„Keine Sorge, wir werden einen Beirat einrichten, damit Sie sich weiterhin einbringen können“, sagt ein neuer Beiratsvorsitzender zu seinem Vorgänger. Diese nicht unübliche Geste wird natürlich mit Begeisterung, Aufrichtigkeit und den besten Absichten ausgesprochen. Und die Aussage ist sowohl als Frage (an mich) als auch als Versprechen (an sie) formuliert. Dann fragt mich jemand aus diesem Gremium direkt: „Was halten Sie von Beiräten?“
Wohl wissend, dass die Hälfte der Gruppe von mir erwartet, dass ich das Konzept unterstütze, während der Rest hofft, dass ich die Idee rundweg verurteile, antworte ich vorsichtig. „Sie können für gemeinnützige Organisationen nützlich sein, wenn sie die Rolle des Beirats verstehen und eng definieren.“
Unsere Aufgabe ist es, das Warum zu begründen
Im Grunde kann es kompliziert sein – nicht unbedingt bei der Einrichtung des Beirats, sondern bei der Entscheidung, ob man einen haben sollte. Jede Gruppe schafft Arbeit für die Einrichtung, die sie verwaltet, und jede gemeinnützige Organisation hat bereits einen Vorstand, so dass es wichtig ist, bei der Abwägung, ob ein Beratungsgremium eingerichtet werden soll, das „Warum“ zu bedenken.
In einem ersten Schritt sollten Sie sich Ihren Vorstand ansehen. Wie von Nonprofit Quarterly vorgeschlagen, sollten Sie überlegen, ob es Ihnen Spaß macht, Freiwillige zu orientieren, sicherzustellen, dass sie die richtigen Dinge auf die richtige Weise tun, und sie bei Bedarf zu entlassen. Vielen Organisationen fällt es schwer, leistungsfähige Vorstände aufzubauen und/oder zu halten. Einige Organisationen versuchen sogar, den Vorstand zu ergänzen, indem sie ein Beratungsgremium einrichten, das die Aufgaben des Vorstands übernimmt. In solchen Fällen ist es wichtig, die Effektivität des Leitungsgremiums zu verbessern und nicht zu versuchen, es zu umgehen.
Besser als Einzelpersonen oder als Gruppe?
Selbst wenn es klar ist, dass eine Organisation zusätzliche Hände oder Fachwissen benötigt, ist eine Gruppenaktivität möglicherweise nicht gerechtfertigt. Laut Nonprofit Quarterly besteht der Hauptzweck einer Gruppe darin, Menschen zusammenzubringen, um „zu reden, zu erforschen, zu argumentieren, zu widersprechen, Einsichten anzubieten und gemeinsam zu lernen, um sinnvolle Ergebnisse und Auswirkungen zu erzielen“. Im Idealfall ist es das, was effektive Vorstände und Ausschüsse tun.
Wenn das Ziel jedoch darin besteht, verschiedene Aufgaben für eine Organisation zu erledigen, reicht es aus, bestimmte Personen mit der Ausführung dieser Aufgaben zu beauftragen. Die Teamleiter einer Organisation, die z. B. einen Wandertag durchführt, können über einen einjährigen Planungszyklus hinweg zahlreiche Freiwillige beaufsichtigen, ohne dass sie auch noch eine Gruppe leiten – und ihr einen Sinn geben – müssen. Der Prozess der Bildung einer Gruppe anstelle eines Kaders talentierter Einzelpersonen, die jeweils einem anderen Zweck dienen, erfordert eine weitere Ebene der Planung und des Engagements, die möglicherweise nicht notwendig ist.
Typen von Beiräten
Es gibt natürlich triftige Gründe für die Einrichtung eines Beirats. Sie können die Kapazitäten, die Reichweite und den Einfluss einer Organisation auf eine Weise erweitern, die für die Mitglieder des Vorstands oder der Belegschaft vielleicht nicht angemessen oder machbar wäre. Beiräte lassen sich typischerweise in eine der folgenden Kategorien einordnen, die von Blue Avocado aufgelistet werden:
- Fundraising – Wenn eine Organisation potenzielle Spender in ein offizielles Gremium einladen möchte, aber feststellt, dass diese Akteure nicht die Zeit, das Interesse oder die Fähigkeiten haben, um gute Vorstandsmitglieder zu sein. Im Rahmen eines Beirats können diese Spender nicht nur Geld geben und bekommen, sondern auch auf höchster Ebene mitdenken.
- Programmatisch – Wenn sich der Vorstand einer Organisation in erster Linie auf die Mittelbeschaffung konzentriert und nicht mit der Branche oder der Wählerschaft verbunden ist, kann ein Beirat die erforderliche Sachkenntnis und Perspektive einbringen.
- Briefkopf – Wenn eine Organisation die Namen angesehener Freunde nutzen möchte, ohne dass eine zusätzliche Beteiligung erforderlich ist, können solche Interessenvertreter durch einen „Beirat“, der ihren guten Willen nutzt, Unterstützung leisten.
- Steuerlich gesponsert – Bevor eine Organisation ihren eigenen 501(c)(3)-Status erhält, kann sie unter der steuerlichen Schirmherrschaft einer anderen Einrichtung arbeiten und einen „Beirat“ haben, der wie ein Vorstand funktioniert, ohne die gleichen rechtlichen Verpflichtungen, die mit einer Gründung einhergehen würden.
Wann sollte man vorgehen?
Im letzteren Fall fungiert der Beirat anstelle eines Vorstands, kann aber später zu einem solchen werden, wenn sich die Bedürfnisse der Organisation ändern. In allen anderen Fällen handelt es sich bei dem Beratungsgremium um eine zusätzliche Gruppe, die mit einer bestimmten Absicht eingesetzt wird. Bevor sie sich auf diesen Weg begeben, sollten die Organisationen die folgenden von Nonprofit Quarterly vorgeschlagenen Fragen berücksichtigen:
- Was wollen Sie erreichen? Was ist das Problem, das Sie zu lösen versuchen? Welche Chance wollen Sie nutzen?
- Was brauchen Sie, um das zu erreichen, was Sie erreichen wollen?
- Was ist das Konzept der potenziellen Gruppe und was wäre die Art ihrer Arbeit?
- Was ist das Konzept einer Einzelperson, die eine oder mehrere Aufgaben übernimmt, und was wäre die Art dieser Arbeit?
- Welche Herausforderungen und Chancen ergeben sich bei der Gestaltung/Moderation/Leitung einer Gruppe, und verfügen wir über die Fähigkeiten (Fertigkeiten) und Kapazitäten (Zeit, Humanressourcen usw.), um der Gruppe – und damit uns – gut zu dienen? Erbringt eine Gruppe einen ausreichenden Mehrwert, um die Investition zu rechtfertigen?
Wie geht man vor?
Wenn Sie den tatsächlichen Mehrwert eines Beirats für Ihre Organisation ermittelt haben, ist es ratsam, klare Richtlinien für diese spezielle Gruppe festzulegen. Blue Avocado empfiehlt die folgenden Schritte:
- Entwickeln Sie eine Aufgabenbeschreibung – Machen Sie sich über die Zuständigkeiten, Aktivitäten, Erwartungen und Grenzen der Befugnisse des Beratungsgremiums klar. Geben Sie dieses Instrument nicht nur an potenzielle Mitglieder weiter, sondern auch an den Vorstand und alle Mitarbeiter, die von der Existenz des Gremiums betroffen sein könnten.
- Unterscheiden Sie die Rollen von Vorstand und Beirat – erstellen Sie ein Organigramm, um die Zuständigkeiten der einzelnen Beiräte und ihre Position innerhalb der Organisation darzustellen. Eine Organisation kann mehrere beratende Gremien umfassen, z. B. ein Programmberatungskomitee, das die Fundraising-Veranstaltung leitet, und einen Beirat, der dem Vorstand und dem Geschäftsführer mit seinem Fachwissen zur Seite steht. Strategische Namensgebung kann ebenfalls ein nützliches Instrument sein, da „Rat“ oder „Ausschuss“ etwas anderes bedeuten als „Vorstand“.
- Wählen Sie einen geeigneten Vorsitzenden – Überlegen Sie, wer den Vorsitz der Einrichtung übernehmen soll, ob eine Führungspersönlichkeit der Gemeinschaft oder ein Vorstandsmitglied, und warum. Welche Botschaft senden sie aus und welche Talente bringen sie mit?
- Benennen Sie das Fundraising – Wenn das beratende Gremium einberufen wird, um Geld zu beschaffen, überlegen Sie sich einen Namen, der auf diese Verantwortung hinweist, z. B. „Freund von X“.
- Binden Sie die Zeit ein – Richten Sie die Gruppe nicht ein, wenn Sie nicht die Kapazität haben, sie zu nutzen. Diejenigen, die Sie angeworben haben, werden frustriert und desillusioniert sein, wenn Sie ihnen keine sinnvolle Erfahrung und Gelegenheit bieten, einen wertvollen Beitrag zu leisten.
- Auflösen – Wenn die Gruppe ihre Ziele nicht erreicht, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Mitglieder zu bitten, als individuelle Berater zu fungieren, so dass Sie ihre Talente nutzen können, ohne ein kollektives Gremium zu leiten.
Alles oben Gesagte führt uns zurück zur Frage meines Kunden nach der Einrichtung eines Beirats, um den scheidenden Vorstandsvorsitzenden engagiert zu halten. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie ein Vorstandsvorsitzender – oder jedes Vorstandsmitglied – nach Beendigung seiner Amtszeit in einer Organisation aktiv bleiben kann. Vielleicht gehört die Mitgliedschaft in einem Beirat oder Ausschuss dazu, vorausgesetzt, diese Einrichtung existiert bereits und dient einem klar definierten Zweck, der vom Vorstand getrennt ist.