15 efektivních strategií správy e-mailů, které byste měli používat

Mnozí z nás jsou zahlceni e-maily.

Samotné slovo vyvolává představu tučného trojmístného čísla nepřečtených e-mailů, z nichž každý vyžaduje vaši pozornost.

Jako centru komunikace zejména v našem profesním životě se e-mailu nevyhneme. I při největších pokusech zbavit se naší schránky dokázal e-mail, že nikam nezmizí.

Problémy nastávají kvůli obrovskému množství e-mailů, které dostáváme. Pokud není zaškrtnuta jediná priorita, která je e-mailům vlastní, je datum jejich přijetí. E-mail ze své podstaty nebyl vytvořen tak, aby zvládl současný objem a mnoho způsobů, jakými se svou schránkou komunikujeme. Naštěstí vám mohou přijít na pomoc technologie a osvědčené postupy.

Efektivní správa e-mailů vyžaduje, abyste aktivně vzali svou schránku do vlastních rukou. To bude vyžadovat doplnění e-mailového softwaru a několik obecných pravidel, jak s e-mailovou komunikací co nejefektivněji zacházet.

15 tipů, jak zvládnout správu e-mailů

Email je nejmocnější formou obchodní komunikace a díky těmto účinným strategiím se může stát tou, se kterou budete pracovat skutečně rádi. Chcete-li se pustit do efektivních strategií správy e-mailů, řiďte se těmito jednoduchými tipy pro správu e-mailů.

Odstraňte reklamní prodejní zprávy

Předtím, než se pustíte do efektivní správy své e-mailové schránky, je důležité stanovit priority a odstranit nežádoucí zprávy. Propagační prodejní zprávy by měly jít jako první a jejich přetahování na kartu Propagační není tak efektivní. Jde o to, abyste měli uspořádanou schránku naplněnou pouze obsahem, který souvisí s vašimi pracovními cíli. Ve většině případů jsou prodejní zprávy rušivé a odvádějí pozornost od vašich priorit.

Odhlašujte se od newsletterů, které nikdy nečtete

Pokud jste pravidelnými odběrateli newsletterů, je zde další příležitost, jak zefektivnit svou doručenou poštu. Možná budete v pokušení vytvořit si štítky a filtry, které je za vás zpracují, ale opět si tyto strategie schovejme pro e-maily, které mají přidanou hodnotu pro váš osobní a profesní život.

Pokud jste nečetli poslední dvě vydání daného newsletteru, je pravděpodobné, že vám nepřináší žádnou hodnotu, takže zvažte odhlášení odběru. Pokud zrušení odběru neunesete, většina zpravodajů umožňuje minimalizovat frekvenci jejich zasílání.

Požádejte o odstranění zpráv ze skupin, které se vás netýkají

Podobně jako u zpravodajů jste se mohli připojit k různým skupinám, které se vás v danou chvíli týkaly. Znovu se podívejte na hodnotu, kterou poskytují, a na to, zda se vztahují k vašim současným cílům a zájmům.

Zprávy ve skupinách mohou zahrnovat e-maily od osobních kontaktů s náhodnými tématy nebo se jednoduše odstraňte z těch příšerně dlouhých vláken „odpovědět všem“. Trocha diplomacie se zde hodí, protože své přátele a kolegy nemůžete jen tak „odhlásit“ nebo „zablokovat“. Gmail sice nabízí tlačítko „ztlumit“, ale u všech ostatních budete muset dát najevo své záměry.

Krátká zpráva, ve které dáte najevo, že už nejste pro konverzaci relevantní, vám umožní hladký odchod a přiblíží vás o krok blíže k efektivně řízené e-mailové strategii.

Vytvořte štítky pro podobné typy e-mailů

Teď, když jste odstranili nepodstatné, je čas uspořádat skutečně potřebné e-maily a štítky jsou k tomu skvělým způsobem.

Štítky lze použít k vytvoření vlastního systému složek ve složce doručené pošty. Pojmenujte je podle kategorie, klienta, projektu nebo podle toho, co si přejete. Díky této detailní organizaci složky doručené pošty vytvoříte systém, ve kterém budou mít konverzace své správné místo a bude snadné je najít a zpracovat.

Nevyhýbejte se vytváření velkého množství složek pro e-maily

Počet složek, které můžete ve složce doručené pošty vytvořit, není omezen. Není neobvyklé mít 30 nebo více štítků a složek pro uspořádání konverzací na detailní úrovni.

Sdílené schránky a sdílené štítky umožňují posunout koncept složek dále a spravovat e-maily ve schránce jako tým. G2 má kategorii o nejlepších sdílených schránkách vytvořených pro týmy, kde najdete seznam nejlepších zdrojů pro váš tým.

Přiřazování e-mailů je jednou ze součástí sdílených schránek, které umožňují přehledně delegovat e-maily.

Před přidáním dalších nástrojů byste měli zvážit takový, který funguje s vaším současným e-mailovým klientem. Nutnost odskakovat od doručené pošty je kontraproduktivní pro to, abyste se mohli soustředit a především uspořádat doručenou poštu.

Automatické nastavení filtrů pro určité odesílatele

Proč si neusnadnit život pomocí některých nástrojů pro automatizaci e-mailů? Vytvořením e-mailových filtrů za vás mohou být příchozí e-maily roztříděny, označeny nebo označeny podle vámi nastavených kritérií.

Filtry vás ujistí, že vám nikdy neuniknou účty nebo důležité e-maily od určitého příjemce. Lze je použít k automatickému seskupování e-mailů podle názvu projektu nebo klienta na základě konkrétních klíčových slov, příloh a předmětů. Filtry můžete považovat za svého osobního asistenta, který za vás provede určitou předorganizaci a umožní vám soustředit se na naléhavější úkoly.

Vytvoření samostatných aliasů odesílatele pod stejnou e-mailovou adresou

Dalším jednoduchým způsobem filtrování příchozích e-mailů, je vytvoření aliasů. E-mailové aliasy představují alternativní e-mailovou adresu, která bude stále směřovat na váš původní e-mail. V podstatě tak získáte výhodu nové e-mailové adresy, aniž byste museli vytvářet a spravovat nový účet.

Například se můžete přihlásit k odběru novinek pomocí e-mailového aliasu místo své primární e-mailové adresy. Můžete pak vytvořit filtry, které automaticky označí nebo označí hvězdičkou všechny e-maily přicházející na e-mailovou adresu aliasu.

E-mailové aliasy služby Gmail vám také dávají možnost odesílat e-maily z jiného jména. Například z jedné e-mailové adresy můžete odesílat e-maily týkající se práce a z aliasu osobní e-maily nebo naopak.

Pokud však potřebujete vytvořit nový účet, například pro správu dotazů z oblasti prodeje nebo podpory, software helpdesku vám umožní bezproblémovou integraci helpdesku uvnitř vaší osobní schránky. E-maily z oblasti prodeje a podpory tak můžete zpracovávat ve stylu ticketů a přiřazovat je konkrétním agentům přímo z vaší osobní schránky.

Eliminujte přeposílání interních e-mailů

Vzhledem k tomu, že vaši kolegové dostávají dostatek externích e-mailů, je dobrým zvykem nepoužívat e-maily pro interní komunikaci, a to včetně dlouhých řetězců CC, BCC.

Moderní správa e-mailů eliminovala nutnost přeposílání e-mailů internímu týmu. Nejlepší software pro správu e-mailů vám umožní komunikovat se svými kolegy z týmu prostřednictvím e-mailových poznámek přes instant messaging v aplikaci. Tato dvojí výhoda znamená, že nemusíte používat externí platformu pro zasílání zpráv a také se vyhnete zahlcení schránek všech uživatelů. Váš tým vám za to poděkuje!

Čtení a odpovídání na e-maily každý den ve stanovený čas

Neustálé sledování doručené pošty se může změnit v neefektivní zvyk při správě času.

Naplánování strategického času pro správu e-mailů vede k efektivní správě e-mailů a nejlepší je, když je to každý den ve stejný čas. Umožní vám to vytvořit si v rámci dne časové úseky a uvolní vám to ruce, abyste se mohli soustředit na jiné úkoly bez neustálého přetrvávajícího pocitu, že byste měli kontrolovat e-maily.

Jakmile zvládnete svou doručenou poštu pro daný den, měli byste odložit přeskakování do schránky a z ní, pokud nepřijde něco mimořádně naléhavého. I v takovém případě můžete nastavit systémy pro označení těch e-mailů, na které nemůžete reagovat ihned.

Označení důležitých zpráv, na které nemůžete reagovat ihned

Software pro správu e-mailů obsahuje možnost odložení e-mailů nebo jejich pozdějšího vrácení na začátek složky doručené pošty. Dobrý systém označování podpořený filtry zajistí, že vám nic neunikne, a zároveň vám umožní efektivně odpovědět příjemcům.

Na důležité e-maily nelze vždy odpovědět okamžitě, ale přesto existují osvědčené postupy, pokud jde o očekávanou dobu odpovědi.

Na pracovní e-maily odpovídejte v rozmezí 24-48 hodin

Obecně platí, že na e-maily související s obchodními záležitostmi byste měli odpovídat ještě týž pracovní den. Studie ukázaly, že trvá-li odpověď na e-mail déle než 48 hodin, vede to ke ztrátě potenciálních zákazníků a jejich nespokojenosti.

Společnost Fast provedla průzkum týkající se doby odpovědi na e-mail, kde zjistila, že více než 70 % lidí očekává odpověď do čtyř hodin.

Znovu zde může pomoci software pro správu e-mailů. Přinejmenším můžete nastavit automatickou korespondenci, která dá příjemci vědět, že má vaši pozornost s tím, že podrobnější odpověď bude následovat, což by rozhodně mělo být do 3 až 5 pracovních dnů.

Důležité e-maily vyřizujte do 3 až 5 pracovních dnů

Všichni řešíme spoustu různých úkolů spolu s velkým množstvím každodenních e-mailů, ale je důležité upřednostnit e-maily, které nemohou zůstat bez odpovědi. Ať už čekáte na odpověď náboráře, potvrzení externí zainteresované strany nebo rozhodnutí zákazníka, základem pro odeslání následného e-mailu by mělo být 3-5 pracovních dní.

Mohou nastat situace, kdy bude potřeba několik následných odpovědí. Nezapomeňte mezi jednotlivými následnými e-maily přidat den nebo dva, abyste nepůsobili dojmem, že jste zoufalí.

V situacích, kdy nemůžete okamžitě navázat, postačí automatický odesílatel, který ukáže vaši angažovanost. Pokud jste uživatelem služby Gmail, mohou vám v tomto případě pomoci komunikační nástroje G-Suite.

Klíčem k úspěšné správě e-mailů je delegování. Se správnými nástroji v ruce, přesněji řečeno ve své schránce, můžete svému kolegovi jednoduše hodit rychlou interní e-mailovou poznámku, která mu automaticky nasdílí e-mail. Dokonce můžete jít ještě o krok dál a vytvořit automatická pravidla pro automatické sdílení určitých e-mailů s konkrétním kolegou. Interní e-mailové poznámky lze také automaticky přidávat, aby byla vaše zpráva přehlednější a souvislejší.

Stáhněte si odpovídající aplikace, abyste mohli reagovat na e-maily na cestách

Většina oblíbených klientů e-mailových služeb má odpovídající mobilní aplikaci, která vám pomůže spravovat e-maily, když zrovna nesedíte u notebooku. Díky snadnému přístupu k elektronické poště na dlani můžete mít rychlý přehled o příchozích e-mailech v reálném čase a podle toho si naplánovat den.

Mějte nastavený podpis na svých e-mailech, abyste nemuseli pokaždé psát své jméno

Předem věnovaný čas strukturování e-mailové strategie vám může výrazně ušetřit čas a zvýšit efektivitu. Překvapivě se podpisy e-mailů nepoužívají tak často, jak by měly. Tím, že se zbavíte dohadů při psaní svého jména, titulu a informací o společnosti, se můžete mnohem rychleji soustředit na přípravu a odesílání efektivních e-mailů.

Proces podepisování lze dále zefektivnit pomocí softwaru pro podepisování e-mailů. Software pro e-mailové podpisy vám nejen ušetří čas, ale také pomůže vám a vašemu týmu zůstat struční. Je to jednoduchý, ale účinný způsob, jak posílit vaši značku a marketingové úsilí. Pomocí e-mailových podpisů můžete propagovat svou firmu, přesměrovat příjemce na preferované stránky webu nebo účty sociálních médií, oznamovat nadcházející události a mnoho dalšího.

Pokud používáte aliasy, můžete mít dokonce pro každou e-mailovou adresu jiný podpis. To vám pomůže zlepšit komunikační strategii a cíleně zapojit příjemce e-mailů.

Vytváření a sdílení šablon e-mailů

Šablony e-mailů jsou dalším způsobem, jak ušetřit čas a zajistit jednotný tón vyjadřování firemní značky.

Většina e-mailových služeb nabízí nativní způsoby ukládání e-mailů jako šablon. Ačkoli existuje seznam výkonnějších softwarů pro tvorbu e-mailových šablon, které po integraci přímo do schránky mohou zjednodušit mnoho opakujících se procesů a doplnit schránku o sdílené e-mailové šablony. Možnost přidávat vlastní proměnné zajistí, že příjemci obdrží odpověď na míru, která bude působit dojmem, že byla vytvořena speciálně pro ně.

Závěr

Efektivní správa doručené pošty může výrazně přispět k vaší celkové efektivitě. S pomocí tipů a softwaru pro správu e-mailů, které byly probrány v tomto článku, jste na dobré cestě ke zkrocení a spřátelení se s doručenou poštou.

Další rady pro převzetí kontroly nad e-maily, interní i externí, najdete v e-mailovém centru G2, kde najdete ještě více návodů!