Co je plnění objednávek? (+6 hlavních kroků a jak se zlepšit)

Představte si následující situaci: nakupující narazí v internetovém obchodě na perfektní dárek k svátku, ale do svátků zbývá pouhý týden.

Tento člověk vidí jako možnost dvoudenní dopravu, a tak se pustí do nákupu s pocitem jistoty, že dorazí včas. O několik dní později se krabice objeví před jejími dveřmi, řádně zabalená a ve skvělém stavu.

Je to úkol, který si tato zaneprázdněná zákaznice může odškrtnout ze svého seznamu nákupních úkolů. Aby vyjádřila své uznání, napíše pozitivní pětihvězdičkovou recenzi.

Každý, kdo nakupuje online, zažil radost z toho, že krátce po objednání dostane balíček před své dveře, ale málokdy přemýšlíme o procesu online objednávky, který umožňuje rychlé odeslání.

Když jste v kůži zákazníka, připadá vám to téměř jako kouzlo, ale v zákulisí se toho děje hodně. Schopnost rychle a levně odeslat objednávku je dobře navržený, zefektivněný proces s několika kroky a každý krok je stejně důležitý jako ten následující.

Jeden špatný krok a může způsobit velké problémy s doručením a nespokojeného zákazníka. Celý tento proces se nazývá plnění objednávek.

Plnění objednávek je kompletní proces přijímání, balení a odesílání online objednávek zákazníkům. Obchodníci mají možnost postarat se o plnění objednávek buď vlastními silami, nebo je zadat logistické společnosti třetí strany (3PL), která poskytuje skladovací prostory, technologie a lidi pro efektivní a rychlé plnění objednávek.

Fáze plnění objednávek

V celém procesu plnění objednávek je mnoho pohyblivých částí a k zajištění jeho efektivního fungování budete potřebovat správnou strategii. Zahrnuje vše od příjmu zásob až po zpracování vratek. Zde je stručný přehled procesu plnění objednávek:

Příjem

Příjem se týká přijetí příchozích zásob od výrobce nebo dodavatele. Každý obchodník má trochu jiný proces příjmu, ale mezi několik klíčových úkolů patří:

Přepočítání a kontrola položek, aby byla zajištěna jejich správnost

Kontrola případného poškození

Přidání každé nové SKU do inventáře nebo softwaru pro řízení skladu

Zaznamenání počtu jednotlivých SKU

Skladování zásob

Po přijetí zásob je třeba je správně uskladnit, aby bylo možné je snadno vychystat (viz krok 2). Organizace zásob má zásadní význam pro rychlost a přesnost plnění objednávek. Zajistí také úplný přehled o tom, co je k dispozici k expedici a kde přesně to najdete.

Vaše zásoby by měly být vždy uspořádány podle SKU v samostatných zásobnících, aby bylo možné co nejrychleji vybrat a zabalit správnou položku. Pokud nemáte správně uspořádané zásoby nebo to nestíháte, vystavujete se vyššímu riziku, že uděláte chyby se ztrátou času stráveného hledáním správné položky.

Vychystávání

V okamžiku, kdy je objednávka zadána online, začíná její zpracování. Prvním krokem přípravy objednávky ke správné expedici je vychystávání. Pokud používáte software pro správu zásob, měla by být provedena elektronicky. Pokud ručně, můžete použít papírový vychystávací seznam, který obsahuje místo, kde se jednotlivé položky nacházejí, a objednané množství, což zajistí rychlé a přesné vychystání správné položky (položek).

Balení

Balení zahrnuje zabalení všech položek, aby byla zajištěna jejich ochrana při přepravě a aby byly použity správné balicí materiály podle typu objednané položky (položek). Mezi tyto materiály mohou patřit krabice, bublinkové poštovní obaly, polyetylenové sáčky, balicí pásky, bublinkové fólie a vzduchové výplně.

Pokud se jedná o vlastní plnění, je na obchodníkovi, aby měl tyto materiály po ruce. Pokud si neudělá zásoby správných balicích materiálů, stráví více času na poště nebo v prodejně UPS.

Přeprava

Existuje několik různých způsobů přepravy balíku, ale většina zákazníků samozřejmě hledá rychlou a bezplatnou přepravu. Budete si muset udělat průzkum různých přepravců a možností, které poskytují, abyste mohli porovnat náklady na přepravu.

Různé možnosti přepravy byste měli zvážit dříve, než začnete prodávat produkty online. Zákazníci si tak mohou vybrat možnost dopravy, kterou upřednostňují, podle toho, kolik jsou ochotni za dopravu zaplatit a jak dlouho jsou ochotni čekat.

Pokud plníte ve vlastní režii, budete muset každý den běhat na místní poštu nebo do prodejny UPS, abyste odeslali své poslední objednávky včas. Pokud plnění objednávek zadáváte externě, přepravci je vyzvednou z centra plnění.

Po odeslání objednávky budete chtít zákazníkovi zaslat informace o sledování, aby měl přehled o stavu doručení.

Zpracování vrácení zboží

Šedesát sedm procent zákazníků si před nákupem prohlédne pravidla pro vrácení zboží ve vašem internetovém obchodě. Pokud nabízíte vrácení zboží, je také součástí celkového procesu vyřízení objednávky. Než začnou přicházet vrácené zboží, měli byste zvážit, jakým způsobem budete vrácené zboží rychle a efektivně zpracovávat, abyste zákazníky neodradili od dalšího nákupu ve vašem obchodě a abyste měli přehled o dostupných zásobách.

Faktory, které je třeba zvážit

Mnohdy se stává, že když obchodníci začínají, nechají si produkty posílat přímo domů nebo si pronajmou skladové prostory a najmou několik lidí, kteří jim pomohou s realizací objednávek. Tato strategie je proveditelná v začátcích budování firmy, ale může brzy vykolejit plnění objednávek (a váš zdravý rozum), pokud se počet objednávek začne trojnásobit.

Pokud děláte vše správně a vaše firma stále roste, bude třeba změnit proces plnění objednávek.

Tady jsou tři hlavní faktory, které je třeba zvážit a které ovlivňují celkovou strategii plnění objednávek, zejména když vaše podnikání roste.

Objem objednávek

Pokud zasíláte objednávky v malém objemu, postačí vám zasílání balíků vlastními silami. Jakmile však dosáhnete 200 a více objednávek měsíčně, stane se proces plnění vlastními silami méně efektivní a vy už nebudete mít čas věnovat se jiným oblastem svého podnikání, které vyžadují vaši pozornost.

Jakmile plníte ve velkém objemu, je třeba sledovat mnohem více věcí: zásoby na skladě, rychlost SKU, doplňování zásob, co se právě odesílá, kam se objednávky odesílají a které položky se vracejí. Tehdy je nejlepší zvážit další možnosti, například outsourcing plnění objednávek.

Technologie

Technologie hraje při plnění objednávek významnou roli. Nejde jen o to, že máte k dispozici správný počet zaměstnanců, kteří práci odvedou, ale také správná data a informace, abyste vše zvládli.

Propojením softwaru pro plnění objednávek s vaším internetovým obchodem můžete celý proces zefektivnit. Některé společnosti 3PL jsou technologicky zaměřené, což znamená, že jsou vybaveny souborem technologií, které automatizují a zefektivňují objednávky pro rychlejší a přesnější plnění.

Technologicky zaměřené společnosti 3PL vám mohou poskytnout analytiku a technologie, které vám pomohou předpovídat poptávku a pochopit, ve kterém z jejich skladů byste měli skladovat zásoby, abyste snížili náklady na dopravu.

Lokalita

Šedesát jedna procent nakupujících opustí svůj košík, pokud jsou poštovné, daně a další poplatky příliš vysoké.

Kde jsou skladovány vaše zásoby a pochopení toho, kam jsou objednávky odesílány, může být pro vaši firmu strategickým rozlišovacím prvkem. Na umístění záleží, protože ovlivňuje vzdálenost a dobu, kterou vaše zásilky potřebují na cestu. Eliminací přepravy do nejvyšších a nejdražších přepravních zón (nebo předem určených oblastí, které dopravci používají k účtování přepravních nákladů) můžete snížit své náklady a přenést tyto úspory na své zákazníky.

Klíčovým tipem je zde zvážit skladování zásob ve velkém městě nebo v jeho blízkosti nebo v centru, aby měly možnost oslovit větší množství zákazníků. Pokud budete spolupracovat se společností 3PL, která má více skladů pro skladování zásob, můžete také rozšířit svůj dosah a snížit náklady na dopravu a dobu přepravy.

Jak urychlit plnění objednávek

Nejjednodušší způsoby, jak urychlit plnění objednávek, jsou automatizace procesů, využití dat a outsourcing plnění.

Automatizace procesů

Mnoho věcí nemusíte dělat ručně, včetně kontroly nových objednávek. Využití technologií, například softwaru pro správu zásob, může pomoci automatizovat některé části procesu, včetně nastavení bodů změny pořadí zásob, generování kompletačních seznamů a správy vratek.

Outsourcing plnění u technologicky vyspělé společnosti 3PL je dalším způsobem, jak automatizovat plnění, takže za vás automaticky zabalí a odešle objednávky, jakmile je objednávka zadána, a přiřadí ji svému centru plnění, které má vaše zásoby a je nejblíže vašemu koncovému zákazníkovi.

Využití dat

Data jsou moc. Využíváním dat k vytváření a zlepšování celkové strategie plnění objednávek jste schopni přijímat lepší obchodní rozhodnutí. Například historická data o objednávkách poskytují přehled o budoucí poptávce po objednávkách a pomáhají tak předcházet případným výpadkům zásob. Využití technologií pomáhá poskytovat data v reálném čase, takže víte, kolik zásob je v daném okamžiku na skladě, a nespoléháte se na statické snímky z jednoho časového okamžiku.

Outsourcing plnění objednávek

Jak již bylo zmíněno, nejrychlejší způsob, jak urychlit proces plnění objednávek, je umožnit někomu jinému převzít řízení. Jakmile obchodníci dosáhnou další úrovně růstu, často raději uzavřou partnerství s poskytovatelem plnění, než aby pokračovali v plnění objednávek na vlastní pěst.

Přestože se plnění vlastními silami může zdát jako nákladově nejefektivnější způsob správy objednávek (při zachování kontroly nad procesem), z dlouhodobého hlediska může zpomalit dobu plnění a zvýšit náklady na dopravu. Outsourcingem plnění získáte přístup ke skladovým prostorám, technologiím a odborníkům na plnění, kteří se o vše postarají za vás.

Kdy poznám, že je čas outsourcovat plnění?

Největší otázka, kterou si klade mnoho majitelů e-shopů, zní: Kdy je čas outsourcovat plnění?

Dva hlavní důvody, proč se obchodníci rozhodnou outsourcovat fulfillment, se týkají času a peněz: tráví příliš mnoho času a utrácejí příliš mnoho peněz.

Vydělávání příliš mnoho času na plnění objednávek

Mnohdy se stává, že obchodníci tráví příliš mnoho času plněním objednávek, takže mají problém najít čas na další důležité obchodní povinnosti, jako je vývoj produktů a marketing. Pokud trávíte příliš mnoho času plněním objednávek, a to až do té míry, že si nemůžete vzít den volna nebo vyjít z domu bez tiskárny štítků, možná je na čase uvažovat o 3PL.

Vydáváte příliš mnoho peněz na náklady na dopravu

Mnohdy mají 3PL partnerství s hlavními přepravci, kteří obchodníkům poskytují slevy na náklady na dopravu. Mají také optimálnější místa pro skladování zásob a odesílání zásilek, což vám z dlouhodobého hlediska pomůže ušetřit peníze. Někteří 3PL také poskytují více lokalit fulfillment center, kde můžete snadno rozdělit zásoby do různých lokalit, abyste rozšířili dosah svých zákazníků a nabídli jim rychlejší a cenově dostupnější dopravu.

Závěr

Zákazníci chtějí rychlou dopravu a neexistuje absolutně žádná zkratka, jak ji zajistit. Zatímco někteří obchodníci našli úspěch při vyřizování objednávek sami, mnozí zjistili, že outsourcing vyřizování objednávek je to nejlepší rozhodnutí, jaké kdy udělali. Outsourcovat plnění objednávek logistickému partnerovi třetí strany je jednodušší, než si myslíte. Určete, jaké jsou vaše hlavní priority. Pokud se na seznamu neobjevilo trávení času plněním objednávek, přejděte na jiný způsob.

Pokud hledáte software pro správu zásob, který vám pomůže automatizovat výše uvedené procesy, nehledejte dál. Pouze na G2 najdete nejlépe hodnocená řešení a to správné pro vaše potřeby.