15 estrategias efectivas de gestión del correo electrónico que deberías utilizar

Muchos de nosotros nos sentimos abrumados por el correo electrónico.

Sólo la palabra evoca imágenes de un audaz número de tres dígitos de correos electrónicos sin leer, cada uno de los cuales requiere su atención.

Como centro de la comunicación, especialmente en nuestra vida profesional, el correo electrónico es inevitable. Incluso con los mayores intentos de deshacernos de nuestra bandeja de entrada, el correo electrónico ha demostrado que no va a ir a ninguna parte.

Los problemas vienen por el gran volumen de correos electrónicos que recibimos. Si se deja sin revisar la única priorización nativa del correo electrónico es la fecha en que se recibió. El correo electrónico, por su diseño, no fue creado para manejar nuestro volumen actual y las muchas formas en que interactuamos con nuestra bandeja de entrada. Afortunadamente, la tecnología y las mejores prácticas pueden venir a tu rescate.

La gestión eficaz del correo electrónico requiere que tomes activamente tu bandeja de entrada en tus manos. Esto requerirá la incorporación de un software de correo electrónico y algunas reglas generales sobre la forma más eficiente de manejar las comunicaciones por correo electrónico.

15 consejos para dominar la gestión del correo electrónico

El correo electrónico es la forma más poderosa de comunicación empresarial y con estas estrategias efectivas, puede convertirse en una con la que realmente disfrutes trabajando. Para entrar en las estrategias de gestión eficaz del correo electrónico, siga estos sencillos consejos de gestión del correo electrónico.

Eliminar los mensajes promocionales de venta

Antes de entrar en la gestión eficaz de su bandeja de entrada, es importante priorizar y eliminar los mensajes no deseados. Los mensajes de ventas promocionales deben ser los primeros en irse y arrastrarlos a la pestaña de Promocionales no es tan efectivo. La idea es tener una bandeja de entrada organizada y llena sólo de contenido relacionado con tus objetivos de trabajo. En la mayoría de los casos los mensajes de ventas distraen y quitan la atención de tus prioridades.

Desuscribirte de los boletines que nunca lees

Si eres un suscriptor de boletines en serie, aquí tienes otra oportunidad para racionalizar tu bandeja de entrada. Puede que tengas la tentación de crear etiquetas y filtros que puedan procesarlas fuera del camino por ti, pero de nuevo, guardemos esas estrategias para los correos electrónicos que aportan valor a tu vida personal y profesional.

Si no has leído las dos últimas ediciones de ese boletín, lo más probable es que no estés obteniendo ningún valor, así que considera darte de baja. Si no soportas darte de baja, la mayoría de los boletines te permitirán minimizar su frecuencia de envío.

Solicita que te eliminen de los mensajes de grupos que no te corresponden

De forma similar a los boletines, puede que te hayas unido a varios grupos que te correspondían en su momento. Echa un segundo vistazo al valor que están proporcionando y si son o no relevantes para tus objetivos e intereses actuales.

Los mensajes de grupo pueden incluir correos electrónicos de contactos personales con temas aleatorios o simplemente eliminarte de esos hilos terriblemente largos de «responder a todos». Un poco de diplomacia será muy útil en este caso, ya que no puedes simplemente «cancelar la suscripción» o «bloquear» a tus amigos y colegas. Gmail ofrece un botón de «silencio», pero para todos los demás tendrás que dar a conocer tus intenciones.

Un breve mensaje haciéndoles saber que ya no eres relevante para la conversación te permitirá hacer una salida suave y estar un paso más cerca de una estrategia de correo electrónico eficazmente gestionada.

Crea etiquetas para tipos similares de correos electrónicos

Ahora que has eliminado lo que no es esencial es el momento de organizar los correos electrónicos que realmente quieres y las etiquetas son una gran manera de hacerlo.

Las etiquetas se pueden utilizar para crear un sistema de carpetas personalizado dentro de tu bandeja de entrada. Nómbralas por categoría, cliente, proyecto o lo que desees. Tener esta organización granular de su bandeja de entrada crea un sistema en el que sus conversaciones tienen su lugar apropiado, lo que hace que sean fáciles de encontrar y procesar.

No se asuste de hacer un montón de carpetas de correo electrónico

No hay límite en el número de carpetas de correo electrónico que puede crear en su bandeja de entrada. No es raro tener 30 o más etiquetas y carpetas para organizar tus conversaciones a nivel granular.

Las bandejas de entrada compartidas y las etiquetas compartidas te permiten llevar el concepto de carpeta más allá y gestionar los correos electrónicos de tu bandeja de entrada en equipo. G2 tiene una categoría sobre las mejores bandejas de entrada compartidas construidas para equipos, donde encontrarás una lista de las mejores fuentes para tu equipo.

La asignación de correos electrónicos es uno de los componentes de las bandejas de entrada compartidas que te permiten delegar correos electrónicos con claridad.

Antes de añadir herramientas adicionales deberías considerar una que funcione con tu cliente de correo electrónico actual. Tener que entrar y salir de tu bandeja de entrada es contraproducente para mantenerte concentrado y organizar tu bandeja de entrada en primer lugar.

Filtros de configuración automática para ciertos remitentes

¿Por qué no hacer tu vida más fácil con algunas herramientas de automatización de correo electrónico? Mediante la creación de filtros de correo electrónico, tus correos electrónicos entrantes pueden clasificarse, etiquetarse o marcarse para ti según los criterios que establezcas.

Los filtros te asegurarán no perder nunca tus facturas o correos importantes de un destinatario específico. Se pueden utilizar para agrupar automáticamente los correos electrónicos por nombre de proyecto o cliente en función de palabras clave específicas, archivos adjuntos y líneas de asunto. Puedes considerar los filtros como tu asistente personal que hace algo de organización previa por ti, permitiéndote centrarte en tareas más urgentes.

Crea alias de remitente separados bajo la misma dirección de correo electrónico

Otra forma sencilla de filtrar los correos electrónicos entrantes, es crear alias. Los alias de correo electrónico son una dirección de correo electrónico alternativa que seguirá dirigiendo a su correo electrónico original. Esencialmente, usted tendrá el beneficio de tener una nueva dirección de correo electrónico sin crear y gestionar una nueva cuenta.

Por ejemplo, puede suscribirse a los boletines de noticias con un alias de correo electrónico en lugar de su dirección de correo electrónico principal. A continuación, puede crear filtros para etiquetar o marcar automáticamente todos los correos electrónicos que lleguen a la dirección de correo electrónico del alias.

Los alias de correo electrónico de Gmail también le dan la oportunidad de enviar correos electrónicos desde un nombre diferente. Por ejemplo, puede enviar correos electrónicos relacionados con el trabajo desde una dirección de correo electrónico y correos personales desde un alias, o viceversa.

Aunque, si necesita crear una nueva cuenta, por ejemplo, para gestionar sus consultas de ventas o de asistencia, el software de asistencia le permitirá integrar perfectamente un servicio de asistencia dentro de su bandeja de entrada personal. De esta manera, los correos electrónicos de ventas y soporte pueden ser tratados al estilo de los tickets y asignados a agentes específicos directamente desde su bandeja de entrada personal.

Eliminar el reenvío de correo electrónico interno

Entendiendo que sus colegas reciben suficientes correos electrónicos externos, es una buena práctica evitar el uso del correo electrónico para la comunicación interna y esto incluye las largas cadenas CC, BCC.

La gestión moderna del correo electrónico ha eliminado la necesidad de reenviar correos electrónicos a su equipo interno. El mejor software de gestión de correo electrónico le permitirá comunicarse con sus compañeros de equipo a través de notas de correo electrónico a través de la mensajería instantánea in-app. Esta doble ventaja significa que no tiene que utilizar una plataforma de mensajería externa y también evita saturar la bandeja de entrada de todos. Tu equipo te lo agradecerá!

Lee y responde a los correos electrónicos a una hora determinada todos los días

Monitorear constantemente tu bandeja de entrada puede convertirse en un hábito ineficaz en la gestión del tiempo.

Programar una hora estratégica para gestionar tus correos electrónicos conduce a una gestión eficiente del correo electrónico y lo mejor es que sea la misma hora todos los días. Esto le permite crear espacios dentro de su día y le libera para centrarse en otras tareas sin la constante sensación de que debería estar revisando sus correos electrónicos.

Una vez que haya gestionado su bandeja de entrada para el día, debería dejar de entrar y salir de su bandeja de entrada, a menos que llegue algo extremadamente urgente. Incluso entonces puedes establecer sistemas para marcar aquellos correos electrónicos que no puedes responder de inmediato.

Marcar los mensajes importantes que no puedes responder de inmediato

El software de gestión de correo electrónico incluye la posibilidad de posponer los correos electrónicos o hacer que vuelvan a la parte superior de tu bandeja de entrada en un momento posterior. Un buen sistema de marcación apoyado por filtros garantizará que no se pierda nada y le permitirá responder eficazmente a sus destinatarios.

Incluso los correos electrónicos importantes no siempre pueden responderse de inmediato, pero dicho esto hay mejores prácticas en lo que respecta a los tiempos de respuesta esperados.

Responda a los correos electrónicos de negocios dentro de un marco de tiempo de 24 a 48 horas

Como regla general, los correos electrónicos relacionados con los negocios deben responderse el mismo día hábil. Los estudios han demostrado que tardar más de 48 horas en responder a un correo electrónico supondrá una pérdida de clientes potenciales y su insatisfacción.

La empresa Fast realizó una encuesta sobre los tiempos de respuesta de los correos electrónicos en la que descubrió que más del 70% de las personas esperan un tiempo de respuesta de menos de cuatro horas.

De nuevo, el software de gestión de correo electrónico puede ayudar aquí. Como mínimo, puede configurar respuestas automáticas para que su destinatario sepa que tiene su atención con una respuesta más detallada a continuación, que definitivamente debe ser dentro de 3-5 días hábiles.

Seguimiento de los correos electrónicos importantes dentro de 3-5 días hábiles

Todos lidiamos con un montón de diversas tareas junto con un alto volumen de correos electrónicos diarios, pero es importante dar prioridad a los correos electrónicos que no pueden quedar sin respuesta. Ya sea que esté esperando la respuesta de un reclutador, la confirmación de una parte interesada externa o la decisión de un cliente, 3-5 días hábiles deben ser su línea de base para enviar un correo electrónico de seguimiento.

Puede haber situaciones en las que se necesiten algunos seguimientos. No olvide añadir uno o dos días entre cada correo electrónico de seguimiento para evitar dar la impresión de que está desesperado.

Para las situaciones en las que no puede hacer un seguimiento rápido, un autorespondedor es suficiente para mostrar su compromiso. En este caso, si eres usuario de Gmail, las herramientas de comunicación de G-Suite pueden ayudarte.

La delegación es clave en la gestión exitosa del correo electrónico. Con las herramientas adecuadas en la mano, o más precisamente en tu bandeja de entrada, puedes simplemente dejar caer una nota rápida de correo electrónico interno a tu colega que compartirá automáticamente un correo electrónico con ellos. Incluso puedes ir un paso más allá y crear reglas automatizadas para compartir automáticamente ciertos correos electrónicos con un colega específico. Las notas internas de correo electrónico también se pueden autoañadir para proporcionar más claridad y contexto a su mensaje.

Descargue las aplicaciones correspondientes para responder a los correos electrónicos sobre la marcha

La mayoría de los clientes de servicios de correo electrónico más populares tienen una aplicación móvil correspondiente para ayudarle a gestionar los correos electrónicos cuando no está delante de su ordenador portátil. Con un fácil acceso a su correo electrónico en la palma de su mano, puede tener una rápida visión en tiempo real de los correos electrónicos entrantes, y programar su día en consecuencia.

Tenga una firma establecida en sus correos electrónicos para no tener que escribir su nombre cada vez

Tomar algún tiempo por adelantado para estructurar su estrategia de correo electrónico puede ayudar mucho a ahorrar tiempo y mejorar su eficiencia. Sorprendentemente las firmas de correo electrónico no se utilizan tan a menudo como deberían. Al eliminar las conjeturas de escribir tu nombre, título e información de la empresa, puedes centrarte en la redacción y el envío de correos electrónicos eficaces mucho más rápido.

Tu proceso de firma puede agilizarse aún más con la ayuda de un software de firma de correo electrónico. El software de firma de correo electrónico no sólo le ahorrará tiempo, sino que también le ayudará a usted y a su equipo a ser concisos. Es una forma sencilla, pero eficiente, de mejorar su marca y sus esfuerzos de marketing. Con las firmas de correo electrónico, puedes promocionar tu negocio, redirigir a los destinatarios a las páginas de tu sitio preferido o a las cuentas de las redes sociales, anunciar próximos eventos y mucho más.

Si utilizas alias, puedes incluso tener una firma diferente para cada dirección de correo electrónico. Esto le ayudará a mejorar su estrategia de comunicación y a captar a los destinatarios de los correos electrónicos de forma específica.

Cree y comparta plantillas de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico son otra forma de ahorrar tiempo y asegurarse de tener un tono de voz coherente para la marca de la empresa.

La mayoría de los servicios de correo electrónico ofrecen formas nativas de guardar los correos electrónicos como plantillas. Aunque, hay una lista de software constructor de plantillas de correo electrónico más potente, que, cuando se integra directamente en su bandeja de entrada, puede simplificar muchos de sus procesos repetitivos y supercargar su bandeja de entrada con plantillas de correo electrónico compartibles. Tener la capacidad de añadir variables personalizadas garantizará que tus destinatarios reciban una respuesta a medida que dé la impresión de haber sido creada específicamente para ellos.

Conclusión

Gestionar eficazmente tu bandeja de entrada puede contribuir en gran medida a que seas más eficiente en general. Con la ayuda de los consejos y el software de gestión del correo electrónico que se han comentado en este artículo, estás en el buen camino para domar y hacerte amigo de tu bandeja de entrada.

Para obtener más consejos sobre cómo tomar el control de tu correo electrónico, interna y externamente, echa un vistazo al centro de correo electrónico de G2 para obtener aún más orientación!