În familia mea, memoria este un atu.
Nu este vorba că suntem senili. Este doar că mințile noastre se mișcă prea repede. Suntem atât de ocupați să sărim înainte la ceea ce urmează, încât uităm ce făceam în primul rând.
Așa că, dacă vrem să ne amintim ceva, trebuie să scriem. Suntem o familie de liste de lucruri de făcut.
Listele de lucruri de făcut au o istorie pe cinste. Ele datează cel puțin din anii 1700, după cum veți vedea mai jos, și de atunci au fost subiectul bucuriei, al contestațiilor și al sfaturilor de productivitate deopotrivă. Și, deși au evoluat semnificativ de-a lungul anilor, ele continuă să servească unui scop destul de asemănător: să planificăm ceea ce trebuie să facem.
Cum arăta asta, cândva? Și cum arată pentru noi astăzi? Se pare că răspunsul la aceasta din urmă este diferit pentru toată lumea, iar noi am identificat câteva dintre modalitățile prin care oamenii fac ca listele de lucruri de făcut să funcționeze pentru ei.
Cele mai vechi liste de lucruri de făcut
În anul 1791, Benjamin Franklin a înregistrat ceea ce a fost una dintre cele mai vechi forme cunoscute de listă de lucruri de făcut. Dar intenția sa din spatele listei nu a fost tocmai aceea de a face lucruri – în schimb, a folosit-o ca o modalitate de a se asigura că contribuie cu ceva pozitiv în fiecare zi. El își începea lista cu întrebarea: „Ce bine să fac în această zi?”
Sursa:
Sursa: Daily Dot
Nu voi minți – lista de lucruri de făcut a lui Franklin nu pare în întregime departe de a mea. Este adevărat că, de obicei, nu includ cuvintele „diversiune” și „invenție” pentru a descrie ceea ce trebuie să fac într-o anumită zi, dar listele noastre respective realizează același lucru. De asemenea, îmi programez timp dimineața pentru a mânca și folosesc adesea ora de prânz pentru propria mea versiune de „trecere cu vederea a conturilor”. Tu și cu mine nu suntem atât de diferiți, Franklin.
Ceea ce s-a schimbat cu adevărat sunt diferitele opțiuni pe care le avem la dispoziție pentru crearea și organizarea listelor de sarcini. Deși nu sunt nici pe departe la fel de vechi ca stilul lui Franklin, mulți dintre noi își pot aminti că dețineau un planificator de zi pe hârtie – acestea datează de fapt din 1924, odată cu debutul jurnalului Wanamaker.
Sursa: Boston Globe
Dar era listei digitale de lucruri de făcut a început cu adevărat atunci când sistemele de operare pentru computere au inclus programe de calendar în pachetele lor software proprii, cum ar fi versiunile primitive ale Outlook Calendar. Acestea au fost urmate de o versiune din 1992 a unui smartphone numit Simon – care includea funcții de planificare – și apoi au apărut PDA-urile pregătite pentru calendar, sau asistenții digitali personali. Prima generație de calendare online a apărut la începutul anilor 2000, care a evoluat în cele din urmă în programe precum Google Calendar, care pot fi sincronizate cu omologii lor de pe smartphone.
Cu alte cuvinte, a trecut mult timp de când nu mai avem nevoie de un stilou în apropiere pentru a nota ceva – atâta timp cât avem un dispozitiv mobil în apropiere, putem să ne trimitem memento-uri prin SMS, să introducem evenimente în programul său de calendar sau să folosim o funcție de căutare vocală pentru a seta un memento.
Dar mi se pare atât de interesant faptul că ceva care acum pare o tehnologie învechită – PDA-ul/asistentul digital personal – a redevenit mai aplicabil ca niciodată. Vedem din ce în ce mai multe programe care au fost inițial destinate să fie platforme de căutare vocală să evolueze în asistenți personali virtuali. Așa că ne vom referi cu siguranță la acestea și la modul în care acestea intră în joc în era modernă a listei de lucruri de făcut.
7 moduri de a vă organiza lista de lucruri de făcut
Lista clasică scrisă de mână
Pe aici, glumim despre ce fată de modă veche pot fi. Mă culc devreme, am o colecție de filme noir și îmi amintesc de desenele animate de la începutul anilor ’90. De asemenea, țin o listă de sarcini scrisă de mână, ceea ce – cu toate clopotele și fluierele pe care le avem la dispoziție în zilele noastre – este aproape arhaic.
Am și un sistem ciudat de utilizare a listei mele de sarcini scrise de mână: O folosesc în tandem cu Google Calendar, la care vom ajunge mai târziu, și o folosesc ca un scut împotriva distragerilor.
Când lucrez, s-ar putea să mă gândesc la întâmplare la ceva ce vreau să caut pe internet, sau la un mesaj personal pe care vreau să-l trimit, sau la un comision pe care trebuie să-l fac. Mai des decât mi-aș dori, răspund la aceste gânduri într-unul din cele două moduri: 1) renunțând la ceea ce fac pentru a mă ocupa de ele sau 2) spunând: „O să mă ocup de asta mai târziu” și uitând de ele.
Dar faptul că am un carnețel lângă mine în timp ce lucrez îmi oferă un loc unde să stochez aceste lucruri, fără să-mi întrerup complet activitatea pentru a mă ocupa de ele. Unele dintre ele sunt mai importante decât altele, dar, în acest fel, am un loc unde să „pun deoparte” orice distragere a atenției. (Veți observa că folosesc semne de exclamare caricaturale pentru a indica sarcinile „amuzante”.) Și cu capacitatea de atenție a oamenilor care scade rapid, orice hack pentru a rămâne concentrat este binevenit, mai ales într-o linie de lucru axată pe termene limită.
Bullet Journals
Se pare că Bullet Journaling este lista de sarcini du jour. Toată lumea vorbește despre ea și, cu toate acestea, atât de puțini oameni par să o înțeleagă.
Inclusiv atunci când mi-am chestionat colegii care i-au dat o șansă, recenziile au fost amestecate – cei mai mulți au rămas în urmă cu utilizarea ei, iar ceilalți nu erau siguri dacă le aducea beneficii reale. Unul dintre ei, colega mea blogger de marketing Sophia Bernazzani, a fost suficient de amabilă să împărtășească o fotografie a ei:
Un Bullet Journal, mi-a explicat Bernazzani, funcționează pentru ea, „pentru că îmi permite cu ușurință să văd prioritățile mele de perspectivă generală și sarcinile zilnice, toate într-un singur loc.”
Potrivit unui site semi-oficial Bullet Journal, strategia este cel mai bine descrisă ca un „sistem de organizare personalizabil și iertător” care funcționează ca o „listă de lucruri de făcut, caiet de schițe, caiet de notițe și jurnal all-in-one”. Iată ce am reușit să deduc din restul conținutului site-ului:
- Este o listă de sarcini, evenimente și note diverse.
- Listele pot fi zilnice, lunare sau anuale.
- Simbolurile sunt folosite pentru a indica categoria și importanța fiecărui element.
Ceea ce o diferențiază de alte liste de lucruri de făcut este scopul său de a-i împiedica pe oameni să înnebunească din cauza lucrurilor pe care nu le-au făcut. Se potrivește cu unele cercetări efectuate de o aplicație de productivitate numită iDoneThis, care a constatat că 41% dintre elementele de făcut nu sunt niciodată finalizate. Cu sistemul Bullet Journal, nimic nu este niciodată tăiat – este doar etichetat cu un nou simbol care indică faptul că trebuie să fie migrat la o dată viitoare.
Un alt element de diferențiere este sfatul Bullet Journal de a lua jurnalele zilnice, zi cu zi, în loc de a enumera acele elemente cu prea mult timp înainte. De asemenea, recomandă să nu facem aceste liste prea lungi, ceea ce se aliniază, de asemenea, cu cercetările – studiile au indicat că, cu cât avem mai multe elemente pe listele noastre de făcut, cu atât este mai puțin probabil să reușim să facem ceva.
The 3-Step To-Do List
La începutul acestui an, colega mea, Christine Ianni, a vorbit cu autorul și jurnalistul Charles Duhigg, câștigător al premiului Pultizer, despre modul în care cei mai productivi oameni își gestionează timpul. El a dezvăluit un proces în trei pași care descompune pașii mai mari, mai dificili, în micropași.
Acesta arată cam așa. Începeți cu o foaie albă și apoi:
- Gândiți-vă la obiectivul dvs. extins pentru ziua respectivă.
- Scrieți-vă obiectivul în partea de sus a paginii.
- Dispuneți-vă obiectivul în pași acționabili/măsurabili.
În esență, această metodă diminuează factorul de intimidare al proiectelor mari. Atunci când obiectivele mai mari au fiecare propria listă de lucruri de făcut, acestea sunt reorganizate în pași mai mici care duc la finalizarea lor completă.
Curios să aflați mai multe despre cum funcționează? Vedeți interviul pe care i l-am luat lui Duhigg în cadrul emisiunii The Growth Show de la HubSpot.
Calendare online
Iată unde lista mea de lucruri de făcut este un pic mai modernă decât un inventar de modă veche, scris de mână, al distracțiilor. Am mai scris înainte despre tendința mea de a-mi programa ziua până la cel mai mic detaliu – calendarele mele online sunt excelente pentru asta.
Rețineți că am pus la plural – „calendare”. Acest lucru se datorează faptului că am mai multe calendare online, atât pentru muncă, cât și pentru elemente personale. Dar, datorită tehnologiei cloud și a capacității calendarelor de a fuziona într-un singur loc — cum ar fi iCal sau software-ul de calendar al telefonului meu — pot avea toate aceste informații pe o singură platformă.
Ca și câțiva dintre colegii mei, am aflat mai târziu, îmi folosesc calendarele online în tandem cu un alt format de listă de sarcini. În loc de a enumera doar ceea ce trebuie să fac, calendarul defalcă timpul pe care îl am la dispoziție pentru a finaliza anumite lucruri pe parcursul zilei, de la plimbarea câinelui până la a mă apuca de scris dimineața.
De asemenea, mă ajută să-mi amintesc să iau pauze pe parcursul zilei. Nu sunt întotdeauna atât de bun la a le lua efectiv, dar din moment ce cei mai productivi oameni își amintesc să ia pauze de 17 minute pentru fiecare 52 de minute de muncă pe care le depun, cel puțin includ acest lucru ca un element de acțiune pentru mine. Și prin alinierea lor cu lista mea de sarcini scrisă de mână – în care scriu memento-uri pentru a cerceta lucruri care altfel îmi distrag atenția – mă ajută să mă asigur că acele 52 de minute de lucru nu sunt întrerupte grav.
Ceea ce este, de asemenea, grozav la Google este funcția „Obiective”, care vă permite să programați elemente pe termen mai lung – cum ar fi învățarea unei limbi noi, de exemplu – și să dictați cât timp doriți să le dedicați în fiecare zi, lună sau an. În plus, „Goals” vă responsabilizează. Dacă un alt angajament este programat în timpul alocat inițial pentru a lucra la acel element pe termen lung, Google îl va reprograma automat pentru dvs. Așa că nu mai aveți scuze – este timpul să învățați japoneza! Sau, știți, orice altceva pe care doriți să vă apucați.
Asistenți personali virtuali
Săptămâna trecută a avut loc lansarea Google Allo, o „aplicație de mesagerie inteligentă” care vine, de asemenea, echipată cu Google Assistant – un concierge virtual, dacă vreți. Este preventiv față de lansarea zvonită din 4 octombrie a Google Home, despre care sursele spun că este posibil să folosească o tehnologie similară.
De ce contează asta? Ei bine, Google Home este o altă adăugire la lista tot mai mare de asistenți virtuali autonomi care nu necesită utilizarea unui dispozitiv mobil. Și, printre numeroasele lor capacități, acești asistenți virtuali din casă ar trebui să fie capabili să ajute la setarea de memento-uri.
Google Home va juca în aceeași ligă cu Echo de la Amazon, care utilizează propria tehnologie de căutare vocală, Alexa, pentru a ajuta la aceste cereri și interogări. Îl voi lăsa pe Alec Baldwin – pe care, apropo, puteți veni să-l vedeți la INBOUND 2016 – să vă ajute să explicați:
Google și Amazon nu sunt singurele în această tehnologie – să nu uităm de Siri, una dintre platformele originale de căutare vocală care a fost programată să creeze liste de sarcini și să seteze memento-uri.
Asistenții personali digitali tind să realizeze lucruri diferite față de celelalte tipuri pe care le-am abordat până acum. Pentru mine, cel puțin, Siri este un instrument excelent pentru a crea sau a adăuga lucruri la o listă de lucruri de făcut atunci când sunt în mișcare sau nu am timp să trec prin procesul de adăugare a unui nou eveniment în calendar.
Anticipăm că această metodă de listare virtuală a lucrurilor de făcut ar putea continua să câștige popularitate – la urma urmei, uitați-vă la câte nume importante intră în acest spațiu.
Lista „Am făcut”
Se zvonește pe aici că colegul meu, Mike Renahan, știe un lucru sau două despre productivitate – puteți consulta câteva dintre articolele sale aici. Firește, l-am întrebat cum își organizează el lista de lucruri de făcut.
Răspunsul său? Nu o face, de fapt. În schimb, folosește ceea ce el numește o listă „Am făcut”.
„Scrieți toate obiectivele pe care le-ați realizat într-o anumită zi”, explică el, „iar acestea dictează ce obiective vă stabiliți pentru mâine.”
Iată un exemplu de cum arată asta pentru el:
După cum puteți vedea, Renahan păstrează această listă curentă într-o notă în telefonul său, astfel încât să o poată actualiza oricând, oriunde. „Actualizez această listă în fiecare zi când sunt în tren”, mi-a spus el. „Mă ajută să reflectez la cât de productiv am fost într-o anumită zi. Și, de acolo, pot începe să planific obiective realiste pentru ziua următoare.”
Abordarea lui Renahan funcționează pentru a rezolva accentul pus pe ceea ce este incomplet, concentrându-se pe lucrurile bune pe care le-am făcut într-o anumită zi. Și în loc să adăugați doar din ce în ce mai multe lucruri la o listă existentă, teoria sa spune să folosiți lucrurile bune pentru a dicta ceea ce veți face mâine.
7. Aplicațiile de gestionare a sarcinilor
În cele din urmă, ajungem la inevitabila metodă „există o aplicație pentru asta” de organizare a listelor de sarcini.
Nu faceți nicio greșeală – aceste aplicații sunt diferite de asistenții personali digitali. În loc să dicteze memento-uri și să programeze elemente pe o platformă separată, multe dintre aceste aplicații vă permit să dețineți controlul deplin asupra sarcinilor dumneavoastră.
Există o mulțime de aplicații de gestionare a sarcinilor – Wunderlist și iDoneThis, menționată mai sus, sunt două dintre cele mai cunoscute nume.
Dar printre colegii mei, cum ar fi editorul de secțiune al blogului de vânzări Hubspot, Leslie Ye, se pare că Todoist este cel mai popular.
Acesta a mai scris despre el și spune că posibilitatea de a tria elementele de pe lista ei de sarcini în funcție de prioritatea lor este un beneficiu major. În plus, spre deosebire de o mulțime de alte aplicații de gestionare a sarcinilor, Todoist a reușit să gamifice aceste sarcini – cu cât finalizați mai multe cu succes, cu atât mai multe „puncte karma” puteți câștiga.
„Iar acumularea de puncte karma”, explică Ye, „este o modalitate distractivă de a gamifica ceva care este de obicei o sursă de stres.”
Se simte organizat?
Într-o perioadă în care părem să fim mai ocupați ca niciodată – ceea ce nu este neapărat un lucru rău, deoarece s-a spus că acest lucru ne îmbunătățește cogniția – a rămâne organizat poate deveni o provocare. Dar asta doar dacă nu aveți instrumentele potrivite și, după cum am ilustrat, există o mulțime de instrumente care pot fi găsite.
După cum am menționat mai devreme, nu toate metodele sunt perfecte pentru toată lumea, iar cea care vă face cel mai productiv s-ar putea să nu pară convențională. Aceste metode pot fi combinate și folosite în tandem unele cu altele – așa cum fac eu cu listele scrise de mână și calendarele online – sau poate că există doar o metodă singulară care funcționează cel mai bine pentru tine.
.