15 strategii eficiente de gestionare a e-mailurilor pe care ar trebui să le folosiți

Mulți dintre noi suntem copleșiți de e-mailuri.

Doar cuvântul evocă imagini cu un număr îndrăzneț de trei cifre de e-mailuri necitite, fiecare dintre ele necesitând atenția dumneavoastră.

Ca centru al comunicării mai ales în viața noastră profesională, e-mailul este inevitabil. Chiar și cu cele mai mari încercări de a scăpa de inbox-ul nostru, e-mailul a dovedit că nu pleacă nicăieri.

Problemele apar din cauza volumului mare de e-mailuri pe care le primim. Dacă este lăsat necontrolat, singura prioritizare nativă a e-mailului este data la care a fost primit. Prin design, e-mailul nu a fost creat pentru a face față volumului nostru actual și numeroaselor moduri în care interacționăm cu căsuța de primire. Din fericire, tehnologia și cele mai bune practici vă pot veni în ajutor.

Gestionarea eficientă a e-mailurilor necesită să vă luați în mod activ în propriile mâini căsuța de e-mail. Acest lucru va necesita adăugarea unui software de e-mail și câteva reguli generale cu privire la cel mai eficient mod de a gestiona comunicările prin e-mail.

15 sfaturi pentru a stăpâni gestionarea e-mailurilor

E-mailul este cea mai puternică formă de comunicare de afaceri și, cu aceste strategii eficiente, poate deveni una cu care chiar vă place să lucrați. Pentru a intra în strategii eficiente de gestionare a e-mailurilor, urmați aceste sfaturi simple de gestionare a e-mailurilor.

Eliminați mesajele promoționale de vânzări

Înainte de a intra în gestionarea eficientă a căsuței dvs. de e-mail, este important să prioritizați și să eliminați mesajele nedorite. Mesajele de vânzări promoționale ar trebui să fie primele care să dispară, iar tragerea lor în fila Promoțional nu este la fel de eficientă. Ideea este de a avea o căsuță poștală de primire organizată, plină doar cu conținut care este legat de obiectivele tale de lucru. În cele mai multe cazuri, mesajele de vânzări distrag atenția și vă distrag atenția de la prioritățile dumneavoastră.

Dezabonați-vă de la buletinele de știri pe care nu le citiți niciodată

Dacă sunteți un abonat în serie la buletine de știri, iată o altă oportunitate de a vă raționaliza căsuța de intrare. S-ar putea să fiți tentat să creați etichete și filtre care să le proceseze în locul dumneavoastră, dar, din nou, haideți să păstrăm aceste strategii pentru e-mailurile care adaugă valoare vieții dumneavoastră personale și profesionale.

Dacă nu ați citit ultimele două ediții ale acelui buletin informativ, există șanse să nu primiți nicio valoare, așa că luați în considerare dezabonarea. Dacă nu suportați să vă dezabonați, majoritatea buletinelor de știri vă vor permite să le reduceți la minimum frecvența de trimitere.

Solicitați eliminarea mesajelor de grup care nu vă privesc

La fel ca în cazul buletinelor de știri, este posibil să vă fi aderat la diverse grupuri care vi se aplicau la momentul respectiv. Aruncați o a doua privire la valoarea pe care acestea o oferă și dacă sunt sau nu relevante pentru obiectivele și interesele dvs. actuale.

Mesajele de grup pot include e-mailuri de la contacte personale cu subiecte aleatorii sau pur și simplu să vă eliminați din acele fire de discuție îngrozitor de lungi „răspundeți la toate”. Puțină diplomație va fi de folos aici, deoarece nu puteți pur și simplu să vă „dezabonați” sau să vă „blocați” prietenii și colegii. Gmail oferă un buton „mute”, dar pentru toți ceilalți va trebui să vă faceți cunoscute intențiile.

Un mesaj scurt prin care îi anunțați că nu mai sunteți relevant pentru conversație vă va permite să faceți o ieșire fără probleme și să vă apropiați cu un pas de o strategie de e-mail gestionată eficient.

Creați etichete pentru tipuri similare de e-mailuri

Acum că ați eliminat cele neesențiale, este timpul să organizați e-mailurile pe care le doriți cu adevărat, iar etichetele sunt o modalitate excelentă de a face acest lucru.

Etichetele pot fi folosite pentru a crea un sistem personalizat de dosare în cadrul căsuței de primire. Numiți-le în funcție de categorie, client, proiect sau orice doriți. Având această organizare granulară a căsuței dvs. de primire, creați un sistem în care conversațiile dvs. își au locul lor corespunzător, ceea ce le face ușor de găsit și de procesat.

Nu vă sfiiți să faceți o mulțime de dosare de e-mailuri

Nu există nicio limită la numărul de dosare de e-mailuri pe care le puteți crea în căsuța dvs. de primire. Nu este neobișnuit să aveți 30 sau mai multe etichete și dosare pentru a vă organiza conversațiile la nivel granular.

Căsuțele de primire partajate și etichetele partajate vă permit să duceți mai departe conceptul de dosare și să gestionați e-mailurile din căsuța dvs. de primire ca o echipă. G2 are o categorie despre cele mai bune căsuțe poștale partajate construite pentru echipe, unde veți găsi o listă cu cele mai bune surse pentru echipa dumneavoastră.

Asignarea e-mailurilor este una dintre componentele căsuțelor poștale partajate care vă permite să delegați e-mailurile cu claritate.

Înainte de a adăuga instrumente suplimentare, ar trebui să luați în considerare unul care funcționează cu clientul dumneavoastră de e-mail actual. Faptul de a fi nevoit să intrați și să ieșiți din căsuța de e-mail este contraproductiv pentru a rămâne concentrat și pentru a vă organiza căsuța de e-mail în primul rând.

Filtre setate automat pentru anumiți expeditori

De ce să nu vă ușurați viața cu câteva instrumente de automatizare a e-mailurilor? Prin crearea de filtre de e-mail, e-mailurile primite pot fi sortate, etichetate sau marcate pentru dvs. în funcție de criteriile pe care le-ați stabilit.

Filtrele vă vor asigura că nu veți rata niciodată facturile sau e-mailurile importante de la un anumit destinatar. Ele pot fi utilizate pentru a grupa automat e-mailurile în funcție de proiect sau de numele clientului, pe baza unor cuvinte cheie specifice, atașamente și linii de subiect. Puteți considera filtrele ca fiind asistentul dumneavoastră personal care face o preorganizare în locul dumneavoastră, permițându-vă să vă concentrați asupra unor sarcini mai urgente.

Crearea de alias-uri de expeditor separate sub aceeași adresă de e-mail

O altă modalitate simplă de a filtra e-mailurile primite, este de a crea alias-uri. Aliasurile de e-mail sunt o adresă de e-mail alternativă care va direcționa în continuare către e-mailul dvs. original. În esență, veți avea avantajul de a avea o nouă adresă de e-mail fără să creați și să gestionați un nou cont.

De exemplu, vă puteți abona la buletine informative cu un alias de e-mail în loc de adresa dvs. de e-mail principală. Apoi, puteți crea filtre pentru a eticheta automat sau pentru a marca cu stele toate e-mailurile care ajung la adresa de e-mail alias.

Aliasurile de e-mail Gmail vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a trimite e-mailuri de pe un nume diferit. De exemplu, puteți trimite e-mailuri legate de muncă de la o adresă de e-mail și e-mailuri personale de la un alias, sau invers.

Chiar dacă aveți nevoie să creați un cont nou, de exemplu, pentru a vă gestiona vânzările sau solicitările de asistență, software-ul help desk vă va permite să integrați fără probleme un help desk în interiorul căsuței de e-mail personale. În acest fel, e-mailurile de vânzări și de asistență pot fi tratate în stil ticketing și pot fi atribuite unor agenți specifici direct din căsuța dvs. de e-mail personală.

Eliminați redirecționarea e-mailurilor interne

Înțelegând că colegii dvs. primesc destule e-mailuri externe, este o bună practică să evitați utilizarea e-mailurilor pentru comunicarea internă, iar acest lucru include lanțurile lungi CC, BCC.

Gestiunea modernă a e-mailurilor a eliminat necesitatea de a redirecționa e-mailurile către echipa dvs. internă. Cel mai bun software de gestionare a e-mailurilor vă va permite să comunicați cu coechipierii dvs. prin e-mail note prin intermediul mesageriei instantanee în aplicație. Acest dublu beneficiu înseamnă că nu trebuie să folosiți o platformă de mesagerie externă și, de asemenea, evitați să aglomerați căsuța de e-mail a tuturor. Echipa dvs. vă va mulțumi pentru asta!

Citiți și răspundeți la e-mailuri la o oră stabilită în fiecare zi

Monitorizarea constantă a căsuței de e-mail se poate transforma într-un obicei ineficient în gestionarea timpului.

Programarea unui moment strategic pentru a vă gestiona e-mailurile duce la o gestionare eficientă a e-mailurilor și cel mai bine este să faceți ca acesta să fie același moment în fiecare zi. Acest lucru vă permite să creați sloturi în cadrul zilei și vă eliberează să vă concentrați asupra altor sarcini fără sentimentul constant și persistent că ar trebui să vă verificați e-mailurile.

După ce v-ați gestionat căsuța de e-mail pentru o zi, ar trebui să renunțați să mai săriți și să ieșiți din căsuța de e-mail, cu excepția cazului în care apare ceva extrem de urgent. Chiar și atunci puteți configura sisteme pentru a marca acele e-mailuri la care nu puteți răspunde imediat.

Semnalizați mesajele importante la care nu puteți răspunde imediat

Programul de gestionare a e-mailurilor include posibilitatea de a suspenda e-mailurile sau de a le face să revină în partea de sus a căsuței de primire la o dată ulterioară. Un sistem bun de marcare susținut de filtre se va asigura că nimic nu este ratat, permițându-vă în același timp să răspundeți în mod eficient destinatarilor dumneavoastră.

Chiar și la e-mailurile importante nu se poate răspunde întotdeauna imediat, dar, acestea fiind spuse, există cele mai bune practici atunci când vine vorba de timpii de răspuns preconizați.

Răspundeți la e-mailurile de afaceri într-un interval de 24-48 de ore

De regulă, e-mailurile legate de afaceri ar trebui să primească răspuns în aceeași zi lucrătoare. Studiile au arătat că dacă durează mai mult de 48 de ore pentru a răspunde la un e-mail va duce la pierderea de potențiali clienți și la nemulțumirea acestora.

Compania Fast a realizat un sondaj cu privire la timpii de răspuns la e-mailuri în care a constatat că peste 70% dintre oameni se așteaptă la un timp de răspuns în termen de patru ore.

Din nou, software-ul de gestionare a e-mailurilor poate ajuta aici. Cel puțin, puteți configura răspunsurile automate pentru a-i anunța pe destinatarii dvs. că au atenția dvs. cu un răspuns mai detaliat care va urma, care ar trebui să fie cu siguranță în termen de 3-5 zile lucrătoare.

Follow-up la e-mailurile importante în termen de 3-5 zile lucrătoare

Cu toții avem de-a face cu o mulțime de sarcini diverse, împreună cu un volum mare de e-mailuri zilnice, dar este important să prioritizăm e-mailurile care nu pot rămâne fără răspuns. Fie că așteptați răspunsul unui recrutor, confirmarea unei părți interesate externe sau decizia unui client, 3-5 zile lucrătoare ar trebui să fie linia de bază pentru a trimite un e-mail de follow-up.

Pot fi situații în care ar putea fi necesare câteva follow-up-uri. Nu uitați să adăugați o zi sau două între fiecare e-mail de follow-up pentru a evita să dați impresia că sunteți disperat.

Pentru situațiile în care nu puteți da curs prompt, un răspuns automat este suficient pentru a vă arăta angajamentul. În acest caz, dacă sunteți utilizator Gmail, instrumentele de comunicare G-Suite vă pot ajuta.

Delegația este esențială în gestionarea cu succes a e-mailurilor. Cu instrumentele potrivite la îndemână sau, mai exact, în căsuța de e-mail, puteți pur și simplu să trimiteți o notă rapidă prin e-mail intern către colegul dvs. care va partaja automat un e-mail cu acesta. Puteți chiar să faceți un pas mai departe și să creați reguli automate pentru a partaja automat anumite e-mailuri cu un anumit coleg. Notele interne de e-mail pot fi, de asemenea, adăugate automat pentru a oferi mai multă claritate și context mesajului dumneavoastră.

Descărcați aplicațiile corespunzătoare pentru a răspunde la e-mailuri în deplasare

Majoritatea clienților populari de servicii de e-mail au o aplicație mobilă corespunzătoare pentru a vă ajuta să gestionați e-mailurile atunci când nu vă aflați în fața laptopului. Având acces ușor la e-mailul dvs. în palmă, puteți avea o privire de ansamblu rapidă în timp real asupra e-mailurilor primite și vă puteți programa ziua în consecință.

Aveți o semnătură prestabilită pentru e-mailurile dvs. astfel încât să nu trebuiască să vă scrieți numele de fiecare dată

Să vă acordați ceva timp în avans pentru a vă structura strategia de e-mail poate contribui mult la economisirea de timp și la îmbunătățirea eficienței dvs. În mod surprinzător, semnăturile de e-mail nu sunt folosite atât de des pe cât ar trebui. Eliminând presupunerile legate de tastarea numelui, a titlului și a informațiilor despre companie, vă puteți concentra pe redactarea și trimiterea de e-mailuri eficiente mult mai rapid.

Procesul semnăturii dvs. poate fi simplificat și mai mult cu ajutorul unui software de semnătură de e-mail. Software-ul de semnătură de e-mail nu numai că vă va economisi timp, dar vă va ajuta și pe dvs. și echipa dvs. să rămâneți concis. Este o modalitate simplă, dar eficientă de a vă îmbunătăți brandul și eforturile de marketing. Cu ajutorul semnăturilor de e-mail, puteți să vă promovați afacerea, să redirecționați destinatarii către paginile de site preferate sau către conturile de social media, să anunțați evenimentele viitoare și multe altele.

Dacă folosiți pseudonime, puteți avea chiar și o semnătură diferită pentru fiecare adresă de e-mail. Acest lucru vă va ajuta să vă îmbunătățiți strategia de comunicare și să implicați destinatarii de e-mail în moduri specifice.

Creați și partajați șabloane de e-mail

Șabloanele de e-mail sunt o altă modalitate de a economisi timp și de a vă asigura că aveți un ton de voce coerent pentru brandingul companiei.

Majoritatea serviciilor de e-mail oferă modalități native de salvare a e-mailurilor ca șabloane. Cu toate acestea, există o listă de software mai puternic de creare de șabloane de e-mail, care, atunci când este integrat direct în căsuța dvs. de e-mail, poate simplifica multe dintre procesele repetitive și vă poate supraîncărca căsuța de e-mail cu șabloane de e-mail partajabile. Având posibilitatea de a adăuga variabile personalizate, vă veți asigura că destinatarii dvs. primesc un răspuns personalizat, care să dea impresia că a fost creat special pentru ei.

Concluzie

Gestionarea eficientă a căsuței de primire poate contribui în mare măsură la creșterea eficienței dvs. generale. Cu ajutorul sfaturilor și al software-ului de gestionare a e-mailurilor care au fost discutate în acest articol, sunteți pe drumul cel bun pentru a vă îmblânzi și a vă împrieteni cu căsuța de poștă electronică.

Pentru mai multe sfaturi privind preluarea controlului asupra e-mailurilor, atât pe plan intern, cât și extern, consultați hub-ul de e-mail de la G2 pentru și mai multe îndrumări!

.