może oznaczać, że członkowie publiczności nie mogą zobaczyć przedmiotu. Alternatywą dla tego jest podanie przedmiotu dookoła, chociaż Young i Travis zalecają ostrożność w podawaniu przedmiotów podczas przemówienia, ponieważ większość ludzi będzie widziała przedmiot po przejściu do swojego wykładu. Posiadanie rekwizytu niezsynchronizowanego z prezentacją, albo gdy jest on przekazywany wokół, zakłócając uwagę publiczności, albo gdy rekwizyt jest widoczny, gdy o nim nie mówisz, jest rozpraszające dla publiczności i przekazu. Aby jak najefektywniej wykorzystać rekwizyty w prezentacji, należy dokładnie rozważyć, w jaki sposób dany obiekt będzie widoczny dla całej publiczności, kiedy o nim mówisz, i upewnić się, że jest niewidoczny, kiedy o nim nie mówisz.

Demonstracja

Demonstracja może służyć dwóm różnym celom w przemówieniu. Po pierwsze, może być używany do „wow” publiczności. Pokazując cechy nowego produktu, ilustrując katastrofalne niepowodzenie źle zawiązanego węzła wspinaczkowego lub uruchomienie korka w całym pokoju podczas eksperymentu chemicznego są wszystkie sposoby na przyciągnięcie uwagi publiczności. Demonstracja nie powinna być sztuczką, ale powinna stanowić wartość dodaną do prezentacji. Jeśli jest dobrze przeprowadzona, może być niezapomnianym momentem wystąpienia, więc upewnij się, że wzmacnia główne przesłanie Twojego wykładu.

Demonstracja może być również wykorzystana do pokazania, jak coś jest zrobione. Ludzie mają różne style uczenia się, a demonstracja procesu może pomóc wzrokowcom lepiej zrozumieć nauczaną koncepcję. Rozważmy przez chwilę różnicę między czytaniem instrukcji, jak wykonać resuscytację krążeniowo-oddechową, oglądaniem, jak ktoś ją wykonuje, a próbą wykonania resuscytacji na manekinie treningowym. Jak dowodzi ogromna liczba filmów online ilustrujących, jak coś zrobić, oglądanie podczas nauki nowego zadania ma wielką wartość.

Jeśli Twoja prezentacja obejmuje proces, w którym oglądanie poprawi zrozumienie, rozważ włączenie demonstracji.

Ponieważ masz ograniczony czas na prezentację, upewnij się, że Twoje demonstracje są zwięzłe, dobrze przećwiczone i widoczne dla całej publiczności. Bądź przygotowany na to, że demonstracja może się nie udać i miej plan zapasowy na miejscu. Lepiej jest iść naprzód z prezentacją, niż martwić się o to, czy twoja demonstracja jest idealna lub naprawiona. Jednakże, jeśli dostarczasz demonstrację swojego nowego produktu, upewnij się, że jest tak wolny od błędów, jak to możliwe. Jeśli nie możesz być pewien, że produkt będzie działał zgodnie z oczekiwaniami, lepiej pomiń demonstrację.

Plakaty i Flip Charty

Jeśli prezentujesz dla małej publiczności, około tuzina osób, możesz zdecydować się na użycie plakatu zamiast PowerPointa. Plakat powinien skupiać się na wspieraniu głównego przesłania i można go pozostawić, aby przypominał uczestnikom o prezentacji po ich wyjściu. Plakaty powinny wyglądać profesjonalnie (np. nie powinny być pisane odręcznie), być widoczne dla wszystkich w sali i być zgodne z zasadami projektowania omówionymi w dalszej części tego rozdziału. Przed prezentacją należy zapytać, czy plakaty mają być zawieszone, czy wolnostojące. W przypadku plakatów, które będą zawieszone na ścianie, wystarczą solidne płyty plakatowe lub matowe. Jeśli plakat ma być wolnostojący lub jeśli zamierzasz użyć tego samego plakatu do wielu prezentacji, powinieneś rozważyć użycie tablicy trójskładanej.

Inne pomoce wizualne oparte na tekście to białe tablice i flipcharty. Obie mogą być używane do pisania lub rysowania w trakcie prezentacji i powinny być używane z kilkoma zastrzeżeniami. Pisanie podczas prezentacji w rzeczywistości odciąga od czasu przemówienia, więc należy to uwzględnić w czasie przemówienia. Jednoczesne mówienie i pisanie może być kłopotliwe, ponieważ słuchacze będą mieli trudności z przetworzeniem tego, co słyszą, kiedy próbują również przeczytać to, co piszesz. Ponadto, jeśli piszesz, musisz uważać, aby nie odwrócić się plecami do słuchaczy, co utrudnia im usłyszenie Ciebie, a Tobie nawiązanie kontaktu z publicznością. Czytelne pismo odręczne, które można dostrzec z daleka, ma pierwszorzędne znaczenie, dlatego korzystanie z tego rodzaju pomocy wizualnych powinno być ograniczone do małych grup odbiorców. Niektórzy mówcy piszą i rysują, aby podkreślić ważne punkty, ale wymaga to ogromnych umiejętności i praktyki. Dla osób z mniej rozwiniętymi umiejętnościami, flipcharty najlepiej ograniczyć do sytuacji, w których wkład publiczności jest niezbędny do ukierunkowania lub kontynuacji prezentacji.

Dusza nigdy nie myśli bez obrazu. – Arystoteles

Audio i wideo

Duża ilość zdigitalizowanych materiałów audio i wideo jest obecnie dostępna do włączenia i osadzenia w Twojej prezentacji. Należy wybierać krótkie klipy; Young i Travis zalecają jedynie 10-20 sekund, ale zależy to częściowo od długości prezentacji, jej celu oraz zawartości klipu i jego przydatności. Prezentacja nie powinna składać się głównie z klipów audio/video. Wybierz tylko te klipy, które wzmacniają przekaz lub służą jako odpowiednie przejście do następnego tematu.

Włączając audio lub wideo do swojego wystąpienia, istnieje kilka technicznych rozważań. Ważne jest, aby klip był odpowiednio ustawiony tak, aby zaczynał się dokładnie w tym miejscu, w którym chcesz, aby zaczął grać. Rozprasza to zarówno uwagę słuchaczy, jak i Twoją wiarygodność, gdy zmagasz się z technologią podczas przemówienia. Ważne jest również, że format pliku może być odtwarzany na komputerze, którego używasz. Ponieważ nie wszystkie komputery będą odtwarzać wszystkie formaty plików, przed prezentacją należy przetestować możliwość odtwarzania i głośność dźwięku. Ponownie, wracając do zapewnienia profesjonalnego wyglądu od pierwszej interakcji z publicznością, należy dopracować szczegóły techniczne, zanim wejdzie ona do sali. Podobnie jak w przypadku demonstracji, jeśli klip nie jest odtwarzany prawidłowo, należy przejść dalej, zamiast próbować naprawić problem. Zmaganie się z technologią to strata cennego czasu Twoich słuchaczy.

Ręczniki

Istnieje wiele szkół myślenia na temat używania ręczników podczas prezentacji. Najbardziej powszechną obecnie praktyką jest to, że prezenterzy dostarczają uczestnikom kopię swoich slajdów PowerPoint przed lub po prezentacji. Jest to tak powszechne, że niektóre konferencje akademickie i zawodowe wymagają od prezenterów przesłania swoich slajdów przed wydarzeniem, aby można było wykonać kopie slajdów dla każdego uczestnika. Pomimo tego dominującego trendu, należy unikać używania slajdów jako materiałów do rozdawania, ponieważ służą one różnym celom. Użycie slajdów prezentacji jako materiałów pomocniczych powoduje skrócenie slajdów i nie sprawdza się jako materiały pomocnicze.

Handouty najlepiej wykorzystywać jako uzupełnienie treści wystąpienia. Jeśli podajesz dane statystyczne, na slajdzie możesz pokazać tylko odpowiednią statystykę, koncentrując się na wnioskach, które chcesz, aby Twoi słuchacze wyciągnęli. Z kolei handout może zawierać pełną tabelę z danymi. Jeśli musisz pokazać skomplikowany diagram lub wykres, handout będzie bardziej czytelny niż próba upchnięcia tych wszystkich informacji na slajdzie. Ponieważ musisz uprościć dane, aby były zrozumiałe na slajdzie, handout może zawierać dowody na Twoją wiadomość w sposób, który jest czytelny, szczegółowy, złożony i pokazuje szacunek dla czasu i inteligencji słuchaczy.

Nie musisz zawierać wszystkiego w swoim przemówieniu i nie musisz pakować wszystkich informacji na slajdy. Napisz dokument informacyjny zawierający tyle szczegółów, ile chcesz, a slajdy niech będą proste. Prezenterzy często czują potrzebę zaprezentowania wszystkich danych i informacji, jakie posiadają, aby sprawić wrażenie osób znających się na rzeczy, poinformowanych i gruntownie przygotowanych. Możesz pomóc złagodzić to uczucie, tworząc konspekt zawierający wszystkie szczegółowe dane, które chcesz, pozostawiając slajdy otwarte, aby skupić się na kluczowym przekazie.

Istnieje wiele prawdziwych stwierdzeń dotyczących złożonych tematów, które są zbyt długie, aby zmieścić je na slajdzie PowerPointa. – Edward Tufte

Przygotowanie odpowiedniego handoutu zajmie prezenterowi dodatkowy czas, ale dzięki temu powstanie dokument, który będzie samodzielny, a pokaz slajdów skupi się na efektywnej zawartości wizualnej. Duarte (2008) i Tufte (2003) zalecają stosowanie handoutów tylko w przypadku gęstych, szczegółowych informacji. Reynolds rozszerza tę ideę, zauważając, że handout musi być na tyle kompletny, aby mógł zastąpić uczestnika, ponieważ nie będzie tam obecny, aby zaprezentować informacje lub odpowiedzieć na pytania.

Kiedy rozdawać handouty, jest również przedmiotem ostrej dyskusji. Tak powszechna jest praktyka rozdawania ulotek na początku prezentacji, że łamanie tej konwencji może wydawać się niewłaściwe. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, że jeśli ludzie będą mieli przed sobą papier podczas wystąpienia, ich uwaga będzie podzielona pomiędzy materiały, inne pomoce wizualne i Twoje słowa. Aby temu zapobiec, można rozważyć rozdawanie ulotek w miarę potrzeb w trakcie prezentacji i dać ludziom czas na zapoznanie się z nimi przed kontynuacją. W przypadku krótszych prezentacji może to nie być możliwe, a przerwanie prezentacji może być trudne do odrobienia. O ile posiadanie dokumentów przed słuchaczami nie jest absolutnie krytyczne dla powodzenia prezentacji, materiały do rozdania powinny być rozdawane na końcu prezentacji.

Slideware

Slideware to termin ogólny dla oprogramowania używanego do tworzenia i wyświetlania pokazów slajdów, takiego jak Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive Presentation, Zoho Show i inne. Złożony z pojedynczych slajdów, znany jako zestaw slajdów, jest de facto standardem dla pomocy wizualnych prezentacji, pomimo krytyki i skarg na ten format. Tak naprawdę problem nie leży w oprogramowaniu, ale w sposobie jego używania. W pozostałej części tego rozdziału skupimy się na sugestiach i najlepszych praktykach tworzenia skutecznych prezentacji, które będą miały duży wpływ na prezentację i pozwolą uniknąć wielu skarg ze strony krytyków slideware. Przed tą dyskusją należy wspomnieć o dwóch różnych stylach prezentacji slideware.

Obraz jest wierszem bez słów. – Horacy

Pecha Kucha

Pecha Kucha to metoda prezentacji z wykorzystaniem zestawu 20 slajdów, które są wyświetlane przez 20 sekund na slajd, przechodzą automatycznie do przodu i generalnie nie zawierają tekstu. Metoda ta została zapoczątkowana w 2003 roku jako sposób na ograniczenie długości prezentacji architektów i nadal zyskuje na popularności, ale nadal jest zarezerwowana głównie dla ludzi z branży kreatywnej. Ze względu na ograniczony format, prezentacje w stylu Pecha Kucha pomagają mówcy ćwiczyć edycję, tempo, nawiązywanie kontaktu z publicznością, koncentrowanie się na przekazie i używanie obrazów zamiast słów.

Prezi

Choć nie jest to slideware, Prezi jest oprogramowaniem do prezentacji cyfrowych, które odrywa się od standardowej prezentacji slajdów. Wymaga od użytkowników nakreślenia tematu przed dodaniem treści skoncentrowanych głównie na obrazach. Zamiast przerzucać slajdy, prezenter przybliża i oddala prezentację, aby wizualnie zademonstrować połączenia, które nie są dostępne w innych programach do prezentacji slajdów. Konstrukcja oprogramowania pozwala na szybsze zmiany wizualne. Pomaga to utrzymać zaangażowanie widza, ale również prowadzi do nadmiernego zapełnienia pustego płótna obrazami.

Szybko zmieniające się obrazy i, czasami, nietypowy ruch w programie Prezi mogą przyprawić użytkowników o zawrót głowy lub dezorientację. Podczas planowania i ćwiczeń należy starannie dopracować prezentację, tak aby jej celem nie był efekt „wow” oprogramowania Prezi, ale aby wizualizacje wzbogacały prezentację. Najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się więcej o tym rozwijającym się narzędziu, jest odwiedzenie strony internetowej Prezi w celu obejrzenia przykładów.

Jeśli zdecydujesz się na wykorzystanie Prezi w środowisku korporacyjnym, powinieneś zdecydowanie rozważyć jedną z płatnych opcji wyłącznie w celu usunięcia logo Prezi z prezentacji.