Wie man einem Unternehmen Rechnungen stellt: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen, die Kreditbedingungen für ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten, müssen lernen, wie sie ihren Kunden Rechnungen ausstellen, unabhängig davon, ob es sich bei dem Kunden um eine Einzelperson oder ein Unternehmen handelt.

Diese Unternehmen versenden zunächst Produkte oder erbringen Dienstleistungen und lassen den Kunden später bezahlen. Die Zahlung wird über ein Dokument, die so genannte Rechnung, angefordert.

Wenn Sie lernen, wie man Rechnungen korrekt und effizient ausstellt, können Sie Ihren Papierkram reduzieren und werden schneller bezahlt. Dadurch wird die gesamte Finanzverwaltung Ihres kleinen Unternehmens verbessert.

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In diesem Artikel behandeln wir:

• Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus
• Fügen Sie Produkte oder Dienstleistungen hinzu
• Ermitteln Sie die Gesamtsumme
• Geben Sie wichtige Details an
• Senden Sie die Rechnung
• Nachbereitung

Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus

Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Kunden eine Rechnung stellen, sobald die Arbeit erledigt ist. Forbes hat herausgefunden, dass Rechnungen, die noch am Tag der Fertigstellung eines Auftrags verschickt werden, mit 1,5-facher Wahrscheinlichkeit bezahlt werden.

Der erste Schritt zur Erstellung Ihrer Rechnung ist die Auswahl einer Rechnungsvorlage. Es gibt viele kostenlose Rechnungsvorlagen für Word, Excel, Google Docs, PDF und andere gängige Formate. FreshBooks bietet kostenlos herunterladbare Rechnungsvorlagen, die auf Freiberufler und kleine Unternehmen nach Branchen zugeschnitten sind.

Laden Sie die Vorlage herunter und öffnen Sie sie in dem Programm Ihrer Wahl.

Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen

Fügen Sie für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, die Sie dem Kunden in Rechnung stellen, eine eigene Position hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie eine ausführliche Beschreibung, das Datum, an dem das Produkt oder die Dienstleistung erbracht wurde, und gegebenenfalls die Menge angeben.

Ihre Kunden wollen genau wissen, wofür sie bezahlen. Packen Sie nicht alle Posten in einen Topf. Brechen Sie jeden einzelnen Posten auf, um Verwirrung zu vermeiden, die den Erhalt Ihres Geldes verzögern könnte.

Dann fügen Sie Ihre Pauschalgebühr oder Ihren Stundensatz pro Posten hinzu. Bei einem Stundensatz geben Sie auch an, wie viele Stunden Sie pro Posten gearbeitet haben, sowie die Zwischensumme.

Ermitteln Sie die Gesamtsumme

Ermitteln Sie die Zwischensumme aller Einzelposten. Fügen Sie dann alles hinzu, was sich auf die Gesamtsumme auswirkt, z. B. die Umsatzsteuer, einen Rabatt oder einen ausstehenden Betrag. Addieren Sie alles zusammen, um die Gesamtsumme zu ermitteln.

Erheben Sie niemals zusätzliche Gebühren oder Verzugszinsen, die nicht im Voraus mit dem Kunden besprochen wurden, sagt Forbes. Im besten Fall wird Ihr Kunde verwirrt sein. Schlimmstenfalls wird er Ihnen nicht vertrauen, wenn Sie Dinge in Rechnung stellen, denen er nicht zugestimmt hat.

Fügen Sie wichtige Details ein

Passen Sie die Musterrechnung so an, dass sie Ihr Logo, das Datum, das Fälligkeitsdatum, die Rechnungsnummer, die Referenznummer (z. B. eine Bestellnummer), Ihre Kontaktinformationen, die Kontaktdaten des Unternehmens wie die Adresse, die Zahlungsbedingungen und eine persönliche Nachricht enthält, falls gewünscht.

Persönliche Botschaften wie „Bitte zahlen Sie Ihre Rechnung innerhalb von 15 Tagen“ oder „Vielen Dank für Ihr Geschäft“ erhöhen laut Forbes die Chance, bezahlt zu werden, um 5 Prozent. Außerdem beeindruckt Höflichkeit das Unternehmen, dem Sie die Rechnung stellen, und verbessert Ihre Beziehung.

Es ist besonders wichtig, klare Zahlungsbedingungen anzugeben. In der Regel ist es besser, zu schreiben: „Die Zahlung ist in 30 Tagen fällig“ statt „netto 30“, da dies potenzielle Verwirrung ausschließt.

Außerdem sollten Sie zuerst mit dem Unternehmen klären, wie es Sie bezahlen möchte. Die Unternehmen sind möglicherweise strenger, was die Zahlungsmodalitäten angeht. Wenn sie einen Scheck ausstellen wollen, geben Sie auf Ihrer Rechnung an, wie der Scheck auszustellen ist. Wenn sie lieber per Kreditkarte zahlen, fügen Sie einen Link zur Zahlungsabwicklung hinzu.

Unten sehen Sie ein Beispiel für eine einfache Rechnung, die in FreshBooks erstellt wurde:

Quelle: FreshBooks

Auch sollten Sie Ihre Rechnung auf Rechtschreib-, Grammatik- und Formatierungsfehler überprüfen. Schlampige Fehler lassen Sie unprofessionell aussehen. Wenn Sie einem Unternehmen eine Rechnung stellen, werden diese Fehler besonders missbilligt.

Senden Sie die Rechnung

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Rechnung zu versenden. Sie können sie auf dickem Papier ausdrucken und per Post, Fax oder E-Mail verschicken. Buchhaltungssoftware versendet die Rechnung in der Regel per E-Mail und bietet auch Zahlungsoptionen an.

Vergessen Sie nicht, eine persönliche Nachricht in Form eines Rechnungsschreibens beizufügen, entweder als Anschreiben oder in der E-Mail. Here’s an example“

Hi <insert client name>,

Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.

Best,

<insert your name>

Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.

It’s also important to know the company’s billing cycle. Vielleicht wird nur am Ersten eines jeden Monats gezahlt. In diesem Fall ist es eine gute Idee, die Rechnung näher am Zahlungstermin zu verschicken. Die Kenntnis des Abrechnungszyklus wird Ihnen auch bei der Nachbereitung in Schritt sechs helfen.

Nachbereitung

Ihre Aufgabe endet nicht, nachdem Sie die Rechnung verschickt haben. Es kommt immer wieder vor, dass Unternehmen Rechnungen verlieren, sie vergessen oder nur widerwillig bezahlen. Dann müssen Sie nachfassen. Mit einer Rechnungssoftware können Sie automatische Mahnungen verschicken, um die Nachverfolgung zu verkürzen.

Die Leute fragen auch:

• Wie stellt man als Einzelperson Rechnungen an ein Unternehmen aus
• Wie stellt man als Einzelperson Rechnungen an ein Unternehmen aus

Wie stellt man als Einzelperson Rechnungen an ein Unternehmen aus

Hier einige Tipps für ein professionelles Erscheinungsbild, wenn man als Einzelperson Rechnungen an ein Unternehmen ausstellt:

• Fügen Sie eine professionelle Kopfzeile ein. Verwenden Sie Ihren Firmennamen oder Ihren vollständigen Namen und geben Sie alle Ihre Kontaktinformationen an, damit das Unternehmen genau weiß, wie es Sie bei Fragen erreichen kann. Fügen Sie links von der Kopfzeile ein Logo ein, wenn Sie eines haben.
• Verwenden Sie eine professionelle Vorlage. Kostenlose Rechnungsvorlagen sind eine Möglichkeit, da sie dafür sorgen, dass Sie keine wichtigen Details auslassen. Rechnungssoftware lässt Sie noch professioneller erscheinen, da sie oft Optionen für die sofortige Online-Zahlung durch das Unternehmen enthält.
• Stellen Sie eine Rechnung gemäß dem Vertrag aus. Manche Unternehmen verlangen, dass Sie einen Vertrag unterschreiben, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Vergewissern Sie sich, dass alles, was Sie in Rechnung stellen, bereits im Vertrag festgelegt wurde, denn Ihr Ansprechpartner wird Überraschungen nicht gutheißen. Dadurch verzögert sich der Erhalt Ihres Geldes.
• Wissen, wem Sie die Rechnung stellen müssen. Unternehmen haben in der Regel eine Rechnungsabteilung oder eine externe Agentur, die sich um die Zahlung kümmert. Sie sollten wissen, an wen Sie die Rechnung schicken und wem Sie eine Kopie zukommen lassen müssen.
• Schicken Sie die Rechnungen entsprechend dem Rechnungszyklus des Unternehmens. Viele Unternehmen überweisen am Ersten des Monats. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Kunden, wann er zahlt, damit Sie wissen, wann Sie die Rechnung versenden und wann Sie nachfassen müssen.
• Nachfassen. Rechtzeitige Zahlungserinnerungen sind nicht lästig, sondern signalisieren, dass Sie ein Profi sind, der am Ball bleibt.

Wie man einem Unternehmen eine Rechnung für Auftragsarbeiten stellt

Befolgen Sie diese Schritte, um einem Unternehmen eine Rechnung für Auftragsarbeiten zu stellen:

1. Verwenden Sie eine Rechnungsvorlage. Geben Sie eine Rechnungsnummer und, falls vorhanden, eine Bestellnummer an. Geben Sie die Zahlungsbedingungen an, z. B. „netto 30“ (die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig).
2. Fügen Sie die Rechnungs- und Lieferadressen für den Kunden hinzu, wenn Sie die Arbeit an einem anderen Ort als dem, an dem Sie die Rechnung ausstellen, ausgeführt haben.
3. Passen Sie Ihre Positionen an den Auftrag an. Möglicherweise benötigen Sie Spalten für Auftragsnummer, Teilenummer, Stückkosten, Auftragsdetails, Stundensatz, Arbeitsstunden und Zwischensumme. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag erhalten haben, müssen die Auftragsdetails auf Ihrer Rechnung mit dem übereinstimmen, was auf dem Arbeitsauftrag steht.
4. Fügen Sie alles ein, was sich auf die Gesamtsumme auswirken könnte, z. B. Umsatzsteuer, Kautionen, Rabatte und Pauschalen oder Kilometergeld.
5. Geben Sie an, welche Zahlungsarten Sie akzeptieren und wie Sie mit Verspätungszuschlägen verfahren.
6. Senden Sie die Rechnung und bitten Sie das Unternehmen, Ihnen den Eingang zu bestätigen. Faxe können verloren gehen, E-Mails werden übersehen. Wenn Sie nichts hören, gehen Sie der Sache nach.