Na minha família, a memória é uma mais-valia.
Não é que estejamos senis. É só que as nossas mentes se movem muito depressa. Estamos tão ocupados a saltar para o que quer que seja a seguir que nos esquecemos do que estávamos a fazer em primeiro lugar.
Por isso se queremos lembrar-nos de alguma coisa, temos de a anotar. Nós somos uma família de listas de afazeres.
Listas de afazeres têm uma história e tanto. Elas datam pelo menos do século 1700, como você verá abaixo, e têm sido objeto de contentamento, contenção e conselhos de produtividade desde então. E embora tenham evoluído significativamente ao longo dos anos, elas ainda têm um propósito bastante semelhante: planejar o que precisamos fazer.
Como era isso, era uma vez? E o que é que nos pareceu hoje? Afinal, a resposta a esta última é diferente para todos, e identificamos algumas das formas como as pessoas fazem com que as listas de afazeres funcionem para eles.
As primeiras listas de afazeres
Na sua 1791, Benjamin Franklin registrou o que era uma das formas mais conhecidas de uma lista de afazeres. Mas sua intenção por trás da lista não era exatamente fazer coisas — ao invés disso, ele a usou como uma forma de garantir que ele contribuísse com algo positivo a cada dia. Ele começou sua lista com a pergunta, “Que bem devo fazer neste dia?”
Source: Daily Dot
I won’t lie — A lista de afazeres de Franklin não parece muito longe da minha. É verdade que não costumo incluir as palavras “desvio” e “contrive” para descrever o que preciso de fazer num determinado dia, mas as nossas respectivas listas conseguem o mesmo. Também programo o horário da manhã para comer, e muitas vezes uso a hora do almoço para a minha própria versão de “overlooking accounts”. Você e eu não somos tão diferentes, Franklin.
O que realmente mudou são as diferentes opções disponíveis para nós para criar e organizar as listas de afazeres. Embora não tão antigas quanto o estilo de Franklin, muitos de nós podem se lembrar de possuir um planejador de dias de papel — essas na verdade datam de 1924, com a estréia do Diário Wanamaker.
Source: Boston Globe
Mas a era da lista de afazeres digitais realmente começou quando os sistemas operacionais de computador estavam incluindo programas de calendário em seus pacotes de software subseqüentes, como as versões primitivas do calendário do Outlook. Seguiu-se uma versão de 1992 de um smartphone chamado Simon — que incluía recursos de agendamento — e depois vieram os PDAs prontos para o calendário, ou assistentes digitais pessoais. A primeira geração de calendários online surgiu no início dos anos 2000, que eventualmente evoluiu para programas como o Google Calendar, que podiam ser sincronizados com seus correspondentes smartphone.
Em outras palavras, faz muito tempo que não precisávamos de uma caneta por perto para tomar nota de algo — desde que tenhamos um dispositivo móvel por perto, podemos enviar lembretes de texto para nós mesmos, inserir eventos em seu programa de calendário, ou usar um recurso de busca por voz para definir um lembrete.
Mas acho tão interessante que algo que agora parece ser tecnologia antiquada — o PDA/assistente digital pessoal — agora se tornou mais aplicável do que nunca. Estamos vendo mais e mais programas que foram originalmente destinados a ser plataformas de busca de voz evoluir para assistentes pessoais virtuais. Por isso, definitivamente vamos tocar nesses, e como eles entram em jogo na era moderna da lista de afazeres.
7 Maneiras de organizar a sua lista de afazeres
A Lista Clássica Escrita à Mão
Aqui, nós brincamos sobre o quão antiquada eu posso ser. Eu vou para a cama cedo, tenho uma coleção de filmes noir, e lembro-me dos desenhos animados do início dos anos 90. Também mantenho uma lista de afazeres escrita à mão, que — com todos os sinos e apitos disponíveis hoje em dia — é quase arcaica.
Eu também tenho um sistema estranho para usar minha lista de afazeres escrita à mão: Eu o uso em conjunto com o Google Calendar, o qual chegaremos mais tarde, e o uso como um escudo contra distrações.
Quando estou trabalhando, posso ter uma ideia aleatória de algo que quero procurar na internet, ou uma mensagem pessoal que quero enviar, ou um recado que preciso executar. Mais vezes do que gostaria, eu respondo a esses pensamentos de uma de duas maneiras: 1) Deixar cair o que estou a fazer para falar disso, ou 2) dizer: “Eu trato disso mais tarde”, e esquecer isso.
Mas ter um caderno ao meu lado enquanto estou a trabalhar dá-me um lugar para guardar estas coisas, sem interromper completamente o meu trabalho para lidar com elas. Algumas delas são mais importantes do que outras, mas desta forma, tenho um lugar para “guardar” quaisquer distracções. (Você vai notar que eu uso o ponto de exclamação cartoonish para indicar tarefas “divertidas”). E com o rápido declínio da atenção dos humanos, qualquer hack para se manter concentrado é bem-vindo, especialmente em uma linha de trabalho de deadline-driven.
Bullet Journals
Parece que Bullet Journaling é a lista de afazeres do dia. Todos estão falando sobre isso, e ainda assim, tão poucas pessoas parecem entendê-lo.
P>Even quando pesquisei meus colegas que estavam dando uma chance, as críticas eram mistas — a maioria estava ficando para trás ao usá-lo, e os outros não tinham certeza se isso os estava beneficiando de fato. Uma delas, minha colega blogueira de marketing Sophia Bernazzani, teve a gentileza de compartilhar uma foto dela:
Um Bullet Journal, Bernazzani me explicou, funciona para ela, “porque ele me permite facilmente ver minhas prioridades de grandes filmes e fazer diariamente – tudo em um só lugar”.”
Segundo um site semi-oficial do Bullet Journal, a estratégia é melhor descrita como um “sistema de organização personalizável e perdoador” que funciona como uma “lista de afazeres, caderno de esboços, caderno de anotações e diário”. Eis o que pude deduzir do resto do conteúdo do site:
- É uma lista de tarefas, eventos e notas diversas.
- Listas podem ser diárias, mensais ou anuais.
- Symbols são usados para indicar a categoria e importância de cada item.
O que o diferencia de outras listas de afazeres é o seu propósito de evitar que as pessoas enlouqueçam por causa das coisas que não foram feitas. Ele combina com algumas pesquisas realizadas por um aplicativo de produtividade chamado iDoneThis, que descobriu que 41% dos itens de afazeres nunca são completados. Com o sistema Bullet Journal, nada é riscado — é apenas rotulado com um novo símbolo que indica que ele precisa ser migrado para uma data futura.
O outro diferencial é o conselho do Bullet Journal para levar os logs diários um dia de cada vez, ao invés de listar esses itens com muita antecedência. Ele também recomenda não fazer essas listas muito longas, o que também se alinha com a pesquisa — estudos indicaram que quanto mais itens em nossas listas, menos provável é que sejamos feitos.
A lista de 3 passos para fazer
A mais cedo este ano, minha colega, Christine Ianni, falou com o autor e jornalista ganhador do Pultizer Charles Duhigg sobre como as pessoas mais produtivas administram seu tempo. Ele revelou um processo de três passos que divide passos maiores e mais difíceis em micro-passos.
Parece algo parecido com isto. Comece com uma folha em branco, e depois:
- Pense na sua meta de esticar para o dia.
- Escreva a sua meta no topo da sua página.
- Quebre a sua meta em passos accionáveis/mensuráveis.
Basicamente, este método diminui o fator de intimidação de grandes projetos. Quando os objectivos maiores têm a sua própria lista de afazeres, são reorganizados nos passos mais pequenos que levam a que seja completamente completo.
Curious para aprender mais sobre como isso funciona? Confira nossa entrevista Duhigg no The Growth Show do HubSpot.
Calendários Online
Aqui onde a minha lista de afazeres é um pouco mais moderna do que um inventário de distrações à moda antiga, escrito à mão. Eu já escrevi antes sobre minha tendência de agendar meu dia até o último detalhe — meus calendários online são ótimos para isso.
Nota que eu pluralizei — “calendários”. Isso é porque eu tenho múltiplos calendários online, tanto para o trabalho como para itens pessoais. Mas graças à tecnologia da nuvem e à capacidade dos calendários de se fundirem em um só lugar — como o iCal ou o software de calendário do meu telefone — eu posso ter todas essas informações em uma única plataforma.
Tal como alguns dos meus colegas, descobri mais tarde, eu uso os meus calendários online em conjunto com outro formato de lista de afazeres. Ao invés de apenas listar o que eu preciso fazer, o calendário quebra o tempo que eu tenho para completar as coisas ao longo do meu dia, desde passear o cachorro até fazer minha escrita pela manhã.
Também me ajuda a lembrar de fazer intervalos ao longo do dia. Nem sempre sou tão bom a fazê-los, mas como as pessoas mais produtivas se lembram de fazer pausas de 17 minutos a cada 52 minutos de trabalho que fazem, eu pelo menos incluo isso como um item de ação para mim mesmo. E ao alinhá-los com a minha lista de afazeres escrita à mão — onde eu escrevo lembretes para ver coisas que de outra forma distraem — ajuda a garantir que esses 52 minutos de trabalho não sejam severamente interrompidos.
O que também é legal no Google é a sua funcionalidade “Metas”, que permite programar itens de longo prazo — como aprender um novo idioma, por exemplo — e ditar quanto tempo você quer dedicar a eles a cada dia, mês ou ano. E os “Objectivos” mantêm-no responsável. Se outro compromisso for agendado durante o tempo originalmente reservado para trabalhar nesse item de longo prazo, o Google agendará automaticamente o último para você. Portanto, sem desculpas – é hora de aprender japonês! Ou, você sabe, o que quer que você queira fazer.
Assistentes Pessoais Virtuais
Na semana passada, foi lançado o Google Allo, um “aplicativo de mensagens inteligentes” que também vem equipado com o Google Assistant — um concierge virtual, se você quiser. É antecipativo ao rumor do lançamento do Google Home no dia 4 de outubro, que fontes dizem que provavelmente usará tecnologia similar.
Então por que isso importa? Bem, a Casa do Google é outro acréscimo à crescente lista de assistentes virtuais independentes que não requerem o uso de um dispositivo móvel. E entre suas muitas capacidades, esses assistentes virtuais em casa devem ser capazes de ajudar a definir lembretes.
Google Home irá jogar nas mesmas ligas do Echo da Amazon, que usa sua própria tecnologia de busca de voz, Alexa, para ajudar com esses pedidos e consultas. Vou deixar Alec Baldwin — que, a propósito, você pode vir ver no INBOUND 2016 — ajudar a explicar:
Google e Amazon não estão sozinhos nesta tecnologia — não vamos esquecer Siri, uma das plataformas originais de busca de voz que foi programada para criar listas de afazeres e definir lembretes.
As assistentes pessoais digitais tendem a realizar coisas diferentes dos outros tipos que cobrimos até agora. Para mim, pelo menos, o Siri é uma ótima ferramenta para criar ou adicionar coisas a uma lista de tarefas quando estou em movimento, ou não tenho tempo de passar pelo processo de adicionar um novo evento ao meu calendário.
Antecipamos que este método de lista de afazeres virtuais possa continuar a ganhar popularidade — afinal, veja quantos nomes principais estão entrando no espaço.
A Lista “Eu fiz”
O meu colega, Mike Renahan, está sendo divulgado por aqui para saber uma ou duas coisas sobre produtividade — você pode conferir alguns de seus artigos aqui. Naturalmente, eu lhe perguntei como ele organiza sua lista de afazeres.
A sua resposta? Na verdade, ele não sabe. Em vez disso, ele usa o que ele chama de “Eu fiz” lista.
“Você escreve todos os objetivos que você alcançou em um determinado dia”, ele explica, “e esses ditam os objetivos que você estabeleceu para si mesmo amanhã”.”
Aqui está um exemplo de como isso se parece para ele:
Como você pode ver, Renahan mantém essa lista em execução em uma nota em seu telefone para que ele possa atualizá-la sempre e em qualquer lugar. “Eu actualizo esta lista todos os dias quando estou no comboio”, disse-me ele. “Ajuda-me a reflectir sobre o quão produtivo eu era num determinado dia. E a partir daí, posso começar a planejar objetivos realistas para o dia seguinte”
A abordagem do Renahan funciona para resolver a ênfase no incompleto, focando nas coisas boas que fizemos em um determinado dia”. E, em vez de apenas adicionar mais e mais coisas a uma lista existente, sua teoria diz para usar as coisas boas para ditar o que você vai fazer amanhã.
7. Aplicativos de gerenciamento de tarefas
Finalmente, chegamos ao inevitável método “há um aplicativo para isso” de organizar listas de afazeres.
Não se engane — esses aplicativos são diferentes dos assistentes pessoais digitais. Ao invés de ditar lembretes e itens de agendamento para uma plataforma separada, muitos desses aplicativos permitem que você tenha controle total sobre suas tarefas.
Existem toneladas de aplicativos de gerenciamento de tarefas por aí — Wunderlist e o iDone acima mencionadoEstes são dois dos nomes mais reconhecíveis.
Mas entre meus colegas, como o Editor de Seção do Blog de Vendas do Hubspot, Leslie Ye, parece que Todoist é o mais popular.
Ela já escreveu sobre isso antes, e diz que poder triar os itens da sua lista de afazeres de acordo com sua prioridade é um grande benefício. Além disso, ao contrário de muitos outros aplicativos de gerenciamento de tarefas, Todoist tem conseguido jogar essas tarefas — quanto mais você completar com sucesso, mais “pontos de carma” você pode ganhar.
“E acumular pontos de carma”, explica Ye, “é uma maneira divertida de jogar algo que normalmente é uma fonte de estresse.”
Sentir-se organizado?
Numa altura em que parece que estamos mais ocupados do que nunca — o que não é necessariamente uma coisa má, pois isso foi dito para melhorar a nossa cognição — ficar organizado pode tornar-se um desafio. Mas isso só se você não tiver as ferramentas certas e, como já ilustramos, há muitas delas a serem encontradas.
Como já notamos antes, nem todos os métodos são perfeitos para todos, e qualquer um que o torne mais produtivo pode não parecer convencional. Esses métodos podem ser combinados e usados em conjunto — como eu faço com listas manuscritas e calendários online — ou talvez haja apenas um método singular que funcione melhor para você.